Pour votre société, un voyage d'affaires productif peut être la clé de nouvelles perspectives, de relations renforcées et bien plus encore. Toutefois, ces avantages inestimables ne viennent pas sans un certain coût. Heureusement, avec un peu de planification, d'organisation et une communication claire, vous pouvez optimiser la gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires, pour que votre entreprise économise du temps et de l'argent.

Quand on parle de « dépenses liées aux voyages d’affaires », à quoi fait-on référence ?

Les dépenses liées aux voyages d’affaires comprennent la plupart des coûts engagés lors d’un déplacement professionnel. Elles désignent en particulier les coûts des produits et services nécessaires pour atteindre les objectifs du déplacement. En règle générale, les voyageurs d'affaires peuvent passer en note de frais les dépenses liées à leurs besoins fondamentaux ou qui leur permettent de faire leur travail à l'étranger. Ces frais de subsistance peuvent avoir des implications fiscales. Il est donc essentiel qu’au sein de votre organisation, chacun comprenne ce qui peut faire l’objet d’une note de frais.

Les dépenses liées aux voyages d’affaires les plus courantes sont les suivantes :

  • Billets d'avion
  • Hébergement
  • Nourriture
  • Locations de voitures
  • Carburant pour voiture de location ou véhicule personnel
  • Indemnité kilométrique lorsqu'un véhicule personnel est utilisé pour un déplacement professionnel
  • Frais de stationnement et péages routiers
  • Transport public
  • Coûts liés aux événements organisés pour les clients, prospects et partenaires
  • Autres frais professionnels divers : impression de supports pour un salon professionnel, achat d’accessoires pour une séance photo, location de matériel pour une présentation…

Les dépenses pouvant faire l’objet d’un remboursement sont nombreuses, mais il y a tout de même des limites. Les frais engagés pour se rendre au bureau au quotidien, pour acheter des vêtements en prévision d’un voyage ou pour se divertir sur place ne sont généralement pas pris en charge.

Qu’est-ce que la gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires ?

La gestion des dépenses et des voyages d’affaires désigne le fait de définir une politique de voyage, et de vérifier que vos collaborateurs gardent une trace de leurs dépenses lors de leurs déplacements, afin d’envoyer une note de frais en bonne et due forme à leur retour. Il est important de gérer les dépenses liées aux voyages d'affaires de façon méthodique. Vos collaborateurs y verront plus clair, vous pourrez trouver des occasions de faire des économies et vous disposerez d’une comptabilité précise.

Dans les petites à moyennes entreprises, ces responsabilités peuvent incomber à l’équipe juridique, aux ressources humaines, aux responsables du bureau ou encore être externalisées auprès d’une société de gestion des voyages d'affaires. Dans les plus grandes entreprises, il peut y avoir un poste de responsable des voyages d'affaires, qui supervise la planification des voyages, établit et applique les politiques de voyage et gère les budgets et les dépenses.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, les voyageurs d’affaires eux-mêmes ont également un rôle important à jouer. Ce sont eux qui doivent comprendre et respecter la politique de voyage, qui doivent garder une trace de leurs dépenses et envoyer leurs notes de frais dans un délai acceptable.

Quels processus adopter pour gérer les dépenses liées aux voyages d’affaires ?

Chaque société se doit de disposer d’une politique de voyage qui encadre la gestion des dépenses, afin que les collaborateurs comprennent comment envoyer une note de frais, quelles dépenses sont couvertes et comment fonctionne le processus de remboursement.

Il y a plusieurs manières de gérer les voyages d'affaires et les frais qui y sont liés, chacune avec ses avantages et ses inconvénients :

1. Les voyageurs d'affaires réservent et paient tout eux-mêmes, puis sont remboursés plus tard.

  • Avantages : les voyageurs bénéficient d'une flexibilité optimale et peuvent prendre leurs propres décisions, et apporter des modifications dès que nécessaire. La mise en place de cette approche nécessite également moins d’investissement et d’infrastructures.
  • Inconvénients : les voyageurs doivent attendre d’être remboursés, ce qui peut créer des situations délicates selon les finances de vos collaborateurs. Les voyageurs d'affaires subissent également une charge administrative plus lourde, car ils doivent eux-mêmes faire le suivi de toutes leurs dépenses et garder tous les justificatifs.

2. Les voyageurs d'affaires réservent et paient tout avec une carte dédiée aux déplacements professionnels

  • Avantages : regrouper toutes les dépenses sur une seule carte est plus simple et plus clair. Cela évite aussi de faire avancer les frais par les collaborateurs, ce qui représente une charge financière pour eux. Avec la bonne carte de crédit professionnelle, vous pouvez aussi bénéficier d’avantages.
  • Inconvénients : cette approche demande beaucoup de confiance dans le fait que les collaborateurs utilisent leur carte professionnelle de manière appropriée. Si plusieurs personnes partagent une carte de crédit physique, il peut être difficile de séparer leurs dépenses et de bien remplir les notes de frais. Par ailleurs, une carte de crédit physique peut être égarée ou volée.

3. Les voyageurs d’affaires, les responsables des voyages d’affaires ou le personnel administratif réserve et paie via une plateforme de voyages d’affaires en ligne

  • Avantages : plus de flexibilité pour décider qui peut réserver des voyages et au niveau des options disponibles. La bonne plateforme peut aussi vous aider à appliquer votre politique de voyage et à gagner en transparence sur la réservation de voyages au sein de votre entreprise.
  • Inconvénients : les plateformes de gestion des voyages sont généralement utilisées pour réserver des hébergements, des vols, et éventuellement d’autres modes de transport. Vous devrez donc toujours utiliser une carte de crédit professionnelle ou rembourser vos collaborateurs pour les coûts avancés lors de leurs déplacements.

Why is travel and expense management important?

Travel and expense management is particularly important for companies as it addresses the typical pain points that come with business travel planning:

  1. Better compliance with the company’s travel policy – whether you decide to use a T&E management solution to automatically flag any non-compliant expense or you prefer to go for a more manual process, having an expense management system in place will require a very clear and well-communicated travel policy that business travellers must respect.
  2. Accurate reimbursement of the expenses – a solid T&E management process will ensure that expense reports are easy to submit and process and that business travellers get their money back as soon as possible if they had to pay upfront.
  3. Cost control and financial stability – the goal of T&C should be for you to control the costs of business travel and understand in which areas you’re potentially overspending. A robust T&C management system can help you achieve financial stability.

How can business travel platforms help manage expenses?

Business travel platforms are one-stop-shop software solutions that allow you to book the different legs of your trip. They help to streamline and manage the different aspects of business travel, including managing expenses.

Here are the main features and benefits that business travel platforms can offer:

  1. One-stop-shop solution – you can book flights, accommodation and rental cars all in the same place. Business travel platforms support multiple travel service providers and you don’t have to struggle to collect invoices from different vendors. You can also get an overview of the entire trip and itineraries are accessible on mobile devices for convenience.
  2. Expense tracking and reporting – integration with travel expense solutions is possible for efficient expense reconciliation. Expenses are visible in real-time and business travellers can capture their expense receipts automatically in the tool, reducing the need for manual paperwork. Some platforms include an analytics dashboard to have a better understanding of travel expenses and where you can spend less money to make informed decisions about the budget.
  3. Integrated travel policy – business travel solutions allow you to integrate your business travel policy and get automated notifications in case of violation. You can set up customisable approval workflows both for travel requests and expenses.
  4. Negotiated discounts – when using a business travel platform, your company can negotiate deals with travel service providers and save money.

Using such a solution can make both the business traveller and the finance or HR team’s life easier as some tasks are automated.

T&E management process

The optimal way to track business travel expenses and submit claims will vary depending on business travellers’ preferences and your corporate travel policy. Here are the four main steps of a travel and expense management process:

1. Issue a travel request

This process starts with an employee making a travel request, usually subject to the manager’s approval. The manager may approve, reject or ask clarifying questions. At this stage, if your company is using a T&E management solution with a built-in travel policy, any violations of the policy will be flagged.

2. Spend

Once the travel request has been approved, parts of the employee’s trip such as hotel and plane tickets can be booked in advance. Other expenses such as meals or transportation will occur during the trip. These can be paid for with a corporate card or the employee can be asked to pay for them out of pocket and be reimbursed later on.

3. Report expenses

Now is the time for business travellers to submit the receipts of all their expenses. To be successful, expense reporting should rely on:

  • An expense management tool – the best way to streamline your processes is to use a spend management app. There are lots of options available depending on the size of your team, but look for one that offers features like receipt scanning, mileage tracking and approval workflows. Travel expense management solutions can be included in business travel platforms.
  • Organised records – this is the most important aspect of tracking business travel expenses. Be sure that every expense has been categorised based on its type so that you managers can file taxes correctly and have insight into where the company is spending the most money. This can be automated if you rely on a business travel platform with a built-in expense tracker.
  • Clear processes – whatever method you choose, your travel policy should set clear expectations of how business travellers should track expenses, what needs to be submitted and timelines for when expense reports need to be submitted.

4. Expense reimbursement

Reimbursement is the final stage of the T&E management process. Depending on what your expense reimbursement policy says, employees can be reimbursed directly on their payslip or via bank transfer. Asking for feedback is also part of the process and it’s important to gather employees’ thoughts at the end of every trip to understand where you can improve your process.

Comment fixer des plafonds ?

En règle générale, les voyageurs d'affaires et les responsables des voyages d'affaires partagent le même objectif : maximiser la productivité des déplacements professionnels tout en minimisant les dépenses liées.

Pour définir des plafonds, l’important est de trouver un équilibre entre restrictions et liberté. Tout le monde a ses routines, son régime alimentaire, ses besoins et ses préférences. Certaines personnes apprécieront d’avoir accès à une salle de sport dans leur hôtel, tandis que d’autres tiendront davantage à son emplacement. Certains voyageurs voudront profiter d’un petit-déjeuner copieux, et d’autres de plusieurs petits repas au long de la journée. Garder une certaine flexibilité permet aux voyageurs d’affaires de faire leurs propres choix pour améliorer leur productivité lors de leurs déplacements. C’est une décision gagnant-gagnant !

Pour atteindre un bon équilibre, voici quelques suggestions correspondant aux principaux types de dépenses :

  • Repas : définissez un budget journalier pour les repas, mais permettez aux voyageurs de décider comment répartir ce budget entre petit-déjeuner, déjeuner, dîner et autres collations.
  • Hébergement : encadrez le type d’hébergement, le nombre d’étoiles de l’hôtel, ou encore le tarif maximum par nuit, tout en laissant vos collaborateurs choisir eux-mêmes un établissement correspondant à vos critères.
  • Transport : donnez des conseils clairs pour aider vos collaborateur à choisir des moyens de transport économiques, tout en gardant en tête le temps qui sera passé en trajets. Par exemple, il peut être justifié d’investir dans un vol direct plutôt que de perdre une journée de travail entière en escales.

Comment réduire les dépenses liées aux voyages d’affaires ?

Il existe de nombreux conseils et astuces pour réduire les dépenses liées aux voyages d’affaires. Voici quelques inspirations :

  1. Préparez les déplacements bien à l’avance. Évitez les surcoûts de dernière minute et prenez le temps d’établir un plan de route. Si votre société assiste tous les ans à la même conférence, ou si vous organisez régulièrement des rencontres en face à face avec un certain client, réserver des vols et des hébergements à l’avance peut vous aider à bénéficier d’offres.
  2. Choisissez des réservations flexibles. Il peut être payant de parier sur la flexibilité. Aucun projet n’est jamais garanti. Vous pourriez économiser de l’argent à long terme en réservant des vols et des hébergements qu’il est possible de replanifier sans frais. Vous pouvez même privilégier les réservations remboursables ou avec annulation gratuite, pour une flexibilité optimale.
  3. Repérez les équipements et services proposés Lorsque vous choisissez un hôtel ou un autre type d’hébergement, regardez quels équipements et services sont proposés. Disposer d’une connexion Wi-Fi gratuite est indispensable pour un déplacement professionnel. Vous pourriez aussi économiser en choisissant un établissement qui propose le petit-déjeuner gratuit, un accès à des salles de réunion/conférences ou un stationnement gratuit.
  4. Tirez parti des avantages de vos cartes de crédit. Certaines cartes de crédit professionnelles proposent des frais de change moins élevés, du cashback ou des offres sur les voitures de location, les vols, les assurances ou encore sur l’accès aux salons d'aéroport.
  5. Profitez des programmes de fidélité. À long terme, il peut être plus rentable de favoriser une seule chaîne hôtelière ou compagnie aérienne. Cherchez des tarifs réservés aux professionnels et tirez parti des programmes de fidélité ou autres avantages réservés aux membres, qui peuvent réduire les coûts sur un ensemble de réservations.

Quelles sont les bonnes pratiques en matière de gestion des dépenses liées aux voyages ?

La meilleure stratégie en matière de gestion des dépenses liées aux voyages, c’est celle qui est adaptée à vos besoins, à votre entreprise et à votre équipe. Demandez régulièrement à vos collaborateurs de donner leur avis pour mettre au point un processus de gestion des dépenses qui corresponde aux spécificités de votre activité.

Voici quelques bonnes pratiques qui s’appliquent à toutes les structures :

1. Appuyez-vous sur la technologie pour vous organiser

Il existe de nombreux logiciels de gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires visant à optimiser le processus d’envoi de notes de frais et à faciliter votre organisation. Lors de leurs déplacements, vous pouvez aussi demander à vos collaborateurs de photographier immédiatement leurs reçus et factures, puis de les importer dans des dossiers partagés. Cela évite de perdre les reçus et leur fait gagner du temps par la suite, lors de l’envoi des notes de frais.

2. Fixez des délais

Les tâches administratives ont tendance à s’accumuler, surtout après un déplacement professionnel bien chargé. Assurez-vous que vos employés disposent d’une date limite clairement définie jusqu’à laquelle envoyer leurs notes de frais.

3. Ajustez le budget à la situation

Même au sein d’un même pays, les coûts peuvent changer du tout au tout. Établissez des budgets de voyages d’affaires réalistes, et adaptez les plafonds de dépenses au lieu, si nécessaire. Passez également en revue votre politique de voyage au moins 1 fois par an, pour que votre budget suive l’inflation et les fluctuations tarifaires locales de vos destinations principales.

4. Communiquez sur votre politique de voyage

Faites votre possible pour rendre votre politique de voyage facilement compréhensible par tous les membres de votre organisation. En créant votre politique de voyage, utilisez des phrases simples, et ne laissez aucune ambiguïté au niveau des dépenses qui peuvent faire l’objet d’une note de frais. Une fois votre politique créée, vous devez également la communiquer de manière organisée au sein de l’entreprise. Rappelez régulièrement à vos collaborateurs de mettre à jour les informations qui y figurent.

Les tâches administratives telles que la gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires paraissent souvent moins prioritaires en période chargée. Mais avec un peu de planification, d’organisation et de communication, cette tâche peut être traitée efficacement. Avec une stratégie claire, non seulement vous optimisez vos processus administratifs et financiers, mais vous réduisez aussi la confusion et le stress potentiels, permettant à votre équipe de se concentrer sur ce qui importe le plus : atteindre les objectifs de chaque voyage d’affaires.

Articles suggérés

20/01/23
8 minutes de lecture
Comment économiser plus en voyage d’affaires

Les voyages d’affaires peuvent coûter cher. Économiser sur les voyages d'affaires nécessite des effo...

Gestion des dépenses et contrôle budgétaire PME Équipes Comptabilité Propriétaires de petites entreprises
31/08/22
5 minutes de lecture
Guide complet sur les politiques de voyage d’entreprise

Vous apprendrez ce qu'est une politique de voyage, comment vérifier qu’elle est bien respectée et co...

Gestion des voyages d'affaires Utilisateurs/Administrateurs