Podróże służbowe stanowią istotny element funkcjonowania wielu organizacji. Zazwyczaj w ich organizację zaangażowanych jest wiele osób. Konieczne jest również przygotowanie planu finansowania takich podróży. Dlatego też firmy angażują dedykowane zespoły ds. zamówień, które odpowiadają za realizację zamówień związanych z podróżami służbowymi i dbają o to, by pracownicy mogli podróżować w najlepszych warunkach i za najlepszą cenę.

Często zespoły ds. zamówień korzystają z narzędzi do obsługi podróży służbowych, aby usprawnić proces zamówień i przechowywać wszystkie informacje o podróżach służbowych w jednym miejscu.

Czym jest więc obsługa procesów zakupowych związanych z podróżami służbowymi i jakie są kluczowe aspekty, które firmy powinny wziąć pod uwagę przy opracowywaniu strategii zakupowej związanej z podróżami służbowymi?

Czym jest obsługa zamówień związanych z podróżami służbowymi?

Obsługa zamówień związanych z podróżami służbowymi to proces, w ramach którego firmy zarządzają wszystkimi działaniami związanymi z podróżami służbowymi. Wiąże się ona z pozyskiwaniem dostawców usług, negocjowaniem umów, dbaniem o zgodność z zasadami firmy w zakresie podróży służbowych, a także rozwijaniem i utrzymywaniem dobrych relacji z dostawcami.

Procesem tym może zarządzać specjalista ds. zamówień lub zespół ds. zamówień, który zazwyczaj korzysta z narzędzi do obsługi podróży służbowych lub usług zewnętrznych biur podróży, aby usprawnić proces zarządzania podróżami służbowymi. Dzięki sprawnemu zarządzaniu tym procesem pracownicy mogą odbywać podróże służbowe, a ich loty, przejazdy pociągami, wynajem samochodów i noclegi są rezerwowane w odpowiednim czasie.

Specjaliści ds. zamówień związanych z podróżami służbowymi muszą wyszukiwać najlepszych dostawców – na przykład linie lotnicze, hotele i wypożyczalnie samochodów – i negocjować najlepsze umowy, aby podróż pracowników była opłacalna i przebiegała sprawnie. Aby zapewnić pracownikom możliwie najlepsze warunki do pracy po przybyciu na miejsce docelowe, konieczne jest przeprowadzenie szczegółowych analiz.

Dobór odpowiedniego lotu lub idealnego obiektu noclegowego ma kluczowe znaczenie, aby podróże służbowe były dla pracowników wygodne i przebiegały sprawnie. Przeprowadzając szczegółową analizę, należy również skupić się na kosztach podróży, aby wybrać najbardziej opłacalne rozwiązania dla firmy.

Rodzaje zamówień

Firma zazwyczaj stosuje różne rodzaje zamówień w zależności od swoich potrzeb. Zamówienia można podzielić na cztery główne kategorie:

1. Zamówienia bezpośrednie

Tego typu zamówienia dotyczą surowców i produktów, których firma potrzebuje do wytworzenia, sprzedaży hurtowej i detalicznej produktu końcowego.

2. Zamówienia pośrednie

Tego typu działania dotyczą nabywania produktów i usług, które są niezbędne dla działalności firmy, ale nie mają bezpośredniego wpływu na jej produkt. Przykładem zamówień pośrednich są wydatki na podróże służbowe i usługi, a także usługi marketingowe i konsultingowe. Pośrednie zamówienia dotyczące podróży służbowych mogą obejmować loty, zakwaterowanie lub wynajem samochodów, ponieważ nie są one bezpośrednio związane z podstawową działalnością produkcyjną firmy, ale są niezbędne do prowadzenia działalności.

3. Zamówienia na towary

Dotyczą one zamówień na przedmioty fizyczne i subskrypcje oprogramowania. Skuteczność łańcucha dostaw ma zasadnicze znaczenie pod kątem zarządzania zamówieniami towarów. Ten rodzaj zamówień może pokrywać się z zamówieniami pośrednimi i bezpośrednimi.

4. Zamówienia na usługi

Odnoszą się do zlecania zadań usługodawcom, wykonawcom lub sprzedawcom pracującym dla firmy i zarządzania nimi. Obejmują one firmy świadczące usługi kadrowe, agencje marketingowe, firmy prawnicze i księgowe itp. Do tej kategorii zalicza się zlecenie obsługi podróży służbowych biurom podróży. Ten rodzaj zamówień może również pokrywać się z zamówieniami pośrednimi i bezpośrednimi.

Wszystkie rodzaje zamówień wymagają odpowiednich procesów i strategii.

Proces zamówień związanych z podróżami służbowymi

Zarządzanie zamówieniami związanymi z podróżami obejmuje różne czynności, które są niezbędne, aby firma mogła nabyć towary i usługi potrzebne pracownikom do odbycia podróży służbowych.

Proces ten można podzielić na sześć odrębnych etapów:

1. Ocena potrzeb

Na tym etapie zespół ds. zamówień ustala potrzeby firmy w zakresie zamówień związanych z podróżami.

2. Analiza rynku

Specjalista ds. zamówień porównuje oferty różnych dostawców, bazując na kryteriach takich jak cena, wiarygodność, wykorzystywane przez dostawców rozwiązania technologiczne itp. Dostawcą może być agencja podróży służbowych lub narzędzie zarządzania takimi podróżami.

3. Negocjacje i zakupy

Na tym etapie dokonano wyboru dostawcy i rozpoczynają się negocjacje. Niektóre z warunków umowy, które należy negocjować, to budżet firmy, czas trwania umowy oraz warunki umowy.

4. Integracja

Firma wdraża nowego dostawcę do swoich procesów roboczych i wewnętrznych.

5. Płatność

Firma płaci za towary i usługi za pośrednictwem systemu przetwarzania faktur, który śledzi zamówienia, faktury i płatności.

6. Ocena realizacji zamówień

Zespół ds. zamówień sprawdza skuteczność dostawcy pod kątem realizacji zamówień i ocenia jakość zamówionych towarów i usług.

Strategia zamówień związanych z podróżami służbowymi

Zamówienia związane z podróżami służbowymi wymagają solidnych strategii, aby były skuteczne. Skuteczna strategia zamówień związanych z podróżami służbowymi zależy w dużej mierze od narzędzi do zarządzania podróżami lub biur podróży. Korzystając z narzędzi do zarządzania podróżami służbowymi lub współpracując z biurem podróży, firmy mogą usprawnić proces zamówień, podejmować trafniejsze decyzje biznesowe i zwiększać wygodę pracowników podczas podróży służbowych.

Jak wybrać narzędzie do zarządzania podróżami służbowymi?

Narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi odgrywają istotną rolę w realizacji strategii zamówień związanych z podróżami służbowymi w firmie i pomagają zebrać w jednym miejscu wszystkie kwestie związane z podróżami. Umożliwiają one realizację strategii, oferując rozwiązania, które pozwalają zautomatyzować i usprawnić różne procesy związane z zarządzaniem podróżami. Wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania podróżami pozwoli firmie zaoszczędzić cenny czas, ponieważ ułatwi organizację podróży i sprawi, że wszystkie informacje będą dostępne w jednym miejscu.

Oto niektóre z kluczowych aspektów, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi:

1. Integracja

Szukając narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi, warto sprawdzić, czy jest ono zintegrowane z istniejącą infrastrukturą firmy, a także narzędziami i platformami, z których korzysta firma. Usprawni to proces zamówień.

2. Przystępny interfejs

Czy interfejs narzędzia jest przyjazny dla użytkownika i łatwy w obsłudze? A może pracownikom i specjalistom ds. zamówień będzie trudno z niego korzystać? Narzędzie powinno być również dostępne na urządzeniach przenośnych, aby można z niego korzystać w podróży.

3. Funkcja rezerwacji

Opcje rezerwacji powinny być dostatecznie elastyczne, a sieć dostawców wystarczająco szeroka. Dzięki temu będziesz mieć do wyboru bardziej atrakcyjne stawki i wygodniejsze opcje podróży.

4. Integracja zasad dotyczących podróży

Narzędzie powinno umożliwiać zintegrowanie zasad dotyczących podróży tak, aby strategia zamówień była zgodna z postanowieniami zasad obowiązujących w firmie.

5. Zarządzanie wydatkami

Narzędzie powinno mieć wbudowaną funkcję zarządzania wydatkami i tworzenia raportów, dzięki czemu specjalista ds. zamówień będzie miał dostęp do wszystkich obszernych zbiorów danych dotyczących podróży służbowych w firmie. Dzięki analizie dużych zbiorów danych możesz znaleźć wzorce i trendy w wydatkach na podróże służbowe oraz odkryć możliwości zaoszczędzenia większej ilości środków.

6. Wsparcie

Czy narzędzie zapewnia zintegrowane wsparcie w zakresie podróży służbowych, dzięki któremu możesz liczyć na pomoc w razie potrzeby? Możliwość skontaktowania się z działem pomocy technicznej w każdej chwili jest kluczowa, ponieważ wszelkie problemy techniczne mogą poważnie wpłynąć na działalność Twojej firmy. Dział pomocy powinien również udzielać wsparcia w zakresie powiadomień o bezpieczeństwie podróży i wyjaśniać wytyczne dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, aby ułatwić pracownikom podróżowanie.

7. Bezpieczeństwo danych

Narzędzie będzie przetwarzać poufne dane, dlatego musisz wiedzieć, czy zastosowano w nim odpowiednie zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie lub bezpieczne protokoły transmisji, a także czy przestrzegane są wymogi dotyczące ochrony danych.

8. Zachowanie należytej staranności

Firmy muszą zapewnić swoim pracownikom bezpieczeństwo podczas podróży służbowych. Narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi powinny pomagać dbać o bezpieczeństwo podróżujących, udostępniając ważne informacje, takie jak ostrzeżenia dla podróżujących.

Jak wybrać biuro ds. podróży służbowych?

Oprócz wyboru odpowiedniego narzędzia do zarządzania podróżami, współpraca z biurem ds. podróży służbowych może dodatkowo uprościć proces zamówień związany z podróżami służbowymi. Biura podróży pomagają rozwiązać wiele kwestii w zakresie zamówień związanych z podróżami, np. przy poszukiwaniu dostawców i negocjowaniu umów.

Oto niektóre z kryteriów, o których należy pamiętać, wybierając biuro ds. podróży służbowych:

1. Doświadczenie i sieć kontaktów

Biuro powinno mieć doświadczenie w realizacji zamówień związanych z podróżami i rozbudowaną sieć kontaktów, aby móc pozyskiwać dostawców. Powinno również cieszyć się dobrą opinią w zakresie negocjowania stawek i rabatów z dostawcami oraz współpracy w zakresie zasad dotyczących podróży, dzięki czemu wymagania Twojej firmy zostaną spełnione.

2. Rozwiązania technologiczne

Biuro powinno dysponować narzędziami i rozwiązaniami technologicznymi z kilkoma funkcjami, takimi jak system rezerwacji do efektywnej obsługi rezerwacji, system zarządzania wydatkami i funkcja analizy pomagająca w podejmowaniu decyzji przez Twoją firmę.

3. Wsparcie

Biuro powinno zapewniać stałą i indywidualną pomoc klientom. Powinno również udostępniać informacje dotyczące podróży, ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa oraz wytyczne dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, aby ułatwić pracownikom podróżowanie i zapewnić im wygodę podczas podróży.

Wyzwania związane z zamówieniami na podróże służbowe

Zarządzanie zamówieniami na podróże służbowe może być skomplikowane i wiąże się z pewnymi wyzwaniami.

Ze względu na zmienność na rynku turystycznym i dynamiczne ceny w tej branży wydatki na podróże służbowe mogą się znacznie różnić. W zależności od pory roku, odbywających się wydarzeń lub wyższego popytu ceny lotów, przejazdów kolejowych i noclegów mogą ulec zmianie. Specjaliści ds. zamówień muszą śledzić trendy rynkowe i potrafić negocjować z dostawcami w celu uzyskania najlepszych ofert. W przeciwieństwie do zamówień w innych branżach zamówienia związane z podróżami charakteryzują się dużą dynamiką, a zespoły ds. zamówień muszą dostosowywać się do stale zmieniających się warunków.

Choć ceny są często kluczowym aspektem zamówień, specjaliści ds. zamówień związanych z podróżami powinni również zwracać szczególną uwagę na możliwość wykonania przez pracowników swoich zadań i zadbać o zgodność z zasadami podróży. Czy najtańszy lot wcześnie rano albo późnym wieczorem jest najlepszym wyborem z punktu widzenia pracownika? Raczej nie. Zadbaj o to, by pracownicy dotarli do miejsca docelowego wypoczęci i gotowi do pracy, co jest równie ważne, jak znalezienie atrakcyjnego cenowo lotu. Ponadto miejsce noclegowe w cichej i dogodnej lokalizacji może być lepszym wyborem niż najtańszy pokój lub apartament w mieście.

Głównym wyzwaniem dla zespołów ds. zamówień związanych z podróżami służbowymi jest znalezienie odpowiedniej równowagi między oszczędnościami a maksymalnym zadowoleniem pracowników.

Efektywna realizacja zamówień związanych z podróżami służbowymi jest kluczem do zarządzania podróżami w firmie. Dzięki opracowaniu solidnej strategii firmy mogą zoptymalizować wydatki związane z podróżami, usprawnić procesy w celu zwiększenia produktywności i zadbać o zadowolenie pracowników.

Sugerowane artykuły

26.01.23
6 min czytania
Jak zapewnić bezpieczeństwo podczas podróży służbowej

Najlepsze wskazówki, jak zapewnić bezpieczeństwo podczas podróży służbowych, jak się do nich przygot...

Bezpieczeństwo i ochrona Właściciele małych firm Zespoły HR
04.11.22
6 min czytania
Planowanie podróży służbowych dla małych firm

Dowiedz się, jak możesz zaoszczędzić czas i pieniądze, usprawniając proces planowania wyjazdów służb...

Zarządzanie podróżami służbowymi MŚP Rezerwujący / Administratorzy
11.05.23
14 min czytania
Przewodnik po zarządzaniu podróżami służbowymi i wydatkami

Zoptymalizuj podróże służbowe, usprawnij procesy i zwiększ wydajność swojej organizacji dzięki temu...

Zarządzanie wydatkami i kontrola budżetu Rezerwujący / Administratorzy Zespoły finansowe