Een productieve zakenreis kan je bedrijf nieuwe inzichten, sterkere relaties en meer opleveren. Maar hoewel de voordelen misschien van onschatbare waarde zijn, brengt elke zakenreis wel onkosten met zich mee. Gelukkig kun je met wat planning, organisatie en duidelijke communicatie het zakelijke reiskostenproces van je bedrijf optimaliseren om tijd en geld te besparen.

Wat zijn zakelijke reiskosten?

Onder zakelijke reiskosten vallen de meeste onkosten die tijdens een zakenreis worden gemaakt, met name de kosten van producten en diensten die nodig zijn om de doelen van de reis te bereiken. Normaal gesproken kunnen zakenreizigers onkosten declareren die verband houden met hun basisbehoeften, of die hen in staat stellen hun werk te doen in het buitenland. Deze levensonderhoudskosten kunnen implicaties hebben wat betreft belastingen en het is daarom erg belangrijk dat iedereen in je organisatie begrijpt wat hieronder valt.

De meest gebruikelijke zakelijke reiskosten zijn:

  • Vliegtickets
  • Accommodatie
  • Eten
  • Autohuur
  • Brandstof voor huurauto's of persoonlijke voertuigen
  • Kilometervergoeding indien een persoonlijk voertuig is gebruikt voor een zakenreis
  • Parkeerkosten en tolgelden
  • Openbaar vervoer
  • Kosten die verband houden met het vermaken van klanten, potentiële klanten en partners
  • Andere diverse zakelijke kosten, van het printen van materiaal voor een stand op een beurs, rekwisieten voor een fotoshoot of het huren van technische apparatuur voor een presentatie

Er komt een breed scala aan onkosten in aanmerking voor een vergoeding, maar er zijn ook grenzen. Zakelijke reiskosten dekken over het algemeen geen zaken zoals woon-werkverkeer, kleding voor uitstapjes of persoonlijke entertainmentkosten tijdens het reizen voor het werk.

Wat is reis- en onkostenbeheer?

Reis- en onkostenbeheer is het proces waarbij een reisbeleid wordt vastgesteld, en waarbij ervoor wordt gezorgd dat werknemers tijdens de reis gegevens bijhouden en naar behoren rapporten indienen wanneer ze terugkeren van een reis. Robuust reis- en onkostenbeheer is belangrijk om werknemers duidelijkheid te verschaffen, besparingen voor zakenreizen te vinden en een nauwkeurige boekhouding te garanderen.

In kleinere bedrijven kunnen deze taken onder het juridische team, HR of kantoormanagers vallen, of worden uitbesteed aan een reismanagementbedrijf. Bij grotere bedrijven kan er een toegewijde manager voor zakenreizen zijn die verantwoordelijk is voor de reisplanning, het opstellen en handhaven van reisbeleid en het beheren van budgetten en onkosten.

Ongeacht de grootte van je bedrijf spelen zakenreizigers zelf ook een belangrijke rol. Ze zijn er verantwoordelijk voor dat ze het reisbeleid begrijpen en volgen, hun onkostenadministratie bijhouden en tijdig claims indienen.

Hoe het reis- en onkostenproces te beheren

Elk bedrijf zou een reis- en onkostenbeleid moeten hebben met onkostenbeheer, zodat de medewerkers begrijpen hoe ze onkostendeclaraties in moeten dienen, welke onkosten toepasselijk zijn en wat te verwachten van het terugbetalingsproces.

Er zijn diverse manieren om zakenreizen en onkosten te beheren, elk met eigen voordelen en uitdagingen:

1. Zakenreizigers boeken en betalen alles zelf en krijgen later een terugbetaling.

  • Voordelen: reizigers hebben de ultieme flexibiliteit om onderweg hun eigen beslissingen en wijzigingen te maken. Deze aanpak vereist ook minder investeringen of infrastructuur om het proces op te zetten.
  • Uitdagingen: reizigers moeten wachten op terugbetaling, wat kan leiden tot lastige situaties, afhankelijk van de persoonlijke financiële situatie van de medewerker. Zakenreizigers hebben bij deze variant ook meer administratieve rompslomp om al hun onkosten en administratie bij te houden.

2. Zakenreizigers boeken en betalen alles met een zakelijke creditcard

  • Voordelen: het is eenvoudig en overzichtelijk om alle uitgaven op één kaart te hebben en voorkomt dat werknemers moeten voorschieten. Door de juiste zakelijke creditcard te kiezen, kan de reiziger ook profiteren van beloningen.
  • Uitdagingen: bedrijven moeten veel vertrouwen hebben in hun werknemers om ervoor te zorgen dat ze hun zakelijke creditcards op de juiste manier gebruiken. Als meerdere mensen een fysieke zakelijke creditcard delen, kan het moeilijk zijn om uitgaven te scheiden en claims op te stellen. Bovendien kan een fysieke creditcard verloren raken of gestolen worden.

3. Zakenreizigers, reismanagers of administratieve medewerkers boeken en betalen via een zakenreisplatform

  • Voordelen: het biedt flexibiliteit, zowel wat betreft wie reizen kan boeken en wat de beschikbare opties zijn. Het juiste platform kan ook helpen met het handhaven van het reisbeleid en transparantie bieden over het boeken van reizen in de hele organisatie.
  • Uitdagingen: platforms voor reisbeheer worden meestal gebruikt voor het boeken van vluchten, accommodatie en eventueel vervoer, dus je moet nog steeds zakelijke creditcards gebruiken of zakenreizigers vergoeden voor de kosten die tijdens hun reis zijn gemaakt.

Why is travel and expense management important?

Travel and expense management is particularly important for companies as it addresses the typical pain points that come with business travel planning:

  1. Better compliance with the company’s travel policy – whether you decide to use a T&E management solution to automatically flag any non-compliant expense or you prefer to go for a more manual process, having an expense management system in place will require a very clear and well-communicated travel policy that business travellers must respect.
  2. Accurate reimbursement of the expenses – a solid T&E management process will ensure that expense reports are easy to submit and process and that business travellers get their money back as soon as possible if they had to pay upfront.
  3. Cost control and financial stability – the goal of T&C should be for you to control the costs of business travel and understand in which areas you’re potentially overspending. A robust T&C management system can help you achieve financial stability.

How can business travel platforms help manage expenses?

Business travel platforms are one-stop-shop software solutions that allow you to book the different legs of your trip. They help to streamline and manage the different aspects of business travel, including managing expenses.

Here are the main features and benefits that business travel platforms can offer:

  1. One-stop-shop solution – you can book flights, accommodation and rental cars all in the same place. Business travel platforms support multiple travel service providers and you don’t have to struggle to collect invoices from different vendors. You can also get an overview of the entire trip and itineraries are accessible on mobile devices for convenience.
  2. Expense tracking and reporting – integration with travel expense solutions is possible for efficient expense reconciliation. Expenses are visible in real-time and business travellers can capture their expense receipts automatically in the tool, reducing the need for manual paperwork. Some platforms include an analytics dashboard to have a better understanding of travel expenses and where you can spend less money to make informed decisions about the budget.
  3. Integrated travel policy – business travel solutions allow you to integrate your business travel policy and get automated notifications in case of violation. You can set up customisable approval workflows both for travel requests and expenses.
  4. Negotiated discounts – when using a business travel platform, your company can negotiate deals with travel service providers and save money.

Using such a solution can make both the business traveller and the finance or HR team’s life easier as some tasks are automated.

T&E management process

The optimal way to track business travel expenses and submit claims will vary depending on business travellers’ preferences and your corporate travel policy. Here are the four main steps of a travel and expense management process:

1. Issue a travel request

This process starts with an employee making a travel request, usually subject to the manager’s approval. The manager may approve, reject or ask clarifying questions. At this stage, if your company is using a T&E management solution with a built-in travel policy, any violations of the policy will be flagged.

2. Spend

Once the travel request has been approved, parts of the employee’s trip such as hotel and plane tickets can be booked in advance. Other expenses such as meals or transportation will occur during the trip. These can be paid for with a corporate card or the employee can be asked to pay for them out of pocket and be reimbursed later on.

3. Report expenses

Now is the time for business travellers to submit the receipts of all their expenses. To be successful, expense reporting should rely on:

  • An expense management tool – the best way to streamline your processes is to use a spend management app. There are lots of options available depending on the size of your team, but look for one that offers features like receipt scanning, mileage tracking and approval workflows. Travel expense management solutions can be included in business travel platforms.
  • Organised records – this is the most important aspect of tracking business travel expenses. Be sure that every expense has been categorised based on its type so that you managers can file taxes correctly and have insight into where the company is spending the most money. This can be automated if you rely on a business travel platform with a built-in expense tracker.
  • Clear processes – whatever method you choose, your travel policy should set clear expectations of how business travellers should track expenses, what needs to be submitted and timelines for when expense reports need to be submitted.

4. Expense reimbursement

Reimbursement is the final stage of the T&E management process. Depending on what your expense reimbursement policy says, employees can be reimbursed directly on their payslip or via bank transfer. Asking for feedback is also part of the process and it’s important to gather employees’ thoughts at the end of every trip to understand where you can improve your process.

Hoe stel je onkostenlimieten in

Over het algemeen hebben zakenreizigers en zakenreismanagers hetzelfde doel: de reisproductiviteit maximaliseren en tegelijkertijd de uitgaven voor zakenreizen minimaliseren.

Het belangrijkste bij het instellen van onkostenlimieten is om de juiste balans te vinden tussen vrijheid en restricties. Iedereen heeft verschillende routines, diëten, behoeften en voorkeuren. Voor sommige reizigers is een fitnessruimte in het hotel een waardevolle voorziening, terwijl anderen meer belang hechten aan een specifieke locatie om te verblijven. Sommigen hebben misschien een uitgebreid ontbijt nodig, terwijl anderen de voorkeur geven aan meerdere kleine maaltijden gedurende de dag. Door alles flexibel te houden, kunnen zakenreizigers onderweg keuzes maken die hun productiviteit verbeteren: een win-win voor iedereen.

Hier zijn enkele suggesties voor het instellen van voorwaarden voor de belangrijkste onkostencategorieën:

  • Eten: stel een dagelijks bedrag vast voor eten, maar laat de reiziger zelf beslissen hoe ze de vergoeding willen verdelen tussen ontbijt, lunch, diner en snacks.
  • Accommodatie: stel parameters in voor kamertype, hotelsterrenclassificatie en/of maximumprijs per nacht, maar laat medewerkers binnen die richtlijnen hun eigen hotel kiezen.
  • Vervoer: geef duidelijk advies over het kiezen van kosteneffectieve vervoermiddelen, maar houd rekening met de tijd die verloren raakt door het reizen. Zo kan het bijvoorbeeld de moeite waard zijn om wat extra geld te betalen voor een rechtstreekse vlucht in plaats van een hele werkdag te verliezen door meerdere tussenstops.

Hoe je zakenreiskosten kunt verlagen

Er is geen tekort aan tips en trucs om de uitgaven voor zakenreizen binnen de perken te houden – hier zijn een paar manieren om een begin te maken met het verlagen van zakelijke uitgaven:

  1. Vooruit plannen. Vermijd last-minute prijsverhogingen en kijk wat verder vooruit in de toekomst. Als je bedrijf altijd een vertegenwoordiging naar een bepaalde conferentie stuurt of een klantrelatie heeft waarbij regelmatig persoonlijk contact vereist is, dan kan het vooraf boeken van vluchten en accommodaties helpen om deals binnen te halen.
  2. Houd je boekingen flexibel. Soms is het de moeite waard om wat meer te betalen voor flexibiliteit. Dingen kunnen snel veranderen, dus je kunt op de lange termijn geld besparen door vluchten en accommodatie te boeken die je kunt aanpassen zonder extra kosten te betalen. Je kunt zelfs annuleerbare, terugbetaalbare boekingen zoeken voor ultieme flexibiliteit.
  3. Check de accommodatievoorzieningen. Zorg er bij het kiezen van een hotel of andere accommodatie voor dat je goed de voorzieningen bestudeert die er aangeboden worden. Voor zakenreizen is gratis WiFi essentieel. Andere voorzieningen die je wat geld kunnen besparen zijn gratis ontbijt, toegang tot vergader- of conferentiezalen en gratis parkeergelegenheid.
  4. Profiteer van de voordelen van creditcards. Sommige zakelijke creditcards hebben lagere tarieven voor het wisselen van valuta, cashback-acties, of bieden deals voor huurauto's, vluchten, verzekeringen en luchthavenlounges.
  5. Gebruik loyaliteitsprogramma's. Soms kan het op lange termijn lonend zijn om bij één hotelketen of luchtvaartmaatschappij te blijven. Zoek naar speciale zakelijke tarieven, lidmaatschappen en loyaliteitsprogramma's waarmee je de kosten voor meerdere boekingen kunt verlagen.

Best practices voor het beheer van zakelijke reiskosten

De beste strategie voor het beheer van zakelijke reiskosten is een strategie die is afgestemd op jou, je organisatie en je team. Laat je werknemers regelmatig meedenken en feedback geven om een onkostenbeheerproces te creëren dat past bij jouw unieke bedrijf.

Hier zijn enkele best practices die voor alle organisaties van toepassing zijn:

1. Gebruik technologie om georganiseerd te blijven

Er zijn tal van opties voor reis- en onkostensoftware om het proces te stroomlijnen voor het indienen van claims en om goed georganiseerd blijven. Je kunt zakenreizigers ook vragen om meteen foto's te maken van bonnetjes en facturen en om deze onderweg te uploaden naar gedeelde mappen. Zo voorkom je verloren bonnetjes en bespaar je tijd als er later onkostendeclaraties worden gemaakt.

2. Stel deadlines in

Het is gemakkelijk om administratieve taken op te laten stapelen, vooral nadat je thuis bent gekomen na een drukke zakenreis. Zorg ervoor dat je werknemers duidelijke deadlines hebben voor wanneer ze hun onkostendeclaraties moeten indienen voor terugbetaling.

3. Pas je budgetten aan de situatie aan

Zelfs binnen hetzelfde land kunnen de kosten drastisch verschillen. Stel realistische budgetten op voor zakenreizen en overweeg om je onkostenlimieten af te stemmen op de locatie. Je moet ook minstens één keer per jaar je reisbeleid herzien om er zeker van te zijn dat je budget gelijke tred houdt met de inflatie en lokale schommelingen voor reisbestemmingen die vaak gekozen worden.

4. Communiceer je reisbeleid goed

Probeer je reisbeleid begrijpelijk te maken voor iedereen in je organisatie. Gebruik bij het opstellen van je beleid eenvoudig taalgebruik en zorg ervoor dat er geen onduidelijkheid bestaat over welke onkosten kunnen worden gedeclareerd. Nadat je beleid is opgesteld, moet je ook een plan hebben om dit aan de organisatie te communiceren en mensen er regelmatig aan herinneren om de informatie actueel te houden.

Administratieve taken zoals reizen en onkostenbeheer krijgen vaak minder prioriteit als het druk wordt. Met een beetje planning, organisatie en communicatie kom je echter al een heel eind. Een duidelijke strategie zorgt niet alleen voor meer administratieve en financiële efficiëntie, maar vermindert ook verwarring en onrust, zodat je team zich kan concentreren op wat belangrijk is: het bereiken van de doelen van hun zakenreis.

Aanbevolen artikelen

20-01-23
8 minuten lezen
Hoe beheer je kostenbesparing voor zakenreizen

Zakenreizen kan duur zijn. Geld besparen op zakenreizen moet vanuit alle medewerkers komen, niet all...

Uitgaven- en budgetbeheer MKB Financiële teams Eigenaren van kleine bedrijven
31-08-22
5 minuten lezen
De complete gids voor naleving van het reisbeleid

Met deze uitgebreide gids leer je wat een reisbeleid is, hoe je de naleving ervan kunt controleren e...

Zakenreisbeheer Boekers/Admins