Se fizer a gestão de viagens de negócios de uma equipa, a reserva de voos de grupo poupa tempo e dinheiro.
A organização de reservas de voos de grupo implica conciliar várias partes móveis, desde a coordenação dos dados dos viajantes de negócios até à negociação das melhores tarifas. Quer esteja a organizar uma viagem para uma conferência, reunião de equipa ou apresentação de grupo, terá de encontrar formas de simplificar o processo. Além disso, com fatores como preços dinâmicos e disponibilidade limitada de tarifas, reservar voos para um grande grupo individualmente não só consome tempo, como também pode custar mais à sua empresa.
É aqui que os bilhetes de avião de grupo podem ser benéficos, tanto em termos de poupança de custos como de processos de reserva simplificados. Neste guia, vamos explicar os benefícios e os passos essenciais a seguir para reservar voos de negócios em grupo.
Uma reserva de grupo envolve vários passageiros num único código de reserva de uma companhia aérea. Todos os viajantes de negócios do grupo viajam na mesma companhia aérea, rota e data, com lugares reservados em bloco.
Em vez de reservar cada bilhete individualmente, os administradores de viagens fazem uma reserva simultânea, muitas vezes com um preço de grupo negociado e com desconto. Poderão ser aplicados benefícios adicionais, consoante a companhia aérea.
Segue-se uma lista das várias opções de reserva de voos para diferentes tamanhos de grupo:
As reservas de voos individuais são mais adequadas para pequenas equipas ou para quem viajantes de negócios individuais, com tarifas normais.
As reservas de grupo são as melhores para viagens de equipa para eventos empresariais, conferências e reuniões internacionais, com maior flexibilidade e possibilidade de tarifas negociadas.
Para reservas de equipas maiores, podem ser aplicados descontos por volume
Embora a norma do setor para bilhetes de avião de grupo seja 10 ou mais passageiros, isto varia consoante a companhia aérea e a classe de viagem. Por exemplo, a British Airways oferece bilhetes de avião de grupo de 10 ou mais pessoas em classe económica. Contudo, para os passageiros que viajam em classe económica premium ou executiva, as viagens de grupo aplicam-se a sete ou mais pessoas.
Os principais benefícios de reservar voos para um grupo grande incluem a gestão dos custos e a conveniência. Porém, existem vantagens únicas para as companhias aéreas, para os gestores de viagens e para os próprios viajantes de negócios.
A venda de bilhetes de grupo melhora a relação com o cliente, ao criar fidelidade à marca com soluções especializadas para planeadores de eventos e equipas empresariais. Ao mesmo tempo, os benefícios das reservas de voos de grupo incluem:
Para os gestores de viagens encarregues da reserva de voos, as tarifas de grupo facilitam a coordenação da logística. Embora as vantagens específicas variem consoante as companhias aéreas, a maioria das companhias aéreas oferece maior flexibilidade nas reservas de voos de grupo. Por exemplo, a Delta Airlines e as respetivas parceiras permitem-lhe alterar os nomes no seu grupo gratuitamente antes da emissão dos bilhetes, assim como a British Airways e outras companhias.
Reservar individualmente significa que não existe garantia de que todos os membros da equipa viajam no mesmo voo, o que é problemático para itinerários sensíveis ao tempo. Com as viagens de grupo, irá garantir que todos os membros da sua equipa permanecem juntos.
Faça facilmente a gestão e reserva de viagens de equipa num único local para controlar melhor os custos
Segue-se um resumo das vantagens para gestores de viagens e também para equipas financeiras e administradores:
Se viajar em trabalho com um grupo maior, viajar em conjunto com uma única reserva proporciona-lhe uma melhor experiência de viagem e acesso a benefícios negociados, como o acesso ao lounge do aeroporto e o embarque prioritário.
Por exemplo, a Qatar Airways proporciona uma experiência de check-in mais rápida para grupos com um balcão dedicado no aeroporto. Também poderá ter um gestor de serviço de apoio ao cliente dedicado na companhia aérea para o ajudar com quaisquer dificuldades, incluindo assistência personalizada em caso de cancelamentos ou atrasos.
É evidente que reservar voos em grupo proporciona uma multiplicidade de benefícios, tanto do ponto de vista da empresa como do viajante individual. Então, como funciona este processo?
Para começar, terá de identificar os requisitos de viagem da sua equipa. Isto inclui:
Em seguida, pode começar a comparar as opções das companhias aéreas, tendo em conta não só a disponibilidade e o preço, mas também os benefícios das viagens de grupo, como condições de cancelamento flexíveis e balcões de check-in dedicados.
Para receber um orçamento personalizado e adaptado à sua empresa, contacte diretamente a equipa de serviço de apoio ao cliente da companhia aérea. Tendo em conta o seu pedido de viagem, o representante da companhia aérea irá fornecer uma oferta com possíveis descontos de grupo aplicados. Muitas companhias aéreas (mas não todas) oferecem tarifas especiais com desconto, pelo que poderá ter de pedir orçamentos a várias companhias para encontrar a melhor oferta.
A maioria das companhias aéreas permite que as empresas garantam as suas reservas de grupo com um depósito em vez de pagarem na totalidade. Esta opção dá tempo para finalizar os dados dos passageiros antes da emissão dos bilhetes, enquanto ajuda a gerir o seu orçamento para viagens de negócios.
Depois de finalizar a lista de passageiros, pode confirmar os dados com a companhia aérea e concluir o processo de pagamento. Irá receber os bilhetes de avião que podem ser distribuídos a todos os viajantes de negócios. Como parte da sua lista de verificação da viagem de negócios, guarde cópias digitais de todos os documentos, incluindo recibos, para ajudar na gestão da viagem e das despesas.
É importante lembrar que cada companhia aérea tem as suas próprias condições no que respeita a reservas de voos de grupo. Os mínimos de passageiros, os prazos das reservas, a flexibilidade e os descontos variam.
As reservas de grupo são complexas, o que exige a recolha, o armazenamento e a gestão de vários dados dos passageiros. Com uma plataforma tudo em um como Booking.com for Business, poderá criar facilmente um perfil para todos os passageiros e manter estes dados num local único e seguro. Também irá beneficiar de assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana, que presta apoio às equipas que viajam, conforme necessário.
As reservas de grupo têm frequentemente descontos negociados, mas nem sempre são a opção mais rentável. Isto depende essencialmente da disponibilidade. Quando as companhias aéreas anunciam os seus preços mais baixos, fazem-no com um número limitado de lugares. Pode não haver um número suficiente destes bilhetes de baixo preço para acomodar toda a sua equipa. Ao efetuar uma reserva de grupo, o sistema pode atribuir-lhe uma tarifa mais elevada, consoante a disponibilidade.
Uma vez que os bilhetes de grupo têm o mesmo preço, podem ter uma tarifa base mais elevada do que se tivesse comprado individualmente alguns dos bilhetes à tarifa mais barata e outros à tarifa mais elevada. No entanto, terá a tranquilidade de saber que todos os membros do grupo irão embarcar no mesmo voo, mesmo durante a remarcação em caso de cancelamento.
Em suma, continua a ser necessário comparar cuidadosamente os voos para encontrar as melhores tarifas e, em alguns casos, reservar individualmente os bilhetes pode permitir maiores poupanças. Tal como acontece com qualquer reserva de voo, para poupar dinheiro, é preferível viajar durante as épocas de menor movimento e manter-se flexível para ter acesso às melhores tarifas.
Agora que já abordámos as fases básicas da reserva de bilhetes de avião de grupo, seguem-se algumas dicas a ter em conta durante todo o processo.
Defina um orçamento claro: Para uma melhor gestão das despesas, é necessário um orçamento de viagens claro. Faça a previsão dos preços dos voos com base em dados históricos, tendo em conta fatores como a procura sazonal e as condições de mercado.
Inicie a sua pesquisa com antecedência: Garantir os voos com antecedência dá-lhe acesso à melhor disponibilidade e às melhores tarifas. A reserva de voos de grupo implica também a recolha de orçamentos personalizados junto de várias companhias aéreas, por isso, terá de prever o tempo necessário para cada resposta.
Tire partido dos programas de fidelização: Se a sua empresa for membro de algum programa de fidelização, tire partido do mesmo para maximizar as poupanças quando efetuar reservas para um grupo, desde os bilhetes de avião à acomodação. O registo no Programa de Fidelização Genius em Booking.com for Business é gratuita e desbloqueia até 20% de descontos e recompensas de viagem exclusivas.
Veja os benefícios e os preços: Quer as companhias aéreas ofereçam descontos para voos de grupo, a maioria encoraja as reservas de grupo com incentivos como check-in prioritário, agentes do serviço de apoio ao cliente dedicados, acesso ao lounge e franquias de bagagem adicionais.
Seja flexível com os horários dos voos: A disponibilidade para reservas de grupos pode ser limitada se estiver a viajar para eventos grandes e populares ou durante as épocas altas. Para além de reservar com antecedência, seja flexível com as datas e horários dos voos para obter acesso à mais vasta gama de tarifas.
Comunique em todas as fases: A gestão das viagens de grupo implica uma comunicação eficaz, tanto com a companhia aérea como entre as equipas de viajantes de negócios. Se houver pedidos especiais, como preferências de lugares ou requisitos alimentares, estes terão de ser recolhidos antes de finalizar a reserva. Se houver alterações ao itinerário, estas têm de ser partilhadas com toda a equipa.
Use ferramentas centralizadas para a gestão de itinerários: Para manter tudo num único lugar, considere a utilização de soluções de gestão de viagens simplificadas, como Booking.com for Business, que oferecem um painel de controlo centralizado acessível a todos os funcionários em viagem.
Desde flutuações de tarifas a condições de cancelamento de voos e bilhetes reembolsáveis, há muito a considerar ao reservar voos para equipas empresariais. Utilizar uma solução de viagens tudo em um como Boooking.com for Business permite-lhe comparar rapidamente as melhores opções de bilhetes de avião com base em reservas históricas, condições de viagens empresariais e preferências individuais. Poderá ver os voos disponíveis de mais de 380 companhias aéreas para as suas viagens de negócios, para obter uma base mais sólida para negociar tarifas de grupo, se assim o desejar.
Também podemos ajudar com outros aspetos das viagens de grupo, incluindo reservas de acomodação de grupo para um máximo de 30 viajantes. É fácil reservar e gerir viagens para toda a equipa, enquanto obtém a segurança adicional de um apoio 24 horas por dia, 7 dias por semana quando precisa de fazer alterações de última hora a um itinerário.
Quer esteja a planear a logística de um retiro empresarial, de uma conferência internacional ou de uma reunião regional, é necessário ter a certeza de que todos os membros da equipa chegam a tempo, sem ultrapassar o orçamento. Independentemente do tipo de viagem de negócios, isto começa com a reserva de bilhetes de avião de grupo.
A melhor forma de reservar voos para um grupo grande irá depender do seu itinerário e do número de pessoas do grupo. Em alguns casos, reservar em grupo compensa com descontos negociados e benefícios flexíveis, enquanto noutros terá acesso às melhores ofertas se reservar individualmente. Em última análise, reservar voos de grupo pode envolver alguma pesquisa e coordenação adicionais, porém, com as estratégias certas pode compensar com uma experiência de viagem mais flexível e simplificada para toda a equipa.
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