A monitorização aumenta a segurança com a partilha de localização. Saiba como seguir as localizações dos funcionários em tempo real.
Quer os funcionários visitem locais a curta distância ou participem em conferências globais, a monitorização dos viajantes permite saber sempre a sua localização. Assim, no caso de situações locais como avisos meteorológicos e alterações de horários, poderá prestar assistência imediata à distância.
A segurança dos funcionários é uma prioridade para as empresas, tendo um estudo da GBTA concluído que é um fator-chave (40%) ao escolherem um programa de viagens, seguida das poupanças (19%) e da integração de tecnologia (11%). Com a ferramenta de partilha de localização certa, pode abranger tudo isso.
Neste guia, vamos explicar os benefícios da monitorização da localização da equipa e como funciona. Também vamos explicar como ver as localizações dos funcionários através de dados em tempo real, protegendo a privacidade dos mesmos. Com a mais recente tecnologia, a sua empresa obterá informações sobre viagens de negócios para ajudar a cumprir os requisitos de dever de cuidado.
O nome “monitorizador de viagens” refere-se às ferramentas usadas pelas empresas para monitorizar e ajudar a sua equipa durante as viagens de negócios. Embora nem todas as apps de monitorização de viagens tenham as mesmas funcionalidades, a maioria usa dados em tempo real para gerir as localizações e os itinerários dos funcionários para melhorar o apoio.
Estas ferramentas de partilha de localização vão além dos monitorizadores de voos padrão, que seguem os voos e fornecem alertas sobre a localização, o estado e as horas de chegada. Também permitem ver os itinerários dos voos, as reservas de hotel, os transportes terrestres e outros detalhes.
Para as empresas, a segurança dos funcionários é o principal objetivo da monitorização. Quando consegue seguir as localizações precisas e em tempo real de todos os funcionários em viagem, pode reagir rapidamente e ajudar durante emergências ou atrasos.
Outros benefícios das ferramentas de visibilidade incluem:
Saber a localização geográfica específica de um viajante permite à empresa comunicar com o mesmo rapidamente, quando necessário. Pode tratar-se de coisas simples, como avisar o viajante de uma reunião com um cliente cancelada durante o trajeto.
É fundamental em crises, como catástrofes naturais, quando falhas de energia afetam o funcionamento do e-mail. Os sistemas de monitorização de viagens podem ser associados aos métodos de comunicação da empresa, como SMS ou alertas na app.
A gestão de viagens de negócios não se limita a reservar voos e acomodação, mas a garantir o bem-estar e a segurança dos funcionários como parte de uma política de dever de cuidado robusta.
Saber onde está a sua equipa permite cumprir os requisitos de dever de cuidado. Com apps de assistência e partilha de localização em tempo real, os funcionários podem verificar as suas localizações. Os localizadores de viajantes também têm medidas de segurança para sinalizar riscos em tempo real, fornecendo alertas proativos em caso de fenómenos meteorológicos extremos e problemas de segurança. Quando ocorrem incidentes locais, a sua organização pode prestar imediatamente o apoio necessário, incluindo evacuação, se necessário.
Defina as diretrizes de reserva da equipa, os limites de despesas e as informações de contacto com esta ferramenta online simples.
Além de garantir a segurança dos viajantes, a monitorização de viagens torna as reservas e a gestão financeira mais eficientes. As ferramentas de partilha sistemática fornecem dados abrangentes sobre os viajantes para uma monitorização em tempo real das despesas de viagem. As ferramentas de monitorização de viajantes integram-se nas plataformas de gestão de viagens, permitindo a partilha de dados nas áreas de viagens, segurança e despesas.
As políticas integradas garantem que os gastos dos funcionários estão dentro dos parâmetros predefinidos, simplificando o processo de aprovação. Isto reduz o tempo gasto na monitorização de despesas, nos relatórios e na conformidade.
Estas ferramentas proporcionam mais apoio aos funcionários, que podem sentir ansiedade em viagens de negócios, especialmente ao viajar para longe ou sozinhos para destinos internacionais. Este apoio é crucial. Um inquérito da Opinium a viajantes de negócios do Reino Unido revelou que 60% acreditam que os empregadores poderiam protegê-los mais e 69% afirmaram que recusariam uma viagem de negócios se a segurança não fosse priorizada.
Uma app de monitorização de viajantes permite aos funcionários saber que a organização está atenta aos mesmos e pronta para ajudar se necessário. Os alertas de problemas de viagem reduzem o risco de atrasos frustrantes, mantendo os itinerários conforme planeado.
Embora frequentemente associadas a grandes empresas, as apps de monitorização são úteis para empresas de qualquer dimensão. Se os funcionários da sua empresa fazem viagens de negócios frequentes, é provável que uma ferramenta de monitorização de viajantes seja útil.
Existem dois níveis de tecnologia de monitorização disponíveis para as empresas.
O primeiro envolve ferramentas de visibilidade de viagens em tempo real, com software de agregação de dados que se integra em plataformas de reserva. Quando os funcionários reservam o voo, hotel ou aluguer de carros com uma plataforma integrada, os dados são automaticamente introduzidos no sistema, que fornece atualizações sobre o estado atual da viagem.
Depois, quando ocorrem situações que podem afetar a segurança dos viajantes, o sistema envia um alerta. As empresas podem contactar rapidamente os funcionários e pedir uma avaliação da situação ou ajudar através dos canais aprovados.
O segundo tipo de ferramenta, mais abrangente, usa GPS em direto ou tecnologia de monitorização por telefone para seguir os movimentos dos funcionários. Normalmente, é usado nos casos em que as avaliações de risco incluem a possibilidade de agitação política ou emergências de saúde.
A monitorização de viajantes baseia-se no tratamento e armazenamento de grandes quantidades de dados de viajantes de negócios. É crucial seguir todas as leis de proteção de dados relevantes, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia, a lei Digital Personal Protection Act da Índia ou os Princípios de Privacidade da Austrália.
Nos EUA, em vez de um conjunto de leis federais unificadas sobre privacidade, a proteção de dados varia consoante o estado. Exemplos incluem as leis California Consumer Privacy Act e Virginia Data Protection Act.
Além das preocupações com o tratamento de dados, alguns funcionários não estarão seguros quanto às implicações da monitorização dos movimentos na privacidade pessoal. Este é um dos motivos da baixa utilização das apps de segurança em viagem. Segundo a World Travel Protection, apesar de 70% dos viajantes inquiridos terem afirmado que a sua empresa encoraja a utilização de uma app, apenas 30% a descarregaram.
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Além de cumprirem leis de proteção de dados como o RGPD e outras, as ferramentas de partilha de localização têm várias funcionalidades de segurança, incluindo autenticação multifator e encriptação de dados. Exigem o consentimento dos utilizadores e limitam os dados para fins aprovados.
Há a ideia errada de que as apps de monitorização são usadas para seguir os movimentos dos funcionários, quando na verdade servem para notificá-los de incidentes.
Antes de usar ferramentas de visibilidade de viagens, é importante explicar como funcionam, o que envolvem e obter consentimento dos viajantes de negócios. Com 75% dos funcionários a expressar preocupação com a segurança ao viajar em negócios, a maioria deseja sentir apoio durante a viagem.
Para incentivar a adoção, terá de encontrar um equilíbrio entre o cumprimento do dever de cuidado e a proteção da privacidade, ao escolher apps encriptadas e em conformidade.
Para maximizar os benefícios dos sistemas de partilha de localização, procure apps de viagens de negócios com estas funcionalidades:
A sua empresa tem uma obrigação moral e, muitas vezes, legal, de garantir a segurança e o bem-estar dos viajantes, apoiada pela política de dever de cuidado. Mas sem acesso aos dados dos viajantes, estas políticas são apenas teóricas. Além disso, os métodos de gestão de itinerários tradicionais, como folhas de cálculo e verificações autónomas, têm um desfasamento temporal que pode causar lapsos de comunicação críticos quando os viajantes mais precisam de apoio.
Existem várias ferramentas para ajudar a obter uma maior visibilidade dos planos de viagens, mas uma das mais completas é a Traxo. Ao ativar a funcionalidade Traxo em Booking.com for Business, terá uma visão geral completa das localizações dos viajantes em tempo real. Esta ferramenta integra-se em sistemas de gestão de viagens, agregando dados de reservas de viajantes.
Com a Traxo, poderá localizar rapidamente os viajantes de negócios para permitir uma resposta rápida quando necessário, enquanto dá apoio proativo. A Traxo também simplifica a gestão de viagens de negócios através da integração em serviços como o Expensify para sincronizar as reservas e os custos.
Após selecionar e aplicar a tecnologia de monitorização de viagens certa, pode tirar partido dela com estas dicas de melhores práticas.
O que pretende ao usar apps de monitorização de viagens? Quer reforçar o seu cumprimento do dever de cuidado, simplificar os processos de gestão de viagens ou todas as anteriores? Defina claramente os seus objetivos e como o novo sistema os alcançará.
As ferramentas de monitorização de viagens funcionam com as suas soluções de gestão de viagens. Isto cria uma experiência intuitiva e consistente com a qual os funcionários se vão sentir mais confortáveis.
Após definir a sua política e selecionar um sistema, explique-os aos funcionários, incluindo as vantagens de segurança. Facilite as sessões de formação ao explicar como usar a nova tecnologia de partilha de localização e informe como os dados dos funcionários são usados e protegidos. Por fim, resolva as preocupações de privacidade ao tornar o processo de partilha de localização geográfica opcional.
É essencial usar software certificado de um fornecedor verificado e registado que cumpra todos os regulamentos legais relacionados com a segurança dos dados e o direito à privacidade dos funcionários. Além disso, a sua empresa deve realizar auditorias regulares à fiabilidade e à conformidade, bem como atualizações de software sugeridas para manter os sistemas alinhados com as funcionalidades de segurança mais recentes.
Embora úteis em muitas situações, as ferramentas de partilha de localização continuam a exigir supervisão humana. Por exemplo, se os funcionários não usarem ferramentas de reserva aprovadas, os seus itinerários podem não ser sincronizados com o sistema. Além disso, os problemas de viagem e os alertas de segurança podem sofrer atrasos quando se viaja em zonas com fraca conectividade. Certifique-se de que considera estas limitações ao automatizar os seus sistemas.
Quando a sua empresa lida com viagens de equipa, precisa de formas modernas e inovadoras de garantir a segurança da mesma, e as melhores apps de gestão de viagens de negócios oferecem uma solução abrangente. Com Booking.com for Business, terá visibilidade dos itinerários e receberá atualizações em tempo real para ajudar a cumprir os requisitos de dever de cuidado. Faça a gestão dos itinerários para melhorar os tempos de resposta de segurança e para uma melhor experiência do utilizador.
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