Questões Frequentes sobre viagens de negócios

Embora a definição de cada empresa seja diferente, o objetivo das viagens de negócios é beneficiar a empresa como um todo. As viagens de negócios podem incluir visitas a clientes e potenciais clientes noutras cidades, reuniões com colegas noutros escritórios e participação em conferências, eventos e programas de formação.

As despesas de viagens de negócios são geralmente reembolsadas pela empresa ao funcionário que viajou.

É fundamental que as empresas façam uma gestão ativa das suas viagens de negócios. Desta forma, é mais fácil monitorizar e controlar as despesas, acelerar os processos de reserva, fazer com que os funcionários cumpram a política de viagens e cuidar dos empregados que viajam. Uma boa gestão também ajuda a minimizar os riscos e a melhorar o retorno do investimento nas viagens de negócios, tanto do ponto de vista financeiro como da produtividade.

Você e a sua empresa podem poupar nas viagens de negócios de várias formas. O principal método consiste em estabelecer uma regra de despesas exata e razoável na sua política de viagens de negócios, para que todos conheçam os seus limites de despesas.

Reservar com a maior antecedência possível e combinar muitas reuniões numa só viagem são estratégias inteligentes. Os viajantes devem também tentar escolher alojamentos com pequeno-almoço gratuito e, se possível, evitar alugar carros nos aeroportos, uma vez que, muitas vezes, o custo total é acrescido de uma taxa diária de aeroporto.

A utilização de uma solução de reservas para empresas, como a Booking.com for Business, também pode ajudar a reduzir os custos. Booking.com for Business oferece uma enorme variedade de opções de voos, alojamento e aluguer de carros a todos os níveis de preços. Também pode tirar partido dos descontos até 20% do programa de fidelização Genius e de recompensas como pequeno-almoço gratuito e upgrades gratuitos em estadias selecionadas – quando atingir os Níveis 2 e 3 do Genius.

Partilhamos mais dicas no nosso guia: Como melhorar a redução custos em viagens de negócios

A gestão de viagens de negócios é a supervisão estratégica de todas as áreas associadas às viagens de negócios para funcionários, clientes, fornecedores e parceiros de negócios.

Envolve a coordenação dos preparativos de viagem, a segurança dos funcionários, a gestão das despesas e a minimização dos custos de viagem.

As organizações podem recorrer a empresas externas de gestão de viagens de negócios, equipas internas, agências de viagens, plataformas de viagens de negócios como Booking.com for Business, ou qualquer combinação destas para garantir que as suas viagens de negócios são tão eficientes quanto possível."

As plataformas de gestão de viagens, como a Booking.com for Business, dão às empresas a possibilidade de reservar e gerir viagens de negócios num único local. Ajudam a reduzir os custos e a poupar tempo, automatizando os processos, permitindo que os gestores de viagens supervisionem a equipa e que os funcionários a utilizem por si próprios. Podem também oferecer ferramentas para acompanhar a localização dos funcionários, gerir as despesas e elaborar relatórios sobre as despesas para uma melhor previsão e tomada de decisões.

Alguns dos principais desafios incluem manter-se dentro do orçamento, dar aos viajantes a possibilidade de escolha e gerir as despesas. Uma plataforma como a Booking.com for Business centraliza o processo de reserva, bem como os detalhes do viajante e as informações de relatório. Esta visibilidade ajuda as empresas a manter o controlo, poupando tempo e dinheiro.

Uma política de viagens de negócios é essencialmente o manual da empresa para viagens de negócios. Contém um conjunto de regras claras e escritas que descrevem o processo de reserva, o orçamento, as medidas de segurança e os procedimentos de gestão de despesas que os empregados têm de seguir.

Ter uma política de viagens da empresa é importante tanto para a empresa como para os seus funcionários. As empresas beneficiam de menos picos nas despesas de viagem, de uma maior equidade e de regras claramente comunicadas sobre os hotéis e voos que os empregados podem reservar. Os viajantes têm um processo claro a seguir, juntamente com a flexibilidade e autonomia para reservar as suas próprias viagens dentro das diretrizes.

O criador de políticas de viagens de Booking.com for Business simplifica a definição de diretrizes de reserva, limites de despesas e informações de contacto para toda a sua equipa. Crie hoje mesmo a sua política de viagens para um controlo de custos e uma conformidade mais seguros.

Nenhum. A utilização de Booking.com for Business é 100% gratuita e pode adicionar à sua conta o número de funcionários que desejar. Não existem taxas de subscrição, reserva ou plano de preços. Também não há taxas ocultas.

Em vez disso, tal como a Booking.com, ganhamos comissões de hotéis, companhias aéreas e empresas de aluguer de carros quando faz uma reserva na plataforma. Além disso, através das nossas parcerias , podemos apresentar-lhe ofertas que ajudarão a poupar tempo e dinheiro para além das viagens de negócios.

O marketplace de parceiros e integração de Booking.com for Business é o local onde reunimos especialistas que podem fornecer serviços relacionados com a gestão de viagens e muito mais. Cada uma das suas ofertas ou integrações foi concebida para lhe poupar tempo e dinheiro.

Os nossos parceiros oferecem serviços relacionados com a gestão de viagens e não só, como a recolha de dados, a gestão de despesas, a recuperação de impostos e muito mais. E a maioria tem um desconto exclusivo ou uma oferta especial para os clientes de Booking.com for Business. Veja a gama completa no marketplace de parceiros e integração.

A Booking.com for Business foi concebida para pequenas e médias empresas e oferece uma forma fácil e económica de reservar viagens de negócios.

Esta solução de viagens de negócios pode ser utilizada por viajantes, gestores de viagens, equipas de RH e finanças, assistentes administrativos e CEOs para reservar viagens de negócios de forma rápida e eficiente.

Você e a sua equipa podem reservar voos, hotéis e carros de aluguer em apenas alguns cliques. Também tem a possibilidade de atribuir permissões, ver as próximas reservas, saber onde estão os viajantes e controlar as despesas.

A plataforma Booking.com for Business foi concebida especificamente para a gestão de viagens de negócios. Oferece tudo o que gosta em Booking.com, além de funcionalidades como descontos e recompensas Genius, a possibilidade de adicionar o número de membros da equipa que quiser, um mapa de viajantes e relatórios.

A Booking.com for Business é uma plataforma de viagens de negócios.

Você e os seus funcionários podem utilizá-la para reservar e gerir viagens de negócios completas num único local e escolher entre uma vasta gama de opções de alojamento, voos e aluguer de carros.

É 100% gratuita e pode ajudar a poupar com descontos Genius até 20%.

Com Booking.com for Business, basta inscrever-se e começar a reservar alojamento, voos e alugueres de carros em apenas alguns cliques.

A plataforma permite-lhe adicionar viajantes, atribuir níveis de acesso, aceder a descontos e recompensas, gerir despesas, acompanhar e elaborar relatórios sobre as despesas e muito mais para poupar tempo e dinheiro.

A Booking.com for Business é uma plataforma de gestão de viagens self-service que é fácil de configurar e navegar, pelo que não necessita de um gestor de conta.

Se necessitar de apoio, pode visitar a Página de Ajuda de Booking.com for Business .

Sim, com o Booking.com for Business, os administradores podem definir orçamentos de hotéis recomendados para terem um melhor controlo sobre as despesas de viagem, ao mesmo tempo que oferecem opções aos viajantes.

Pode fazer alterações à sua reserva em Booking.com em qualquer altura antes de levantar o carro. A alteração da reserva não é gratuita, mas qualquer alteração pode afetar o preço do aluguer. Por vezes, a única forma de alterar uma reserva é cancelá-la e fazer outra, caso em que poderá ser cobrada uma taxa de cancelamento por parte da empresa de aluguer. Se a alteração da sua reserva implicar uma alteração do preço ou uma taxa de cancelamento, será informado com antecedência.

Pode modificar o alojamento para a sua viagem de negócios dependendo da política de reserva e cancelamento que escolheu durante o processo de reserva. A alteração de quartos e de duração estão disponíveis dependendo das capacidades do hotel. Pode alterar as reservas de alojamento por si próprio.

As modificações dos voos também dependem da tarifa de voo escolhida. Normalmente, a mudança de voo é possível dentro de uma companhia aérea, embora taxas adicionais possam ser incorridas dependendo do seu bilhete. Ao reservar voos, certifique-se de que o seu nome está escrito corretamente (como está escrito no seu passaporte) para garantir que não há problema se precisar alterar os bilhetes. Saiba mais sobre alterações de voos na Página de Ajuda de Booking.com.

Sim, pode fazer reservas de alojamentos para grupos de até 30 viajantes.

Sim, se tiver uma função Organizador ou Administrator, pode facilmente reservar viagens para outras pessoas, incluindo não funcionários, como contratantes ou parceiros externos – sem criar um perfil de viajante permanente.

Sim, pode cancelar sua viagem de negócios a qualquer momento. Os alojamentos, voos e alugueres de carros podem ser cancelados ou modificados, embora possam ser aplicadas taxas dependendo dos termos e condições específicos da reserva. Pode efetuar cancelamentos de alojamento através da plataforma Booking.com for Business. Os cancelamentos de aluguer de carros podem ser efetuados através de Booking.com. Para cancelar reservas de voos, encontre informações na Página de Ajuda de Booking.com.

Pode modificar o alojamento para a sua viagem de negócios dependendo da política de reserva e cancelamento que escolheu durante o processo de reserva. As alterações de quarto e modificações na duração da estadia estão disponíveis dependendo das capacidades do hotel.

As modificações dos voos também dependem da tarifa de voo escolhida. Normalmente, é possível mudar de voo dentro de uma companhia aérea, embora possam ser cobradas taxas adicionais dependendo do seu bilhete.

Quando uma reserva inclui mais de uma companhia aérea, pode haver problemas técnicos com qualquer alteração. Certifique-se de que o seu nome está escrito corretamente (como está escrito no seu passaporte) ao fazer a reserva, caso contrário, poderá haver problemas com a alteração dos seus bilhetes de avião.

As políticas das companhias aéreas diferem quando se trata de atrasos e de compensação. No entanto, se surgir uma situação, como um atraso de voo, será informado das opções disponíveis. Se o seu voo for cancelado e não quiser aceitar uma alternativa, a companhia aérea normalmente fornecerá um reembolso ou crédito para viagens futuras, sujeito aos seus termos e condições.

Os reembolsos de alojamento demoram normalmente 7-12 dias úteis. O reembolso do aluguer de carros depende do momento em que a reserva é cancelada. Os reembolsos dos voos dependem da política da companhia aérea.

Sim, pode reservar voos de negócios tanto em companhias aéreas de baixo custo como em companhias de serviço completo. Selecione a sua tarifa preferida, a classe de voo e os suplementos, como bagagem e refeições, para personalizar a sua reserva.

Sim! Para melhorar a relação preço-qualidade da sua viagem de negócios, pode adicionar o seu número de passageiro frequente, cartão de sócio do hotel ou outros programas de fidelização ao seu perfil.

A Booking.com for Business integra-se perfeitamente com a ferramenta de gestão de despesas Expensify, permitindo-lhe transferir automaticamente as suas reservas de viagens empresariais para a sua conta Expensify. Esta automatização elimina a necessidade de introdução manual de dados e reduz o risco de erros na apresentação das despesas de viagem. Com esta integração, os seus dados de viagem são transferidos com precisão, dando-lhe mais tempo para se concentrar em tarefas importantes.

Através da integração do Traxo com ferramentas de gestão de despesas como a Expensify, terá uma visibilidade detalhada dos seus custos de viagem. Esta integração permite-lhe acompanhar e gerir facilmente as despesas, proporcionando-lhe um maior controlo, transparência e conformidade no seu processo de viagens empresariais.

O rastreador de despesas de viagem fornece-lhe uma discriminação pormenorizada e pode ajudar a fazer previsões financeiras para futuras viagens de negócios. Pode descarregar a visão geral dos gastos com viagens em formato.csv.

A utilização de Booking.com for Business é 100% gratuita - não existem taxas de subscrição, de reserva ou de planos de preços.

Além disso, com o programa de fidelização Genius de Booking.com, pode começar a poupar assim que criar uma conta, com um desconto de 10% nas propriedades participantes e um desconto de 10% em determinados carros de aluguer.

Através da integração da Traxo com ferramentas de gestão de despesas como a Expensify, terá total visibilidade de todos os seus custos de viagem. Esta integração permite-lhe acompanhar e gerir facilmente as despesas, proporcionando-lhe um maior controlo, transparência e conformidade no seu processo de viagens empresariais.

O sistema de monitorização das despesas de viagem fornece uma análise detalhada e serve como base para fazer uma previsão financeira para viagens de negócios. Pode descarregar a visão geral dos gastos com viagens em formato.csv.

Para obter faturas de reservas de negócios, entre em contacto diretamente com o alojamento ou a empresa de aluguer de carros.

Para faturas de companhias aéreas, receberá o seu plano de viagem e recibo no momento da reserva.

Pode guardar os cartões de crédito, débito e AirPlus da empresa na sua conta Booking.com for Business e pagar antecipadamente por um funcionário em viagem. No entanto, se a opção de pagamento na propriedade for selecionada durante o processo de reserva, o viajante terá de pagar à chegada.

Aceitamos cartões de crédito e de débito particulares ou de empresas, bem como cartões AirPlus. Ao usar um Cartão Virtual AirPlus, a propriedade receberá um formulário de autorização com instruções para não solicitar o pagamento ao hóspede no check-out.

Se tiver acesso de Administrador ou de Organizador, pode encontrar e gerir as reservas através do painel principal.

Aí encontrará todas as informações relevantes, como o estado da reserva, os nomes dos viajantes, o localizador de despesas, o mapa de viajantes e muito mais.

Sim.

Para alojamento, pode aceder a descontos Genius até 20%, com vantagens adicionais, como pequenos-almoços gratuitos e upgrades de quarto gratuitos.

Para aluguer de carros, pode obter descontos Genius até 15% e apoio gratuito.

A ferramenta de localização da Traxo em Booking.com for Business permite-lhe localizar os seus funcionários em viagem. Captura todas as reservas efetuadas pelos seus funcionários, independentemente da plataforma que utilizam.

Sim, é possível. A Traxo oferece uma integração perfeita com outros serviços, incluindo a ferramenta de gestão de despesas Expensify, para tornar a gestão das suas viagens de negócios mais eficiente. Com as integrações da Traxo, pode maximizar a produtividade e simplificar a sua experiência global de viagens de negócios.

Todas as pessoas que acedem a Booking.com for Business têm uma função que determina o que podem fazer.

Um passageiro pode atualizar o seu perfil e ver os seus itinerários, mas não pode fazer ou alterar reservas.

Um viajante pode atualizar o seu perfil, ver itinerários e fazer e alterar as suas próprias reservas.

Um Organizador pode fazer reservas para qualquer pessoa na empresa e ver todas as reservas.

Um Administrator pode fazer tudo o que as outras funções podem, e adicionar e atualizar as definições da empresa, como métodos de pagamento e orçamentos de hotéis.

Okit para iniciantes Booking.com for Business contém mais informações sobre as funções e como preparar a sua empresa para o sucesso."

Oferecemos suporte para inglês, espanhol, alemão, francês, italiano, neerlandês, português e polaco.

A assistência em viagem gratuita (via e-mail) está disponível em inglês, espanhol, alemão, francês, italiano, neerlandês, português e polaco.

A assistência em viagem gratuita (por telefone) está disponível apenas em inglês.

Onde quer que esteja no mundo, pode obter assistência gratuita de especialistas em viagens para ajudar com alterações de reservas, cancelamentos, itinerários perdidos – qualquer parte da sua viagem – gratuitamente. Se necessitar de apoio para utilizar a plataforma, a nossa Página de Ajuda e o chatbot estão à sua disposição.

Com Booking.com for Business, o apoio está sempre disponível. Pode obter assistência gratuita 24 horas por dia, 7 dias por semana, de especialistas em viagens para ajudar com alterações de reservas, cancelamentos e itinerários perdidos.

A Booking.com for Business foi concebida para acelerar e simplificar o processo de reserva e gestão de viagens de trabalho. É fácil pesquisar, comparar, reservar e aceder ao apoio para fazer alterações, se necessário.

Depois de algumas viagens, a funcionalidade de personalização fica a conhecer as suas preferências e recomenda-lhe um itinerário, para que possa concluir as reservas em apenas alguns minutos.

Pode inscrever-se facilmente clicando no botão “Registar” na parte superior do website Booking.com for Business. O processo é simples e leva apenas alguns minutos. Depois de se registar, pode começar a reservar imediatamente.

Basta indicar:

• Endereço de correio eletrónico e código único
• Nome da empresa e país
• Número de viajantes
• Nome completo

Após o registo, receberá uma mensagem de correio eletrónico com uma ligação de ativação.

Sim – pode usufruir das vantagens Genius para viagens de negócios, incluindo descontos até 20% e recompensas como pequenos-almoços gratuitos e upgrades de quarto!

Se tiver um nível Genius com Booking.com, este será automaticamente aplicado à sua conta Booking.com for Business. Verá o seu nível Genius por baixo do seu nome, no canto superior direito da sua conta Booking.com for Business.

Todos os alojamentos e alugueres de carros que ofereçam descontos Genius apresentarão o logótipo azul "Genius". Esses descontos correspondem ao seu nível Genius da sua conta pessoal.