O dever de cuidado nas viagens exige uma abordagem proativa.
No atual contexto das viagens de negócios, o dever de cuidado assume prioridade máxima. Desde tensões geopolíticas a fenómenos meteorológicos extremos, o mundo está mais imprevisível do que nunca. Aliás, um estudo da International SOS indica que 57% dos especialistas em saúde e segurança consideraram que, em 2025, novos riscos estavam a surgir mais rapidamente do que conseguiam acompanhá-los.
Quando os funcionários viajam em trabalho, as responsabilidades de recursos humanos vão além das paredes do escritório. E, com o aumento das taxas de mobilidade da equipa, como acompanhar as exigências? Seguir as boas práticas de dever de cuidado nas viagens de negócios envolve mais do que simples avaliações de risco. As estratégias mais eficazes permitem igualmente uma comunicação clara e uma atenção rigorosa a todos os aspetos das suas políticas.
Neste guia, apresentamos sugestões práticas para apoiar o bem-estar dos funcionários, assegurando simultaneamente a conformidade com as obrigações de dever de cuidado.
O conceito de "dever de cuidado" remonta a quase um século, mais concretamente ao processo judicial histórico de 1932 Donoghue v Stevenson. Embora este processo tenha estabelecido o dever de cuidado que os fabricantes têm para com os consumidores, desde então a definição foi alargada para incluir as obrigações legais que as organizações têm para com os seus funcionários. Em suma, as empresas devem proteger e evitar danos, dentro de limites razoáveis.
As empresas são legalmente obrigadas a prestar cuidados adequados aos seus funcionários. No entanto, cada vez mais este cuidado é assegurado à distância para responder a uma força de trabalho moderna e remota. Será necessário considerar tanto os trabalhadores em deslocações de curta duração como aqueles colocados em locais remotos ou em missões de longa duração. O aumento de equipas distribuídas internacionalmente significa que há mais funcionários em deslocação do que nunca.
Para os gestores de RH, conciliar as necessidades de uma força de trabalho em movimento vai além de assegurar voos e acomodação adequados. Implica adotar uma abordagem proativa face a problemas nas viagens e disponibilizar apoio em tempo real antes, durante e após cada deslocação. Num contexto de imprevisibilidade global crescente, é mais essencial do que nunca integrar uma gestão abrangente do risco nas viagens de negócios nas suas políticas de dever de cuidado.
Gerir o dever de cuidado é um exercício de equilíbrio para os gestores de RH. É necessário assegurar que os funcionários estão em segurança, têm apoio adequado e se sentem confortáveis quando viajam em trabalho. As obrigações legais e éticas assumem prioridade máxima ao longo de todo o processo.
A criação de uma política de dever de cuidado que tenha em conta as necessidades dos viajantes de negócios permite poupar tempo, dinheiro e reduzir o stress, assegurando simultaneamente o cumprimento das obrigações legais de proteção da segurança e da saúde dos funcionários. Ao mesmo tempo, o reforço do dever de cuidado ajuda a prevenir ações judiciais por negligência e os danos reputacionais que delas podem resultar.
O dever de cuidado é mais do que uma política. Trata-se de um quadro de referência que reforça a segurança, o bem-estar e a cultura organizacional. Contudo, é um documento bem estruturado que concretiza este quadro de referência.
Normalmente, uma política de viagens empresariais fornece orientações sobre aspetos logísticos como:
No que respeita ao dever de cuidado nas viagens de negócios, importa também integrar os aspetos seguintes.
Riscos individuais: podem existir considerações adicionais de segurança para determinados grupos, incluindo mulheres e viajantes de negócios LGBTQ+. Inclua recomendações personalizadas e inclusivas de viagens de negócios para estes profissionais, com informação sobre diferenças culturais e protocolos de segurança.
Outro aspeto a considerar pelos gestores de RH é que as normas relativas ao dever de cuidado variam de país para país. É necessário assegurar que as políticas se mantêm atualizadas e alinhadas com estas orientações locais. Consulte diversas partes interessadas para recolher contributos, não apenas a equipa de recursos humanos, mas também as áreas de cibersegurança, gestão de risco, gestão de viagens e as equipas jurídicas.
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Por fim, tenha em conta as necessidades específicas da empresa para criar políticas de dever de cuidado alinhadas com a sua presença global, os planos de expansão e a cultura organizacional. Estes fatores determinarão os tipos de risco a que as equipas em deslocação podem estar expostas.
Embora o dever de cuidado nas viagens empresariais comece com uma política de viagens abrangente, existem medidas adicionais que podem ser adotadas antes da partida.
No contexto atual, em constante mudança, os riscos de segurança podem alterar-se de um dia para o outro. Estabeleça como política a avaliação regular de cada destino, tendo em conta fatores de saúde, segurança e situação política.
As equipas de RH devem programar sessões de formação regulares para abranger as políticas da empresa relativas a viagens, saúde e segurança. Mantenha os procedimentos de emergência atualizados e informe por escrito os viajantes de negócios sobre as expectativas a cumprir. Utilize vários pontos de contacto, incluindo boletins informativos, webinars e workshops, para alcançar a maior percentagem possível de funcionários.
Forneça contactos médicos específicos do destino aos viajantes de negócios antes da partida, para que saibam a quem recorrer caso necessitem de aconselhamento. Identifique as farmácias, hospitais e clínicas de atendimento imediato mais próximos. Deve também fornecer orientações sobre eventuais vacinas obrigatórias ou certificados médicos necessários antes da viagem.
Certifique-se de que toda a documentação dos viajantes de negócios se encontra atualizada, com perfis que incluam contactos pessoais e contactos de familiares a notificar. Este é também o momento de confirmar que o seguro de viagem e de saúde abrange todos os viajantes.
Antes da partida, é responsabilidade dos RH dotar os viajantes de negócios de toda a informação necessária para se manterem em segurança, saudáveis e produtivos durante a deslocação. Durante a viagem, o foco passa a ser a disponibilidade e a prestação de apoio.
Receba alertas de check-in e utilize ferramentas como a Traxo, que permitem mapear a localização dos viajantes em tempo real. Estas plataformas permitem aos gestores de RH e aos gestores de viagens confirmar que os viajantes de negócios estão a cumprir os seus itinerários conforme previsto, ao mesmo tempo que recebem alertas em tempo real sobre eventuais problemas. Desta forma, será possível agir de imediato sempre que surja algum imprevisto.
Seja através de aplicações de comunicação como WhatsApp e Microsoft Teams ou de uma linha de serviço de apoio ao cliente disponível 24/7, os funcionários devem poder aceder a assistência em tempo real ao longo de toda a viagem. Devem igualmente dispor de números de emergência locais para obter assistência imediata sempre que necessário.
Uma abordagem holística do dever de cuidado vai além das situações de emergência. Os funcionários em deslocação devem ter acesso a ferramentas que promovam a saúde e o bem-estar, incluindo aplicações de meditação como a Calm. Devem igualmente ter acesso a hotéis e lounges de aeroporto com instalações de fitness e opções de alimentação saudável, bem como flexibilidade de horários para poderem usufruir desses serviços.
Um dever de cuidado abrangente nas viagens de negócios prossegue após a deslocação, com tempo dedicado à revisão e atualização das políticas.
Recolha feedback após a viagem para compreender melhor eventuais incidentes ou desafios enfrentados pelos viajantes de negócios. Mesmo quando as viagens decorrem sem incidentes, estas sessões de esclarecimento fornecem informações úteis sobre as ferramentas que os funcionários consideraram mais eficazes ao longo da deslocação.
Em caso de incidentes, reúna a documentação necessária para registar o sucedido e demonstrar que a empresa cumpriu a política estabelecida. Registe quaisquer queixas apresentadas por funcionários em deslocação, de acordo com as políticas internas de RH. Sempre que necessário, acompanhe a monitorização da saúde após a viagem e preste apoio na documentação relacionada com seguros.
Utilize os dados e o feedback recolhidos para aperfeiçoar a gestão e as políticas de dever de cuidado aplicáveis às viagens. Para além de ajustar a abordagem dos recursos humanos, deve também partilhar o feedback relevante entre departamentos, de modo a rever os protocolos empresariais sempre que necessário.
A tecnologia é um elemento central na conformidade com o dever de cuidado nas viagens de negócios atuais. Tudo começa com a avaliação de risco. Não é possível avaliar corretamente o risco nem fornecer orientações fiáveis sem acesso a fontes de dados em tempo real. Utilize:
Esta informação contribui para uma abordagem baseada em dados na gestão do risco e no dever de cuidado, permitindo desenvolver um sistema fiável de avaliação de risco para cada destino.
No terreno, é crucial garantir acesso a provedores de assistência. Soluções como a International SOS prestam apoio aos viajantes quando a empresa não pode estar presente, através de uma rede global de assistência. Com base em informações em tempo real, oferecem orientação contextual e apoio 24/7, incluindo cuidados médicos e evacuações, quando necessário.
Na Booking.com for Business, compreendemos os desafios únicos que os gestores de RH enfrentam quando se trata de gerir o dever de cuidado dos funcionários. A nossa solução gratuita de gestão de viagens integra a redução de riscos diretamente no processo de reserva.
Estabelecemos uma parceria com a Traxo para fornecer aos utilizadores um mapa em tempo real da localização dos viajantes, para que possa comunicar e prestar assistência específica às suas equipas. Acompanhe as deslocações dos funcionários e mantenha-se a par dos possíveis riscos de problemas. Além disso, a nossa parceria com a International SOS também dá acesso a assistência médica e de segurança 24/7. Obtenha informação em tempo real para reforçar a segurança das deslocações dos funcionários, assegurando simultaneamente o cumprimento das obrigações de dever de cuidado.
Navegar pelas exigências do dever de cuidado pode ser complexo para os profissionais de RH. É importante analisar esta questão não apenas numa perspetiva jurídica de proteção da empresa, mas também sob o ponto de vista ético. Quando implementada com eficácia, uma política de dever de cuidado nas viagens reforça a saúde e o bem-estar dos funcionários, bem como a sua produtividade, confiança e motivação.
Pode começar por criar uma política abrangente que aborde os riscos emergentes e que considere as necessidades de uma força de trabalho cada vez mais remota. Munidos de dados em tempo real e de uma política estruturada, os funcionários sentir-se-ão em segurança e devidamente apoiados, independentemente do destino das suas deslocações.
O dever de cuidado nas viagens de negócios refere-se à obrigação legal e ética de uma empresa de proteger a saúde, a segurança e o bem-estar dos funcionários quando estes viajam em trabalho.
Para cumprir os requisitos de dever de cuidado, as empresas podem realizar avaliações de risco proativas, implementar ações de formação em segurança e disponibilizar apoio de emergência 24/7, bem como outros recursos destinados a garantir a segurança dos funcionários.
Para se manterem em conformidade com o seu dever de cuidado durante as viagens de negócios, as empresas devem passar de uma mentalidade reativa para uma mentalidade proativa. A proteção dos funcionários implica a criação de políticas de viagem abrangentes que cubram todos os aspetos da viagem, desde a acomodação segura aos controlos de bem-estar e às sessões de balanço após a viagem.
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