Un viaggio di lavoro produttivo può portare alla tua azienda nuove prospettive, relazioni più forti e tanto ancora. Ma se è vero che i vantaggi possono essere innegabili, ogni viaggio comporta comunque delle spese. Per fortuna, con un po' di pianificazione e di organizzazione e una comunicazione chiara, puoi ottimizzare il processo relativo alle spese di viaggio della tua azienda per risparmiare tempo e denaro.

Quali sono le spese per i viaggi business

Sono la maggior parte dei costi sostenuti durante una trasferta di lavoro, in particolare i costi dei prodotti e dei servizi necessari per raggiungere gli obiettivi del viaggio. Come regola generale, i viaggiatori business possono di solito chiedere il rimborso delle spese relative alle loro esigenze di base o di quelle che gli consentono di svolgere il proprio lavoro all'estero. Queste spese possono avere implicazioni fiscali, quindi è fondamentale che tutti i membri dell'organizzazione comprendano quali sono quelle consentite.

Le spese più comuni per i viaggi d'affari sono:

  • Biglietto aereo
  • Alloggio
  • Cibo
  • Noleggio auto
  • Carburante per auto a noleggio o veicoli personali
  • Indennità chilometrica in caso di utilizzo del veicolo personale per un viaggio di lavoro
  • Costi per il parcheggio e i pedaggi stradali
  • Trasporti pubblici
  • Costi associati all'intrattenimento di clienti, potenziali clienti e partner
  • Altri costi aziendali: dai materiali di stampa per uno stand fieristico agli oggetti di scena per un servizio fotografico, passando per il noleggio di attrezzatura tecnica per una presentazione

Sebbene vi sia un'ampia gamma di spese rimborsabili, ci sono anche dei limiti. Le spese per i viaggi di lavoro generalmente non coprono cose come il tragitto verso un ufficio locale, l'abbigliamento per i viaggi o i costi di intrattenimento personale durante il viaggio.

Cosa si intende con gestione dei viaggi e delle spese?

Con gestione dei viaggi e delle spese si intende il processo tramite il quale si definiscono le politiche di viaggio e si garantisce che i dipendenti conservino le ricevute durante il viaggio e inviino i report correttamente al loro ritorno. Una solida gestione dei viaggi e delle spese è importante per fornire chiarezza ai dipendenti, risparmiare sui viaggi aziendali e garantire una contabilità accurata.

Nelle aziende più piccole, queste attività possono essere affidate al team legale, alle risorse umane, all’office manager o essere esternalizzate a una società di gestione dei viaggi. Nelle aziende più grandi, può esserci una persona responsabile dei viaggi aziendali che si occupa della supervisione della pianificazione dei viaggi, della definizione e dell'applicazione delle politiche di viaggio e della gestione di budget e spese.

Indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda, anche i viaggiatori hanno un ruolo importante. Devono infatti assicurarsi di comprendere e seguire la politica di viaggio, tenere traccia delle proprie spese e presentare le richieste di rimborso tempestivamente.

Come gestire il processo di viaggio e le relative spese

Ogni azienda dovrebbe avere una politica di viaggio e per le spese che includa la gestione delle spese, in modo che i dipendenti capiscano come presentare le richieste di rimborso, quali spese sono appropriate e cosa aspettarsi dalla procedura di rimborso.

Esistono diversi modi per gestire i viaggi e le spese aziendali, ognuno con sfide e vantaggi specifici:

1. I viaggiatori prenotano e pagano tutto da soli e vengono rimborsati in seguito.

  • Vantaggi: i viaggiatori hanno la massima flessibilità per prendere le proprie decisioni e apportare modifiche ovunque si trovino. Questo approccio richiede anche meno investimenti o infrastrutture per essere impostato
  • Sfide: i viaggiatori devono attendere il rimborso, cosa che può portare a situazioni difficili a seconda della situazione finanziaria delle persone. C'è anche un onere amministrativo maggiore per i viaggiatori, che devono tenere traccia di tutte le proprie spese e delle relative ricevute.

2. I viaggiatori prenotano e pagano tutto utilizzando una carta aziendale

  • Vantaggi: avere tutte le spese su un'unica carta è semplice e chiaro ed evita il temporaneo onere finanziario dei dipendenti che pagano di tasca propria. Scegliendo la carta di credito aziendale giusta puoi anche usufruire dei premi che questa prevede.
  • Sfide: le aziende devono avere molta fiducia nei propri dipendenti per assicurarsi che utilizzino le carte aziendali in modo appropriato. Inoltre, se più persone condividono una carta aziendale fisica, può essere difficile separare le spese e preparare le richieste di rimborso. Infine, una carta di credito fisica potrebbe essere smarrita o rubata.

3. I viaggiatori, i responsabili dei viaggi o il personale amministrativo prenotano e pagano tramite una piattaforma di viaggi business

  • Vantaggi: flessibilità sia in termini di chi può prenotare il viaggio sia in termini di opzioni disponibili. La piattaforma giusta può anche aiutarti a far rispettare la tua politica di viaggio e fornire trasparenza sulla prenotazione dei viaggi in tutta l'organizzazione.
  • Sfide: le piattaforme di gestione dei viaggi vengono generalmente utilizzate per prenotare voli, alloggi ed eventualmente trasporti, quindi dovrai comunque utilizzare le carte aziendali o rimborsare i costi accumulati dai viaggiatori.

Why is travel and expense management important?

Travel and expense management is particularly important for companies as it addresses the typical pain points that come with business travel planning:

  1. Better compliance with the company’s travel policy – whether you decide to use a T&E management solution to automatically flag any non-compliant expense or you prefer to go for a more manual process, having an expense management system in place will require a very clear and well-communicated travel policy that business travellers must respect.
  2. Accurate reimbursement of the expenses – a solid T&E management process will ensure that expense reports are easy to submit and process and that business travellers get their money back as soon as possible if they had to pay upfront.
  3. Cost control and financial stability – the goal of T&C should be for you to control the costs of business travel and understand in which areas you’re potentially overspending. A robust T&C management system can help you achieve financial stability.

How can business travel platforms help manage expenses?

Business travel platforms are one-stop-shop software solutions that allow you to book the different legs of your trip. They help to streamline and manage the different aspects of business travel, including managing expenses.

Here are the main features and benefits that business travel platforms can offer:

  1. One-stop-shop solution – you can book flights, accommodation and rental cars all in the same place. Business travel platforms support multiple travel service providers and you don’t have to struggle to collect invoices from different vendors. You can also get an overview of the entire trip and itineraries are accessible on mobile devices for convenience.
  2. Expense tracking and reporting – integration with travel expense solutions is possible for efficient expense reconciliation. Expenses are visible in real-time and business travellers can capture their expense receipts automatically in the tool, reducing the need for manual paperwork. Some platforms include an analytics dashboard to have a better understanding of travel expenses and where you can spend less money to make informed decisions about the budget.
  3. Integrated travel policy – business travel solutions allow you to integrate your business travel policy and get automated notifications in case of violation. You can set up customisable approval workflows both for travel requests and expenses.
  4. Negotiated discounts – when using a business travel platform, your company can negotiate deals with travel service providers and save money.

Using such a solution can make both the business traveller and the finance or HR team’s life easier as some tasks are automated.

T&E management process

The optimal way to track business travel expenses and submit claims will vary depending on business travellers’ preferences and your corporate travel policy. Here are the four main steps of a travel and expense management process:

1. Issue a travel request

This process starts with an employee making a travel request, usually subject to the manager’s approval. The manager may approve, reject or ask clarifying questions. At this stage, if your company is using a T&E management solution with a built-in travel policy, any violations of the policy will be flagged.

2. Spend

Once the travel request has been approved, parts of the employee’s trip such as hotel and plane tickets can be booked in advance. Other expenses such as meals or transportation will occur during the trip. These can be paid for with a corporate card or the employee can be asked to pay for them out of pocket and be reimbursed later on.

3. Report expenses

Now is the time for business travellers to submit the receipts of all their expenses. To be successful, expense reporting should rely on:

  • An expense management tool – the best way to streamline your processes is to use a spend management app. There are lots of options available depending on the size of your team, but look for one that offers features like receipt scanning, mileage tracking and approval workflows. Travel expense management solutions can be included in business travel platforms.
  • Organised records – this is the most important aspect of tracking business travel expenses. Be sure that every expense has been categorised based on its type so that you managers can file taxes correctly and have insight into where the company is spending the most money. This can be automated if you rely on a business travel platform with a built-in expense tracker.
  • Clear processes – whatever method you choose, your travel policy should set clear expectations of how business travellers should track expenses, what needs to be submitted and timelines for when expense reports need to be submitted.

4. Expense reimbursement

Reimbursement is the final stage of the T&E management process. Depending on what your expense reimbursement policy says, employees can be reimbursed directly on their payslip or via bank transfer. Asking for feedback is also part of the process and it’s important to gather employees’ thoughts at the end of every trip to understand where you can improve your process.

Come impostare i limiti di spesa

In generale, i viaggiatori e i responsabili dei viaggi aziendali condividono lo stesso obiettivo: massimizzare la produttività dei viaggi riducendo al minimo le spese.

La chiave per fissare i limiti di spesa è bilanciare restrizioni e libertà. Ognuno ha abitudini, diete, esigenze e preferenze diverse. Per alcune persone, avere una palestra in hotel potrebbe essere un servizio prezioso, mentre altri potrebbero dare la priorità al trovarsi in un luogo specifico. Alcuni potrebbero aver bisogno di una colazione abbondante, mentre altri preferiscono fare pasti più piccoli durante la giornata. Mantenere la flessibilità consente ai viaggiatori di fare scelte che migliorano la loro produttività mentre sono in viaggio, il che è vantaggioso per tutti.

Per raggiungere il giusto equilibrio, ecco alcuni suggerimenti per definire le politiche in base alle principali categorie di spesa:

  • Cibo: stabilisci un'indennità giornaliera, ma consenti a chi viaggia di decidere come suddividerla tra colazione, pranzo, cena e spuntini.
  • Alloggio: imposta i parametri in base al tipo di camera, alla classificazione in stelle dell'hotel e/o al prezzo massimo per notte, ma consenti ai dipendenti di scegliere il proprio hotel in base a queste linee guida.
  • Trasporti: fornisci consigli chiari su come scegliere metodi di trasporto convenienti, ma tieni presente il tempo perso per spostarsi. Ad esempio, potrebbe valere la pena pagare un po' di più per un volo diretto piuttosto che perdere un'intera giornata lavorativa a causa degli scali.

Come ridurre le spese per i viaggi di lavoro

Non mancano suggerimenti e dritte per mantenere bassa la spesa per i viaggi di lavoro: ecco alcuni modi per iniziare a ridurre le spese aziendali:

  1. Pianificare in anticipo. Evita gli aumenti dell'ultimo minuto e prenditi il tempo di pianificare in anticipo. Se la tua azienda ha una conferenza a cui partecipa sempre o una relazione con un cliente che richiede regolari incontri faccia a faccia, prenotare voli e alloggi in anticipo può aiutarti a ottenere offerte.
  2. Mantenere flessibili le prenotazioni. A volte vale la pena pagare un po' di più per la flessibilità. Le cose possono cambiare rapidamente, quindi puoi risparmiare denaro a lungo termine prenotando voli e alloggi che puoi modificare senza pagare penali. Puoi anche cercare esclusivamente prenotazioni cancellabili e rimborsabili per la massima flessibilità.
  3. Cercare i servizi nelle strutture. Quando scegli un hotel o un altro alloggio, controlla i servizi che offre. Per i viaggi di lavoro, il WiFi gratuito è essenziale. Altri servizi che possono farti risparmiare sono la colazione gratuita, l'accesso alle sale riunioni/sale conferenze e il parcheggio gratuito.
  4. Approfittare dei vantaggi della carta di credito. Alcune carte di credito aziendali prevedono commissioni più basse per i cambi di valuta, degli incentivi per il cash back o offerte su auto a noleggio, voli, assicurazioni e lounge aeroportuali.
  5. Utilizzare programmi fedeltà. A volte rimanere fedeli a una catena alberghiera o una compagnia aerea può ripagare a lungo termine. Cerca tariffe aziendali speciali, abbonamenti e programmi fedeltà che possono ridurre i costi per prenotazioni multiple.

Le best practice per la gestione delle spese durante i viaggi di lavoro

La migliore strategia di gestione delle spese per i viaggi aziendali è quella su misura per te, la tua organizzazione e il tuo team. Coinvolgi i tuoi dipendenti in riflessioni e feedback regolari per creare un processo di gestione delle spese che funzioni per la tua specifica attività.

Ecco alcune best practice valide per tutte le organizzazioni:

1. Usa la tecnologia per organizzarti

Ci sono numerose opzioni software per viaggi e note spese che semplificano il processo di presentazione delle richieste di rimborso e consentono di rimanere organizzati. Puoi anche chiedere a chi viaggia di scattare immediatamente foto di ricevute e fatture e caricarle in cartelle condivise ovunque si trovi: in questo modo si evita lo smarrimento delle ricevute e si risparmia tempo per la creazione delle note spese.

2. Stabilisci le scadenze

È facile lasciarsi alle spalle i doveri amministrativi, soprattutto dopo un intenso viaggio di lavoro. Assicurati che i tuoi dipendenti abbiano scadenze chiare per la presentazione delle note spese.

3. Adatta i tuoi budget alla situazione

Anche all'interno dello stesso Paese, i costi possono essere drasticamente diversi. Stabilisci budget realistici per i viaggi d'affari e valuta la possibilità di adattare i limiti di spesa alla località. Dovresti inoltre rivedere la politica di viaggio almeno una volta all'anno, per assicurarti che il budget sia al passo con l'inflazione e con le fluttuazioni locali per le destinazioni di viaggio più frequenti.

4. Comunica bene la tua politica di viaggio

Cerca di rendere la politica di viaggio facilmente comprensibile a tutta la tua organizzazione. Nella stesura, usa un linguaggio semplice e assicurati che non vi siano ambiguità sulle spese che possono essere rimborsate. Dopo aver creato la politica, dovresti anche avere un piano per comunicarla all'organizzazione e fornire promemoria regolari per far sì che la gente non si dimentichi.

Le attività amministrative come la gestione dei viaggi e delle spese possono spesso sembrare meno prioritarie quando le cose si fanno impegnative. Ma un po' di pianificazione, organizzazione e comunicazione possono fare la differenza. Una strategia chiara non si limita a promuovere l'efficienza amministrativa e finanziaria, ma riduce la confusione e l'ansia, in modo che il team possa concentrarsi su ciò che conta: raggiungere gli obiettivi del viaggio di lavoro.

Articoli consigliati

31/08/22
5 min di lettura
Politica di viaggio aziendale: cos’è e come farla rispettare

Con questa guida completa, scoprirai cos'è una politica di viaggio, come monitorarne la conformità e...

Gestione dei viaggi business Clienti/amministratori
20/01/23
8 min di lettura
Come risparmiare sui costi nei viaggi business

I viaggi business possono essere costosi. Risparmiare prevede uno sforzo di tutti i dipendenti, non...

Gestione spese e controllo budget Piccole e medie imprese Team della contabilità Proprietari di piccole aziende