A gestão de despesas secundárias reduz custos e poupa tempo.
Uma viagem de Uber aqui, um café com colegas ali… As viagens de negócios envolvem uma variedade de pequenas transações que têm de ser contabilizadas. Este tipo de despesa ad-hoc enquadra-se no âmbito de um termo de aquisições designado por despesas secundárias.
Embora estas despesas de viagens de negócios possam parecer de baixo valor, quando somadas estão longe de ser irrelevantes. As pequenas despesas de viagem podem envolver vários fornecedores e muitas vezes não são abrangidas pela política interna. Sem um sistema sólido de gestão de despesas secundárias, aumentam a carga administrativa e podem afetar os resultados financeiros.
Em seguida, vamos analisar mais de perto os desafios colocados por uma gestão ineficaz das despesas secundárias, apresentando soluções e boas práticas a adotar. Ao criar um sistema de acompanhamento eficaz, passa a ter uma visão mais clara dos pequenos custos de viagem ocultos que, de outro modo, podem comprometer o orçamento.
Despesas secundárias referem-se a um elevado volume de compras de baixo valor realizadas ao longo de uma viagem de negócios.
As despesas secundárias envolvem, geralmente:
O termo segue o que é conhecido como o Princípio de Pareto ou regra 80/20. Segundo este princípio, 80% das despesas com viagens de negócios concentram-se em 20% dos fornecedores, como companhias aéreas e grupos hoteleiros aprovados pela política de viagens da empresa.
Isto permite que 20% da despesa total seja realizada em 80% dos fornecedores. Embora a despesa total seja relativamente baixa, o volume de transações e de fornecedores é elevado, criando um rasto longo e crescente de despesa.
Além de se distribuírem por uma multiplicidade de fornecedores, as despesas secundárias abrangem diversos departamentos e categorias.
Pela sua natureza, as viagens de negócios envolvem muitas das pequenas despesas pontuais que contribuem para o total de despesas secundárias. Os funcionários em viagem efetuam frequentemente estas compras devido a necessidades de última hora e por conveniência. Exemplos incluem:
De baixo valor, mas com elevada frequência, estes pequenos custos acumulam-se rapidamente na ausência de um sistema de acompanhamento.
Sem soluções adequadas de gestão de despesas secundárias, as transações de baixo valor e elevado volume podem rapidamente sair de controlo.
O principal desafio a ultrapassar é a visibilidade limitada dos dados. À medida que os viajantes de negócios efetuam compras em viagem, recorrem a uma variedade de plataformas e fornecedores, o que dificulta o acompanhamento das despesas. As pequenas compras nem sempre são devidamente registadas, reduzindo a quantidade de dados de que a empresa dispõe no que diz respeito à otimização das despesas de viagem.
Quando um funcionário está a correr para apanhar uma ligação aérea ou confrontado com o cancelamento de uma reserva de hotel, o cumprimento das políticas da empresa pode ser relegado para segundo plano. Em situações como esta, os funcionários tendem a optar pela solução mais rápida e conveniente. Isto dificulta o controlo de custos em conformidade com a política interna, conduzindo a ineficiências em matéria de despesas.
As despesas secundárias geram uma série de faturas e recibos de baixo valor que têm de ser organizados e verificados. Sem um sistema automatizado de gestão de despesas, a aprovação, registo e reembolso destes processos.tornam-se morosos.
Para mitigar os desafios referidos, a gestão de despesas secundárias centra-se no acompanhamento, na categorização e no controlo dessas compras frequentes e de baixo valor, assegurando maior visibilidade. Com uma maior visibilidade, a empresa estará em melhores condições para reduzir custos e o tempo dedicado a tarefas administrativas. Os benefícios são vários.
Uma solução eficaz de gestão de despesas secundárias permite consolidar fornecedores. Por exemplo, ao utilizar uma solução como o Booking.com for Business, os viajantes de negócios têm acesso a uma ampla oferta de acomodação, voos e aluguer de veículos numa única plataforma de autosserviço. Esta visão geral melhora a capacidade de acompanhamento das despesas. Com orçamentos definidos, os funcionários podem assegurar que as suas escolhas se mantêm dentro dos limites aprovados.
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O acompanhamento e a consolidação das despesas secundárias reduzem a exposição a fornecedores não conformes. Torna-se mais fácil fazer cumprir as políticas internas, sendo menos provável que os funcionários realizem estas pequenas compras não autorizadas. Em simultâneo, as soluções automatizadas de gestão de despesas secundárias captam e registam pequenas transações, tais como bilhetes de transporte, em tempo real, através de ferramentas como leitores digitais de recibos.
Ao permitir uma maior visibilidade sobre as transações associadas às viagens de negócios, uma estratégia eficaz de gestão de despesas secundárias ajuda a prevenir fraudes e a controlar a despesa. Incentivar os funcionários a cumprir as políticas existentes reforça o dever de cuidado da empresa e reduz as despesas fora de controlo.
Com base na análise inicial, é possível reforçar o controlo sobre as despesas dos funcionários em viagens de negócios. Ao elaborar a política de viagens empresariais, seja específico no que respeita às despesas de viagem aprovadas.
Defina as diretrizes de reserva da equipa, os limites de despesas e as informações de contacto com esta ferramenta online simples.
Uma forma de tornar claras as expectativas de despesa para os viajantes de negócios é estabelecer uma ajuda de custo fixa diária. Esta ajuda de custo diária cobre despesas de viagem que normalmente integram as despesas secundárias, incluindo refeições, alojamento e despesas acessórias. As ajudas de custo eliminam a necessidade de apresentar recibos detalhados para cada pequena despesa.
São sugeridas algumas diretrizes por organismos governamentais como a HMRC no Reino Unido e a General Services Administration (GSA) nos Estados Unidos, embora as tarifas dependam, em última análise, da política interna da empresa.
Outra estratégia consiste em disponibilizar cartões de compra autorizados para despesas secundárias. Estes cartões registam automaticamente os detalhes das transações, simplificando o processo de compra e resolvendo a questão da visibilidade dos pagamentos para as equipas financeiras.
Os cartões virtuais para viagens de negócios constituem uma solução ideal para simplificar a gestão de despesas. Os responsáveis financeiros podem configurar cartões distintos para cada categoria de despesa e orçamento atribuído, definindo limites de ajudas de custo para manter as despesas secundárias sob controlo. Além disso, sem um cartão físico associado, é menor a probabilidade de fraude nos pagamentos, e a partilha de transações em tempo real permite que gestores de viagens e viajantes sejam informados quando os limites são atingidos.
É recomendável simplificar ao máximo o processo de comunicação de despesas e de reembolso para os funcionários em viagem. Atualmente, isto implica combinar automação com aplicações. Um dos desafios históricos da gestão de despesas secundárias tem sido o processo manual de transcrição de múltiplos recibos para relatórios de despesas, o que frequentemente origina erros e uma perda de produtividade. Em alternativa, utilize aplicações de digitalização de documentos. Estas aplicações permitem que os viajantes de negócios fotografem o recibo, o carreguem num sistema centralizado e obtenham aprovação automática.
Para assumir o controlo das despesas secundárias da sua empresa, deve começar por analisá-las. Uma análise das despesas secundárias recolhe pontos de dados de viagens anteriores para identificar como, onde e por que motivo os funcionários em viagem estão a gastar dinheiro. Siga estas sugestões para maximizar os benefícios da análise.
Defina o período temporal da análise, tal como o último trimestre ou o último exercício fiscal. Em seguida, reúna dados provenientes de relatórios de despesas de viagens de negócios, das contas a pagar e das plataformas de reserva, de modo a obter uma visão global das despesas secundárias associadas às viagens.
A divisão das transações por categorias permite identificar áreas de despesa recorrentes. Embora tal inclua frequentemente despesas como refeições, transporte terrestre, despesas acessórias e entretenimento de clientes, para uma análise mais rigorosa deve ajustar as categorias às atividades de viagem da empresa.
Além de analisar os tipos de despesas suportadas pelos viajantes de negócios, é igualmente importante avaliar junto de que fornecedores estão a efetuar os pagamentos. Estão a realizar pequenas compras junto de fornecedores que poderiam ser consolidados?
Outro passo relevante na análise das despesas secundárias consiste em definir a melhor forma de armazenar e partilhar esta informação. Nesta fase, recomenda-se a utilização de uma solução de software digital para limpar, extrair e comunicar dados num painel de controlo claro e partilhável. Com relatórios de saída claros, todas as partes interessadas passam a dispor de uma maior visibilidade sobre as despesas secundárias, abrindo caminho a oportunidades de redução de custos.
Ao longo do tempo, pode recorrer a métricas quantificáveis para avaliar a eficácia do programa de gestão de despesas secundárias. Isto inclui KPI relevantes, tais como o custo por transação, as poupanças obtidas e as taxas de conformidade com as plataformas de reserva. Analise as melhorias de produtividade em conjunto com estes indicadores de custo e conformidade, tais como os tempos de processamento de faturas.
Tal como sucede com qualquer estratégia empresarial, o sucesso da gestão de despesas secundárias depende da formação e da comunicação. Antes de implementar ferramentas digitais para reforçar a produtividade e a conformidade, assegure que são intuitivas e explique os benefícios tanto aos viajantes de negócios como às equipas financeiras.
As ferramentas digitais constituem a forma mais eficaz de gerir as despesas secundárias em tempo real. De facto, segundo um estudo da Boston Consulting Group, a utilização de soluções digitais pelas empresas para gerir ativamente as despesas secundárias permite reduzir os custos anuais entre 5% e 10%.
A agregação e organização manual dos dados relativos às despesas secundárias de todas as viagens de negócios é um processo moroso e propenso a erro humano. Com o melhor software de gestão de despesas, será possível simplificar todos os aspetos da gestão de viagens e despesas.
Eis algumas funcionalidades a considerar ao comparar soluções de gestão de despesas secundárias.
Ferramentas como o Expensify importam despesas de viagens de negócios a partir de cartões de crédito empresariais para gerar automaticamente relatórios de despesas secundárias e incluem tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres para digitalização de recibos quando em viagem.
Uma das formas mais eficazes de gerir as despesas secundárias nas viagens de negócios consiste em normalizar o processo de reserva. Com Booking.com for Business, os viajantes de negócios podem reservar e gerir os seus próprios itinerários. Beneficie das melhores tarifas em hotéis, voos e aluguer de viaturas para empresas, tudo numa plataforma central aprovada. Com uma supervisão simplificada das despesas dos viajantes, poderá identificar mais facilmente padrões e oportunidades de poupança.
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Consideradas isoladamente, as compras associadas a despesas secundárias podem parecer pequenas e pouco significativas. Um café matinal ou um bilhete de autocarro podem não parecer justificar o seu registo como despesa de viagem de negócios. No entanto, ao longo do tempo, pequenas compras contribuem para um volume significativo de despesas não documentadas, o que pode representar um verdadeiro desafio contabilístico. No contexto das viagens de negócios, as despesas secundárias podem também significar a perda de poupanças quando os funcionários efetuam reservas fora das plataformas aprovadas.
É por isso que a gestão de despesas secundárias é tão importante, independentemente da dimensão da empresa. Combinando software de gestão de despesas, aplicações de monitorização de despesas, ferramentas de análise de dados e plataformas de gestão de viagens, é possível obter uma visibilidade total sobre as despesas secundárias.
As viagens de negócios envolvem uma série de transações pequenas e frequentes iniciadas pelos funcionários. Quando viajam em trabalho, os funcionários têm de tomar decisões de compra em situações com tempo limitado, que muitas vezes se situam fora dos padrões habituais de despesa. Este tipo de transações de baixo valor e elevada frequência contribui de forma significativa para as despesas secundárias da empresa.
Exemplos de despesas de viagens de negócios incluem serviços de transporte por aplicação, táxis reservados diretamente pelos funcionários, despesas de entretenimento e refeições. Despesas acessórias como snacks no aeroporto, bebidas e noites de acomodação não planeadas também contribuem para as despesas secundárias, tal como taxas adicionais, por exemplo de bagagem e Wi-Fi.
Para assumir o controlo das despesas secundárias relacionadas com viagens de negócios, as empresas devem começar por identificar a sua origem. Ao analisar os dados, será possível compreender onde os viajantes de negócios estão a gastar dinheiro e procurar formas de estruturar melhor essas situações através de políticas internas. Entre as estratégias adicionais contam-se a utilização de software de gestão de despesas, a emissão de cartões de pagamento que acompanham as despesas em tempo real e a disponibilização de aplicações de digitalização de recibos.
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