Leitfaden für das Geschäftsreise- und Abrechnungsmanagement
Optimieren Sie Ihre Geschäftsreisen, straffen Sie Prozesse und machen Sie Ihr Unternehmen effizienter mit diesem umfassenden Leitfaden.
Eine produktive Geschäftsreise kann Ihrem Unternehmen neue Erkenntnisse, stärkere Beziehungen und mehr bringen. Die Vorteile mögen zwar keinen berechenbaren Geldwert haben, doch ist jede Geschäftsreise mit Kosten verbunden. Glücklicherweise können Sie mit etwas Planung, Organisation und klarer Kommunikation den Reisekostenabrechnungsprozess Ihres Unternehmens optimieren und so Zeit und Geld sparen.
Zu den Geschäftsreisekosten zählen die meisten Kosten, die während einer Geschäftsreise anfallen – insbesondere Kosten für Produkte und Dienstleistungen, die zur Erreichung der Ziele der Reise erforderlich sind. In der Regel können Geschäftsreisende Ausgaben geltend machen, die ihren Grundbedarf decken oder ihnen die Ausübung ihrer Arbeit im Ausland ermöglichen. Diese Aufwendungen können steuerliche Auswirkungen haben. Daher ist es wichtig, dass jeder in Ihrem Unternehmen versteht, was dafür in Frage kommt.
Die häufigsten Ausgaben für Geschäftsreisen sind:
Es existiert zwar ein breites Spektrum erstattungsfähiger Ausgaben, es gibt jedoch auch Grenzen. Geschäftsreisekosten beinhalten in der Regel keine Kosten für das Pendeln zu einem örtlichen Büro, Kleidung für Reisen oder persönliche Bewirtungskosten während einer Geschäftsreise.
Unter Reise- und Kostenmanagement versteht man den Prozess der Festlegung von Reiserichtlinien sowie die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter während der Reise Aufzeichnungen führen und nach der Rückkehr von einer Reise ihre Reisekostenberichte ordnungsgemäß einreichen. Ein solides Reise- und Kostenmanagement ist wichtig, um Klarheit für die Mitarbeiter zu schaffen, Einsparungen bei Geschäftsreisen zu erzielen und eine genaue Abrechnung zu gewährleisten.
In kleineren Unternehmen fallen diese Aufgaben möglicherweise in die Zuständigkeit der Rechtsabteilung, der Personalabteilung oder der Büroleitung oder werden an ein Reisemanagement-Unternehmen ausgelagert.
In größeren Unternehmen gibt es möglicherweise einen eigenen Travel Manager, der für die Überwachung der Reiseplanung, die Festlegung und Durchsetzung von Reiserichtlinien und die Verwaltung von Budgets und Ausgaben zuständig ist.
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kommt auch den Geschäftsreisenden selbst eine wichtige Rolle zu. Sie sind dafür verantwortlich, dass sie die Reiserichtlinien verstehen und befolgen, Aufzeichnungen über ihre Ausgaben führen und Anträge rechtzeitig einreichen.
Der Prozess der Reise- und Kostenverwaltung stützt sich häufig auf den Einsatz einer T&E-Managementlösung.
Jedes Unternehmen sollte eine Reise- und Reisekostenrichtlinie (T&E-Richtlinie), einschließlich Kostenmanagement haben, damit die Mitarbeiter verstehen, wie sie Kostenabrechnungen einreichen können, welche Ausgaben angemessen sind und was sie bezüglich des Erstattungsprozesses erwarten können.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Geschäftsreisen und -ausgaben zu verwalten, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen:
Das Reise- und Kostenmanagement ist für Unternehmen besonders wichtig, da es die typischen Probleme behebt, die bei der Planung von Geschäftsreisen auftreten:
Plattformen für Geschäftsreisen sind Softwarelösungen aus einer Hand, mit denen Sie die verschiedenen Bestandteile Ihrer Reise buchen können. Sie helfen dabei, die verschiedenen Aspekte von Geschäftsreisen zu optimieren und zu verwalten, einschließlich der Verwaltung der Ausgaben.
Hier sind die wichtigsten Funktionen und Vorteile, die Plattformen für Geschäftsreisen bieten können:
Der Einsatz einer solchen Lösung kann sowohl dem Geschäftsreisenden als auch dem Finanz- oder Personalteam das Leben leichter machen, da einige Aufgaben automatisiert werden.
Die optimale Art und Weise, Geschäftsreisekosten zu erfassen und Abrechnungen einzureichen, hängt von den Präferenzen der Geschäftsreisenden und Ihrer Geschäftsreiserichtlinie ab. Hier sind die vier Hauptschritte eines Reise- und Kostenmanagementprozesses:
Dieser Prozess beginnt damit, dass ein Mitarbeiter eine Reiseanfrage stellt, was in der Regel der Genehmigung des Managers bedarf. Der Manager kann diese genehmigen, ablehnen oder klärende Fragen stellen. Wenn Ihr Unternehmen zu diesem Zeitpunkt eine T&E-Managementlösung mit einer integrierten Reiserichtlinie verwendet, werden alle Verstöße gegen die Richtlinie angezeigt.
Sobald die Reiseanfrage genehmigt wurde, können Teile der Reise des Mitarbeiters wie Hotel- und Flugtickets im Voraus gebucht werden. Andere Kosten wie Mahlzeiten oder Transport fallen während der Reise an. Diese können mit einer Firmenkarte bezahlt werden oder der Mitarbeiter kann gebeten werden, sie aus eigener Tasche zu bezahlen und sie später zurückerstattet zu bekommen.
Jetzt ist es für Geschäftsreisende an der Zeit, die Belege für alle ihre Ausgaben einzureichen. Um effektiv zu sein, sollte sich die Kostenberichterstattung auf Folgendes stützen:
Die Kostenerstattung ist die letzte Phase des T&E-Managementprozesses. Je nachdem, was Ihre Richtlinien zur Kostenerstattung vorsehen, können Mitarbeiter die Erstattung direkt mit ihrer Gehaltsabrechnung oder per Banküberweisung erhalten. Das Einholen von Feedback ist ebenfalls Teil des Prozesses. Es ist wichtig, am Ende jeder Reise die Meinung der Mitarbeiter einzuholen, um zu verstehen, wo der Prozess verbessert werden kann.
Im Allgemeinen verfolgen Geschäftsreisende und Geschäftsreisemanager das gleiche Ziel: die Produktivität der Reise zu maximieren und gleichzeitig die Ausgaben für Geschäftsreisen zu minimieren.
Bei der Festlegung von Ausgabengrenzen kommt es darauf an, ein Gleichgewicht zwischen Einschränkungen und Freiheiten zu finden. Jeder Einzelne hat andere Routinen, Ernährungsgewohnheiten, Bedürfnisse und Vorlieben. Für einige Menschen könnte ein Fitnessstudio im Hotel eine wertvolle Annehmlichkeit sein, während für andere der Aufenthalt an einem bestimmten Ort wichtiger ist. Manche Menschen benötigen ein großes Frühstück, während andere mehrere kleine Mahlzeiten über den Tag verteilt vorziehen. Flexibilität ermöglicht es Geschäftsreisenden, Entscheidungen treffen, die ihre Produktivität auf Reisen verbessern – eine Win-Win-Situation für alle.
Um das richtige Gleichgewicht zu erreichen, finden Sie hier einige Vorschläge für die Festlegung von Richtlinien in wichtigen Ausgabenkategorien:
Es mangelt nicht an Tipps und Tricks, um die Ausgaben für Geschäftsreisen niedrig zu halten – Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie mit der Reduzierung Ihrer Geschäftsreiseausgaben beginnen können:
Die beste Strategie für das Reisekostenmanagement für Unternehmen ist eine Strategie, die auf Sie, Ihr Unternehmen und Ihr Team zugeschnitten ist. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in regelmäßige Überlegungen und Rückmeldungen ein, um ein Kostenmanagementverfahren zu schaffen, das für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Hier sind einige Bewährte Praktiken, die für alle Unternehmen gelten:
Es gibt zahlreiche Optionen für Reise- und Kostensoftware, mit denen Sie die Einreichung von Abrechnungen optimieren und den Überblick behalten. Sie können Geschäftsreisende auch bitten, sofort Fotos von Belegen und Rechnungen zu machen und diese unterwegs in freigegebene Ordner hochzuladen – das verhindert den Verlust von Belegen und spart Zeit bei der späteren Erstellung von Kostenabrechnungen.
Gerade wenn man von einer anstrengenden Geschäftsreise nach Hause kommt, kann es leicht passieren, dass sich die Verwaltungsaufgaben stapeln. Setzen Sie Ihren Mitarbeitern klare Fristen, innerhalb derer sie ihre Kostenabrechnungen zur Erstattung einreichen müssen.
Selbst innerhalb desselben Landes können die Kosten stark variieren. Legen Sie realistische Geschäftsreisebudgets fest und erwägen Sie, Ihre Ausgabengrenzen an den Standort anzupassen. Außerdem sollte Sie Ihre Reiserichtlinie mindestens einmal pro Jahr überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Budget mit der Inflation und den örtlichen Schwankungen für häufige Reiseziele Schritt hält.
Versuchen Sie, Ihre Reiserichtlinie für alle in Ihrem Unternehmen leicht verständlich zu gestalten. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Richtlinie auf eine einfache Sprache und darauf, dass keine Unklarheiten darüber bestehen, welche Ausgaben geltend gemacht werden können. Nachdem Ihre Richtlinie erstellt ist, sollten Sie auch einen Plan haben, wie Sie sie im Unternehmen verbreiten und die Mitarbeiter regelmäßig daran erinnern, damit die Informationen in Gedächtnis bleiben.
Verwaltungsaufgaben wie das Reise- und Abrechnungsmanagement scheinen oft eine geringere Priorität zu haben, wenn es hektisch zugeht. Aber mit ein wenig Planung, Organisation und Kommunikation lässt sich viel erreichen. Eine klare Strategie trägt nicht nur zur administrativen und finanziellen Effizienz bei, sondern verringert auch Verwirrung und Sorgen, sodass sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann: die Erreichung der Ziele der Geschäftsreise.
Geschäftsreisen können teuer sein. Hierbei zu sparen erfordert den Einsatz aller Mitarbeiter – nicht...
Geschäftsreisemanagement ist ein komplexes Thema. Erfahren Sie, welche Aspekte Sie im Blick behalten...
In diesem Leitfaden erfahren Sie, was eine Reiserichtlinie ist, wie Sie ihre Einhaltung erfassen und...