As viagens são uma componente essencial de muitas empresas em muitos setores e, muitas vezes, representam uma despesa elevada. A fim de aliviar o encargo financeiro dos custos de viagens relacionadas com o trabalho, muitos países oferecem deduções fiscais para as viagens de negócios.

Estas deduções fiscais podem aplicar-se a uma variedade de despesas incorridas durante uma viagem de trabalho – incluindo transporte, refeições, alojamento, entretenimento e muito mais. Existem alguns requisitos e diretrizes rigorosas que devem ser cumpridas para que uma empresa ou funcionário possa reivindicar uma redução de impostos sobre as despesas comerciais, e compreender que despesas são dedutíveis fiscalmente é crucial para ajudar a sua empresa a reduzir custos e garantir o cumprimento das leis fiscais locais.

Continue a ler para descobrir tudo o que precisa de saber sobre a dedução fiscal em viagens de negócios.

Quais são as despesas de deslocação?

As despesas de viagens de negócios são despesas incorridas durante a realização de atividades relacionadas com o trabalho fora do seu local habitual de trabalho. Praticamente qualquer custo diretamente envolvido com viagens de negócios pode ser considerado uma despesa de viagem – desde que o custo seja total e exclusivamente para fins de negócios.

O que conta como viagem de negócios?

O que se qualifica como uma viagem de negócios não se limita estritamente a viagens noturnas ou fora da cidade. Embora a deslocação de casa para um local de trabalho permanente não seja aplicável, a deslocação obrigatória para um local de trabalho temporário pode ser elegível para despesas de deslocação e dedução fiscal, mesmo que seja local. Por exemplo, se precisar de viajar para se encontrar com um cliente durante várias horas, pode suportar a quilometragem e as taxas de estacionamento.

Existem regras rigorosas que podem variar de país para país, mas normalmente a viagem deve ser normal – o que significa que deve ser comum na sua indústria ou negócio – e deve ser necessária para que o funcionário ou funcionários cumpram as suas funções.

O percurso diário conta como viagem de negócios?

Viajar de sua casa para o seu escritório permanente não conta como viagem de negócios. Alguns casos em que pode reclamar despesas de deslocação incluem se estiver a viajar entre vários locais de trabalho num dia (por exemplo, do escritório principal para o escritório de um cliente) ou se estiver a viajar de casa para locais de trabalho temporários.

As despesas de viagem são dedutíveis fiscalmente?

Se a viagem for necessária para o funcionamento de uma empresa, os custos associados a essa viagem poderão ser contabilizados, sendo que a maioria dessas despesas serão dedutíveis fiscalmente. É importante ter muito cuidado ao submeter despesas de viagem e dedução fiscal para distinguir entre custos pessoais e custos relacionados com o trabalho.

Se for de férias e atender uma chamada de negócios enquanto estiver fora, esta não poderá ser contabilizada como uma viagem de negócios. Da mesma forma, se for um funcionário local e viajar para a casa de diferentes clientes para trabalhar todos os dias, poderá custar a quilometragem – mas parar para fazer compras ao longo do caminho seria considerado uma viagem pessoal e deve ser descontado.

É claro que não trabalhará 24 horas por dia, 7 dias por semana durante uma viagem de negócios legítima – e as viagens bleisuresão cada vez mais comuns – mas só pode reclamar impostos sobre despesas de viagem que estejam diretamente relacionadas com atividades comerciais .

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Despesas de viagem comuns dedutíveis fiscalmente

As despesas decorrentes de viagens de negócios podem variar de acordo com a natureza do setor e o objetivo da viagem, mas geralmente os tipos mais comuns de despesas elegíveis para deduções fiscais de viagens de negócios incluem:

Custos de transporte

O transporte é uma das despesas de viagem mais comuns, e isso engloba vários custos diferentes:

  1. Transporte para o seu destino: Independentemente da forma como chega ao seu destino, os custos podem ser contabilizados e são totalmente dedutíveis. Podem ser bilhetes de comboio, avião ou autocarro, por exemplo. Em alguns países, poderá não conseguir receber uma redução fiscal total se optar por opções de luxo – como os bilhetes de primeira classe.
  2. Despesas com carro: Quer esteja a alugar um carro, a utilizar um carro da empresa ou o seu veículo pessoal, pode deduzir as despesas incorridas ao conduzir, tais como custos de combustível, taxas de estacionamento, portagens, taxas de congestionamento, manutenção e quilometragem. Isto pode até incluir a quilometragem e os custos de combustível para conduzir até ao aeroporto para uma viagem de negócios ao estrangeiro.
  3. Táxis, partilha de viagens e transportes públicos dentro do seu destino: Quando chegar ao seu destino, os seus meios de transporte também poderão ser dedutíveis. Desde que esteja a utilizá-los para fins comerciais (como viajar do seu hotel para o escritório de um cliente), pode cobrar tarifas de táxi, boleias, bilhetes de autocarro, aluguer de bicicletas, etc. Em alguns casos, as viagens locais também podem ser dedutíveis, como as viagens para compromissos presenciais na sua cidade natal.

Alojamento para viagens noturnas

Se a sua viagem de negócios exigir que passe a noite em algum sítio, as suas despesas de alojamento serão dedutíveis nos impostos. Podem ser hotéis, apartamentos ou outros alojamentos; no entanto, algumas leis fiscais locais impõem restrições à acomodação que pode ser deduzida, ou seja, talvez não consiga deduzir completamente uma suite de luxo se houver um quarto mais razoável e menos caro disponível.

Custos com alimentos e bebidas

Os custos com refeições são elegíveis para deduções fiscais em viagens de negócios na maioria dos países. Dependendo do país, isto pode incluir alimentos e bebidas adquiridos durante a condução do negócio – como se estiver a levar um cliente a almoçar – bem como custos gerais de refeições durante uma viagem de trabalho noturna.

Tal como acontece com o alojamento, é importante lembrar que os custos das refeições devem ser razoáveis. Compras excessivas podem não ser elegíveis para deduções fiscais. Para simplificar o processo, alguns países estabeleceram tarifas diárias para as refeições e despesas acessórias, que permitem às empresas deduzir um determinado montante diário em vez de acompanhar as despesas reais.

Despesas de entretenimento

Embora sejam mais restritas em alguns países do que a maioria das outras despesas, existem alguns casos em que pode deduzir do imposto as despesas de entretenimento. Refere-se aos custos de entretenimento diretamente relacionados com a condução dos negócios. Exemplos incluem a participação num evento ou espetáculo desportivo com um potencial parceiro de negócios, um passeio de golfe que também funciona como uma reunião de negócios ou um passeio de equipa durante uma viagem de negócios. Por exemplo, no Reino Unido, as empresas estão autorizadas a gastar até 150 libras por funcionário em despesas de entretenimento do pessoal, e isto é dedutível nos impostos.

As despesas de entretenimento não são geralmente dedutíveis para os empresários em nome individual, uma vez que seriam consideradas entretenimento pessoal. Da mesma forma, se estiver a viajar sozinho(a) em negócios e utilizar o seu tempo livre para visitar um spa e uma sauna, por exemplo – estes custos não podem ser contabilizados.

As despesas de entretenimento podem também incluir bilhetes e taxas para a participação em conferências de negócios, feiras comerciais e eventos de desenvolvimento pessoal.

Outras despesas dedutíveis fiscalmente

Existem outros custos diversos aos quais podem ser aplicadas deduções fiscais de viagens de negócios. Isto pode incluir:

  • Custos de Internet e telefone: Despesas de comunicação relacionadas com negócios (chamadas internacionais, dados móveis, etc.) durante as viagens.
  • Lavandaria e limpeza a seco: As despesas necessárias com lavandaria e limpeza a seco durante viagens prolongadas são normalmente dedutíveis.
  • Custos de bagagem: Se a sua companhia aérea cobra taxas extra pela bagagem de porão e a bagagem de porão é uma necessidade para a viagem de negócios, muitas vezes esta pode ser uma despesa dedutível.
  • Vistos, passaportes e outros documentos de viagem: Se forem necessários documentos de viagem (como vistos) especificamente para uma viagem de negócios, os seus custos poderão normalmente ser deduzidos.

Despesas não dedutíveis

Nem todas as despesas incorridas durante as viagens de negócios são dedutíveis fiscalmente. Geralmente, apenas os custos diretamente relacionados com a atividade comercial necessária são dedutíveis, enquanto custos pessoais ou gastos desnecessários não são.

  • Viagem pessoal: Qualquer viagem que seja principalmente pessoal ou despesas de familiares que não façam parte da viagem de negócios não são dedutíveis. Da mesma forma, se levar a sua família numa viagem de negócios e todos partilharem um quarto, apenas uma proporção dos custos de alojamento será dedutível como despesa de negócios.
  • Despesas luxuosas ou extravagantes: Os gastos excessivos em hotéis de luxo ou voos de primeira classe podem ser proibidos se forem considerados irracionais pelas autoridades fiscais locais. Como mencionado, isto também se aplica às refeições. Não espere receber o reembolso total se solicitar uma refeição de 7 pratos num restaurante de luxo como custo comercial. Verifique a legislação fiscal local do seu destino para ver se existem taxas específicas de alojamento e de ajudas de custo ou de ajudas de custo.
  • Entretenimento em alguns países: Alguns países, como os EUA, limitam as deduções para entretenimento. Certifique-se de que suas despesas estejam de acordo com as regras fiscais atuais do país.
  • Acomodação desnecessária: Pode haver alguns casos em que pernoitar é considerado desnecessário numa viagem de negócios, como se puder viajar razoavelmente para o destino, realizar negócios e regressar a casa no prazo de um dia útil. Isto pode ser determinado com base nas leis laborais de cada país.

Quem pode receber benefícios fiscais em despesas de viagens de negócios?

As deduções fiscais estão disponíveis para empresas e colaboradores. Em termos gerais, as empresas reembolsam as despesas dos seus funcionários e, em troca, podem receber incentivos fiscais. Por outro lado, se a empresa não reembolsar o trabalhador, em alguns países o trabalhador poderá reclamar uma dedução destes custos quando declara os seus impostos pessoais.

Qual é o máximo que pode reclamar em despesas de viagem?

O montante máximo que pode reclamar em despesas de viagem depende de vários fatores – como o tipo de despesa e o país onde a sua empresa está sediada. Diferentes países têm restrições diferentes sobre o que pode ser deduzido de impostos, por isso é importante pesquisar as leis fiscais da sua localidade para compreender os limites e os montantes de ajudas de custo.

Vejamos alguns exemplos com mais detalhe:

Exemplo 1: Despesas e deduções nos Estados Unidos

O IRS nos Estados Unidos permite um sistema de tributação das tarifas diárias em vez de acompanhar cada despesa.

A Administração de Serviços Gerais (GSA) estabelece um imposto padrão sobre as tarifas de subsídio de viagem que definem o montante dedutível que um empregador pode dar a um trabalhador para alojamento, refeições e despesas extra quando viaja em negócios. Em outubro de 2024, a tarifa diária padrão era de 178 dólares (110 dólares para alojamento e 68 dólares para refeições e despesas extra). Isto pode variar de acordo com a duração da viagem, destino e outros fatores.

As empresas que optarem por este sistema podem optar por igualar a taxa GSA, ou definir uma tarifa diária mais elevada e pagar impostos sobre o restante que exceda a tarifa padrão.

Os EUA impõem também um limite de 50% às deduções de refeições, o que significa que, na maioria dos casos, um empregador só pode deduzir 50% dos custos das refeições (ou 50% da tarifa diária se utilizar uma tarifa diária) para viagens de negócios.

Outro fator importante a considerar para as empresas dos EUA é que as despesas com entretenimento são extremamente limitadas. A maioria dos custos de entretenimento já não são dedutíveis fiscalmente para as empresas dos EUA, a partir da Lei de Reduções de Impostos e Emprego (TCJA) de 2018, com algumas exceções, como conferências ou feiras comerciais.

Exemplo 2: Quais são as tarifas de subsídio de refeição no Reino Unido?

A autoridade fiscal, de pagamentos e aduaneira do Reino Unido – o HMRC – estabeleceu uma tarifa padronizada de subsídio de refeição conhecida como subsídio de subsistência, que é essencialmente uma ajuda de custo diária. Também conhecido como “pagamentos de taxa escalonada”, trata-se de um montante definido que pode ser gasto em alimentação e alojamento – em vez de ser calculado caso a caso.

Quando se trata de deduções fiscais, as despesas dentro destas tarifas definidas serão isentas de impostos, enquanto quaisquer despesas acima deste montante serão tributadas. Assim sendo, uma empresa pode optar por reembolsar integralmente as despesas do colaborador, mas o valor do reembolso só será isento de impostos até à taxa definida pelo HMRC. Algumas empresas também podem negociar uma tarifa personalizada diretamente com a HMRC para melhor se adequar às suas necessidades.

O imposto sobre as tarifas de subsídio de viagem varia de acordo com o destino e o tempo de viagem, e a tarifa varia de acordo com os diferentes tipos de subsistência (tarifas de quarto, pequeno-almoço, bebidas, viagens de hotel para escritório, etc.).

Sistemas semelhantes estão em vigor em todo o mundo, mas as restrições e os subsídios variam, pelo que é absolutamente crucial, ao planear o seuorçamento de viagens de negócios, considerar as leis fiscais locais onde se encontra.

Gerir despesas e deduções fiscais em viagens de negócios

Solicitar deduções fiscais é uma forma simples de poupar dinheiro à sua empresa. Para garantir que não gasta mais do que o necessário e segue as leis e regulamentos de conformidade, é crucial ter um sistema de gestão de viagens corporativas sólido em vigor. Utilizar um software de reservas de gestão de viagens com um rastreador de despesas fiável é uma forma de garantir que tem tudo onde precisa.

Ao reclamar despesas de viagem sobre impostos, terá de manter registos detalhados de cada custo, com recibos, registos de quilometragem, bilhetes e muito mais. Na maioria dos casos, terá de fornecer provas claras de despesas para reivindicar incentivos fiscais.

O software certo de gestão de viagens e despesas irá ajudar a manter tudo sob controlo e a agilizar o processo. Booking.com for Business oferece uma plataforma gratuita e completa para ajudar as pequenas e médias empresas (PME) a ​​gerir viagens e despesas corporativas. Ferramentas intuitivas de monitorização de despesas, tarifas e benefícios exclusivos, apoio 24 horas por dia, 7 dias por semana e outras ferramentas e recursos essenciais tornam o nosso software gratuito de gestão e reserva de viagens corporativas uma solução perfeita para pequenas empresas.

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