As viagens de negócios são uma parte essencial das operações de muitas organizações, mas geralmente exigem uma organização complexa que envolve várias partes interessadas e planeamento financeiro. É por isso que as empresas empregam equipas de aprovisionamento dedicadas que gerem as compras de viagens de negócios e garantem que os funcionários possam viajar nas melhores condições e pela melhor tarifa.

Muitas vezes, as equipas de aprovisionamento usam ferramentas de viagens de negócios para agilizar o processo de aquisição e manter todas as informações sobre viagens de negócios num só lugar.

O que é a aquisição para viagens de negócios e quais são os principais aspetos que as empresas devem ter em consideração na sua estratégia de compra de viagens de negócios?

O que é aquisição em viagens de negócios?

A aquisição de viagens de negócios é o processo pelo qual as empresas gerem todas as suas atividades relacionadas com viagens de negócios. Envolve o fornecimento de provedores, a negociação de contratos, a garantia do cumprimento da política de viagens da empresa, bem como o desenvolvimento e a manutenção de uma boa relação de trabalho com os provedores.

Esse processo pode ser gerido por um especialista de aprovisionamento ou por uma equipa de aprovisionamento, que tendem a usar ferramentas de viagens de negócios ou agências de viagens externas para garantir que o processo de gestão de viagens de negócios seja perfeito. A gestão eficiente do processo permite que os funcionários façam viagens de negócios e tenham os seus voos, viagens de comboio, aluguer de carros e alojamentos reservados em tempo hábil.

Os especialistas de aprovisionamento de viagens de negócios precisam de pesquisar os melhores provedores – como companhias aéreas, hotéis e companhias de aluguer de carros – e negociar os melhores contratos para garantir viagens económicas e eficientes para os funcionários da empresa. Este processo envolve uma análise profunda para garantir que os funcionários estão nas melhores condições para trabalhar ao chegarem ao destino.

Para os funcionários, poder escolher o voo certo ou a propriedade ideal onde se hospedarem é fundamental para viajar em negócios com conforto e eficiência. A análise aprofundada também se deve concentrar nas despesas de viagem para garantir que as soluções mais económicas são escolhidas para a empresa.

Tipos de aprovisionamento

Com base nas suas necessidades, uma empresa geralmente emprega diferentes tipos de aprovisionamento. Geralmente, o aprovisionamento pode ser dividido em quatro categorias principais:

1. Aquisição direta

Este tipo de aprovisionamento refere-se às matérias-primas e produtos que uma empresa precisa para produzir e vender um produto final.

2. Aquisição indireta

Este tipo refere-se à aquisição de produtos e serviços que são necessários para as operações de uma empresa, mas não são uma contribuição direta para o produto da empresa. Os custos e serviços de viagens de negócios, bem como serviços de marketing e consultoria, são exemplos de aquisições indiretas. As aquisições indiretas para viagens de negócios podem incluir voos, estadia ou aluguer de carros, pois não estão diretamente relacionadas com as principais atividades de produção da empresa, mas são essenciais para apoiar os negócios em geral.

3. Aquisição de bens

Isto refere-se à aquisição de itens físicos e subscrições de software. A eficiência da cadeia logística é essencial para garantir a gestão de aquisição de bens. Este tipo de aquisição pode sobrepor-se à aquisição indireta e direta.

4. Aquisição de serviços

Isto refere-se à contratação e gestão de prestadores de serviços, contratantes ou fornecedores que trabalham para a empresa. Envolve serviços de recursos humanos, agências de marketing, empresas jurídicas e de contabilidade, etc. A contratação de uma agência de viagens de negócios para cobrir as necessidades de viagens de negócios enquadra-se nessa categoria. Este tipo de aquisição também pode sobrepor-se à aquisição indireta e direta.

Todos os tipos de aquisições exigem bons processos e estratégias.

Processo de aquisição de viagens de negócios

A gestão de aquisição de viagens envolve diferentes etapas que são necessárias para que uma empresa adquira os bens e serviços necessários para que os funcionários façam viagens de negócios.

Este processo pode ser dividido em seis fases distintas:

1. Análise das necessidades

Nesta fase, a equipa de aprovisionamento identifica as necessidades de compras de viagens da empresa.

2. Análise de mercado

O especialista de aprovisionamento compara diferentes fornecedores com base em critérios como preço, reputação, tecnologia usada pelos fornecedores, etc. O fornecedor pode ser uma agência de viagens de negócios ou ferramenta.

3. Negociação e compra

Nesta fase, o fornecedor foi escolhido e começa a negociação. Alguns dos termos do contrato a serem negociados são o orçamento da empresa, a duração do contrato e os termos e condições.

4. Integração

A empresa integra o novo fornecedor no seu fluxo de trabalho e processos internos.

5. Pagamento

A empresa paga pelos bens e serviços graças a um sistema de processamento de faturas que acompanha pedidos, faturas e pagamentos.

6. Análise de desempenho

A equipa se aprovisionamento analisa o desempenho do fornecedor e avalia a qualidade dos bens e serviços adquiridos.

Estratégia de aquisição de viagens

A aquisição de viagens de negócios requer estratégias fortes para ser eficaz. Uma estratégia bem-sucedida de aquisição de viagens de negócios depende muito das ferramentas de gestão de viagens ou das agências de viagens. Ao trabalhar em conjunto com ferramentas de gestão de viagens ou com uma agência de viagens, as empresas podem otimizar o seu processo de aquisição, tomar decisões de negócios mais bem informadas e oferecer aos funcionários melhores experiências de viagem.

Como escolher uma ferramenta de viagens de negócios para aquisição?

As ferramentas de viagens de negócios desempenham um papel vital na estratégia de aquisição de viagens de negócios de uma empresa e ajudam a centralizar todos os planos de viagem num só lugar. Apoiam a estratégia oferecendo funcionalidades que podem automatizar e agilizar vários aspetos da gestão de viagens. Escolher a ferramenta de viagens certa fará com a empresa poupe tempo, facilitando os preparativos da viagem e mantendo todas as informações num só lugar.

Aqui estão alguns dos critérios a ter em conta ao escolher uma ferramenta de gestão de viagens de negócios:

1. Integração

Ao procurar uma ferramenta de gestão de viagens de negócios, as empresas devem garantir que esta se integra na infraestrutura, ferramentas e plataformas existentes na empresa. Isto garantirá um processo de aquisição tranquilo.

2. Acessibilidade

O interface da ferramenta é fácil de usar? Ou os funcionários e especialistas de aprovisionamento terão dificuldade em usá-la? A ferramenta também deve ser compatível com dispositivos móveis, de forma a ser usada em qualquer lugar.

3. Funcionalidade de reserva

As opções de reserva devem ser flexíveis o suficiente e a rede de fornecedores ampla o suficiente. Isto garantirá tarifas mais atrativas e opções de viagem mais confortáveis.

4. Integração da política de viagens

A ferramenta deve permitir a integração de uma política de viagens para garantir que a estratégia de aquisição respeita os termos da política de viagens da empresa.

5. Gestão de despesas

A ferramenta deve ter uma funcionalidade integrada de gestão de despesas e relatórios para garantir que o especialista de aprovisionamento tem acesso a todos os dados relacionados com viagens de negócios da empresa. A análise de dados pode ajudar a identificar padrões e tendências nas despesas de viagens, assim como oportunidades para poupar mais dinheiro.

6. Apoio

A empresa tem apoio a viagens de negócios integrado para fornecer ajuda sempre que necessário? Poder entrar em contacto com a equipa de apoio a qualquer momento é essencial, pois um problema técnico pode afetar fortemente a sua empresa. O apoio também deve ser capaz de ajudar com alertas de segurança de viagens e esclarecer as diretrizes de saúde e segurança para facilitar as viagens dos funcionários.

7. Segurança de dados

A ferramenta irá tratar de dados confidenciais, por isso é essencial saber se usa medidas de segurança, como criptografia ou protocolos de transmissão segura, e se respeita os requisitos de proteção de dados.

8. Dever de cuidado

As empresas devem garantir a segurança dos seus funcionários durante uma viagem de negócios. As ferramentas de viagens de negócios devem ajudar a garantir a segurança dos viajantes ao partilharem informações importantes, como alertas de viagem.

Como escolher uma agência de viagens de negócios para aprovisionamento?

Além de escolher a ferramenta certa de gestão de viagens, a parceria com uma agência de viagens de negócios pode simplificar ainda mais a aquisição de viagens de negócios. As agências de viagens ajudam em vários aspetos da aquisição de viagens, incluindo a contratação de fornecedores e a negociação de contratos.

Aqui estão alguns dos critérios que deve ter em consideração ao escolher uma agência de viagens de negócios:

1. Experiência e rede

A agência deve ter experiência em aquisições de viagens e ter uma rede estendida para poder contratar fornecedores. A agência deve ter uma boa reputação por negociar tarifas e descontos com fornecedores e por trabalhar com políticas de viagens para garantir que a sua empresa é respeitada.

2. Tecnologia

As ferramentas e a tecnologia da agência devem ter várias funcionalidades, como um sistema de reservas para tratar das reservas com eficiência, um sistema de gestão de despesas e uma funcionalidade de análise de dados para apoiar a tomada de decisões da sua empresa.

3. Apoio

A agência deve oferecer apoio ao cliente contínuo e personalizado. Também deverá partilhar informações de viagem, alertas de segurança e diretrizes de saúde e segurança para facilitar as viagens dos funcionários e a experiência geral de viagem.

Desafios do aprovisionamento em viagens de negócios

A gestão de aprovisionamento para viagens de negócios pode ser complexo e apresenta desafios específicos.

Devido às flutuações no mercado de viagens e aos preços dinâmicos desse setor, as despesas de viagem da empresa podem variar bastante. Dependendo da época do ano, de eventos específicos ou de maior procura, as tarifas de voos, comboios e alojamentos podem mudar. Os especialistas de aprovisionamento devem estar cientes das tendências do mercado e negociar com os fornecedores para garantir as melhores ofertas. Ao contrário do aprovisionamento noutros setores, o aprovisionamento de viagens é altamente dinâmico e as equipas precisam de adaptar-se a um mundo em constante mudança.

Embora os preços geralmente sejam fundamentais nas aquisições, os profissionais de aprovisionamento de viagens também devem prestar muita atenção à capacidade dos funcionários de realizar as suas tarefas e garantir que estejam em conformidade com a política de viagens. O voo mais barato no início da manhã ou no final da noite é a melhor opção do ponto de vista do funcionário? Provavelmente não. Garantir que os funcionários cheguem ao destino nas melhores condições para desempenhar o seu trabalho é tão importante quanto encontrar um voo económico. Da mesma forma, reservar um alojamento tranquilo numa localização conveniente pode ser mais importante do que encontrar o quarto de hotel ou apartamento mais barato da cidade.

O principal desafio das equipas de aquisição de viagens de negócios é encontrar o equilíbrio certo entre poupar dinheiro e maximizar a satisfação dos funcionários.

A aquisição eficaz de viagens de negócios é fundamental para a estão de viagens de uma empresa. Ao desenvolver uma estratégia sólida, as empresas podem otimizar as suas despesas relacionadas com viagens, otimizar os processos para melhorar a produtividade e garantir a satisfação dos funcionários.

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