Ach ja, die bescheidene Reiseplanvorlage für Geschäftsreisen – einst war sie die zuverlässige Helferin einer jeden Büroleitung und von Administratoren, die die Reisen für Führungskräfte oder das Team buchen mussten. Es war ein so befriedigendes Gefühl, diese Excel-Tabellen oder Word-Dokumente sorgfältig auszufüllen, jedes Detail zu notieren und jede Zeitangabe zu protokollieren. Doch wie Klapphandys und Faxgeräte sind auch manche Dinge, die wir einst als revolutionär angesehen haben, heute mehr als nur ein bisschen veraltet.
Schauen wir uns sieben Gründe an, warum diese Reiseplanvorlagen einfach nicht mehr up to date sind.
1. Menschliches Versagen gibt es wirklich
Haben Sie schon einmal ein kleines Detail übersehen oder hatten einen Tippfehler in Ihrer Reiseplanvorlage? Ist alles schon mal vorgekommen. Es fühlt sich nicht gut an, wenn der oder die Geschäftsreisende aufgrund Ihres eigenen Fehlers den Flug verpasst hat oder zur falschen Zeit am falschen Ort aufgetaucht ist. Bei Geschäftsreisen kann ein solch kleines Versehen dramatische Konsequenzen nach sich ziehen und die Reisenden sind auch nicht glücklich. Im Vergleich zu manuell erstellten Reiseplänen verringern automatisierte Reisepläne den Spielraum für menschliche Fehler erheblich und stellen sicher, dass die Informationen konsistent, richtig und aktuell sind.
2. Dynamische Umgebungen erfordern dynamische Lösungen
In der heutigen schnelllebigen Welt können sich Pläne plötzlich ändern. Flüge verspäten sich, Besprechungen werden verschoben oder vielleicht hat Bob aus der Technikabteilung einfach beschlossen, dass er einen früheren Anschlussflug erreichen möchte. Reiseplanvorlagen manuell bei jeder Änderung zu bearbeiten und erneut zu verteilen, ist nicht nur mühsam, sondern auch äußerst ineffizient. Außerdem bieten moderne Reisemanagementplattformen wie Booking.com for Business vollständige Transparenz über die an einer Buchung vorgenommenen Änderungen, sodass jeder ohne zusätzlichen Aufwand auf dem Laufenden bleibt.
3. Integration ist alles
Erinnern Sie sich an das zeitraubende Hin und Her zwischen den Websites der Fluggesellschaften, denen der Autovermietungen und den Hotelbuchungsplattformen und das anschließende Zusammenfassen aller dieser Informationen in einem Reiseplan? Das ist genauso wie der Versuch, sich gleichzeitig den Kopf zu tätscheln und den Bauch zu reiben. Moderne Plattformen wie Booking.com for Business integrieren alle diese Elemente, sodass alle Teile des Reisepuzzles nahtlos an einem Ort zusammenpassen.
4. Personalisierung ist jetzt im großen Maßstab möglich
Bei der Verwendung herkömmlicher Reiseplanvorlagen müssten Sie jedes kleine Detail manuell aus dem Gedächtnis eingeben oder jedes Element aus einem Reiseplan einer früheren Buchung kopieren und einfügen. Heutzutage speichern Reisemanagementsysteme wichtige Daten Ihrer Reisenden (wie Name, Geburtsdatum, Adresse, Berufsbezeichnung, Reisedokumente [Pässe und Visa]) sowie deren Präferenzen auf Grundlage früherer Buchungen, Treueprogramme und sogar separate Kreditkarten. Wenn Sie alle diese Details zur Hand haben, können Sie die gewünschte Reise schnell und ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand buchen.
5. Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation bei Gruppenreisen
Erinnern Sie sich an die Zeiten, als das Teilen eines Reiseplans bedeutete, dass Sie einen E-Mail-Anhang versenden oder, noch schlimmer, physische Kopien ausdrucken mussten? Nun ja, diese Methoden waren nicht nur schlecht für die Umwelt, sondern sie haben auch die Zusammenarbeit in Echtzeit verlangsamt. Wir leben heute in einer Ära des Instant Messaging, gemeinsam genutzter Kalender und Cloud-basierter Plattformen, in der Teams erwarten, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Bei Reiseplanvorlagen bedeutete jede Änderung an einer Gruppenreise (wie eine Flugänderung oder eine neue Hotelbuchung), dass das Dokument manuell aktualisiert und die Änderungen an alle Beteiligten gesendet werden mussten. Es bestand immer die Gefahr, dass jemand eine veraltete Version verwendete oder eine Aktualisierung ganz verpasste. Im Gegensatz dazu stellt Booking.com for Business sicher, dass alle Ihre Reisenden in Echtzeit Zugriff auf die aktuellsten Reisedetails haben. Dadurch wird gewährleistet, dass alle informiert sind und niemand im falschen Hotel eincheckt.
6. Bessere Einblicke und Berichte
Im Zeitalter der manuellen Reiseplanvorlagen musste möglicherweise viel mit Zahlen jongliert werden, um sich einen Überblick über Reisetrends, -ausgaben und -muster zu verschaffen. Wenn Sie wissen mussten, wie viel Sie in einem Quartal für Flüge ausgegeben haben, haben Sie sich darauf eingestellt, stundenlang Dokumente zu durchforsten und Zahlen in einen Taschenrechner einzugeben. Moderne Reisemanagementplattformen wie Booking.com for Business bieten integrierte Analyse- und Berichtsfunktionen. Mit nur wenigen Klicks können Sie auf Daten zu Reiseausgaben nach Kategorien (Flüge, Unterkünfte, Autos) zugreifen, die auch nach Zeiträumen gefiltert werden können. Dies hilft nicht nur bei der Budgetierung und Prognose, sondern unterstützt Unternehmen auch dabei, fundiertere Entscheidungen für zukünftige Reisevorbereitungen zu treffen. Darüber hinaus ist es von unschätzbarem Wert, wenn Sie den Entscheidungsträgern den Return on Investment (ROI) von Geschäftsreisen aufzeigen.
7. Verbessertes Reiseerlebnis
Bei Geschäftsreisen geht es nicht nur darum, von Punkt A nach Punkt B zu gelangen. Es geht um das Erlebnis. Man muss sicherstellen, dass die Reisenden eine reibungslose und stressfreie Reise haben, damit sie ausgeruht ankommen und produktiv arbeiten können. Wenn alle ihre Reisedetails korrekt und aktuell an einem Ort vorliegen, ist das eine große Hilfe und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass sie nicht wissen, wo sie wann sein müssen.
Moderne Reiseplattformen wurden im Hinblick darauf entwickelt. Indem wir denjenigen, die eine Reise buchen, dabei helfen, Faktoren wie das Wohlbefinden, den Komfort und die Sicherheit der Reisenden zu berücksichtigen, und indem wir sicherstellen, dass jeder Aspekt ihrer Reise berücksichtigt und optimiert wird, können Geschäftsreisende (und die Buchenden) entspannt ihrer Arbeit nachgehen.
Wir ziehen zwar den Hut vor den altbekannten Reiseplanvorlagen, die uns in der Vergangenheit gute Dienste geleistet haben, allerdings ist klar, dass die Zukunft der Reiseverwaltung in integrierten, automatisierten und dynamischen Plattformen liegt. Wenn Sie also immer noch an Ihren Vorlagen festhalten, ist es vielleicht Zeit für ein Upgrade! Schließlich würden nicht einmal die größten Nostalgiker unter uns ihr Smartphone gegen einen Pager eintauschen, oder?
Wer in der schnelllebigen und sich ständig weiterentwickelnden Welt der Geschäftsreisen immer einen Schritt voraus sein möchte, muss auf Tools zurückgreifen, die Effizienz, Genauigkeit und Sicherheit bieten.