Geschäftsreisen sind ein wesentlicher Bestandteil der Tätigkeit vieler Organisationen, erfordern jedoch oft eine komplexe Organisation, an der mehrere Akteure beteiligt sind, sowie eine finanzielle Planung. Aus diesem Grund beschäftigen Unternehmen spezielle Beschaffungsteams, die die Beschaffung für Geschäftsreisen verwalten und sicherstellen, dass Mitarbeiter unter den besten Bedingungen zum günstigsten Preis reisen können.

Oft nutzen Beschaffungsteams Tools für Geschäftsreisen, um den Beschaffungsprozess zu rationalisieren und alle Informationen über Geschäftsreisen an einem Ort zu speichern.

Was also ist die Beschaffung für Geschäftsreisen und was sind die wichtigsten Aspekte, die Unternehmen bei ihrer Beschaffungsstrategie für Geschäftsreisen berücksichtigen sollten?

Was ist Beschaffung für Geschäftsreisen?

Die Beschaffung für Geschäftsreisen ist der Prozess, durch den Unternehmen ihre gesamten geschäftsreisebezogenen Aktivitäten verwalten. Dazu gehören die Wahl von Anbietern, die Aushandlung von Verträgen, die Sicherstellung der Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens sowie der Aufbau und die Pflege guter Arbeitsbeziehungen zu den Anbietern.

Dieser Prozess kann von einem Beschaffungsspezialisten oder einem Beschaffungsteam verwaltet werden, das in der Regel Dienstreise-Tools oder externe Reisebüros einsetzt,um ein reibungsloses Geschäftsreisemanagement zu gewährleisten. Der reibungslose Ablauf des Prozesses ermöglicht es den Mitarbeitern, Geschäftsreisen anzutreten und ihre Flüge, Bahnfahrten, Mietwagen und Unterkünfte rechtzeitig zu buchen.

Spezialisten für die Beschaffung von Geschäftsreisen müssen die besten Anbieter – wie Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietungen – recherchieren und die besten Verträge aushandeln, um kostengünstige und effiziente Reisen für die Mitarbeiter des Unternehmens zu gewährleisten. Dieser Prozess erfordert eine gründliche Analyse, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter bei ihrer Ankunft am Zielort unter den besten Bedingungen arbeiten können.

Für Mitarbeiter ist die Wahl des richtigen Fluges oder der idealen Unterkunft für einen Aufenthalt der Schlüssel zu einer bequemen und effizienten Geschäftsreise. Die eingehende Analyse sollte sich auch auf die Reisekosten konzentrieren, damit die kostengünstigsten Lösungen für das Unternehmen gewählt werden.

Beschaffungsarten

Je nach Bedarf setzt ein Unternehmen in der Regel verschiedene Beschaffungsarten ein. Die Beschaffung kann in der Regel in vier Hauptkategorien unterteilt werden:

1. Direkte Beschaffung

Diese Beschaffungsart bezieht sich auf die Rohstoffe und Produkte, die ein Unternehmen für die Herstellung, den Verkauf und den Einzelhandel eines Endprodukts benötigt.

2. Indirekte Beschaffung

Diese Art bezieht sich auf den Erwerb von Produkten und Dienstleistungen, die für die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens erforderlich sind, aber keinen direkten Beitrag zum Produkt des Unternehmens darstellen. Beispiele für indirekte Beschaffung sind die Reise- und Dienstleistungskosten für Unternehmen sowie Marketing- und Beratungsdienste. Indirekte Beschaffung für Geschäftsreisen kann Flüge, Unterkünfte oder Mietwagen umfassen, da diese nicht direkt mit den Kernproduktionstätigkeiten des Unternehmens zusammenhängen, jedoch zur Unterstützung des gesamten Unternehmens unerlässlich sind.

3\ Warenbeschaffung

Hierbei handelt es sich um die Beschaffung von physischen Gegenständen und Software-Abonnements. Die Effizienz der Lieferkette ist für das Warenbeschaffungsmanagement von entscheidender Bedeutung. Diese Art der Beschaffung kann sich mit indirekter und direkter Beschaffung überschneiden.

4. Dienstleistungsbeschaffung

Hierbei handelt es sich um die Einstellung und das Management von Dienstleistern, Auftragnehmern oder Anbietern, die für das Unternehmen tätig sind. Dazu gehören Personaldienste, Marketing-Agenturen, Anwaltskanzleien und Buchhaltungsunternehmen usw. Zu dieser Kategorie gehört auch die Beauftragung eines Reisebüros für Geschäftsreisende. Diese Art der Beschaffung kann sich auch mit indirekter und direkter Beschaffung überschneiden.

Alle Beschaffungsarten erfordern gute Prozesse und Strategien.

Beschaffungsprozess für Geschäftsreisen

Das Beschaffungsmanagement für Geschäftsreisen erfordert verschiedene Schritte, die ein Unternehmen durchlaufen muss, um die Waren und Dienstleistungen zu erwerben, die seine Mitarbeiter für Geschäftsreisen benötigen.

Dieser Prozess kann in sechs verschiedene Phasen unterteilt werden:

1. Bedarfsbewertung

In diesem Stadium ermittelt das Beschaffungsteam den Reisebeschaffungsbedarf des Unternehmens.

2. Marktanalyse

Der Beschaffungsspezialist vergleicht verschiedene Anbieter anhand von Kriterien wie Preis, Ansehen, welche Technologie die Anbieter nutzen usw. Bei dem Anbieter kann es sich um ein Reisebüro oder ein Geschäftsreise-Tool handeln.

3. Verhandlungen und Einkauf

In dieser Phase ist die Wahl des Anbieters entschieden, und die Verhandlungen beginnen. Zu den auszuhandelnden Vertragsbedingungen zählen das Budget des Unternehmens, die Vertragslaufzeit und die Geschäftsbedingungen.

4. Integration

Das Unternehmen integriert den neuen Anbieter in seinen Arbeitsablauf und seine internen Prozesse.

5. Zahlung

Das Unternehmen zahlt für Waren und Dienstleistungen über ein Rechnungsbearbeitungssystem, das Aufträge, Rechnungen und Zahlungen verbucht.

6. Leistungsbewertung

Das Beschaffungsteam überprüft die Leistung des Anbieters und bewertet die Qualität der beschafften Waren und Dienstleistungen

Beschaffungsstrategie für Geschäftsreisen

Die Beschaffung von Geschäftsreisen benötigt starke Strategien, um effektiv zu sein. Eine erfolgreiche Strategie für die Beschaffung von Geschäftsreisen hängt in starkem Maße von Reisemanagement-Tools oder Reisebüros ab. Durch die Arbeit mit Reisemanagement-Tools oder einem Reisebüro können Unternehmen ihren Beschaffungsprozess optimieren, fundierte Geschäftsentscheidungen treffen und den Mitarbeitern bessere Reiseerlebnisse bieten.

Wie wählt man ein Tool für die Beschaffung von Geschäftsreisen?

Geschäftsreise-Tools spielen eine entscheidende Rolle in der Beschaffungsstrategie eines Unternehmens und helfen bei der Zentralisierung aller Reisearrangements an einem Ort. Sie unterstützen die Strategie, indem sie Funktionen anbieten, die verschiedene Aspekte des Reisemanagements automatisieren und optimieren können. Die Wahl des richtigen Reise-Tools spart dem Unternehmen wertvolle Zeit, da es die Reisevorbereitungen erleichtert und alle Informationen an einem Ort speichert.

Hier einige der Kriterien, die bei der Auswahl eines Geschäftsreisemanagement-Tools zu beachten sind:

1. Integration

Bei der Suche nach einem Geschäftsreisemanagement-Tool sollten Unternehmen sicherstellen, dass es in bestehende Infrastruktur, Tools und Plattformen des Unternehmens integriert werden kann. Dadurch wird ein reibungsloser Beschaffungsprozess gewährleistet.

2. Zugänglichkeit

Ist die Oberfläche des Tools benutzerfreundlich und leicht zu bedienen? Oder werden Mitarbeiter und Beschaffungsspezialisten Schwierigkeiten haben, es zu nutzen? Das Tool sollte auch mit mobilen Geräten kompatibel sein, die unterwegs im Einsatz sind.

3. Buchungsfunktion

Die Buchungsoptionen sollten flexibel genug und das Anbieternetz groß genug sein. Dadurch werden attraktivere Preise und die komfortabelsten Reisemöglichkeiten garantiert.

4. Integration der Reiserichtlinie

Das Tool sollte die Integration einer Reiserichtlinie ermöglichen, um sicherzustellen, dass die Beschaffungsstrategie den Bestimmungen der Reiserichtlinie des Unternehmens entspricht.

5. Spesenmanagement

Das Tool sollte über ein integriertes Spesenmanagement und eine Berichtsfunktion verfügen, damit der Beschaffungsspezialist Zugriff auf alle Daten im Zusammenhang mit den Geschäftsreisen des Unternehmens erhält. Die Analyse von Big Data kann dazu beitragen, Muster und Trends bei den Reisekosten zu identifizieren sowie Möglichkeiten für weitere Einsparungen zu finden.

6. Support

Verfügt es über einen integrierten Support bei Geschäftsreisen, der bei Bedarf Hilfe leistet? Die Möglichkeit, jederzeit Kontakt mit dem Support aufzunehmen, ist wichtig, da ein technisches Problem schwerwiegende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben könnte. Der Support sollte auch in der Lage sein, bei Reisesicherheitswarnungen behilflich zu sein und Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien zu erklären, um die Reisen der Mitarbeiter zu erleichtern.

7. Datensicherheit

Das Tool verarbeitet vertrauliche Daten, daher ist es unerlässlich zu wissen, ob es Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung oder sichere Übertragungsprotokolle verwendet, und ob es die Datenschutzanforderungen erfüllt.

8. Sorgfaltspflicht

Unternehmen müssen für die Sicherheit der Mitarbeiter während einer Geschäftsreise sorgen. Dienstreise-Tools sollten helfen, die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten, indem wichtige Informationen wie z. B. Reisewarnungen weitergegeben werden.

Wie wählt man ein Geschäftsreisebüro für die Beschaffung aus?

Neben der Wahl des richtigen Reisemanagement-Tools kann die Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisebüro die Beschaffung von Geschäftsreisen weiter vereinfachen. Die Reisebüros helfen bei zahlreichen Aspekten der Reisebeschaffung, einschließlich der Beschaffung von Anbietern und der Aushandlung von Verträgen.

Hier einige der Kriterien, die bei der Auswahl eines Geschäftsreisebüros zu beachten sind:

1. Expertise und Netzwerke

Die Agentur sollte über umfassende Sachkompetenz bei der Beschaffung von Reisen verfügen und ein ausgedehntes Netzwerk haben, um Anbieter zu finden. Sie sollten einen guten Ruf haben, wenn es darum geht, Preise und Rabatte mit Anbietern auszuhandeln und mit Reiserichtlinien zu arbeiten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen respektiert wird.

2. Technologie

Die Tools und Technologie der Agentur sollten mit mehreren Funktionen ausgestattet sein, wie z. B. einem Buchungssystem zur effizienten Abwicklung von Buchungen, einem Kostenmanagementsystem und einer Analysefunktion zur Unterstützung der Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen.

3. Support

Die Agentur sollte einen kontinuierlichen und individuellen Kundenservice anbieten. Sie sollte ferner Reiseinformationen, Sicherheitswarnungen und Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien bereitstellen, um die Reisen der Mitarbeiter und die Reiseerfahrung insgesamt zu optimieren.

Herausforderungen bei der Beschaffung von Geschäftsreisen

Das Beschaffungsmanagement für Geschäftsreisen kann komplex sein und ist mit spezifischen Herausforderungen verbunden.

Aufgrund von Schwankungen auf dem Reisemarkt und der dynamischen Preisgestaltung in diesem Sektor können die Reisekosten für Unternehmen sehr schwanken. Die Preise für Flüge, Züge und Unterkünfte können je nach Jahreszeit, bestimmten Veranstaltungen oder erhöhter Nachfrage variieren. Die Beschaffungsspezialisten müssen die Markttrends kennen und mit den Anbietern verhandeln können, um die besten Angebote zu erzielen. Anders als das Beschaffungswesen in anderen Industriezweigen ist das Reisebeschaffungswesen sehr dynamisch, und die Beschaffungsteams müssen sich an eine sich ständig verändernde Welt anpassen.

Während die Preise bei der Beschaffung häufig von entscheidender Bedeutung sind, sollten die Reisebeschaffungsspezialisten auch darauf achten, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, ihre Aufgaben zu erfüllen und sicherstellen, dass sie die Reiserichtlinie einhalten. Ist der billigste Flug früh am Morgen oder spät am Abend die beste Option aus Sicht des Mitarbeiters? Vermutlich nicht. Ebenso wichtig wie die Suche nach einem kosteneffizienten Flug ist es, dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter ihr Ziel frisch und arbeitsfähig erreichen. So kann es auch wichtiger sein, eine ruhige Unterkunft in günstiger Lage zu buchen, als das billigste Hotelzimmer oder Apartment der Stadt zu finden.

Die größte Herausforderung für die Beschaffungsteams für Geschäftsreisen besteht darin, das richtige Gleichgewicht zwischen Einsparungen und größtmöglicher Zufriedenheit der Mitarbeiter zu finden.

Eine effektive Beschaffung von Geschäftsreisen ist von essentieller Bedeutung für das Reisemanagement eines Unternehmens. Durch die Entwicklung einer soliden Strategie können die Unternehmen ihre reisebezogenen Ausgaben optimieren, Prozesse für eine bessere Produktivität optimieren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter gewährleisten.

Vorgeschlagene Artikel

11.05.23
14 Min. Lesedauer
Leitfaden für das Geschäftsreise- und Abrechnungsmanagement

Optimieren Sie Ihre Geschäftsreisen, straffen Sie Prozesse und machen Sie Ihr Unternehmen effiziente...

Abrechnungsmanagement und Budgetkontrolle Buchende / Administratoren Finanzteams
04.11.22
6 Min. Lesedauer
Geschäftsreiseplanung für kleine Unternehmen

Finden Sie heraus, wie Sie Zeit und Geld sparen können, indem Sie die Planung Ihrer Geschäftsreisen...

Geschäftsreisemanagement KMUs Buchende / Administratoren
26.01.23
6 Min. Lesedauer
So sorgen Sie für Sicherheit und Schutz bei Geschäftsreisen

Top-Tipps zur Gewährleistung der Sicherheit auf Geschäftsreisen, zur Reisevorbereitung und zur Einsc...

Sicherheit Kleinunternehmer HR-Teams