Los viajes de negocios son una parte esencial de la actividad de muchas empresas, pero a menudo suponen una importante labor de organización que implica a varias partes y requiere planificación financiera. Por eso las empresas recurren a equipos especializados que se encargan de la gestión de los viajes de trabajo y garantizan que el personal viaja en las mejores condiciones y al mejor precio.

A menudo, los equipos de gestión usan herramientas de viajes de empresa para agilizar el proceso y guardar toda la información relacionada con los viajes de trabajo en un solo lugar.

Entonces, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de gestión de viajes de negocios y cuáles son los aspectos clave que las empresas deberían tener en cuenta a la hora de definir su estrategia en este ámbito?

¿Qué es la gestión de viajes de empresa?

La gestión de viajes de trabajo es un proceso que abarca todas las actividades relacionadas con los viajes corporativos. Implica buscar proveedores, negociar contratos, garantizar el cumplimiento de la política de viaje de la empresa, y establecer y mantener una buena relación laboral con los proveedores.

De este proceso se puede encargar un gestor de viajes o un equipo especializado, que suelen recurrir a herramientas de viajes de negocios o a agencias de viajes externas para optimizarlo. Una gestión fluida del proceso posibilita los viajes de trabajo y la reserva de vuelos, trenes, coches de alquiler y alojamiento a tiempo.

Los gestores de viajes de trabajo tienen que buscar los mejores proveedores (aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de coches) y negociar los mejores contratos para que los viajes de empresa sean eficientes y rentables. Este proceso requiere un profundo análisis para garantizar que el personal cuenta con las mejores condiciones para trabajar en el lugar de destino.

Para quienes viajan por negocios, el hecho de poder elegir el vuelo adecuado o el alojamiento ideal es clave para que su viaje sea cómodo y eficiente. Este análisis en profundidad también debería centrarse en los gastos de viaje para garantizar que se elijan las soluciones más rentables para el negocio.

Tipos de adquisiciones

Según sus necesidades, una empresa suele recurrir a diferentes tipos de adquisiciones para gestionar los viajes. Estas adquisiciones pueden dividirse en cuatro categorías principales:

1. Adquisición directa

Este tipo de adquisición se refiere a las materias primas y los productos que una empresa necesita para fabricar y vender un producto final.

2. Adquisición indirecta

Este tipo se refiere a la adquisición de productos y servicios que son necesarios para la actividad de una empresa, pero que no son una contribución directa a su producto. Los costes y servicios de los viajes de negocios, así como los servicios de marketing y consultoría, son ejemplos de adquisiciones indirectas. La adquisición indirecta para viajes corporativos puede incluir vuelos, alojamiento o coches de alquiler, ya que estos elementos no están directamente relacionados con las actividades de producción principales de la empresa, pero son esenciales para el negocio en general.

3. Adquisición de bienes

Esto se refiere a la adquisición de artículos físicos y licencias de software. La eficiencia de la cadena de suministro es fundamental para la gestión de la adquisición de bienes. Este tipo de adquisición puede solaparse con la directa y la indirecta.

4. Adquisición de servicios

Se refiere a la contratación y gestión de proveedores de servicios o contratistas que trabajan para la empresa. Abarca servicios de recursos humanos, agencias de marketing, empresas jurídicas y contables, etc. En esta categoría se incluye la contratación de una agencia de viajes de negocios para cubrir las necesidades en este ámbito. Este tipo de adquisición también se puede solapar con la directa y la indirecta.

Todos los tipos de adquisiciones necesitan buenos procesos y estrategias.

El proceso de gestión de viajes de trabajo

La gestión de viajes abarca los diferentes pasos que la empresa debe seguir para adquirir los bienes y servicios necesarios para que el personal pueda viajar por trabajo.

Este proceso puede dividirse en seis fases:

1. Evaluación de las necesidades

En esta fase, el equipo de gestión identifica las necesidades de la empresa en relación con los viajes.

2. Análisis de mercado

El gestor compara diferentes proveedores en función de criterios como el precio, la reputación, la tecnología que utilizan, etc. El proveedor puede ser una agencia o una herramienta de viajes de negocios.

3. Negociación y compras

En esta fase, se ha elegido al proveedor y comienza la negociación. Algunos de los aspectos del contrato a negociar son el presupuesto de la empresa, la duración del contrato y los términos y condiciones.

4. Integración

La empresa integra al nuevo proveedor en su flujo de trabajo y procesos internos.

5. Pago

La empresa paga los bienes y servicios usando un sistema de procesamiento de facturas que realiza un seguimiento de los pedidos, las facturas y los pagos.

6. Revisión de los resultados

El equipo responsable revisa el rendimiento del proveedor y evalúa la calidad de los bienes y servicios adquiridos.

La estrategia de gestión de viajes

La gestión de viajes de negocios requiere estrategias sólidas para ser eficaz. Una estrategia exitosa depende en gran medida de las herramientas de gestión de viajes que se utilicen o de las agencias de viajes a las que se recurra. Al trabajar con herramientas de gestión de viajes o una agencia de viajes, las empresas pueden optimizar su proceso de gestión, tomar decisiones comerciales informadas y ofrecer al personal una mejor experiencia de viaje.

¿Cómo elegir una herramienta de gestión de viajes de negocios?

Las herramientas de gestión de viajes de trabajo desempeñan un papel esencial en la estrategia de la empresa y ayudan a centralizar toda la planificación en un solo lugar. Respaldan la estrategia ofreciendo funciones que pueden automatizar y optimizar varios aspectos de la gestión de viajes. Elegir la herramienta adecuada le ahorrará a la empresa un tiempo valioso, ya que esto facilita la organización del viaje y permite mantener toda la información en un solo lugar.

Estos son algunos de los criterios a tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de gestión de viajes de negocios:

1. Integración

Al buscar una herramienta de gestión de viajes de trabajo, las empresas deben asegurarse de que se integre con la infraestructura, las herramientas y las plataformas que ya tienen. Esto garantizará la agilidad del proceso de gestión.

2. Accesibilidad

¿La interfaz de la herramienta es fácil de usar? ¿O el personal y las personas encargadas de la gestión tendrán dificultades para utilizarla? La herramienta también debe ser compatible con dispositivos móviles para que se pueda usar en cualquier momento y lugar.

3. Función de reserva

Las opciones de reserva deben ser lo suficientemente flexibles y la red de proveedores lo suficientemente amplia. Esto garantizará tarifas más atractivas y opciones de viaje más cómodas.

4. Integración de la política de viaje

La herramienta debe permitir la integración de una política de viaje para garantizar que la estrategia de gestión respete las condiciones establecidas en dicha política.

5. Gestión de gastos

La herramienta debe tener una función integrada de gestión de gastos e informes para garantizar que las personas responsables tengan acceso a todos los macrodatos relacionados con los viajes de empresa. El análisis de macrodatos puede ayudar a identificar patrones y tendencias en los gastos de viaje y detectar oportunidades para ahorrar más dinero.

6. Asistencia

¿Incluye asistencia para viajes de negocios en caso de que haga falta pedir ayuda? Poder ponerse en contacto con el servicio de asistencia en cualquier momento es esencial, ya que un problema técnico podría afectar gravemente a la empresa. Este servicio también debería poder ayudar con alertas de seguridad y compartir las recomendaciones de salud y seguridad para facilitar los viajes del personal.

7. Seguridad de los datos

La herramienta manejará datos confidenciales, por lo que es fundamental saber si utiliza medidas de seguridad (como cifrado o protocolos de transmisión segura) y si respeta los requisitos de la protección de datos.

8. Deber de asistencia

Las empresas deben garantizar la seguridad de su personal durante los viajes de trabajo. Las herramientas de viajes de negocios deberían ayudar a garantizar la seguridad de quien viaja compartiendo información importante, como alertas de viaje.

¿Cómo elegir una agencia de viajes de negocios?

Además de elegir la herramienta de gestión de viajes adecuada, colaborar con una agencia puede simplificar aún más la gestión de viajes corporativos. Las agencias de viajes ayudan con muchos aspectos de la gestión, incluida la búsqueda de proveedores y la negociación de contratos.

Estos son algunos de los criterios a tener en cuenta a la hora de elegir una agencia de viajes de negocios:

1. Experiencia y red de contactos

La agencia debe tener experiencia en gestión de viajes y una red amplia para poder encontrar proveedores. También es importante que tenga una buena reputación en lo que respecta a la negociación de tarifas y descuentos con proveedores y al uso de políticas de viaje, para garantizar que se respetan.

2. Tecnología

Las herramientas y la tecnología de la agencia deben tener varias características, como un sistema para gestionar las reservas de manera eficiente, un sistema de gestión de gastos y una función de análisis de datos para respaldar la toma de decisiones de la empresa.

3. Asistencia

La agencia debería ofrecer atención al cliente de forma continua y personalizada. También debería compartir información sobre viajes, alertas de seguridad y recomendaciones de salud y seguridad para facilitar los desplazamientos del personal y la experiencia de viaje en general.

Desafíos de la gestión de viajes de negocios

La gestión de viajes de negocios puede ser compleja y conlleva desafíos específicos.

Debido a las fluctuaciones en el mercado de los viajes y al dinamismo de los precios en esta industria, el gasto en viajes de empresa puede variar mucho. Dependiendo de la época del año, de eventos específicos o de una mayor demanda, los precios de los vuelos, trenes y alojamiento pueden cambiar. Los especialistas en gestión deben estar al tanto de las tendencias del mercado y negociar con los proveedores para conseguir las mejores ofertas. A diferencia de otras industrias, en materia de viajes, la gestión es muy dinámica y los equipos responsables deben adaptarse a un mundo en constante cambio.

Si bien los precios suelen ser claves en la gestión, los expertos en este tema también deben asegurarse de que el personal pueda realizar su trabajo y de que se respete la política de viaje. ¿El vuelo más barato a primera hora de la mañana o a última hora del día es la mejor opción desde el punto de vista de quien viaja? Probablemente no. Asegurarse de que las personas que viajan lleguen a su destino descansadas y listas para trabajar es tan importante como encontrar un vuelo a buen precio. Del mismo modo, reservar un alojamiento tranquilo en una ubicación práctica puede ser más importante que encontrar la habitación de hotel o el apartamento más baratos de la ciudad.

El principal desafío para los equipos de gestión de viajes de negocios es encontrar el equilibrio adecuado entre ahorrar dinero y maximizar la satisfacción del personal.

Una gestión eficaz es clave para que los viajes de negocios salgan bien. Con una buena estrategia, las empresas pueden optimizar el gasto en viajes, agilizar los procesos para mejorar la productividad y garantizar la satisfacción de su personal.

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