Quer seja devido a erros manuais ou esquemas de phishing, a fraude com despesas de viagem é dispendiosa para as empresas.
Durante viagens de trabalho agitadas, um grande número de almoços de clientes e viagens de táxi partilhadas pode levar a erros honestos. Embora possam parecer insignificantes à primeira vista (uma fatura duplicada aqui, um recibo incorreto ali), estes pequenos erros levam a grandes perdas ao longo do tempo.
O custo é impressionante: até 2028, as fraudes com despesas de viagens de negócios poderão representar perdas globais de 200 mil milhões de dólares, de acordo com algumas estimativas. Tudo se acumula, especialmente para as pequenas e médias empresas que operam com margens mais apertadas do que as grandes empresas. Com a fraude a representar até 10% dos gastos globais em viagens de negócios, a sua empresa não pode ignorar o problema.
Muitas despesas fraudulentas devem-se a fragilidades na política de despesas de viagem da empresa, enquanto protocolos de cibersegurança inadequados tornam os viajantes de negócios mais suscetíveis a esquemas comuns de phishing online.
Neste guia, vamos abordar as melhores formas de identificar e prevenir fraudes com despesas de viagem, enquanto fornecemos dicas de cibersegurança para manter a sua equipa segura. Ao fortalecer a sua abordagem com estratégias tecnológicas, irá reduzir as fraudes enquanto cria um ambiente mais transparente e de confiança.
Na maioria das vezes, os viajantes de negócios apresentam registos de despesas para reembolso sem problemas. No entanto, quando estes registos não correspondem às despesas legítimas de viagem, torna-se fraude com despesas de viagem. Veja alguns exemplos:
Uma vez que as discrepâncias e os valores pagos em excesso são tão pequenos, muitas vezes passam despercebidos. No entanto, com o tempo, a fraude com despesas acumula-se bastante. Na verdade, o Estudo Global de Fraude da ACFE verificou que 5% da receita anual de uma organização é perdida devido a fraude.
Normalmente, estes exemplos são não intencionais e resultam de um verdadeiro mal-entendido quanto à política de viagens da empresa, motivo pelo qual é tão importante esclarecer as despesas aprovadas.
Muitos casos de fraude com despesas de viagens de negócios devem-se a mal-entendidos e erro humano. Mas existem outros esquemas a ter em conta que podem levar a reembolsos fraudulentos de despesas de viagem. Por exemplo, os e-mails de phishing e os websites fraudulentos de reservas podem enganar os viajantes de negócios e levá-los a pagar e a enviar recibos para despesas ilegítimas.
Seguem-se alguns dos tipos mais comuns de fraude em viagens de negócios a ter em atenção.
Os burlões clonam a marca de cadeias hoteleiras ou agências de viagens legítimas, usando-as para criar portais de reservas falsos. Enquanto os viajantes de negócios pensam que estão a reservar alojamentos legítimos, o dinheiro vai para o website falso, levando à falta de reserva à chegada para o viajante e à perda de receita para a empresa.
Mais de 90% dos ciberataques bem-sucedidos começam com um e-mail de phishing. São eles que levam o viajante de negócios até um website ou uma página de pagamento ilegítima. Os golpistas podem enviar e-mails de confirmação falsos usando a marca do hotel e solicitar o pagamento através de um link fornecido. Quando o viajante fornece o recibo deste pagamento à sua empresa, isso qualifica-se como fraude com despesas.
Alguns golpistas online visam viajantes de negócios alegando emitir vistos ou passaportes a um preço inferior ao dos canais oficiais, ou afirmando ser uma fonte oficial do governo. Depois, quando chega ao controlo de passaportes do aeroporto, descobre que o seu visto não é legítimo, tornando-se uma situação dispendiosa e stressante.
Violações de dados, malware e testes de cartões com compras pequenas e de baixo valor são formas comuns de roubar dados de cartões online. Para viajantes de negócios internacionais, também é importante ter atenção a esquemas de clonagem de cartões, onde um dispositivo de skimming é ligado a um terminal de ponto de venda ou a uma máquina de multibanco.
Com cuidado, muitos dos esquemas de viagem acima são fáceis de evitar. Mas a fraude com despesas empresariais pode ser mais subtil. Pode evitar este tipo de fraude com uma política de viagens e despesas bem redigida, apoiada por tecnologia. Veja os passos a seguir.
Defina as diretrizes de reserva da equipa, os limites de despesas e as informações de contacto com esta ferramenta online simples.
O objetivo desta política é eliminar qualquer ambiguidade. Ao viajarem em trabalho, os funcionários devem saber quais as despesas permitidas, como digitalizar e apresentar recibos, e como os mesmos serão reembolsados. Forneça informações detalhadas sobre as despesas específicas que não estão cobertas, juntamente com os montantes diários para os quais são elegíveis.
A política de despesas de viagem da sua empresa deve estar facilmente disponível, a pedido e na nuvem, para fácil consulta enquanto os funcionários viajam em trabalho.
De acordo com a GBTA, quase 19% dos relatórios de despesas contêm erros. Corrigir isto custa USD 52 e demora 18 minutos do tempo valioso da sua empresa. Isto só para os erros que são detetados. Os que são ignorados passam despercebidos e contribuem para um custo mais elevado da fraude com despesas.
Os processos manuais são uma das principais causas de erro e ineficiência, permitindo casos de fraude com despesas dos funcionários. De acordo com a BTN Europe, as empresas que ainda usam relatórios manuais de despesas têm o dobro da probabilidade de serem afetadas por fraude do que as que mudaram para ferramentas automáticas. As melhores soluções de gestão de despesas atuais são totalmente automatizadas, monitorizando despesas e analisando relatórios para identificar potenciais erros à medida que ocorrem. Isto torna o processo de despesas de viagem e reembolso mais simples e eficiente para as empresas e os seus funcionários.
Reduza o risco de roubo de cartões de crédito e fraude nos pagamentos ao emitir cartões empresariais para despesas de viagem. Isto proporciona maior controlo e supervisão sobre os gastos, e pode receber relatórios de atividade diretamente para identificar quaisquer discrepâncias. Empresas como a Revolut disponibilizam cartões empresariais que permitem definir controlos para categorias, contas e moedas específicas, evitando o uso indevido caso os dados caiam nas mãos erradas.
O reembolso de despesas de viagens de negócios é feito com base nos recibos. Com cada vez mais empresas a dispensar o papel, vale a pena usar tecnologia de captura de imagem alimentada por IA. Estes leitores inteligentes de recibos são ferramentas poderosas de deteção de fraudes com despesas e usam o reconhecimento ótico de carateres (OCR) para converter imagens de texto num formato legível por máquina. Em seguida, a tecnologia de imagem analisa automaticamente os recibos, linha a linha, para detetar e remover linhas que refletem despesas que não são permitidas.
Por exemplo, se a política de despesas de viagem da sua empresa não incluir a compra de álcool, a tecnologia de imagem digitalizaria um recibo de refeição e retiraria um copo de vinho dos itens de linha. Ao mesmo tempo, esta tecnologia recolhe dados que ajudam na gestão e análise futura de fraudes.
Embora as ferramentas automatizadas proporcionem uma forma eficaz de detetar fraudes em tempo real, também recomendamos que as empresas auditem regularmente as despesas dos funcionários. É especialmente importante monitorizar os relatórios de despesas dos novos funcionários, que podem ainda não compreender os detalhes da política da sua empresa.
Os viajantes de negócios podem reforçar ainda mais a abordagem empresarial à gestão de fraudes com algumas dicas básicas de segurança. Se está a planear uma viagem de negócios, comece por ler cuidadosamente a política de viagens da sua empresa e usar apenas plataformas aprovadas para reservar viagens.
A prevenção de fraudes também inclui ter em conta estas dicas de cibersegurança para viagens ao longo do seu percurso.
Com as ameaças em constante evolução, é possível manter-se um passo à frente dos golpistas ao seguir as mais recentes recomendações de cibersegurança para viajantes de negócios.
Uma das melhores formas de evitar esquemas de phishing e de pagamento é ao usar apenas uma plataforma de reservas reconhecida e de confiança para viagens de negócios. Usar vários websites para reservar cada etapa da viagem aumenta as hipóteses de atividade fraudulenta.
Com Booking.com for Business, pode centralizar o planeamento de viagens numa única plataforma tudo em um para monitorização segura. Reserve e faça a gestão de voos de negócios, hotéis e alugueres de carros com uma visão geral dos gastos discriminados por mês de viagem e tipo de viagem.
Também poderá informar melhor as suas políticas de despesas de viagens de negócios ao selecionar métodos de pagamento aprovados. Para aumentar ainda mais a segurança dos pagamentos, a sua empresa pode adicionar até quatro cartões de crédito ao painel, que os viajantes podem escolher ao fazer uma reserva. Embora os dados completos do cartão sejam ocultados por motivos de segurança, os utilizadores verão o suficiente para fazer a sua seleção e armazenar cartões preferenciais nos seus perfis. Isto dá-lhe um maior controlo sobre os pagamentos.
Evitar fraudes com despesas empresariais exige uma abordagem proativa. Começa com uma política de despesas de viagem abrangente e clara que os funcionários devem seguir, além de formação contínua em cibersegurança e tecnologia automatizada de gestão de despesas. Quer esteja a auditar relatórios ou a enviar os seus recibos, os sistemas simplificados de gestão de despesas ajudam muito a reduzir as hipóteses de fraude.
A auditoria regular combinada com software automatizado de gestão de despesas é a melhor forma de identificar rapidamente transações fraudulentas. As ferramentas de IA atuais conseguem analisar grandes quantidades de dados de viajantes para detetar erros.
No que diz respeito à fraude com despesas dos funcionários, os quatro principais tipos incluem:
Para detetar rapidamente pagamentos fraudulentos durante viagens de negócios, as empresas podem usar análises comportamentais e aprendizagem automática para identificar compras grandes e inesperadas ou transações de alto risco. Ao mesmo tempo, as impressões digitais dos dispositivos monitorizam os pagamentos para verificar se um cartão foi usado numa localização invulgar.
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