Uma boa política de viagens garante conformidade e dever de cuidado. Saiba como proteger os funcionários e manter a segurança em viagem.
A sua equipa sente-se apoiada durante viagens de trabalho? Com quase três quartos (73% dos viajantes de negócios) a afirmar que recusariam fazer uma viagem se o empregador não desse prioridade à segurança, rever a política de viagens em grupo da empresa é mais importante do que nunca.
Uma política de segurança de viagens empresariais abrangente define a estrutura prática para manter os membros da equipa seguros ao viajar em trabalho. Fornece aos viajantes de negócios procedimentos de emergência, ferramentas de comunicação e detalhes do seguro, para que saibam a quem recorrer quando ocorrem problemas na viagem.
Mas a política de segurança de viagens da sua empresa reflete os riscos atuais? Neste guia, vamos abordar as principais considerações a incluir e fornecer dicas de segurança proativas para os viajantes de negócios.
Viajar em grupo traz maior segurança em número, em comparação com viagens de negócios a solo. Os trabalhadores que viajam a solo enfrentam riscos únicos, muitas vezes devido a dificuldades de comunicação em locais remotos e à falta de apoio da chefia no local.
Ao viajar em grupo, os membros da equipa estão disponíveis para se ajudar mutuamente caso algo corra mal. No entanto, como em qualquer negócio, existem riscos potenciais a considerar.
As viagens de negócios em grupo podem ser interrompidas por conflitos políticos inesperados ou surtos de agitação civil. Nos últimos doze meses, mais de 72 países tiveram protestos significativos. Estas situações em rápida evolução podem fechar estradas e as greves podem perturbar os serviços, dificultando o cumprimento de um itinerário planeado.
Quer a sua equipa esteja a participar numa conferência no estrangeiro durante a época da gripe ou a visitar uma região com padrões de higiene diferentes, considere o impacto na saúde das viagens em grupo. As infeções respiratórias, as gastroenterites e a diarreia do viajante são as doenças mais comuns que os viajantes de negócios podem enfrentar, visto que os grupos que viajam juntos têm maior probabilidade de partilhar os seus germes.
Catástrofes naturais, incluindo terramotos, furacões e inundações, representam riscos graves para a segurança, especialmente para grupos de contratantes que trabalham em áreas remotas que podem ficar isoladas do mundo até que o serviço seja restabelecido. No entanto, mesmo as tempestades mais moderadas têm impacto nos planos de viagem, quer seja por atrasos de voos ou cortes de energia.
Os centros urbanos podem ter taxas mais elevadas de pequenos crimes, exigindo protocolos de segurança adicionais. Dependendo do tipo de viagem de negócios, as equipas em viagem podem estabelecer contacto com contratantes terceirizados, como serviços de carros com motorista e equipas de construção. Usar terceiros não aprovados traz um elemento adicional de risco.
O conceito de “dever de cuidado” está incorporado em qualquer política de viagens de negócios empresarial eficaz. Descreve as responsabilidades legais e morais da sua empresa relativamente à saúde, à segurança e ao bem-estar dos funcionários.
Para cumprir os requisitos do dever de cuidado, a sua empresa deve realizar uma avaliação de risco antes de cada viagem, considerando cada um dos fatores descritos acima (política, meteorologia, saúde e crime/segurança). No caso das viagens em grupo, também é importante analisar as pessoas que fazem parte do grupo para identificar outros fatores de risco pessoais, como problemas de saúde pré-existentes.
Um dever de cuidado eficaz, combinado com uma gestão de riscos específica da viagem, permite aos funcionários seguir o seu plano sem preocupações ou distrações. Sabem que, se acontecer alguma coisa, a empresa está lá para os apoiar.
Cumprir os requisitos do dever de cuidado é a força motriz por detrás da criação de uma política de segurança de viagens. No entanto, é a própria política que fornece uma orientação para os viajantes de negócios, com todos os procedimentos explicados de forma clara para evitar confusão.
Uma boa política de viagens permite aos funcionários saber o que se espera deles ao viajar, fornecendo as ferramentas necessárias para se manterem seguros, mesmo em situações de emergência.
Defina as diretrizes de reserva da equipa, os limites de despesas e as informações de contacto com esta ferramenta online simples.
Veja o que deve incluir na política de viagens em grupo da sua empresa para gerir melhor o risco e manter os funcionários seguros.
Normalmente, organizar viagens para um grupo é complexo, exigindo um elevado nível de organização para gerir preferências individuais e diferentes horários. Uma política de viagens empresariais bem elaborada elimina qualquer dúvida quanto à conformidade e ao dever de cuidado, mas pode complementá-la com as seguintes técnicas.
Já mencionámos a importância de realizar uma avaliação de risco da viagem para cada viagem. Mas uma coisa a ter em conta ao organizar viagens em grupo é a necessidade de considerar os níveis individuais de risco, juntamente com o contexto ambiental mais amplo e específico do destino. Por exemplo, observe aspetos como atitudes culturais, etiqueta internacional e as necessidades únicas de viajantes LGBTQ+ ou mulheres como parte da avaliação geral do grupo.
Uma boa apólice de seguro de viagem de negócios em grupo é indispensável. Os viajantes de negócios devem ter cobertura não só para coisas como bagagem perdida e cancelamentos de viagens, mas também para despesas médicas, lesões e custos de evacuação de emergência. Embora possa pagar apólices individuais para cobrir cada passageiro individual, isto pode ser mais dispendioso e ineficiente em comparação com as apólices de grupo.
Outra coisa a considerar é a assistência em viagem, o complemento habitual ao seguro. O seguro é a compensação monetária que recebe para cobrir os custos de problemas, proporcionando proteção económica. No entanto, a assistência descreve o serviço em si, quer seja apoio ao cliente, acesso a serviços médicos ou monitorização de viajantes. Os melhores programas de gestão de risco de viagem combinam ambos num pacote simplificado.
Os melhores planos de segurança em viagem são inúteis se a sua equipa não os conhecer. Para viagens em grupo, organize uma sessão de formação com toda a equipa para discutir o que descobriu na avaliação de risco. Informe os funcionários sobre riscos de segurança e esquemas de viagens de negócios comuns com os quais se podem deparar (quer sejam carteiristas ou protestos) e forneça dicas úteis para lidar com estas situações.
Para além de informação específica de localização, também deve rever a política de viagens em detalhe. Certifique-se de que os funcionários sabem que tipo de viagem é permitido, como reservar a sua acomodação e as informações de contacto a que devem recorrer em qualquer emergência.
Viajar em grupo não significa que os funcionários estejam sempre juntos. Os viajantes de negócios terão diferentes itinerários e tarefas em diversos locais. Alguns podem até optar por prolongar a estadia para a tornar numa viagem de lazer. Então, como pode garantir a segurança de todos?
Usar uma ferramenta de monitorização de itinerários é uma forma simples de saber sempre a localização dos viajantes. Assim, se ocorrer um incidente, a sua empresa poderá localizar rapidamente e fornecer o apoio necessário a todos os viajantes.
Se é um viajante de negócios a preparar-se para uma viagem de trabalho em grupo, seguem-se algumas coisas que pode fazer para se manter em segurança na viagem.
Booking.com for Business simplifica a gestão de viagens de negócios em grupo. Reserve e faça a gestão de voos de negócios e acomodação de grupo a partir de uma única plataforma gratuita. Ao comparar hotéis, poderá ver os elementos de segurança específicos de cada um, como cofres, acesso com cartão e receção 24 horas por dia.
Para os clientes de viagens de negócios, conseguir ver as reservas de viagem individuais a partir de um painel administrativo ajuda a prestar apoio e a manter o dever de cuidado. A nossa parceria com a Traxo oferece uma visão geral de todas as reservas com um mapa da localização dos viajantes em tempo real. Também temos uma parceria com a International SOS, líder global em gestão de riscos de saúde e segurança, para fornecer assistência em segurança 24 horas por dia, 7 dias por semana, e ajudar as empresas a tomar decisões mais informadas com informações em tempo real.
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As viagens de negócios proporcionam oportunidades emocionantes de crescimento, mas também é importante reconhecer e preparar-se para o risco. Um dos pontos-chave a lembrar é que os grupos em viagem são compostos por pessoas e cada uma delas tem as suas próprias necessidades e perfis de risco. Ao estabelecer procedimentos claros no seu plano de segurança de viagens empresariais, apoiados por avaliações de risco pré-viagem e formação de funcionários, dará aos viajantes de negócios as ferramentas de que precisam para se sentirem seguros, apoiados e confiantes ao longo da viagem.
As apólices de seguro de viagem em grupo cobrem vários colegas (normalmente um mínimo de dez) numa única apólice. Todos recebem o mesmo nível de proteção contra eventos inesperados, normalmente com desconto em comparação com as apólices de seguro de viagem individuais.
Os dois tipos de seguro de grupo são o obrigatório e o voluntário. Os planos obrigatórios exigem que todos os membros do grupo se inscrevam, enquanto os planos voluntários permitem que os viajantes de negócios optem por aderir ou não.
Coordenar uma viagem de negócios em grupo exige organização e flexibilidade para satisfazer todas as preferências, localizações e horários dos viajantes. Ao reservar voos de negócios ou acomodação de grupo, também terá de garantir que são permitidas alterações de última hora.
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