Wenn es um Geschäftsreisen geht, sind Geschäftsreisemanager einfach unverzichtbar. Vom Zusammenstellen strategischer Reiserichtlinien bis zum Verwalten von Ausgaben und dem Gewährleisten der Sicherheit von Geschäftsreisenden: Diese Rolle ist besonders wichtig, wenn es darum geht, das Geschäftsreiseerlebnis zu optimieren. Dieser Leitfaden befasst sich mit den Hauptverantwortlichkeiten von Geschäftsreisemanagern, untersucht die Bedeutung von Reiserichtlinien und erläutert, warum ihr Fachwissen für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung ist.

Zu ihren Aufgaben gehören in der Regel die Verwaltung der Reisekosten, die Abwicklung von Anbieter- und Partnerverträgen sowie die Berücksichtigung der Anforderungen von Geschäftsreisenden. Im folgenden Artikel sehen wir uns an, was ein Geschäftsreisemanager ist, welche vier typischen Aufgaben seine Tätigkeit umfassen und warum seine Fähigkeiten für Geschäftsreisen wichtig sind.

Was ist ein Geschäftsreisemanager?

Ein Geschäftsreisemanager ist eine essenzielle Rolle für Unternehmen und als solche verantwortlich für die Gestaltung von Reiserichtlinien, die Verwaltung von Reiseleistungen und die Auswahl der richtigen Geschäftsreiseagentur.

Sie priorisieren das Wohlbefinden von Geschäftsreisenden, um die Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens sicherzustellen.

In der heutigen dynamischen Landschaft werden engagierte Geschäftsreisemanager zunehmend zu einer strategischen Investition für Unternehmen jeder Größe und bieten spezialisiertes Fachwissen, mit denen Geschäftsreisen effizienter werden.

Nach einer Geschäftsreise ist ein Reisemanager dafür verantwortlich, Daten zu analysieren und sie zur Optimierung künftiger Reisen zu nutzen. Sie müssen über ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten verfügen und strategisch denken können.

Früher wurde die Rolle eines Reisemanagers vom Büroleiter oder einer Person aus der Personalabteilung ausgeübt, die zusätzlich zu ihren anderen Aufgaben Reisen organisierte. Mittlerweile sehen immer mehr Unternehmen jeder Größe den Vorteil darin, einen eigenen Geschäftsreisemanager einzustellen.

Diese Position ist für alle Unternehmen sinnvoll, in denen Mitarbeitende häufig auf Geschäftsreise gehen.

Was machen Geschäftsreisemanager?

Zu den Kernaufgaben von Geschäftsreisemanagern gehören unter anderem:

1. Zusammenstellen strategischer Reisepläne

Geschäftsreisemanager sind dafür verantwortlich, Reisepläne und -leistungen zu überblicken. Ob sie direkt Buchungen durchführen oder Mitarbeitende an die Reiserichtlinien erinnern: Sie konzentrieren sich auf Transport, Unterkunft, Versicherung, Visumsanträge und mehr. Durch die Berücksichtigung etablierter Reiserichtlinien sichern sich Reisemanager die besten Angebote und sorgen für Konsistenz bei Reiseklassen und Hotelkategorien.

2. Ausgaben- und Budgetverwaltung

Reisemanager verschaffen sich einen Überblick über das unvorhersehbare Terrain aus Kreditkartenmanagement und den Ausgaben am Zielort. Außerdem legen sie Ausgabenlimits fest, um die finanzielle Nachverfolgung zu vereinfachen. Für die Aufgabe, Kostenkontrolle und Mitarbeitermoral unter einen Hut zu bringen, ist viel Feingefühl gefragt. Aufgrund ihrer Erfahrung liefern Reisemanager wertvolle Einblicke durch die Ausgabenabrechnung und Prognosen, wodurch sie eine ideale Budgetauslastung gewährleisten.

3. Fundierte Entscheidungsfindung durch Datenanalyse

Über die Ausarbeitung umfassender Reiserichtlinien hinaus analysieren Geschäftsreisemanager Daten vergangener Reisen, um fundierte Entscheidungen für zukünftige Richtlinien treffen zu können. Durch Umfragen und Datenerhebungen identifizieren sie Muster und Optimierungsmöglichkeiten. Durch die Nutzung zuverlässiger Datensätze können Reisemanager die Rentabilität von Geschäftsreisen bewerten und so eine kontinuierliche Anpassung der Reiserichtlinien ermöglichen.

4. Technologische Fortschritte nutzen

In der sich ständig weiterentwickelnden Landschaft der Geschäftsreisetechnologie sind Reisemanager immer einen Schritt voraus und sorgen so für mehr Effizienz. Moderne Buchungstools wie das Booking.com for Business-Tool und technologische Fortschritte ermöglichen es den Mitarbeitenden, Reisen in Übereinstimmung mit den Richtlinien zu buchen, was gleichzeitig Autonomie und die Einhaltung der Richtlinien gewährleistet. Dieser proaktive Ansatz sorgt für eine reibungslose Reiseerfahrung und ermöglicht es Reisemanagern, sich auf strategische Aspekte zu konzentrieren.

Herausforderungen für Reisemanager

1. Mangelnde Kontrolle

Reisende, die direkt auf externen Webseiten buchen, haben nicht unbedingt die Reiserichtlinie im Kopf. Man könnte sie als „Schwarzbucher“ bezeichnen und für den Reisemanager werden Richtlinienverstöße oft erst erkennbar, wenn der Reisende von der Reise zurückgekehrt ist und seine Ausgaben einreicht.

Warum ist das ein Problem?

Es ist ein Problem, weil Sie den Überblick über die Reisenden verlieren, was wiederum Fragen bezüglich der Sorgfaltspflicht aufwirft – wie können Sie sicher sein, wo sich der Reisende befindet, wenn dies nicht in Ihrem System erfasst ist? Ohne diese Kontrolle wird auch die Berichterstattung zu einem Problem und es ist schwieriger, die Kosten dieser Reisen zu ermitteln, da Ihnen die Daten erst zur Verfügung stehen, nachdem die Ausgaben eingereicht wurden.

So meistern Sie die Herausforderung:

Es ist nicht einfach, die Kontrolle über die Reisenden zurückzugewinnen, insbesondere über diejenigen, die die Reiserichtlinie ignorieren. Untersuchungen zeigen jedoch, dass visuelle Kommunikation viel effektiver ist als schriftliche Kommunikation. Studien zufolge erhöhen farbige Grafiken die Bereitschaft, Inhalte zu lesen, um 80%. Auf diese Weise können Sie Ihre Reisenden ansprechen und hoffen, dass sie Ihre Richtlinie eher lesen/ansehen und befolgen.

Versuchen Sie, eine visuell ansprechende Version Ihrer Reiserichtlinie zu erstellen, die leicht zu verstehen und leicht zu befolgen ist. Möglicherweise ist das mangelnde Engagement der wahre Grund für das Kontrollproblem.

2. Unzureichende Datentransparenz

Wenn Daten über die gesamte Organisation verteilt und in unterschiedlichen Systemen gespeichert werden, ist es fast unmöglich, sich ein vollständiges Bild von den tatsächlichen Vorgängen zu machen.

Warum ist das ein Problem?

Weil es so wichtig ist, auf hochrangige Daten zugreifen und diese kombinieren zu können, um zeitnahe und genaue Berichte zu erstellen. Wir haben herausgefunden, dass die Berichterstattung über die Ausgaben an das Management für mehr als ein Viertel der Reisemanager eine große Herausforderung darstellt.

Ohne Daten ist die Einbindung der Stakeholder innerhalb der Organisation viel schwieriger. Sie müssen auch in der Lage sein, die Daten aufzuschlüsseln, um Ausgabenunregelmäßigkeiten aufzuspüren und Ausgabenprognosen bereitzustellen.

So meistern Sie die Herausforderung:

Die ideale Lösung wäre, alle Daten aus allen Quellen und Regionen in einem System zu integrieren. Dies kann viel Zeit und Investitionen erfordern, die nicht unbedingt zur Verfügung stehen.

Ein Zwischenverfahren könnte darin bestehen, eine führende Quelle/Region auszuwählen und daran zu arbeiten, Daten aus anderen Quellen/Regionen zu sammeln, um die Daten für die Berichterstattung zusammenzuführen und zu standardisieren.

3. Frustrierte Geschäftsreisende

Eine der interessantesten Herausforderungen haben wir uns für den Schluss aufgehoben: frustrierte Geschäftsreisende und die Zufriedenheit der Reisenden. Dies ist eine Herausforderung, über die sich viele Reisemanager uneinig sind, da einige der Meinung sind, dass die Zufriedenheit der Reisenden entscheidend ist, während andere eher darauf bedacht sind, die Reisenden zufrieden zu stellen und gleichzeitig die Kosten niedrig und die Compliance hoch zu halten.

Mitarbeiter wollen zunehmend die Tools, die sie zu Hause verwenden, auch zur Organisation ihrer Geschäftsreisen nutzen, und das ist auch der Grund, warum „Schwarzbucher“ so ein Problem darstellen. Sie möchten sich nicht durch die Reiserichtlinie des Unternehmens eingeschränkt fühlen und halten sich daher nicht daran. Wenn sie beispielsweise online eine günstigere Flugoption finden, mit der sie auch Flugmeilen sammeln können, werden sie diese wahrscheinlich nicht zugunsten einer weniger bequemen Option aufgeben wollen, die den Richtlinien entspricht.

Warum ist das ein Problem?

Dies führt zu Ressentiments und Misstrauen zwischen Reisenden und Reisemanagern. Der Geschäftsreisende beginnt, den Reisemanager eher als Hindernis statt als Wegbereiter zu sehen. Wenn Geschäftsreisende die Situation so empfinden, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie innerhalb der Richtlinie buchen.

So meistern Sie die Herausforderung:

In vielerlei Hinsicht ist die Antwort ein Kompromiss. In den meisten Fällen wollen Geschäftsreisende das tun, was das Beste für ihr Unternehmen ist. Anstatt sie also zu überwachen, sollten Sie nach Lösungen suchen, mit denen Sie ihre bevorzugten Tools in Ihr System integrieren können.

Auf diese Weise sind Reisende eher bereit, die Richtlinie einzuhalten, weniger frustriert und hoffentlich zufriedener. Darüber hinaus verringert sich auch die Herausforderung für Sie, denn durch die Integration der Tools in Ihr System können Sie die Kontrolle zurückgewinnen, entscheidende Daten für die Berichterstellung einbringen und mit der Lösung die Zahl der Direktbucher reduzieren – und damit auch die Verstöße gegen die Richtlinien.

Mit modernen Werkzeugen wie z.B. Booking.com for Business sind Geschäftsreisemanager besser in der Lage, die Reisen der Mitarbeitenden ihres Unternehmens zu verwalten.

Warum sind Geschäftsreisemanager wichtig?

Geschäftsreisemanager sind bei der Bewältigung der folgenden Herausforderungen bei Geschäftsreisen unverzichtbar:

1. Die Kontrolle über Richtlinienverstöße zurückgewinnen

Die Herausforderung, dass Reisende außerhalb der festgelegten Richtlinien buchen, führt zu Problemen mit der Sorgfaltspflicht und Komplexität bei der Berichterstattung. Visuelle Kommunikation wie eine optisch ansprechende Reiserichtlinie erweist sich als wirksam dabei, Reisende einzubeziehen und die Einhaltung von Richtlinien zu fördern.

2. Datentransparenz erreichen

Die Zentralisierung von Daten aus verschiedenen Quellen bleibt für Reisemanager eine große Herausforderung. Während die Integration aller Daten in ein einheitliches System ideal ist, gibt es auch Zwischenlösungen mit einer Priorisierung der Datenerfassung aus Lead-Quellen, aus denen umfassende Berichte erstellt werden können.

3. Umgang mit frustrierten Geschäftsreisenden

Es ist von entscheidender Bedeutung, ein Gleichgewicht zwischen der Zufriedenheit der Reisenden und der Kostenkontrolle zu finden. Durch die Integration bevorzugter Tools in das System können Reisemanager die Compliance verbessern, Frustrationen reduzieren und einen kollaborativen Ansatz fördern, der beiden Parteien zugutekommt.

Geschäftsreisemanager und Reiserichtlinien

Eine der Hauptaufgaben von Geschäftsreisemanagern ist die Erstellung und Verwaltung von Reiserichtlinien. Eine gut gestaltete Reiserichtlinie legt Richtlinien für Buchung, Ausgaben und Sicherheit fest und sorgt so für einheitliche Reiseleistungen.

Reiserichtlinien rationalisieren Prozesse, tragen zur Kosteneffizienz bei und verbessern die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien, was sie zu einem unverzichtbaren Tool im Arsenal des Geschäftsreisemanagers macht.

Reisemanager und Sorgfaltspflicht

Sorgfaltspflicht ist ein entscheidender Aspekt des Geschäftsreisemanagements und zielt darauf ab, das Wohlbefinden von Geschäftsreisenden zu schützen. Geschäftsreisemanager etablieren Sicherheitsmaßnahmen, leisten Unterstützung in Notfällen und sorgen dafür, dass die Mitarbeitenden die Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien kennen. Dieser Einsatz für die Sorgfaltspflicht steigert nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern mindert auch potenzielle Risiken.

Was ist der Unterschied zwischen einem Geschäftsreisemanager und einem Reiseagenten?

Während Reiseagenten Buchungen abwickeln, machen Geschäftsreisemanager mehr: Sie entwerfen Reiserichtlinien, verwalten Ausgaben und sorgen für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Reiseagenten konzentrieren sich möglicherweise auf Einzelreisen, während Geschäftsreisemanager einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen und Reisen an den Zielen und Richtlinien des Unternehmens ausrichten.

Wann sollten Sie einen Geschäftsreisemanager für Ihr Unternehmen einstellen?

Wenn Geschäftsreisen häufig und komplex werden, sollten Unternehmen die Einstellung eines engagierten Geschäftsreisemanagers in Betracht ziehen. Ein Reisemanager schafft Mehrwert, indem er Reiseprozesse optimiert, Kosten senkt und einen strategischen Ansatz für Geschäftsreisen etabliert. Für Unternehmen mit regelmäßigem Reisebedarf überwiegen die Vorteile eines internen Reisemanagers die Anfangsinvestition bei weitem.

Welche Fähigkeiten sollten Geschäftsreisemanager mitbringen?

Personen in der Rolle eines Reisemanagers müssen über verschiedene Fähigkeiten verfügen. Effektive Kommunikation, Organisationstalent, strategisches Denken und Anpassungsfähigkeit sind von zentraler Bedeutung. Kenntnisse der globalen Vertriebssysteme (GDS), finanzieller Scharfsinn und Kenntnisse von Datenanalyse sind zusätzliche Fähigkeiten, mit denen Reisemanager die Komplexität von Geschäftsreisen erfolgreich meistern können.

So werden Sie 2024 Reisemanager

Die Geschäftsreiselandschaft entwickelt sich kontinuierlich weiter, und angehende Reisemanager müssen sich an sich ändernde Dynamiken anpassen. Weiterbildungsbemühungen, kontinuierliche Erfahrung in der Reisebranche und Kenntnisse zu technologischen Fortschritten sind von entscheidender Bedeutung. Die Vernetzung mit Branchenexperten und der Erwerb von Zertifizierungen, z.B. im Zusammenhang mit GDS, stärken die Glaubwürdigkeit.

Verbessern Sie Ihre Geschäftsreiseerfahrung, indem Sie die wichtige Rolle von Geschäftsreisemanagern anerkennen. Von der Ausarbeitung effektiver Reiserichtlinien über die Verwaltung von Ausgaben bis hin zur Priorisierung der Sorgfaltspflicht trägt ihr Fachwissen erheblich zum Erfolg Ihres Geschäftsreiseprogramms bei. Sie sollten immer einen Schritt voraus sein, Technologien nutzen und unter der Anleitung engagierter Geschäftsreisemanager strategische Entscheidungen treffen können.

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