Uma viagem de trabalho produtiva pode ser sinónimo de novos conhecimentos, melhores relacionamentos e muito mais para a empresa. Mas, embora os benefícios possam ser inestimáveis, todas as viagens corporativas acarretam despesas. Felizmente, com um pouco de planeamento, organização e uma comunicação clara, pode otimizar o processo das despesas de viagens da sua empresa para poupar tempo e dinheiro.

Quais são as despesas das viagens de negócios?

As despesas relacionadas com as viagens de negócios incluem a maioria dos custos incorridos durante uma viagem de negócios — especificamente, os custos de produtos e serviços necessários para atingir os objetivos da viagem. Regra geral, os viajantes de negócios geralmente podem reivindicar despesas relacionadas com as suas necessidades básicas ou que lhes permitam realizar o seu trabalho no estrangeiro. Estas despesas de subsistência podem ter implicações fiscais, por isso é vital que todas as pessoas na sua organização entendam aquilo que se qualifica.

As despesas de viagens de negócios mais comuns são: 

  • Bilhetes de avião

  • Alojamento

  • Alimentação

  • Aluguer de carros

  • Combustível para aluguer de carros ou veículos pessoais

  • Subsídio de quilometragem quando um veículo pessoal é usado para uma viagem de negócios

  • Taxas de estacionamento e portagens rodoviária

  • Transportes públicos

  • Custos associados ao entretenimento de clientes, potenciais clientes e parceiros

Outros custos comerciais diversos — qualquer coisa, desde imprimir materiais para um stand de uma feira, adereços para uma sessão de fotografias ou aluguer de tecnologia para uma apresentação.

Embora haja uma ampla gama de despesas elegíveis para reembolso, também há limites. As despesas das viagens de negócios geralmente não cobrem coisas como ir até um escritório local, roupas para viagens ou custos de entretenimento pessoal ao viajar em trabalho.

O que é a gestão de viagens e despesas?

A gestão de viagens e despesas é o processo de definir políticas de viagem, além de garantir que os funcionários mantenham registos durante a viagem e enviem relatórios adequadamente ao regressarem de uma viagem. É importante uma sólida gestão de viagens e despesas para fornecer clareza aos funcionários, encontrar formas de poupar em viagens corporativas e garantir uma contabilidade precisa.

Em empresas menores, estas tarefas podem recair sobre a sua equipa jurídica, RH, gestores de escritório ou serem terceirizadas para uma empresa de gestão de viagens. Em empresas maiores, pode haver uma pessoa dedicada com a função de gestor de viagens empresariais, responsável por supervisionar o planeamento das viagens, estabelecer e aplicar políticas de viagem e gerir orçamentos e despesas.

Não importa o tamanho da sua empresa, os próprios viajantes de negócios também têm um papel importante a desempenhar. Estes são responsáveis por garantir que entendem e seguem a política de viagens, mantêm registos das suas despesas e submetem as despesas em tempo hábil.

Como gerir o processo das viagens e despesas

Todas as empresas deve ter uma política de viagens e despesas que inclua a gestão de despesas para que os funcionários entendam como submeter registos de despesas, que despesas são apropriadas e o que esperar do processo de reembolso.

Existem várias formas de gerir viagens e despesas corporativas, cada uma com seus próprios benefícios e desafios:

1. Os viajantes de negócios reservam e pagam tudo sozinhos e são reembolsados posteriormente.

  • Benefícios: os viajantes têm a máxima flexibilidade para tomar as suas próprias decisões e mudanças de planos onde quer que estejam. Esta abordagem também requer menos investimento ou infraestruturas para configurar o processo.
  • Desafios: os viajantes devem esperar pelo reembolso, o que pode levar a situações difíceis, dependendo da situação financeira dos indivíduos. Também há uma carga administrativa maior para os viajantes de negócios monitorizarem todas as suas próprias despesas e registos.

2. Os viajantes de negócios reservam e pagam tudo utilizando um cartão da empresa para viagens

  • Benefícios: é simples e organizado, pois ter todas as despesas num cartão evita que os funcionários paguem do próprio bolso. Ao escolher o cartão de crédito corporativo certo, também pode aproveitar as recompensas.
  • Desafios: as empresas precisam confiar muito nos seus funcionários para garantir que estejam a usar os seus cartões corporativos de forma adequada. Se várias pessoas estiverem a partilhar um cartão corporativo físico, pode ser difícil separar as despesas e preparar os pedidos de reembolso. Para além disso, um cartão de crédito físico pode ser perdido ou roubado.

3. Os viajantes de negócios, gestores de viagens ou apoio administrativo reservam e pagam através de uma plataforma de viagens corporativas

  • Benefícios: oferece flexibilidade em termos de quem pode reservar viagens e de opções disponíveis. A plataforma certa também pode ajudar a aplicar a sua política de viagens e fornecer transparência sobre as reservas de viagens em toda a organização.
  • Desafios: as plataformas de gestão de viagens geralmente são usadas para reservar voos, alojamentos e possivelmente transporte, então ainda terá de usar cartões corporativos ou reembolsar os viajantes de negócios pelos custos acumulados durante a viagem.

Why is travel and expense management important?

Travel and expense management is particularly important for companies as it addresses the typical pain points that come with business travel planning:

  1. Better compliance with the company’s travel policy – whether you decide to use a T&E management solution to automatically flag any non-compliant expense or you prefer to go for a more manual process, having an expense management system in place will require a very clear and well-communicated travel policy that business travellers must respect.
  2. Accurate reimbursement of the expenses – a solid T&E management process will ensure that expense reports are easy to submit and process and that business travellers get their money back as soon as possible if they had to pay upfront.
  3. Cost control and financial stability – the goal of T&C should be for you to control the costs of business travel and understand in which areas you’re potentially overspending. A robust T&C management system can help you achieve financial stability.

How can business travel platforms help manage expenses?

Business travel platforms are one-stop-shop software solutions that allow you to book the different legs of your trip. They help to streamline and manage the different aspects of business travel, including managing expenses.

Here are the main features and benefits that business travel platforms can offer:

  1. One-stop-shop solution – you can book flights, accommodation and rental cars all in the same place. Business travel platforms support multiple travel service providers and you don’t have to struggle to collect invoices from different vendors. You can also get an overview of the entire trip and itineraries are accessible on mobile devices for convenience.
  2. Expense tracking and reporting – integration with travel expense solutions is possible for efficient expense reconciliation. Expenses are visible in real-time and business travellers can capture their expense receipts automatically in the tool, reducing the need for manual paperwork. Some platforms include an analytics dashboard to have a better understanding of travel expenses and where you can spend less money to make informed decisions about the budget.
  3. Integrated travel policy – business travel solutions allow you to integrate your business travel policy and get automated notifications in case of violation. You can set up customisable approval workflows both for travel requests and expenses.
  4. Negotiated discounts – when using a business travel platform, your company can negotiate deals with travel service providers and save money.

Using such a solution can make both the business traveller and the finance or HR team’s life easier as some tasks are automated.

T&E management process

The optimal way to track business travel expenses and submit claims will vary depending on business travellers’ preferences and your corporate travel policy. Here are the four main steps of a travel and expense management process:

1. Issue a travel request

This process starts with an employee making a travel request, usually subject to the manager’s approval. The manager may approve, reject or ask clarifying questions. At this stage, if your company is using a T&E management solution with a built-in travel policy, any violations of the policy will be flagged.

2. Spend

Once the travel request has been approved, parts of the employee’s trip such as hotel and plane tickets can be booked in advance. Other expenses such as meals or transportation will occur during the trip. These can be paid for with a corporate card or the employee can be asked to pay for them out of pocket and be reimbursed later on.

3. Report expenses

Now is the time for business travellers to submit the receipts of all their expenses. To be successful, expense reporting should rely on:

  • An expense management tool – the best way to streamline your processes is to use a spend management app. There are lots of options available depending on the size of your team, but look for one that offers features like receipt scanning, mileage tracking and approval workflows. Travel expense management solutions can be included in business travel platforms.
  • Organised records – this is the most important aspect of tracking business travel expenses. Be sure that every expense has been categorised based on its type so that you managers can file taxes correctly and have insight into where the company is spending the most money. This can be automated if you rely on a business travel platform with a built-in expense tracker.
  • Clear processes – whatever method you choose, your travel policy should set clear expectations of how business travellers should track expenses, what needs to be submitted and timelines for when expense reports need to be submitted.

4. Expense reimbursement

Reimbursement is the final stage of the T&E management process. Depending on what your expense reimbursement policy says, employees can be reimbursed directly on their payslip or via bank transfer. Asking for feedback is also part of the process and it’s important to gather employees’ thoughts at the end of every trip to understand where you can improve your process.

Como definir limites de despesas

Em geral, viajantes de negócios e gestores de viagens corporativas partilham o mesmo objetivo: maximizar a produtividade da viagem e minimizar os gastos com viagens de negócios.

A chave para definir limites de despesas é equilibrar as restrições com a liberdade. Todas as pessoas têm rotinas, dietas, necessidades e preferências diferentes. Para algumas pessoas, ter um ginásio no hotel pode ser uma comodidade valiosa, enquanto para outras podem priorizar estar num local específico. Algumas pessoas podem precisar de um grande pequeno-almoço, enquanto outras preferem várias pequenas refeições ao longo do dia. Manter a flexibilidade permite que os viajantes de negócios façam escolhas que melhorem a sua produtividade enquanto viajam, o que é vantajoso para todos.

Para alcançar o equilíbrio certo, aqui estão algumas sugestões para definir políticas nas principais categorias de despesas:

  • Alimentação: defina um subsídio diário de alimentação, mas permita que os viajantes de negócios decidam como querem dividir o subsídio entre pequeno-almoço, almoço, jantar e lanches.
  • Alojamento: defina parâmetros em torno do tipo de quarto, classificação por estrelas do hotel e/ou preço máximo por noite, mas permita que os funcionários escolham o seu próprio hotel dentro dessas diretrizes.
  • Transporte: forneça conselhos claros sobre como escolher métodos de transporte económicos, mas lembre-se do tempo perdido para viajar. Por exemplo, pode valer a pena pagar um pouco mais por um voo direto em vez de perder um dia inteiro de trabalho em várias escalas.

Como reduzir as despesas com viagens de negócios

Não faltam dicas e truques para manter baixos os gastos com viagens de negócios — aqui estão algumas formas de começar a reduzir as despesas empresariais:

  1. Planeie com antecedência. Evite marcações de última hora e reserve um momento para pensar mais além. Se a sua empresa tem uma conferência em que participa sempre ou um relacionamento com um cliente que exige um contato presencial regular, reservar voos e alojamentos com antecedência pode ajudar a obter boas promoções.
  2. Mantenha as suas reservas flexíveis. Às vezes, vale a pena pagar um pouco mais pela flexibilidade. Os planos podem mudar rapidamente, então pode poupar dinheiro a longo prazo ao reservar voos e alojamentos que pode alterar sem pagar taxas. Pode até mesmo procurar reservas canceláveis e reembolsáveis para obter o máximo de flexibilidade.
  3. Procure pelas comodidades dos alojamentos. Ao escolher um hotel ou outro alojamento, não deixe de consultar as comodidades que este oferece. Para viagens de negócios, o Wi-Fi gratuito é essencial. Outras comodidades que podem poupar algum dinheiro são o pequeno-almoço gratuito, o acesso a salas de reuniões ou conferências e estacionamento gratuito.
  4. Aproveite as vantagens do cartão de crédito. Alguns cartões de crédito empresariais têm taxas mais baixas para câmbio, incentivos de devolução de dinheiro ou oferecem ofertas de aluguer de carros, voos, seguros e zonas lounge de aeroportos.
  5. Use programas de fidelização. Às vezes, manter-se na mesma cadeia de hotéis ou companhia aérea pode valer a pena a longo prazo. Procure tarifas especiais para negócios e programas de fidelização que podem reduzir os custos de várias reservas.

Boas práticas para gestão de despesas de viagens empresariais

A melhor estratégia de gestão das despesas de viagens de negócios é aquela que é personalizada para si, para a sua organização e para sua equipa. Envolva os seus funcionários em reflexões e feedback regulares para criar um processo de gestão de despesas que funcione exclusivamente para a sua empresa.

Aqui estão algumas das melhores práticas que se aplicam a todas as organizações:

1. Use a tecnologia para manter a organização

Há muitas opções de software de viagens e despesas para agilizar o processo de colocação de despesas e de manter tudo organizado. Também pode pedir aos viajantes de negócios que tirem fotografias de recibos e faturas imediatamente e enviarem-nas para pastas partilhadas, onde quer que estejam. Isto irá evitar a perda de recibos e poupará tempo ao criar pedidos de despesas posteriormente.

2. Estabeleça prazos

É fácil deixar que as tarefas administrativas se acumulem, especialmente depois de regressar de uma movimentada viagem de negócios. Certifique-se de que os seus funcionários tenham prazos claros para quando devem enviar os seus relatórios de despesas para reembolso.

3. Ajuste os seus orçamentos à situação

Mesmo dentro do mesmo país, os custos podem ser drasticamente diferentes. Defina orçamentos realistas para viagens de negócios e considere adaptar os seus limites de despesas ao local. Também deve rever a sua política de viagem pelo menos uma vez por ano para garantir que o seu orçamento está de acordo com a inflação e as flutuações locais para destinos de viagens frequentes.

4. Comunique bem a sua política de viagens

Tente fazer com que a sua política de viagens seja facilmente compreendida por todas as pessoas da sua organização. Ao criar a sua política, mantenha a linguagem simples e certifique-se de que não haja ambiguidade sobre que despesas podem ser reivindicadas. Assim que a sua política for criada, também deve ter um plano para comunicá-la à organização e dar às pessoas lembretes regulares para manter as informações atualizadas.

Tarefas administrativas, como gestão de viagens e despesas, geralmente parecem menos prioritárias em momentos mais ocupados. Mas um pouco de planeamento, organização e comunicação ajudam bastante. Uma estratégia clara faz mais do que apenas impulsionar a eficiência administrativa e financeira, reduz a confusão e a ansiedade para que a sua equipa se possa concentrar no que mais importa: atingir os objetivos da sua viagem de negócios.

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