Eine produktive Geschäftsreise kann Ihrem Unternehmen neue Erkenntnisse, stärkere Beziehungen und mehr bringen. Die Vorteile mögen zwar keinen berechenbaren Geldwert haben, doch ist jede Geschäftsreise mit Kosten verbunden. Glücklicherweise können Sie mit etwas Planung, Organisation und klarer Kommunikation den Reisekostenabrechnungsprozess Ihres Unternehmens optimieren und so Zeit und Geld sparen.

Was sind Geschäftsreisekosten?

Zu den Geschäftsreisekosten zählen die meisten Kosten, die während einer Geschäftsreise anfallen – insbesondere Kosten für Produkte und Dienstleistungen, die zur Erreichung der Ziele der Reise erforderlich sind. In der Regel können Geschäftsreisende Ausgaben geltend machen, die ihren Grundbedarf decken oder ihnen die Ausübung ihrer Arbeit im Ausland ermöglichen. Diese Aufwendungen können steuerliche Auswirkungen haben. Daher ist es wichtig, dass jeder in Ihrem Unternehmen versteht, was dafür in Frage kommt.

Die häufigsten Ausgaben für Geschäftsreisen sind:

  • Flugpreise
  • Unterbringung
  • Essen
  • Autoanmietungen
  • Kraftstoff für Mietwagen oder Privatfahrzeuge
  • Kilometerpauschale bei Nutzung eines Privatfahrzeugs für eine Geschäftsreise
  • Park- und Mautgebühren
  • Öffentliche Verkehrsmittel
  • Kosten im Zusammenhang mit der Bewirtung von Kunden, Interessenten und Partnern
  • Sonstige Geschäftskosten – von Druckmaterialien für einen Messestand über Requisiten für ein Fotoshooting bis hin zur Miete von Technik für eine Präsentation

Es existiert zwar ein breites Spektrum erstattungsfähiger Ausgaben, es gibt jedoch auch Grenzen. Geschäftsreisekosten beinhalten in der Regel keine Kosten für das Pendeln zu einem örtlichen Büro, Kleidung für Reisen oder persönliche Bewirtungskosten während einer Geschäftsreise.

Was ist Reise- und Reisekostenmanagement?

Unter Reise- und Reisekostenmanagement versteht man die Festlegung von Reiserichtlinien sowie die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter während der Reise Aufzeichnungen führen und nach der Rückkehr von einer Reise ordnungsgemäß Berichte einreichen. Ein solides Reise- und Reisekostenmanagement ist wichtig, um den Mitarbeitern Klarheit zu verschaffen, Einsparungen bei Geschäftsreisen zu erzielen und eine genaue Abrechnung zu gewährleisten.

In kleineren Unternehmen können diese Aufgaben Ihrem Rechtsteam, der Personalabteilung oder den Büroleitern obliegen oder an ein Reisemanagementunternehmen ausgelagert werden. In größeren Unternehmen gibt es mitunter einen eigenen Geschäftsreisemanager, der für die Überwachung der Reiseplanung, die Festlegung und Durchsetzung von Reiserichtlinien sowie die Verwaltung von Budgets und Ausgaben zuständig ist.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens spielen auch Geschäftsreisende selbst eine wichtige Rolle. Sie sind dafür verantwortlich, dass sie die Reiserichtlinie verstehen und befolgen, Aufzeichnungen über ihre Ausgaben führen und Spesenabrechnungen fristgerecht einreichen.

So verwalten Sie den Reise- und Reisekostenabrechnungsprozess

Jedes Unternehmen sollte eine Reise- und Reisekostenrichtlinie, einschließlich Spesenmanagement, haben, damit die Mitarbeiter verstehen, wie sie Spesenabrechnungen einreichen können, welche Ausgaben angemessen sind und was sie bezüglich des Erstattungsprozesses erwarten können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Geschäftsreisen und -ausgaben zu verwalten, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen:

1. Geschäftsreisende buchen und bezahlen alles selbst und erhalten später eine Rückerstattung.

  • Vorteile: Reisende haben die größtmögliche Flexibilität, unterwegs ihre eigenen Entscheidungen zu treffen und Änderungen vorzunehmen. Dieser Ansatz erfordert auch weniger Investitionen oder Infrastruktur zur Einrichtung des Prozesses.
  • Nachteile: Reisende müssen auf eine Rückerstattung warten – was je nach finanzieller Situation des Einzelnen zu schwierigen Situationen führen kann. Auch der Verwaltungsaufwand für Geschäftsreisende ist größer, da sie alle ihre eigenen Ausgaben und Aufzeichnungen verfolgen müssen.

2. Geschäftsreisende buchen und bezahlen alles mit einer Firmenkarte für Geschäftsreisen

  • Vorteile: Es ist einfach und übersichtlich, alle Ausgaben auf einer Karte zu haben, und es verhindert die vorübergehende finanzielle Belastung der Mitarbeiter, die aus eigener Tasche zahlen. Durch die Wahl der richtigen Firmenkreditkarte können Sie auch von Prämien profitieren.
  • Nachteile: Unternehmen müssen viel Vertrauen in ihre Mitarbeiter haben und davon auszugehen, dass diese ihre Firmenkarten angemessen verwenden. Wenn sich mehrere Personen eine physische Firmenkarte teilen, kann es schwierig sein, Ausgaben zu trennen und entsprechende Abrechnungen zu bearbeiten. Außerdem kann eine physische Kreditkarte verloren gehen oder gestohlen werden.

3. Geschäftsreisende, Reisemanager oder Verwaltungsmitarbeiter buchen und bezahlen über eine Geschäftsreiseplattform

  • Vorteile: bietet Flexibilität sowohl im Hinblick darauf, wer Reisen buchen kann, als auch hinsichtlich der verfügbaren Optionen. Die richtige Plattform kann auch dabei helfen, Ihre Reiserichtlinie durchzusetzen und im gesamten Unternehmen Transparenz über Reisebuchungen zu schaffen.
  • Nachteile: Reisemanagement-Plattformen werden normalerweise für die Buchung von Flügen, Unterkünften und eventuell Verkehrsmitteln verwendet, sodass Sie weiterhin Firmenkarten verwenden oder Geschäftsreisenden die während ihrer Reise angefallenen Kosten erstatten müssen.

Why is travel and expense management important?

Travel and expense management is particularly important for companies as it addresses the typical pain points that come with business travel planning:

  1. Better compliance with the company’s travel policy – whether you decide to use a T&E management solution to automatically flag any non-compliant expense or you prefer to go for a more manual process, having an expense management system in place will require a very clear and well-communicated travel policy that business travellers must respect.
  2. Accurate reimbursement of the expenses – a solid T&E management process will ensure that expense reports are easy to submit and process and that business travellers get their money back as soon as possible if they had to pay upfront.
  3. Cost control and financial stability – the goal of T&C should be for you to control the costs of business travel and understand in which areas you’re potentially overspending. A robust T&C management system can help you achieve financial stability.

How can business travel platforms help manage expenses?

Business travel platforms are one-stop-shop software solutions that allow you to book the different legs of your trip. They help to streamline and manage the different aspects of business travel, including managing expenses.

Here are the main features and benefits that business travel platforms can offer:

  1. One-stop-shop solution – you can book flights, accommodation and rental cars all in the same place. Business travel platforms support multiple travel service providers and you don’t have to struggle to collect invoices from different vendors. You can also get an overview of the entire trip and itineraries are accessible on mobile devices for convenience.
  2. Expense tracking and reporting – integration with travel expense solutions is possible for efficient expense reconciliation. Expenses are visible in real-time and business travellers can capture their expense receipts automatically in the tool, reducing the need for manual paperwork. Some platforms include an analytics dashboard to have a better understanding of travel expenses and where you can spend less money to make informed decisions about the budget.
  3. Integrated travel policy – business travel solutions allow you to integrate your business travel policy and get automated notifications in case of violation. You can set up customisable approval workflows both for travel requests and expenses.
  4. Negotiated discounts – when using a business travel platform, your company can negotiate deals with travel service providers and save money.

Using such a solution can make both the business traveller and the finance or HR team’s life easier as some tasks are automated.

T&E management process

The optimal way to track business travel expenses and submit claims will vary depending on business travellers’ preferences and your corporate travel policy. Here are the four main steps of a travel and expense management process:

1. Issue a travel request

This process starts with an employee making a travel request, usually subject to the manager’s approval. The manager may approve, reject or ask clarifying questions. At this stage, if your company is using a T&E management solution with a built-in travel policy, any violations of the policy will be flagged.

2. Spend

Once the travel request has been approved, parts of the employee’s trip such as hotel and plane tickets can be booked in advance. Other expenses such as meals or transportation will occur during the trip. These can be paid for with a corporate card or the employee can be asked to pay for them out of pocket and be reimbursed later on.

3. Report expenses

Now is the time for business travellers to submit the receipts of all their expenses. To be successful, expense reporting should rely on:

  • An expense management tool – the best way to streamline your processes is to use a spend management app. There are lots of options available depending on the size of your team, but look for one that offers features like receipt scanning, mileage tracking and approval workflows. Travel expense management solutions can be included in business travel platforms.
  • Organised records – this is the most important aspect of tracking business travel expenses. Be sure that every expense has been categorised based on its type so that you managers can file taxes correctly and have insight into where the company is spending the most money. This can be automated if you rely on a business travel platform with a built-in expense tracker.
  • Clear processes – whatever method you choose, your travel policy should set clear expectations of how business travellers should track expenses, what needs to be submitted and timelines for when expense reports need to be submitted.

4. Expense reimbursement

Reimbursement is the final stage of the T&E management process. Depending on what your expense reimbursement policy says, employees can be reimbursed directly on their payslip or via bank transfer. Asking for feedback is also part of the process and it’s important to gather employees’ thoughts at the end of every trip to understand where you can improve your process.

So legen Sie Ausgabengrenzen fest

Im Allgemeinen verfolgen Geschäftsreisende und Geschäftsreisemanager das gleiche Ziel: die Produktivität der Reise zu maximieren und gleichzeitig die Ausgaben für Geschäftsreisen zu minimieren.

Bei der Festlegung von Ausgabengrenzen kommt es darauf an, ein Gleichgewicht zwischen Einschränkungen und Freiheiten zu finden. Jeder Einzelne hat andere Routinen, Ernährungsgewohnheiten, Bedürfnisse und Vorlieben. Für einige Menschen könnte ein Fitnessstudio im Hotel eine wertvolle Annehmlichkeit sein, während für andere der Aufenthalt an einem bestimmten Ort wichtiger ist. Manche Menschen benötigen ein großes Frühstück, während andere mehrere kleine Mahlzeiten über den Tag verteilt vorziehen. Flexibilität ermöglicht es Geschäftsreisenden, Entscheidungen treffen, die ihre Produktivität auf Reisen verbessern – eine Win-Win-Situation für alle.

Um das richtige Gleichgewicht zu erreichen, finden Sie hier einige Vorschläge für die Festlegung von Richtlinien in wichtigen Ausgabenkategorien:

  • Essen: Legen Sie eine tägliche Verpflegungspauschale fest, lassen Sie Geschäftsreisende aber selbst entscheiden, wie sie die Pauschale auf Frühstück, Mittagessen, Abendessen und Snacks aufteilen möchten.
  • Unterkunft: Geben Sie Parameter für die Zimmerkategorie, die Sternebewertung des Hotels und/oder den Höchstpreis pro Nacht vor, aber erlauben Sie den Mitarbeitern, innerhalb dieser Richtlinien ihr eigenes Hotel auszuwählen.
  • Verkehrsmittel: Geben Sie klare Anweisungen zur Auswahl kostengünstiger Transportmethoden, berücksichtigen Sie aber auch den Zeitverlust durch die Reise. Beispielsweise kann es sich lohnen, etwas mehr Geld für einen Direktflug auszugeben, anstatt einen ganzen Arbeitstag durch mehrere Zwischenlandungen zu verlieren.

So reduzieren Sie die Kosten für Geschäftsreisen

Es mangelt nicht an Tipps und Tricks, um die Ausgaben für Geschäftsreisen niedrig zu halten – Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie mit der Reduzierung Ihrer Geschäftsreiseausgaben beginnen können:

  1. Planen Sie voraus. Vermeiden Sie Last-Minute-Aufschläge und nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um vorauszuschauen. Wenn Ihr Unternehmen immer an einer bestimmten Konferenz teilnimmt oder Kundenbeziehungen pflegt, die einen regelmäßigen persönlichen Kontakt erfordern, können Sie durch eine frühzeitige Buchung von Flügen und Unterkünften günstige Angebote erhalten.
  2. Bleiben Sie bei Ihren Buchungen flexibel. Manchmal lohnt es sich, für Flexibilität etwas mehr zu bezahlen. Da sich die Dinge schnell ändern können, sparen Sie gegebenenfalls auf lange Sicht Geld, wenn Sie Flüge und Unterkünfte buchen, die Sie beliebig bewegen können, ohne Gebühren zu zahlen. Für größtmögliche Flexibilität können Sie auch nach stornierbaren und erstattungsfähigen Buchungen suchen.
  3. Schauen Sie sich die Annehmlichkeiten der Unterkunft an. Achten Sie bei der Auswahl eines Hotels oder einer anderen Unterkunft unbedingt auf die angebotenen Annehmlichkeiten. Für Geschäftsreisen ist kostenloses WLAN unerlässlich. Weitere Annehmlichkeiten, mit denen Sie etwas Geld sparen können, sind kostenloses Frühstück, Zugang zu Tagungs- oder Konferenzräumen sowie kostenlose Parkplätze.
  4. Profitieren Sie von den Vorteilen Ihrer Kreditkarte. Einige Firmenkreditkarten bieten niedrigere Gebühren für den Währungsumtausch, Cashback-Anreize oder Vergünstigungen für Mietwagen, Flüge, Versicherungen und Flughafen-Lounges.
  5. Nutzen Sie Treueprogramme. Manchmal kann es sich auf lange Sicht auszahlen, bei einer Hotelkette oder Fluggesellschaft zu bleiben. Halten Sie Ausschau nach speziellen Business-Tarifen, Mitgliedschaften und Treueprogrammen, die die Kosten für Mehrfachbuchungen senken können.

Bewährte Praktiken für das Management von Geschäftsreisekosten

Die beste Strategie für das Reisekostenmanagement für Unternehmen ist eine Strategie, die auf Sie, Ihr Unternehmen und Ihr Team zugeschnitten ist. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in regelmäßige Überlegungen und Rückmeldungen ein, um ein Kostenmanagementverfahren zu schaffen, das für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Hier sind einige Bewährte Praktiken, die für alle Unternehmen gelten:

1. Nutzen Sie Technologie, um organisiert zu bleiben

Es gibt zahlreiche Optionen für Reise- und Spesensoftware, mit denen Sie die Einreichung von Abrechnungen optimieren und den Überblick behalten. Sie können Geschäftsreisende auch bitten, sofort Fotos von Belegen und Rechnungen zu machen und diese unterwegs in freigegebene Ordner hochzuladen – das verhindert den Verlust von Belegen und spart Zeit bei der späteren Erstellung von Spesenabrechnungen.

2. Legen Sie Fristen fest

Gerade wenn man von einer anstrengenden Geschäftsreise nach Hause kommt, kann es leicht passieren, dass sich die Verwaltungsaufgaben stapeln. Setzen Sie Ihren Mitarbeitern klare Fristen, innerhalb derer sie ihre Spesenabrechnungen zur Erstattung einreichen müssen.

3. Passen Sie Ihre Budgets der Situation an

Selbst innerhalb desselben Landes können die Kosten stark variieren. Legen Sie realistische Geschäftsreisebudgets fest und erwägen Sie, Ihre Ausgabengrenzen an den Standort anzupassen. Außerdem sollte Sie Ihre Reiserichtlinie mindestens einmal pro Jahr überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Budget mit der Inflation und den örtlichen Schwankungen für häufige Reiseziele Schritt hält.

4. Vermitteln Sie Ihre Reiserichtlinie gut

Versuchen Sie, Ihre Reiserichtlinie für alle in Ihrem Unternehmen leicht verständlich zu gestalten. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Richtlinie auf eine einfache Sprache und darauf, dass keine Unklarheiten darüber bestehen, welche Ausgaben geltend gemacht werden können. Nachdem Ihre Richtlinie erstellt ist, sollten Sie auch einen Plan haben, wie Sie sie im Unternehmen verbreiten und die Mitarbeiter regelmäßig daran erinnern, damit die Informationen in Gedächtnis bleiben.

Verwaltungsaufgaben wie das Reise- und Abrechnungsmanagement scheinen oft eine geringere Priorität zu haben, wenn es hektisch zugeht. Aber mit ein wenig Planung, Organisation und Kommunikation lässt sich viel erreichen. Eine klare Strategie trägt nicht nur zur administrativen und finanziellen Effizienz bei, sondern verringert auch Verwirrung und Sorgen, sodass sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann: die Erreichung der Ziele der Geschäftsreise.

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