Política de viagens para pequenas empresas: guia

Sem uma política adequada em vigor, o custo das viagens para as pequenas empresas pode aumentar rapidamente em espiral. É claro que as PME obtêm valor de viagens da empresa. De facto, um Relatório da Confederação da Indústria Britânica (CBI) constatou que quase tantas PME (94%) participaram em viagens de negócios como as suas homólogas empresariais de maior dimensão (97%), muitas das quais salientaram a importância da interação presencial na conquista de novos clientes.

Seja qual for o motivo das viagens de negócios, empresas de qualquer tamanho devem encontrar uma maneira consistente de controlar custos, monitorizar as despesas e gerir o dever de cuidado. Para as pequenas empresas, uma política eficiente é essencial, não apenas porque trabalham com orçamentos e equipas menores, mas também podem não ter os recursos dedicados que uma empresa maior teria.

Uma política de viagens torna claras as expectativas de todas as partes interessadas. Neste guia, abordaremos o que é uma política de viagens no que se refere às PME, juntamente com os prós e contras de utilizar um modelo de política de viagens para pequenas empresas. Também ofereceremos algumas dicas úteis para incentivar a conformidade em toda a sua organização.

O que é uma política de viagens para PME?

Uma política de viagens e despesas é um conjunto de diretrizes que detalham como os funcionários devem lidar com as despesas de viagem. Isto começa com regras para reservar voos de negócios, quartos de hotel e aluguer de carros, incluindo plataformas e fornecedores preferenciais.

Também esclarece quais despesas de viagem serão pagas pela empresa, incluindo as ajudas de custo aplicáveis, para que os funcionários saibam exatamente quanto podem gastar durante a viagem. Além das despesas e aprovações, uma política de viagens abrangente concentra-se na segurança e no conforto dos funcionários para viagens de negócios mais produtivas e sustentáveis.

Então, o que é uma política de viagens para PME em comparação com empresas maiores?

Enquanto as organizações globais podem enviar vários funcionários numa viagem de negócios ao mesmo tempo, as PME podem enviar apenas um ou dois. Empresas maiores não só gastam mais com um orçamento e âmbito de viagens maiores, mas também tendem a reservar viagens empresariais com mais frequência e podem recorrer a um gestor de viagens dedicado ou a uma agência de viagens empresariais para reservar as suas viagens de negócios. Juntamente com este âmbito de viagens maior, vem a necessidade correspondente de regras mais rígidas e níveis de aprovação mais elevados.

Com orçamentos menores, é mais importante do que nunca para as pequenas empresas utilizar uma ferramenta de gestão de viagens para PME para poupar dinheiro e tempo gasto na reserva e gestão de viagens de negócios.

Não há um modelo único para todos os negócios, e as empresas menores também podem preferir adotar uma abordagem mais flexível e menos estruturada do que as empresas maiores. Precisará considerar as necessidades dos seus funcionários e levar em consideração o seu orçamento de viagem.

O que é uma política de viagem flexível?

As políticas de viagem flexíveis dão aos funcionários algum grau de autonomia. Podem escolher as suas companhias aéreas ou hotéis preferidos, desde que se enquadrem numa estrutura de preços. Uma política de viagem flexível pode deixar espaço para combinar negócios e lazer, onde o funcionário pode estender os seus planos para incluir o tempo de lazer no início ou no final da viagem de negócios.

Em contrapartida, as políticas de viagem tradicionais incluem um conjunto fixo de regras para a reserva de viagens. Por exemplo, os viajantes podem ser obrigados a reservar voos com uma companhia aérea específica, o que será mais rígido.

Os benefícios de utilizar uma política de viagens de negócios para pequenas empresas

Flexível ou rígida, há benefícios claros na implementação de uma política de viagens de negócios para pequenas empresas. Experiências positivas de viagens de negócios estão ligadas ao envolvimento dos funcionários. Isto é válido para todo o mundo, com 79% dos viajantes de negócios norte-americanos, 83% dos viajantes de negócios europeus e até 96% dos viajantes de negócios da Ásia-Pacífico a indicarem que as viagens de negócios afetam a sua satisfação geral no trabalho.

Como é que uma política de viagens para pequenas empresas contribui para estas experiências positivas?

Aprovações mais rápidas

Sem uma política clara de despesas de viagem, os funcionários não saberão o que está coberto e precisarão verificar com a equipa financeiro antes de fazer qualquer reserva ou pagamento. Com uma lista de despesas de viagem de negócios aprovadas, podem fazer compras pré-aprovadas com confiança. Isto também clarifica os níveis de aprovação e responsabilidades para evitar mal-entendidos.

Controlo de custos

As margens são muitas vezes apertadas para pequenas e médias empresas, por isso, quando os funcionários ultrapassam o orçamento numa viagem de negócios, isso pode ter um impacto direto nos resultados mensais. Os gastos dos funcionários são mais previsíveis quando tem diretrizes de acomodação e ajudas de custo para refeição em vigor.

Conformidade

Utilizar uma ferramenta gratuita de gestão de viagens como Booking.com for Business economiza tempo e os funcionários não perderão tempo a tentar encontrar as tarifas certas. Em vez disso, a ferramenta incorporará as suas políticas de viagem e mostrará opções que se encaixam no orçamento e nas necessidades de viagem da sua empresa.

Com uma política de despesas de viagem para pequenas empresas, pode ter a certeza de que as despesas e pagamentos aprovados atendem aos padrões do governo para conformidade fiscal.

Segurança dos viajantes

Uma política abrangente de viagens de negócios descreverá quem o funcionário pode contactar quando precisar de assistência. Isto mantém as linhas de comunicação abertas para melhorar a segurança dos viajantes. Ao mesmo tempo, um sistema de reservas centralizado permite que a sua equipa monitorize a localização dos viajantes em tempo real e poderão ajudar se houver cancelamentos inesperados, atrasos ou outros problemas de segurança da viagem.

Finalmente, fornecer uma lista aprovada de serviços de reserva garante que os seus funcionários só reservarão viagens através de fontes confiáveis e verificadas.

Os desafios de utilizar uma política de viagens de negócios para pequenas empresas

Embora existam inúmeros benefícios na criação de uma política de despesas de viagem para a sua pequena empresa, esta ação apresenta desafios associados.

Complexidade acrescida

As empresas mais pequenas podem não ter uma equipa dedicada de RH ou financeira, pelo que um plano de viagens empresariais rigidamente estruturado pode adicionar camadas de aprovação desnecessárias. Se ainda estiver a preencher manualmente os pedidos de reembolso de despesas, a papelada associada custará tempo. De facto, os pedidos de reembolso de despesas em papel demoram uma média de 20 minutos para processar individualmente, o que resulta em perda de produtividade.

Flexibilidade reduzida

Um dos principais benefícios de utilizar uma política de viagens de negócios é a gestão de gastos, mas isto pode prejudicar a satisfação dos funcionários. Um conjunto de regras excessivamente rígido pode impedir que os funcionários se sintam cuidados e confortáveis durante as viagens.

Política excessivamente branda

Para uma maior flexibilidade, as pequenas empresas cometem frequentemente o erro de não serem suficientemente claras com as suas políticas. Seguir vagamente o modelo de política de viagens para pequenas empresas irá ajudar a incluir todas as informações relevantes.

O que incluir numa política de viagens de negócios para PME

Embora possa não ser tão abrangente quanto uma política empresarial, um modelo de política de viagens de negócios para pequenas empresas deve cobrir componentes essenciais como os seguintes:

Orçamentos específicos

Um grande plano de viagens empresariais pode ter de incluir ajudas de custo para as principais cidades ao redor do mundo. Com os orçamentos de viagens para PME, as tarifas são mais direcionadas para as principais rotas da empresa. Indique o gasto máximo para categorias como voos, acomodação, transporte terrestre e aluguer de carros.

Processo de reserva de viagens

Que ferramentas ou plataformas de reserva devem os funcionários utilizar? Com quanto tempo de antecedência devem ser feitos os arranjos e como os planos de viagem são aprovados? Utilizar uma plataforma gratuita de gestão de viagens como Booking.com for Business ajuda a simplificar o fluxo de trabalho de reserva e gestão de viagens de negócios com uma única ferramenta.

Métodos de pagamento aprovados

Como se espera que os funcionários paguem as viagens de negócios? Disponibilizarão cartões de crédito da empresa ou métodos de pagamento virtuais?

Podem incluir-se exemplos como:

• AirPlus
• Wise
• Revolut
• Equals Money

Despesas de viagem de negócios

Esta é uma das secções mais importantes de qualquer política de viagens para pequenas empresas, que indica quais despesas de negócios são cobertas e quais não são. Isto evita gastos excessivos em áreas cinzentas, como entreter clientes. Exemplos de despesas típicas cobertas incluem:

• Refeições
• Transporte ferroviário
• Aluguer de carros
• Hotéis
• Voos
• Táxis e viagens partilhadas
• Estacionamento
• Quilometragem e gasolina
• Portagens e impostos rodoviários
• Taxas de inscrição na conferência

Exemplos de itens que podem não ser aprovados incluem coisas como:

• Bilhetes de estacionamento
• Upgrades de quartos de hotel
• Lembranças pessoais
• Entretenimento pós-trabalho

Relatório de despesas e reembolso

Deve haver uma secção que indique como o pessoal deve registar as despesas e qual documentação deve ser apresentada. Indique claramente o prazo para a apresentação de pedidos de reembolso e indique quando e como os pagamentos de viagens de negócios são feitos.

Segurança dos funcionários

Tal como acontece com as empresas maiores, as pequenas empresas têm um dever de cuidado para com os seus funcionários. Deve incluir todas as informações de segurança relevantes na política de viagem de negócios, tais como detalhes de contacto de emergência e detalhes do seguro de viagem.

Como melhorar a conformidade com a sua política de viagens para pequenas empresas

As grandes empresas às vezes têm dificuldades com a conformidade generalizada. Um dos benefícios das PME é que, com menos funcionários, estarão mais bem preparadas para comunicar claramente a sua política.

Certifique-se de que a política está redigida numa linguagem clara para evitar falhas de comunicação, isentas de termos e jargões jurídicos desnecessários. Quando se trata de despesas pessoais vs. despesas empresariais oficiais, utilize marcadores e listas para tornar visualmente mais apelativo.

Em seguida, certifique-se de que todas as partes interessadas, incluindo funcionários em tempo integral e contratantes, entendem as novas diretrizes. O documento deve aplicar-se aos funcionários a todos os níveis para obter os melhores resultados. Por exemplo, se a alta gestão tiver um conjunto de regras diferente dos contratantes, isso cria confusão.

Por fim, utilize a automatização sempre que possível para agilizar os seus processos de aprovação. Integre apps de monitorização de despesas e plataformas de pagamento virtuais nos seus processos de reserva para um fluxo de trabalho coeso.

Como faço para escrever um plano de viagem de negócios?

Depois de criar uma política de viagens e despesas, escrever um plano de viagem de negócios deve ser simples.

Utilize as diretrizes da política para pesquisar voos e hotéis apropriados disponíveis nas datas da sua viagem. Em seguida, escreva um itinerário que indique:

• Detalhes do voo (incluindo números de reserva, partidas, chegadas e escalas)
• Detalhes de transporte (locais de levantamento de aluguer de carros, transfers e preços)
• Detalhes do hotel (nome do hotel e informações de reserva, horários de check-in e check-out)
• Itinerário de trabalho completo
• Agenda de reuniões
• Informações sobre eventos e conferências

Verifique a sua política de viagem para garantir que o seu itinerário está totalmente em conformidade e partilhe com a equipa.

Viajar pode ser uma despesa de negócios para pequenas empresas?

Sim, viajar é considerado uma despesa comercial legítima, o que significa que as pequenas empresas podem reclamar benefícios fiscais sobre estes custos. Esta é uma das razões pelas quais a monitorização e a contabilidade precisas das despesas são um componente fundamental de qualquer política de viagens.

Para os proprietários de pequenas empresas, as fronteiras entre viagens pessoais e de negócios podem, por vezes, tornar-se ténues. O que é importante lembrar é que, quer sejam declaradas ao IRS, HMRC ou outro órgão fiscal, as despesas de viagem só são elegíveis se forem incorridas durante viagens de negócios necessárias.

Assim, embora a sua deslocação normal de e para o local de trabalho não se qualifique como uma despesa de viagem de negócios, conduzir para outro país para uma feira de negócios seria elegível.

Uma política de viagens e despesas é adequada para o meu negócio?

A natureza pessoal das pequenas empresas pode fazer com que escrever políticas formais de viagem pareça assustador. No entanto, definir diretrizes claras desde o início ajuda a manter as expectativas dos funcionários e os custos correspondentes alinhados à medida que o seu negócio cresce. Reserve um tempo para rever a sua política para ajustá-la conforme necessário para uma maior flexibilidade e conformidade.

Com as ferramentas de reserva atuais e os sistemas automatizados de gestão de despesas, é mais fácil do que nunca criar uma política de despesas de viagem para pequenas empresas que atenda às necessidades da sua equipa.