Um guia passo a passo para planear o seu offsite

A dinâmica do local de trabalho moderno está em constante evolução, com equipas distribuídas, horários e projetos. Estas novas formas de trabalhar podem fazer com que as equipas se sintam desligadas de outras áreas da empresa. E com 63% dos funcionários a trabalhar a partir de casa pelo menos parte do tempo, é mais importante do que nunca que as equipas se mantenham ligadas e é aí que os encontros fora do local de trabalho (offsites) da empresa se tornam ideais.

Neste guia, vamos abordar os benefícios dos offsites empresariais e o que deve ter em conta ao planear o seu próximo retiro de equipa.

O que é um offsite de equipa?

Os offsites empresariais são eventos organizados por uma empresa com o objetivo de reunir as suas equipas fora do ambiente de trabalho habitual. Estes variam entre um dia passado num local nas proximidades até retiros de vários dias numa cidade ou país diferente, conhecidos como retiros empresariais. O objetivo dos offsites de equipa é tirar a equipa da sua “zona de conforto”, mudando de ambiente para proporcionar novas perspetivas. Normalmente, os offsites dividem-se em duas partes, a primeira é dedicada a objetivos empresariais, sessões de brainstorming e planeamento para o futuro; a segunda foca-se no fortalecimento da equipa através de atividades de grupo divertidas..

Planear um offsite empresarial deve ser uma prática anual para as equipas. Incentivam o pensamento criativo e oferecem oportunidades para reforçar os laços entre os membros da equipa. Servem também como experiências de integração eficazes para novos colaboradores e permitem que os membros da equipa conversem com elementos da liderança sénior com quem normalmente não teriam contacto.

Porque deve organizar um offsite de trabalho

Os offsites empresariais trazem vários benefícios importantes para as empresas e para as suas equipas, incluindo:

Formação de equipas: Os offsites de trabalho estão fortemente centrados na comunicação e na colaboração. Os retiros empresariais permitem derrubar as barreiras entre equipas e pessoas que nunca trabalharam juntas. Esta oportunidade de colaboração entre equipas pode ajudar a gerar novas ideias ou a resolver desafios empresariais de formas que podem não ter sido consideradas anteriormente.

Envolvimento e moral: Os offsites empresariais devem, antes de mais, ser agradáveis e constituir um evento que seja uma mais-valia no calendário corporativo. O ambiente de um offsite deve ser sempre descontraído e aberto, permitindo que os colegas se conectem fora das dinâmicas habituais do local de trabalho.

Networking e desenvolvimento: O networking não se limita a estabelecer ligações com pessoas de outras empresas; também é fundamental dentro da própria equipa. Os offsites empresariais permitem aos funcionários conviver com colegas com quem talvez nunca tenham trabalhado. Podem descobrir novas competências que os tornem candidatos ideais para uma promoção interna ou mudança de função, ou até criar relações que tornem os processos de trabalho mais fluídos.

Criatividade: Sair da rotina estimula novas perspetivas e, se o offsite de equipa incluir uma deslocação a uma nova cidade ou localidade, uma visão completamente renovada fica praticamente garantida. Longe das distrações habituais do dia de trabalho, sair da rotina pode estimular novas ideias e formas de pensar.

Bem-estar dos funcionários: Os offsites empresariais são um ou vários dias que afastam a equipa do ambiente habitual, do calendário regular e das políticas de escritório. Estes dias devem ser encarados como “espaços seguros”, onde questões e problemas podem ser partilhados, identificados e, idealmente, resolvidos. Reservar tempo para uma conversa aberta e franca com membros da liderança pode ajudar os funcionários a sentirem-se vistos, ouvidos e valorizados.

Valorização dos funcionários: Organizar um offsite empresarial não é tarefa fácil, e o esforço dedicado a estes dias destinados às equipas dificilmente passará despercebido. Quanto mais investir na sua equipa com dias repletos de workshops significativos, palestras e atividades sociais, mais valorizada ela se poderá sentir. Tendo isto em conta, organizar prémios para funcionários é uma atividade popular nos encontros offsite, permitindo partilhar reconhecimento mais do que merecido.

Quanto tempo deve durar um offsite empresarial?

Os offsites podem durar um único dia ou até uma semana. No fim de contas, tudo dependerá dos seus objetivos e do seu orçamento. É importante lembrar que, por muito entusiasmantes que os offsites possam ser, continuam a ser trabalho e tempo que as pessoas dedicam afastando-se dos seus entes queridos e dos seus compromissos habituais, por isso, tenha isto em mente ao planear o programa completo.

É igualmente comum concluir um offsite com um evento de carácter recreativo ou de lazer, seja um dia reservado para que os membros da equipa possam desfrutar de tempo para si próprios e explorar a região, ou uma festa ao final da tarde. Por isso, este facto deve ser considerado no planeamento do cronograma global.

Principais recomendações para a organização de offsite empresarial

Embora os offsites possam ser muito motivadores, implicam, naturalmente, uma gestão administrativa rigorosa. Segue-se como manter a organização no planeamento de offsite empresarial:

Ter um programa de viagens empresariais

Deve recolher contributos de todas as áreas da empresa, de forma a que o offsite seja o mais relevante possível para cada equipa. No entanto, isto pode também significar que as pessoas rapidamente perdem de vista os processos, a política e, sobretudo, as limitações orçamentais. Um programa de viagens empresariais garante que a sua equipa dispõe de um conjunto claro de diretrizes sobre viagens e planeamento empresariais, permitindo que cada sugestão e atividade esteja alinhada com as necessidades do negócio. O ) criador de políticas de viagens ( da Booking.com for Business é uma ferramenta valiosa que pode ajudar a criar estes documentos essenciais para a sua organização.

Adapte os seus planos ao orçamento

A gestão orçamental deve ser cuidadosamente ponderada no planeamento de offsites de trabalho. A gestão de viagens empresariais é um equilíbrio delicado entre gerir o orçamento e proporcionar aos membros da equipa uma experiência memorável. Por isso, considere opções como alojamentos únicos para criar ambientes distintos, sem deixar de controlar os custos. Com a Booking.com for Business, oferecemos milhões de propriedades para que possa encontrar a opção ideal para o seu offsite de equipa, desde hotéis clássicos a villas e casas de aluguer.

Lembre-se de considerar o transporte

Uma deslocação fácil para a sua equipa é vital para o sucesso global do seu offsite e para a satisfação da sua equipa. Booking.com for Business Permite também pesquisar e organizar facilmente o transporte, incluindo voos e aluguer de viaturas.

Defina os seus objetivos

Garanta a eficácia do seu offsite estabelecendo metas desde o início. Existe alguma questão específica ou área do negócio que pretende desenvolver? Se sim, trata-se de um offsite de equipa que deve envolver toda a empresa ou apenas a equipa em questão? Os seus objetivos para a viagem são também fundamentais para determinar a sua duração e as atividades que deverá planear.

Envolva a sua equipa

O sucesso dos offsites empresariais dependem do envolvimento de todos os departamentos da empresa. Quer seja através de um inquérito anónimo, de um canal de comunicação aberto ou de uma caixa de sugestões, descubra o que os seus funcionários desejam para o próximo dia fora do escritório e veja como pode adaptar o encontro offsite para que se sintam ouvidos e valorizados.

Valorizar a inclusão

A diversidade e a inclusão A diversidade e a inclusão são elementos essenciais em qualquer ambiente de trabalho moderno, e isso deve também refletir-se nos seus planos de viagem. Tenha em consideração os seguintes aspetos ao escolher o destino para o próximo offsite de trabalho:

• Segurança

O local que tem em mente é seguro para todos os membros da equipa incluindo mulheres, pessoas de cor e membros da comunidade LGBTQ+?

• Deficiências

Certifique-se de que o destino, a acomodação e o método de viagem são acessíveis aos membros da equipa com deficiências, tanto visíveis como invisíveis.

• Compromissos pessoais

Quer se trate de pais que precisam de organizar cuidados infantis ou de colaboradores que celebram feriados religiosos, assegure-se de que os seus planos não sejam restritivos para a vida quotidiana dos seus funcionários. Embora possa parecer apelativo viajar para outro país durante uma semana, isto poderá ser inviável para quem tem compromissos pessoais.

Coisas a evitar no próximo offsite de equipa

Existem também vários aspetos comuns a evitar para garantir o sucesso do seu offsite:

Falta de pausas: os funcionários podem sentir que têm de estar constantemente envolvidos durante os offsites, o que pode levar a um burnout. Certifique-se de incluir períodos de descanso no seu programa, seja reservando tempo pessoal para cada pessoa ao final do dia ou intercalando dias inteiros de pausa entre vários dias de trabalho e atividades sociais.

Não aproveitar o potencial do destino: Oferecer aos funcionários a oportunidade de viajar pode ser um grande incentivo para a moral da equipa, mas agendas demasiado rigorosas podem anular esse impacto positivo. Proporcione oportunidades para explorar e vivenciar o local, evitando, ao mesmo tempo, que os seus dias se resumam apenas a salas de reuniões. De forma semelhante, lembre-se de que o objetivo de organizar um offsite empresarial é afastar-se da rotina habitual, e que os ambientes ou oportunidades culturais devem ser encarados como uma forma de enriquecer a experiência.

Não reconhecer que cada pessoa é diferente: As equipas modernas são compostas por diferentes tipos de personalidade, incluindo introvertidos, extrovertidos e ambivertidos. Tendo isso em conta, planeie as suas atividades considerando as diferentes forças e níveis de energia dos participantes. Sim, estes dias são dedicados à colaboração, mas também servem para aprender uns sobre os outros e respeitar as diferenças na equipa que, em última análise, vos tornam mais fortes. Uma forma de fazer isto é estabelecer horários obrigatórios e opcionais ao longo do dia, para que quem sentir necessidade de uma pausa de uma hora para si próprio possa afastar-se sem causar qualquer problema.

Planear o seu próximo offsite empresarial

O planeamento de um offsite empresarial pode ser facilitado com uma ferramenta de gestão de viagens. Booking.com for Business dispõe de tudo o que precisa para planear as viagens da sua equipa. Obtenha total visibilidade sobre as reservas da equipa e as poupanças realizadas, ao mesmo tempo que beneficia de uma gestão simples e acompanhamento do orçamento, para que o seu próximo offsite seja reservado com facilidade.