Reuniões presenciais ou virtuais: quais as ideais para si?

Ao longo dos últimos anos, a ideia de o que constitui uma reunião de trabalho normal tem estado em constante mudança. Com esquemas de trabalho híbridos ou de teletrabalho à disposição, parece que as reuniões virtuais vieram para ficar. Embora se presuma muitas vezes que estas reuniões online são menos produtivas do que as reuniões presenciais, a realidade é muito mais complexa do que isso.

A reunião presencial

As reuniões presenciais exigem que os participantes se reúnam fisicamente na mesma localização, quer seja no escritório, num espaço fora do escritório ou, como é frequente, numa cidade ou país diferente.

Para muitas empresas, as reuniões presenciais são o que impulsiona as viagens de negócios. Os proponentes diriam que oferecem:

• Uma maior produtividade e interação devido a uma maior probabilidade de algumas pessoas sentirem que se podem exprimir pessoalmente.
• O contacto humano e uma maior compreensão, graças ao contacto visual e linguagem corporal.
• As interações presenciais levam a conversas fluidas e mais diretas.

Por outro lado, há algumas desvantagens nas reuniões presenciais:

• Tempo e despesas – a logística pode ser demorada e cara, especialmente se as reuniões forem realizadas no estrangeiro ou numa localização externa.
• Eficiência – é mais fácil perder o foco nas reuniões presenciais, o que as torna longas e extensas, uma vez que reunir com colegas pode levar à socialização, a tangentes de conversa, a perguntas que não estão relacionadas com o tópico e a conversas que não têm a ver com trabalho.
• Impacto ambiental – as reuniões presenciais aumentam a pegada de carbono da empresa, especialmente quando estão envolvidas viagens ao estrangeiro.
• Menos flexibilidade – se for esperado que os funcionários vão ao escritório a uma reunião agendada e tiverem de passar tempo em viagem, isso reduz a flexibilidade da vida profissional destes.

A reunião virtual

A reunião virtual coloca em contacto colegas que estão em localizações físicas diferentes ao utilizar software e dispositivos ligados à Internet que se tornaram numa parte essencial do quotidiano profissional.

As principais vantagens que as reuniões virtuais trazem são:

• Acessibilidade – adequam-se a uma variedade de estilos de comunicação.
• Flexibilidade – colocam vários fusos horários em contacto e facilitam o alcance do equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
• Tempo e eficiência – os funcionários não precisam de se deslocar e podem tirar partido de um horário mais flexível, que pode incluir algo como aulas de exercícios físicos durante a hora de almoço. Também tendem a ser mais curtas e sucintas, e podem ser gravadas para referência futura.
• Rentabilidade – são cortados os custos relativos às viagens dos funcionários, refeições e localizações.

No entanto, algumas das desvantagens das reuniões virtuais incluem:

• Problemas técnicos – já todos passámos pela situação de ter o ecrã “congelado” ou falar com o microfone desativado. As reuniões virtuais de sucesso dependem de uma ligação à Internet e tecnologia razoáveis, com problemas destes potencialmente a dificultar o debate e a serem frustrantes para os empregadores e para os funcionários.
• Respostas tardias – sem interação humana presencial, pode ser difícil evitar interrupções ou pessoas a tentarem falar ao mesmo tempo que outras, o que pode dificultar a resolução de problemas e a colaboração.
• Interações limitadas – as reuniões virtuais também limitam a união entre os funcionários, pois pode ser difícil ficar a conhecer bem uma pessoa e interagir naturalmente através de um ecrã.

Quais são as principais diferenças entre as reuniões virtuais e presenciais?

As principais diferenças são as despesas, a eficiência e o contacto humano. As reuniões virtuais tendem a ser mais inclusivas, permitindo que haja espaço para todos os tipos de comunicadores. Também são possivelmente mais eficientes em termos de trabalho, pois reduzem as conversas supérfluas, bem como as deslocações e os custos.

No entanto, a falta de interação humana disponível num espaço virtual é outra diferença notória. Muitas pessoas diriam que reunir os colegas regularmente é importante para a cultura da empresa e para a coesão.

As reuniões presenciais são mais eficientes?

A resposta a esta pergunta depende muito das necessidades da sua empresa e negócio.

Estilos de comunicação

Se os membros da sua equipa têm tendência a ser introvertidos, as reuniões virtuais podem parecer uma opção mais segura para estes se expressarem do que terem de ser o centro das atenções numa grande sala de reuniões. Se os funcionários forem extrovertidos, as reuniões presenciais podem adequar-se melhor ao seu estilo de comunicação.

As reuniões presenciais também podem ser preferíveis para as interações, enquanto as reuniões virtuais são frequentemente mais eficientes em termos de transmissão e processamento de informações, alguns funcionários podem considerar difícil interagir sem as conversas diretas, estilo perguntas e respostas, de uma reunião presencial.

União da equipa

Se o seu trabalho exige que os membros da equipa se encontrem com o objetivo de criar união pela primeira vez, as reuniões presenciais podem ser cruciais. Pode ser difícil criar uma relação com um novo colega num cenário virtual, com os atrasos e as dificuldades técnicas que por vezes interrompem o fluxo da conversa. No entanto, se as relações da sua equipa já estiverem estabelecidas, as reuniões virtuais podem funcionar melhor.

Foco

Todos temos as nossas próprias táticas de procrastinação ou distração, pode ser através de compras online ou navegar em vários separadores. Para outras pessoas, pode ser rabiscar ou sonhar acordado enquanto se olha pela janela do escritório. Mais uma vez, isto pode depender do tipo de trabalho que a sua equipa faz e a forma como os funcionários preferem trabalhar.

Certos tipos de pessoas tendem a distrair-se quando um debate se dispersa, com perguntas a serem feitas e a divergirem do tópico da conversa. Ou consideram difícil trabalhar num ambiente de escritório onde perguntas e conversas interrompem constantemente o fluxo de trabalho. Enquanto outras pessoas se distraem mais facilmente com animais de estimação ou a campainha a tocar e consideram ser mais fácil prestar atenção numa sala de reuniões.

Para encontrar o estilo de reunião ideal para a sua equipa, é importante considerar todos estes fatores.

Questões práticas

Se as deslocações e o agendamento de uma sala de reuniões num escritório frequentado tendem a desgastar mais os funcionários do que os beneficia, as reuniões virtuais são a melhor aposta. No entanto, se for mais fácil e preferível para os colegas reunirem-se no escritório, então a opção presencial é a ideal. Para decidir se a reunião deve ser presencial ou virtual, a sua equipa deve primeiro considerar se as instalações do escritório são adequadas e se os funcionários vivem perto ou não do escritório.

Colaboração

As reuniões presenciais permitem automaticamente uma interação, comunicação e colaboração mais espontâneas. Se o foco das suas reuniões for a troca de ideias, por exemplo, as reuniões presenciais podem ser vantajosas para partilhar pontos de vista e para o fluxo de debates criativos, com os membros a poderem partilhar feedback imediatamente.

No entanto, se o foco da reunião for fazer uma apresentação que não exija participação, a reunião virtual é mais adequada. A decisão de reunir presencialmente ou online de acordo com os conteúdos da reunião é uma ótima forma de melhorar a eficiência no geral.

Como decidir entre fazer uma reunião presencial ou online

Ao decidir qual o tipo de reunião mais adequado, é importante considerar a sua equipa e os objetivos do negócio. As perguntas importantes a fazer são:

1. A sua equipa está a tentar trocar ideias ou está simplesmente a transmitir informações sobre o negócio?
2. Qual é a preferência da sua equipa em termos de estilo de comunicação?
3. Quais são as consequências ambientais de viajar para o escritório ou para o estrangeiro para uma reunião presencial?
4. Os membros da sua equipa valorizam a flexibilidade e tempo poupado proporcionados pelas reuniões virtuais e preferem o teletrabalho em vez do trabalho presencial?
5. As reuniões presenciais demoram tanto tempo em geral que os funcionários têm dificuldade em concluir o próprio trabalho devido a estas interrupções?

Estas são apenas algumas das perguntas a fazer antes de decidir fazer reuniões presenciais ou virtuais. Ambas as opções têm os seus desafios, mas ao ter em conta as necessidades específicas da sua empresa e da sua equipa, vai poder tomar uma decisão informada.

Como planear facilmente reuniões virtuais

A plataforma Booking.com for Business pode ajudar a juntar equipas (se estiverem localizadas em escritórios diferentes) e reunir com os clientes. Enquanto plataforma de viagens de negócios gratuita, Booking.com for Business está aqui para tratar da sua viagem de negócios do início ao fim, enquanto se certifica de que a sua política de viagens é seguida, os orçamentos estão a ser respeitados e os viajantes empresariais estão satisfeitos.