Trabalhar enquanto viaja: As 10 principais dicas de trabalho remoto para viajantes empresariais

Trabalhar enquanto se viaja é uma parte importante das viagens de negócios (para não mencionar uma grande vantagem da revolução remota), uma vez que é vital manter-se em contacto com clientes e colegas enquanto se está em movimento. Para as empresas, as viagens promovem as tão importantes ligações pessoais. Mas, ao mesmo tempo, viajar e trabalhar à distância acarreta uma série de desafios, entre os quais o impacto na sua produtividade.

O resultado final? A mudança de fuso horário é cansativa e muitas vezes stressante. Isto dificulta o foco nas tarefas de trabalho, levando à perda de produtividade e mais stress. Quer seja uma pessoa que viaja frequentemente em negócios ou apenas um nómada digital, experimente algumas das nossas dicas de trabalho remoto abaixo para se manter no caminho certo.

Os desafios de viajar e trabalhar remotamente

As viagens de negócios abrem as portas a novas oportunidades, mas quando são constantes, podem afetar a sua saúde. Isto começa no voo. Viajar frequentemente de avião pode ter efeitos secundários indesejáveis, como a desidratação, a fadiga e o jet lag, para não falar da exposição a vírus de outros passageiros.

De acordo com um inquérito da YouGov e da NexTravel, mais de 20% dos viajantes de negócios também referiram efeitos negativos para a saúde mental, incluindo o stress. Os motivos? A interrupção dos horários de sono, os custos inesperados e o impacto na produtividade do trabalho foram mencionados pelos entrevistados.

Por outro lado, Booking.com for Business realizou um estudo que indicou que pode haver muitos benefícios positivos associados às viagens de negócios, incluindo benefícios na saúde mental e física. Em última análise, compreender o impacto das viagens de negócios no bem-estar físico e adotar medidas proativas podem garantir que os benefícios das viagens de negócios continuem a superar os aspetos negativos.

É por isso que é importante pensar na produtividade antes de começar a sua viagem de negócios. Manter a produtividade torna-se mais difícil quando se tem de lidar com o jet lag e com problemas como a perda de Wi-Fi ou de bagagem, e algumas pessoas sentem-se ansiosas por viajar com colegas que não conhecem.

Para tirar o máximo partido do trabalho durante a viagem, é importante planear estes problemas e minimizar o stress relacionado com a viagem.

Porque é que as viagens de negócios são tão cansativas?

Já alguma vez regressou de uma viagem de negócios e sentiu que precisava de tirar uns dias de descanso? Não está só. Viajar num cenário pós-COVID vem com um conjunto totalmente novo de regras e regulamentos, aumentando a sua carga mental.

Isto para não falar do jet lag óbvio e da pressão para ter um bom desempenho enquanto se está na estrada, juntamente com a perturbação da rotina habitual de exercício físico e a falta de opções de alimentação saudável, por vezes.

Claro que nem toda a gente se sente assim. Muitas pessoas gostam do desenvolvimento pessoal e da mudança de cenário que acompanham as viagens de negócios. Mas, quer esteja do lado positivo ou negativo do debate, é inegável que há aspetos das viagens de negócios que terão um impacto na sua produtividade.

Como é que se pode maximizar a produtividade em viagem?

O planeamento é o segredo da produtividade do trabalho à distância, independentemente do destino.

O planeamento começa com uma pesquisa sobre a área local. Ao mapear a área ao redor do seu hotel, centro de conferências ou outros pontos de encontro, poupará tempo a descobrir direções.

Além da logística de viagem, maximize a produtividade com uma programação diária, de acordo com o melhor para si. Mantenha-se responsável com uma lista de tarefas por ordem de prioridade combinada com um calendário em tempo real para se manter a par de projetos importantes. Embora seja possível trabalhar em aviões, é aconselhável bloquear os dias de viagem para reduzir o stress e chegar ao destino com uma sensação de frescura, criatividade e pronto para partir.  

Como manter a produtividade enquanto viaja: 10 dicas importantes

Conciliar viagens e trabalho é um desafio, mas com organização, planeamento e algumas dicas úteis, vai conseguir. Aqui estão as nossas dez principais dicas para produtividade no trabalho remoto.

Dicas de trabalho remoto para se concentrar melhor

Está com dificuldade em concentrar-se num fuso horário diferente? Veja como se pode concentrar melhor com uma mentalidade produtiva e saudável.

1. Use uma lista de tarefas. O jet lag leva a um pensamento confuso, por isso mantenha-se no caminho certo com uma lista de tarefas. Em última análise, uma parte significativa da aprendizagem de como se concentrar no trabalho é simplesmente manter a maior organização possível. Desta forma, não perderá nenhuma tarefa importante, seja relacionada com trabalho ou viagens. Isto pode ser tão simples como uma lista de tarefas no bloco de notas do seu smartphone, ou pode utilizar uma das muitas aplicações de listas de tarefas existentes, como o Google Tasks ou o Microsoft To Do. Então, sempre que começar a sentir o cansaço, consulte a sua lista para reorientar os seus pensamentos.
2. Inclua o descanso na sua rotina. Quando se pergunta como se pode concentrar melhor durante uma viagem de trabalho, a resposta é geralmente descansar um pouco. As viagens de negócios estão muitas vezes repletas de reuniões e eventos, e vai sentir-se na obrigação de aproveitar ao máximo cada minuto. Mas não pode dar o seu melhor se sentir exaustão, por isso, olhe para a sua agenda e dedique tempo para descansar. Aproveite o tempo livre sempre que surgir uma oportunidade, seja no aeroporto ou durante o intervalo para almoço entre as reuniões. Quando não se consegue dormir a sesta, um simples passeio à volta do quarteirão pode recarregar as baterias.
3. Estabeleça uma rotina e adote o trabalho cronológico. É muito fácil cair na armadilha das noitadas e das refeições a horas estranhas quando se trabalha em viagem. Com o passar do tempo, isto faz com que a pessoa se sinta confusa e um pouco fora de si. Como é a sua rotina diária? Tem alguns pequenos rituais? Por exemplo, pode começar o dia com uma sessão de ioga no seu quarto antes de responder a e-mails durante um café. Tente reproduzir isto quando viaja em trabalho para fora do escritório, para se manter em sintonia com as suas rotinas habituais. Uma das maiores vantagens das viagens de trabalho é o fato de permitir adaptar o seu horário aos seus ritmos naturais. Algumas pessoas concentram-se mais facilmente nas primeiras horas da manhã, enquanto outras sentem-se mais criativas à noite. Aproveite a liberdade de trabalhar enquanto viaja para tentar trabalhar cronologicamente, ou trabalhar de acordo com o seu relógio biológico.

Dicas de trabalho remoto para trabalhar em aviões

É melhor aproveitar voos noturnos de longa distância para dormir, mas se tiver algumas horas extra aqui e ali, pode usar esse tempo de inatividade a seu favor. Trabalhar em aviões está mais fácil do que nunca graças ao Wi-Fi e às tomadas elétricas dos voos.

1. Pague mais pelo Wi-Fi. O Wi-Fi é um recurso padrão quando se voa em classe executiva e, mesmo em económica, pode normalmente pagar pelo acesso. Se quiser passar o seu voo a fazer brainstorming no canal Slack da empresa, a planear como chegar à sua primeira reunião do dia ou a responder a e-mails de clientes, vale bem a pena o custo adicional. Isto poupa-lhe tempo quando aterra. Um aspeto a ter em conta é a importância acrescida de ter em atenção a segurança quando se utiliza qualquer serviço Wi-Fi público. Não envie detalhes da empresa ou informações financeiras confidenciais, a menos que esteja numa rede segura.
2. Dispositivos de carregamento Outra excelente forma de utilizar o seu tempo no ar é carregar os seus dispositivos. Normalmente, encontra as estações de carregamento mesmo ao lado do seu lugar, mas se não for o caso, pode investir em acessórios eletrónicos como uma bateria portátil. Os auscultadores com cancelamento de ruído também são úteis em voos quando é preciso mais concentração.

Dicas de trabalho remoto para trabalhar em hotéis

Mesmo com um itinerário preenchido, é provável que passe algum tempo no seu quarto de hotel. Maximize a produtividade quando trabalha em hotéis, criando condições para o seu sucesso.

1. Organize o seu espaço de trabalho. Quer tenha o seu próprio quarto ou esteja a partilhar uma suite com um(a colega), reserve acomodações que incluam espaço de trabalho adequado. Também deve aproveitar o centro de negócios ou o átrio do seu hotel para obter espaço de trabalho adicional. Se não houver nenhum espaço de trabalho disponível quando precisar de trabalhar a partir de um hotel, não tenha medo de criar o seu próprio espaço. Mova os móveis para criar uma área de trabalho dedicada, solicitando mais iluminação, se necessário.
2. Utilize o ginásio. O centro de negócios é uma excelente comodidade para trabalhar em hotéis, mas não se esqueça das outras instalações. Cuide da sua saúde física e mental ao usar a piscina, a sauna e o ginásio. Um treino pode ser exatamente o que precisa para superar o jet lag e aliviar o stress.

Dicas gerais de produtividade para trabalho remoto

Muitas das mesmas dicas de produtividade que usaria no escritório funcionam igualmente bem remotamente, com alguns pequenos ajustes.

1. Viaje de forma mais inteligente com apps de produtividade. Os modelos de planos de viagem de negócios são antiquados – os viajantes de hoje em dia utilizam listas de tarefas virtuais, blocos de notas e alertas para poupar tempo e cumprir o calendário. As apps de mapas, os localizadores de Wi-Fi, as apps de gestão de viagens de negócios, os tradutores e os controladores de despesas podem melhorar ainda mais a produtividade em viagem. As apps em cloud, como o Google Workspace e o Microsoft Office 365, permitem o trabalho remoto, permitindo-lhe aceder a documentos a partir de qualquer parte do mundo, e pode até colaborar com colegas que estejam no escritório ao mesmo tempo.
2. Planear eventuais problemas. O extravio de bagagem e o cancelamento de voos são algumas das principais causas de stress relacionado com as viagens, mas é possível reduzi-lo ao mínimo com planeamento. Mantenha o essencial, como as chaves, os medicamentos e os aparelhos eletrónicos, na sua bagagem de mão, juntamente com uma muda de roupa e artigos de higiene pessoal para o caso de algum imprevisto. Certifique-se de ter uma cópia impressa dos seus planos de viagem e use uma plataforma de reservas de viagens de negócios com suporte integrado.
3. Defina expetativas. A nossa dica final é definir expetativas de trabalho antes de partir. Partilhe o seu horário com os membros da equipa para que saibam quais são os seus dias de viagem e não esperem que o projeto seja entregue durante esses períodos. Configure respostas de e-mail e voicemails de ausência do escritório para que os clientes saibam que está ausente, fornecendo um contacto alternativo, se necessário. Tudo isto significa que, quando chegar ao aeroporto, pode realmente utilizar o seu dia de viagem da melhor forma, mais produtiva e sem stress.

O que é a regra 1-3-5 da produtividade?

Um dos principais truques de produtividade que funciona bem quando se viaja para trabalhar fora do escritório é a regra 1-3-5. Isto divide o seu volume de trabalho diário em três categorias, incluindo uma tarefa principal, três tarefas médias ou intermédias e cinco tarefas pequenas ou secundárias. Não se deve passar a outras tarefas enquanto estas nove não estiverem concluídas. Com uma descrição clara dos seus objetivos, pode trabalhar em tudo o que está na sua lista 1-3-5 num dia, ajudando-o a dar prioridade ao seu tempo.

Qual é o melhor segredo da produtividade?

Pode parecer contra-intuitivo, mas a melhor dica de produtividade é fazer menos. Aprender a dizer não a projetos e tarefas que desperdiçam o seu tempo é uma das maneiras mais poderosas de progredir.

Antes de agendar uma reunião, pense: isto é necessário? Ou esse tempo poderia ser melhor aproveitado? Quando se trabalha enquanto se viaja, é fácil entrar na mentalidade de estar sempre a dizer “sim”, o que leva a uma lista de tarefas a abarrotar e ao consequente esgotamento. Pode continuar a dizer “sim” às oportunidades, mas de uma forma concentrada e atenta.

Como tirar o máximo partido de uma viagem de negócios

Quando se trata de oportunidades e de estabelecer relações, não há nada como as viagens de negócios presenciais. Pode trabalhar enquanto viaja de forma mais sensata, estabelecendo prioridades para as tarefas, utilizando o tempo de inatividade e mantendo a sua rotina habitual de sono e fitness.

Ao utilizar plataformas dedicadas à gestão de viagens de negócios, como Booking.com for Business, os gestores de viagens de negócios e os viajantes podem também eliminar uma grande parte do stress que prejudica a produtividade. Poupe tempo no processo de reserva ao gerir companhias aéreas, hotéis e empresas de aluguer de carros a partir de uma única plataforma, ao mesmo tempo em que armazena os planos de viagem das pessoas num só lugar. Quando ocorrem atrasos ou cancelamentos, isso também significa que a empresa pode localizar o pessoal e alterar as reservas remotamente para minimizar o stress.