Als het om zakenreizen gaat, is de rol van een zakenreismanager niet weg te denken. Van het opstellen van een [page=944] (strategisch reisbeleid) tot het overzien van de uitgaven en het waarborgen van de veiligheid van zakenreizigers, deze professionals spelen een cruciale rol bij het optimaliseren van de zakelijke reiservaring. Deze gids gaat dieper in op de belangrijkste verantwoordelijkheden van zakenreismanagers, onderzoekt het belang van een reisbeleid en legt uit waarom hun expertise cruciaal is voor zakelijk succes.
Ze zijn doorgaans belast met het beheer van reiskosten, verantwoordelijk voor contracten met leveranciers en partners, en monitoren de behoeften van zakenreizigers. In het onderstaande artikel onderzoeken we wat een zakenreismanager is, wat hun vier typische taken omvatten en waarom hun vaardigheden belangrijk zijn voor zakenreizen.
Wat is een zakenreismanager?
Een zakenreismanager is een essentiële troef voor bedrijven, die verantwoordelijk is voor het opstellen van het reisbeleid, het beheren van reisarrangementen en het kiezen van het juiste reisbureau voor zakenreizen.
Ze geven prioriteit aan het welzijn van zakenreizigers en zorgen ervoor dat het reisbeleid van het bedrijf wordt nageleefd.
In het dynamische landschap van vandaag worden toegewijde zakenreismanagers steeds meer een strategische investering voor bedrijven van elke omvang, die gespecialiseerde expertise bieden om de efficiëntie van zakenreizen te verbeteren.
Na een zakenreis is een reismanager verantwoordelijk voor het analyseren van gegevens en deze te gebruiken voor het optimaliseren van toekomstige reizen. Ze moeten beschikken over uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden en scherpe, strategische denkers zijn.
Voorheen werd de rol van reismanager vervuld door office managers of iemand binnen de HR-afdeling die naast hun andere verantwoordelijkheden ook reizen organiseerden. Nu zien steeds meer bedrijven van elke omvang het voordeel in het inhuren van een toegewijde zakenreismanager.
Deze functie is zinvol voor alle bedrijven waarvan de werknemers regelmatig moeten reizen.
Wat doen zakenreismanagers?
De kerntaken van zakenreismanagers omvatten maar zijn niet beperkt tot:
1. Het opstellen van strategische reisplannen
Zakenreismanagers spelen een essentiële rol bij het toezicht op reisplannen en -arrangementen. Of het nu gaat om het rechtstreeks afhandelen van boekingen of het in staat stellen van werknemers om zich aan het reisbeleid te houden, ze richten zich op vervoer, accommodatie, verzekeringen, visumregelingen en meer. Door zich te houden aan het vastgestelde reisbeleid, zorgen reismanagers voor de beste deals en zorgen ze voor consistentie in reisklasse- en hotelcategorieën.
2. Uitgavenbeheer en budgettoezicht
Op het onvoorspelbare gebied van creditcardbeheer en uitgaven op de bestemming stellen reismanagers bestedingslimieten in om daarmee het bijhouden van de financiën te vereenvoudigen. Het is noodzakelijk om een balans te vinden in het kostenbeheer en het moreel van de werknemers, om zo een perfect evenwicht te bereiken. Op basis van hun ervaring bieden reismanagers waardevolle inzichten door middel van uitgavenrapportage en prognoses, waardoor een optimaal gebruik van het budget wordt gegarandeerd.
3. Geïnformeerde besluitvorming door middel van data-analyse
Naast het opstellen van een uitgebreid reisbeleid, analyseren zakenreismanagers gegevens van eerdere reizen om weloverwogen beslissingen te nemen voor toekomstig beleid. Door enquêtes uit te voeren en gegevens te verzamelen, identificeren ze patronen en verbeterpunten. Door gebruik te maken van betrouwbare datasets beoordelen reismanagers de winstgevendheid van zakenreizen, waardoor het reisbeleid voortdurend kan worden verfijnd.
4. Technologische vooruitgang omarmen
In het steeds evoluerende landschap van zakenreistechnologie moeten reismanagers voorop blijven lopen om de efficiëntie te verbeteren. Moderne boekingstools zoals de Booking.com for Business-tool en technologische vooruitgang stellen werknemers in staat om reizen te boeken binnen de beleidsrichtlijnen, waardoor autonomie wordt geboden en tegelijkertijd de regels worden nageleefd. Deze proactieve aanpak zorgt voor een naadloze reiservaring en stelt reismanagers in staat zich te concentreren op strategische aspecten.
Uitdagingen van reismanagers
1. Gebrek aan controle
Reizigers die rechtstreeks op externe sites boeken, zijn zich niet altijd bewust van het reisbeleid van hun bedrijf. Je zou ze kunnen zien als 'irreguliere boekers'. De reismanager merkt vaak pas als de reiziger terug is van de reis, en de onkosten indient, dat er sprake is van een overtreding van het geldende reisbeleid.
Waarom is dat een probleem?
Het is een probleem omdat de controle over de reiziger verloren raakt, en het zorgt voor problemen met de zorgplicht. Hoe kun je er nog zeker van zijn waar ze zich bevinden als dat niet in je systeem zit? Zonder controle wordt rapportage ook een probleem en is het moeilijker om de kosten voor deze reizen vast te stellen. De gegevens worden namelijk pas bekend nadat de uitgaven zijn ingediend.
Hoe de uitdaging aan te gaan:
Het terugwinnen van controle over reizigers, en met name over degenen die ervoor kiezen het reisbeleid te negeren, is niet eenvoudig, maar onderzoek toont aan dat visuele communicatie veel effectiever is dan schriftelijke communicatie. Uit onderzoek blijkt dat als een tekst verrijkt wordt met beeld en kleuren, de bereidheid om de informatie te lezen 80% hoger ligt. Op die manier kun je ervoor zorgen dat reizigers zich meer betrokken voelen, in de hoop dat ze eerder bereid zijn om kennis te nemen van het reisbeleid en zich eraan te houden.
Probeer een meer visuele versie van je reisbeleid te maken die gemakkelijk te begrijpen en te volgen is. Het is mogelijk dat het gebrek aan betrokkenheid de echte reden is voor de uitdaging die bestaat bij het controleren van het reisbeleid.
2. Slechte zichtbaarheid van gegevens
Wanneer gegevens over de hele organisatie verspreid zijn, en de bijbehorende systemen slecht functioneren, dan is het bijna onmogelijk om een volledig beeld te krijgen van wat er werkelijk gebeurt.
Waarom is dat een probleem?
Het is heel belangrijk om toegang te hebben tot hoogwaardige gegevens en deze te kunnen combineren om tijdige en nauwkeurige rapporten te maken. Als het gaat om het rapporteren van de uitgaven aan het management, hebben we vastgesteld dat meer dan een kwart van de reismanagers dit als een belangrijke uitdaging ziet.
Zonder de gegevens is het veel moeilijker om betrokkenheid te creëren bij de belanghebbenden binnen de organisatie. Ze moeten ook de gegevens tot in detail kunnen inzien, om onregelmatigheden in de uitgaven op te sporen en toekomstige uitgaven te kunnen begroten.
Hoe de uitdaging aan te gaan:
De ideale oplossing zou zijn om alle gegevens, uit alle bronnen en regio's, te integreren in één systeem. Dit kan veel tijd en investeringen vergen, die niet altijd beschikbaar zijn.
Een tussentijds proces zou kunnen bestaan uit het kiezen van een hoofdbron/regio en het verzamelen van gegevens uit andere bronnen/regio's om de gegevens samen te brengen en te normaliseren voor rapportagedoeleinden.
3. Gefrustreerde zakenreizigers
Last but not least, een van de meest interessante uitdagingen: gefrustreerde zakenreizigers en reizigerstevredenheid. Het is een uitdaging waar reismanagers verschillend over denken. Sommigen zijn van mening dat de reizigerstevredenheid essentieel is, terwijl anderen er meer op uit zijn om daarnaast de kosten laag, en de naleving van het reisbeleid hoog te houden.
Werknemers willen steeds vaker de tools die ze privé voor hun reizen gebruiken ook inzetten om zakenreizen te regelen. Dat heeft dan weer tot gevolg dat de 'irreguliere reiziger' als probleem om de hoek komt. Ze willen zich niet beperkt voelen door het reisbeleid van het bedrijf en voldoen daarom niet aan de regels. Als ze bijvoorbeeld online een goedkopere vluchtoptie vinden, waarmee ze ook airmiles kunnen verdienen, is het onwaarschijnlijk dat ze van deze optie zullen afzien, en kiezen voor een minder handige optie die binnen het reisbeleid valt.
Waarom is dat een probleem?
Het veroorzaakt wrijving en wantrouwen tussen reizigers en reismanagers. De zakenreiziger begint de reismanager te zien als een sta-in-de-weg in plaats van een facilitator. Als zakenreizigers er zo over denken, dan is de kans kleiner dat ze binnen het beleid boeken.
Hoe de uitdaging aan te gaan:
In veel opzichten is het antwoord een compromis. In de meeste gevallen willen zakenreizigers het juiste doen voor hun organisatie. Zoek dus, in plaats van ze te controleren, naar oplossingen waarmee je hun favoriete tools in je systeem kunt opnemen.
Op deze manier zullen reizigers zich beter aan de regels houden, minder gefrustreerd zijn en hopelijk meer tevreden zijn. Het beste hiervan is dat het de uitdaging voor jou vermindert, omdat door de tools in je systeem te integreren, je de controle terugkrijgt en cruciale gegevens voor rapportage kunt invoeren. Bovendien moet deze oplossing het aantal directe boekers en dus irreguliere reizigers verminderen.
Met moderne tools, zoals [page=449] (Booking.com for Business), zijn zakenreismanagers beter uitgerust om de reizen van de werknemers van hun bedrijf te beheren.
Waarom zijn zakenreismanagers belangrijk?
Zakenreismanagers zijn onmisbaar bij het overwinnen van de volgende uitdagingen op het gebied van zakenreizen:
1. De controle over irreguliere boekers herwinnen
De uitdaging van reizigers die buiten het vastgestelde beleid boeken, leidt tot problemen met de zorgplicht en complexiteit van de rapportage. Visuele communicatie, zoals een visueel aantrekkelijk reisbeleid, blijkt effectief om reizigers te betrekken en het naleven van richtlijnen aan te moedigen.
2. Gegevens inzichtelijk maken
Het centraliseren van gegevens uit verschillende bronnen blijft een grote uitdaging voor reismanagers. Hoewel het ideaal is om alle gegevens in een uniform systeem te integreren, houden tussentijdse oplossingen in dat prioriteit wordt gegeven aan het verzamelen van gegevens uit belangrijke bronnen om uitgebreide rapporten op te stellen.
3. Omgaan met gefrustreerde zakenreizigers
Het vinden van een balans tussen reizigerstevredenheid en kostenbeheer is van cruciaal belang. Door voorkeurstools in het systeem te integreren, kunnen reismanagers de naleving verbeteren, frustratie verminderen en een gezamenlijke aanpak bevorderen die beide partijen ten goede komt.
Zakenreismanagers en reisbeleid
Een van de belangrijkste taken van zakenreismanagers is het opstellen en beheren van reisbeleid. Een goed opgesteld reisbeleid bevat richtlijnen voor boekingen, uitgaven en veiligheid, en zorgt voor uniformiteit in reisarrangementen.
Reisbeleid stroomlijnt processen, draagt bij aan kosteneffectiviteit en verbetert de naleving, waardoor het een onmisbaar instrument is in het arsenaal van zakenreismanagers.
Reismanagers en zorgplicht
De zorgplicht, een cruciaal aspect van het zakenreisbeheer, omvat de verantwoordelijkheid om het welzijn van zakenreizigers te beschermen. Zakenreismanagers implementeren veiligheidsmaatregelen, bieden ondersteuning tijdens noodsituaties en zorgen ervoor dat werknemers op de hoogte zijn van de gezondheids- en veiligheidsrichtlijnen. Deze toewijding aan de zorgplicht verhoogt niet alleen de tevredenheid van de werknemers, maar beperkt ook potentiële risico's.
Wat is het verschil tussen een reismanager en een reisagent?
Daar waar een reisagent boekingen faciliteert, gaan zakenreismanagers verder door reisbeleid op te stellen, uitgaven te beheren en ervoor te zorgen dat de regels worden nageleefd. Reisagenten richten zich meer op individuele reizen, daar waar zakenreismanagers juist een holistische benadering hanteren. Reizen worden afgestemd op de doelstellingen en het beleid van het bedrijf.
Wanneer moet je een zakenreismanager inhuren voor je bedrijf?
Bedrijven kunnen overwegen een toegewijde zakenreismanager in te huren wanneer zakenreizen frequent en complex worden. Een reismanager voegt waarde toe door reisprocessen te optimaliseren, kosten te verlagen en te zorgen voor een strategische benadering van zakenreizen. De voordelen van het inhuren van een reismanager wegen ruimschoots op tegen de initiële investering voor bedrijven met regelmatige reisbehoeften.
Welke vaardigheden moeten zakenreismanagers hebben?
Een succesvolle reismanager moet over verschillende vaardigheden beschikken. Effectieve communicatie, organisatievermogen, strategisch denken en aanpassingsvermogen zijn van het grootste belang. Vaardigheid in Global Distribution Systems (GDS), financieel inzicht en het vermogen om gegevens te analyseren zijn aanvullende vaardigheden die reismanagers in staat stellen om succesvol om te gaan met de complexiteit van zakenreizen.
Hoe word je een reismanager in 2024
Het landschap van zakenreizen evolueert en aspirant-reismanagers moeten zich aanpassen aan de veranderende dynamiek. Relevante opleiding volgen, ervaring opdoen in de reisbranche en op de hoogte blijven van technologische ontwikkelingen zijn cruciaal. Netwerken met professionals uit de branche en het verkrijgen van certificeringen, zoals die met betrekking tot GDS, vergroten de geloofwaardigheid.
Verbeter de zakenreiservaring door de cruciale rol van zakenreismanagers te erkennen. Van het opstellen van een effectief reisbeleid tot het beheren van uitgaven en het prioriteren van de zorgplicht, hun expertise draagt aanzienlijk bij aan het succes van je zakenreisprogramma. Blijf voorop, omarm technologie en neem strategische beslissingen onder begeleiding van toegewijde zakenreismanagers.
