Guía para la gestión de gastos y viajes de trabajo

Un viaje de trabajo productivo puede significar para la empresa nuevos conocimientos, mejores relaciones y más. Sin embargo, aunque estos beneficios pueden no tener precio, todo viaje de negocios tiene unos costes asociados. Por suerte, con un poco de planificación, organización y comunicación clara, puedes optimizar el proceso de gastos de viaje de tu empresa para ahorrar tiempo y dinero.

¿Qué son los gastos de viajes de trabajo?

Los gastos de viajes de trabajo incluyen la mayoría de los costes en los que se incurre durante un viaje de negocios. Más concretamente, los costes de los productos y servicios necesarios para alcanzar los objetivos del viaje. Como norma general, las personas que viajan por trabajo pueden solicitar el reembolso de los gastos relacionados con sus necesidades básicas o con todo aquello que les permite hacer su trabajo mientras están fuera. Estos gastos pueden tener implicaciones fiscales, así que es fundamental que todo el personal de tu empresa entienda qué puede ser objeto de reembolso.

Los gastos de viajes de trabajo más comunes son los siguientes:

• Billetes de avión
• Alojamiento
• Comida
• Alquiler de coches
• Combustible para el coche de alquiler o el propio
• Kilometraje, en caso de que se use el vehículo propio
• Peajes y gastos de aparcamiento
• Transporte público
• Costes asociados al ocio con clientes, prospectos y socios
• Otros costes: impresión de materiales para un expositor en una feria, accesorios para una sesión de fotos, alquiler de tecnología para una presentación, etc.

Si bien el abanico de gastos por los que se puede pedir un reembolso es amplio, también hay límites. Los gastos de viajes de trabajo no suelen cubrir cosas como desplazamientos a una oficina local, ropa o costes de ocio personal durante un viaje de negocios.

¿Qué es la gestión de viajes y gastos?

La gestión de viajes y gastos es el proceso por el que se establecen las políticas de viaje, y se garantiza que el personal haga el seguimiento necesario de los gastos mientras viaja y presente los informes correctamente a su regreso. Es importante gestionar bien los viajes y los gastos para dar claridad al personal, ahorrar en viajes de empresa y llevar una contabilidad precisa.

En las empresas pequeñas, estas tareas pueden corresponder al equipo Legal, al de Recursos Humanos o a los gestores de la oficina, o pueden externalizarse a una empresa de gestión de viajes.

En cambio, en las empresas más grandes, puede que haya una persona encargada de la gestión de viajes corporativos que sea la responsable de la planificación, el establecimiento y el cumplimiento de las políticas, y la gestión de presupuestos y gastos.

Independientemente del tamaño de la empresa, las personas que viajan también desempeñan un papel importante. Son responsables de asegurarse de comprender y seguir la política de viaje, mantener registros de sus gastos y solicitar los reembolsos que corresponda.

El proceso de gestión de viajes y gastos a menudo requiere el uso de una solución de gestión.

Cómo gestionar los gastos y los viajes

Toda empresa debería tener una política de viaje y gastos que aborde la gestión de los gastos, de forma que el personal entienda cómo solicitar reembolsos, qué gastos se pueden hacer y cómo funciona el proceso de reembolso.

Los gastos y los viajes de empresa pueden gestionarse de varias formas, cada una de las cuales tiene sus ventajas e inconvenientes:

1. De forma manual: las personas que viajan reservan, pagan y luego reciben un reembolso.

• Ventajas: los viajeros tienen flexibilidad para tomar sus propias decisiones y hacer cambios sobre la marcha. Esta opción también requiere menos inversión o infraestructura para establecer el proceso.
• Inconvenientes: los viajeros deben conocer la política de viaje en detalle para asegurarse de cumplirla, ya que no hay ninguna notificación automática que les avise en caso de incumplimiento. Para mitigar este riesgo, la empresa debe ofrecer sesiones de formación y garantizar que la documentación sea clara. Los casos de incumplimiento pueden generar gastos adicionales y afectar al presupuesto de la empresa. Con la gestión manual de viajes y gastos, las personas que viajan deben esperar por el reembolso, lo que puede generar situaciones difíciles dependiendo de su situación financiera. Además, este enfoque supone una mayor carga administrativa para quienes viajan, que tienen que realizar un seguimiento manual de todos sus gastos y recibos, y para el equipo de Recursos Humanos, que tiene que procesar los justificantes de los gastos.

2. Las personas que viajan reservan y pagan todo con una tarjeta de empresa

• Ventajas: tener todos los gastos en una única tarjeta es sencillo y claro y, como el personal no tiene que pagar todo de su bolsillo, el viaje no le supone una carga financiera temporal. Si además eliges la tarjeta de empresa adecuada, puedes tener más ventajas.
• Inconvenientes: la empresa debe confiar en que el personal hará un uso adecuado de las tarjetas. Si varias personas comparten una tarjeta corporativa física, puede ser difícil separar los gastos y preparar los informes. Además, una tarjeta de crédito física se puede perder o la pueden robar.

3. Las personas que viajan, las que gestionan los viajes o las que se encargan de las tareas administrativas reservan y pagan a través de una plataforma de viajes de empresa

• Ventajas: la flexibilidad, tanto en lo que respecta a quién puede reservar como a las opciones disponibles. La plataforma adecuada también puede favorecer el cumplimiento de la política de viaje y ofrecer transparencia sobre las reservas de viajes que se hacen en toda la organización.
• Inconvenientes: las plataformas de gestión de viajes suelen usarse para reservar vuelos, alojamiento y, a veces, transporte, así que también es necesario usar tarjetas de empresa o reembolsar a los viajeros los costes incurridos durante su viaje. La integración de otros sistemas de la empresa, como el de Recursos Humanos o el de contabilidad, puede causar problemas, por lo que debes elegir una plataforma que ofrezca una integración perfecta con los sistemas que ya tienes. *

¿Por qué es importante la gestión de viajes y gastos?

La gestión de viajes y gastos es particularmente importante para las empresas, ya que aborda las típicas dificultades derivadas de la planificación de viajes de negocios:

1. Mejor cumplimiento de la política de viaje de la empresa: tanto si se decide utilizar una solución para marcar automáticamente cualquier gasto que no cumpla con las normas como si se prefiere optar por un proceso más manual, contar con un sistema de gestión de gastos requerirá una política de viaje clara, bien comunicada, que quienes viajen por trabajo deberán respetar.
2. Reembolso exacto de los gastos: un buen proceso de gestión de viajes y gastos garantizará que los informes de gastos sean fáciles de enviar y procesar, y que el personal recupere su dinero lo antes posible si tuvo que pagar por adelantado.
3. Control de costes y estabilidad financiera: el objetivo es que puedas controlar los costes de los viajes de negocios y comprender en qué áreas puede que estés gastando de más. Un sistema sólido de gestión de viajes y costes puede ayudarte a lograr la estabilidad financiera.

¿Cómo pueden las plataformas de viajes de negocios ayudar a gestionar los gastos?

Las plataformas de viajes de negocios son soluciones de software integrales que permiten reservar las diferentes partes de un viaje. Ayudan a agilizar y gestionar los diferentes aspectos de los viajes de empresa, incluida la gestión de gastos.

Estas son las principales características y ventajas que pueden ofrecer las plataformas de viajes de negocios:

1. Solución integral: puedes reservar vuelos, alojamiento y coches de alquiler, todo en el mismo lugar. Las plataformas de viajes de negocios admiten múltiples proveedores de servicios de viaje y puedes recopilar las facturas de los diferentes proveedores fácilmente. También puedes consultar todo el viaje y usar un dispositivo móvil para acceder a los itinerarios con mayor comodidad.
2. Seguimiento e informes de gastos: se pueden integrar con soluciones de gastos de viaje para garantizar una conciliación de gastos eficiente. Los gastos son visibles en tiempo real y las personas que viajan pueden guardar sus recibos automáticamente en la herramienta, lo que reduce el papeleo. Algunas plataformas incluyen una página de datos que ayuda a comprender mejor los gastos de viaje y ver dónde se puede gastar menos dinero para tomar decisiones informadas sobre el presupuesto.
3. Política de viaje integrada: las soluciones para viajes de negocios permiten integrar la política de viaje y recibir notificaciones automáticas en caso de infracción. Puedes configurar procesos de aprobación personalizables tanto para solicitudes de viaje como para gastos.
4. Descuentos negociados: al utilizar una plataforma de viajes de negocios, la empresa puede negociar acuerdos con proveedores de servicios y ahorrar dinero.

El uso de una solución de este tipo puede ser de gran ayuda tanto para las personas que viajan como para el equipo de Finanzas o de Recursos Humanos, ya que algunas tareas están automatizadas.

Proceso de gestión de viajes y gastos

La forma óptima de hacer un seguimiento de los gastos de viajes de negocios y solicitar reembolsos variará según las preferencias de las personas que viajan y de la política de viaje. Estos son los cuatro pasos principales de un proceso de gestión de viajes y gastos:

1. Hacer una solicitud de viaje

Este proceso comienza cuando un empleado realiza una solicitud de viaje, generalmente sujeta a la aprobación de su superior. Esta persona podrá aprobarla, rechazarla o pedir más información. En esta fase, si tu empresa utiliza una solución de gestión de viajes y gastos con una política de viaje integrada, se señalará cualquier infracción de la política.

2. Gastar

Una vez aprobada la solicitud, algunas partes del viaje se pueden reservar con antelación, como el hotel y los billetes de avión. Otros gastos, como las comidas o el transporte, se harán durante el viaje. Estos se pueden pagar con una tarjeta de empresa o se le puede pedir al empleado que los pague con la suya y que luego solicite un reembolso.

3. Informar de los gastos

En este paso, las personas que viajan por trabajo tienen que presentar los recibos de todos sus gastos. Para que todo salga bien, la comunicación de gastos debe basarse en:

• Una herramienta de gestión de gastos: la mejor manera de optimizar tus procesos es utilizar una app de gestión de gastos. Hay muchas opciones disponibles según el tamaño del equipo. Busca una que ofrezca funciones como el escaneo de recibos, control del kilometraje y procesos de aprobación. Las soluciones de gestión de gastos se pueden incluir en las plataformas de viajes de negocios.
• Registros organizados: este es el aspecto más importante del seguimiento de los gastos de viajes de negocios. Asegúrate de que cada gasto se haya clasificado según su tipo para poder declarar los impuestos correctamente y saber en qué se está gastando más. Esta tarea se puede automatizar si cuentas con una plataforma de viajes de trabajo con una función de seguimiento de gastos integrada.
• Procesos claros: sea cual sea el método que elijas, tu política de viaje debe establecer claramente la forma en que los viajeros tienen que realizar un seguimiento de los gastos, qué se debe presentar y cuáles son los plazos para enviar los informes de gastos.

4. Gestionar el reembolso de los gastos

El reembolso es la etapa final del proceso de gestión de viajes y gastos. Dependiendo de lo que prevea tu política de reembolso de gastos, el personal puede recibir el reembolso directamente en su nómina o mediante transferencia bancaria. Pedir la opinión de los empleados también es parte del proceso y es importante hacerlo al final de cada viaje para entender cómo mejorar.

Cómo establecer límites de gasto

En general, las personas que viajan por trabajo y las que gestionan los viajes de este tipo comparten el mismo objetivo: lograr que el viaje sea lo más productivo posible minimizando el gasto.

La clave para establecer límites de gasto es buscar el equilibrio entre restricciones y libertad. Cada persona tiene diferentes rutinas, dietas, necesidades y preferencias. Algunas agradecen tener un gimnasio en el hotel, mientras que otras priorizan la ubicación. Hay quien necesita un desayuno abundante y quien prefiere hacer varias comidas pequeñas a lo largo del día. La flexibilidad permite a los viajeros de negocios tomar decisiones que mejoren su productividad durante el viaje, lo que beneficia a todas las partes.

Estas son algunas sugerencias útiles para definir condiciones aplicables a categorías de gastos clave y lograr así el equilibrio adecuado:

• Comida: establece una asignación diaria de comida, pero deja que quien viaja decida cómo quiere dividirla entre el desayuno, el almuerzo, la cena y los snacks.
• Alojamiento: establece criterios para el tipo de habitación, las estrellas del hotel o el precio máximo por noche, pero deja que elijan el hotel dentro de esos criterios.
• Transporte: da consejos claros sobre cómo elegir medios de transporte rentables, pero ten en cuenta el tiempo que se invierte en el viaje. Por ejemplo, puede que valga la pena pagar un poco más por un vuelo directo en lugar de perder todo un día de trabajo haciendo escalas.

Cómo reducir el gasto en viajes de trabajo

Hay muchos consejos y trucos para controlar el gasto en viajes. Estas son algunas maneras de comenzar a reducir el gasto:

1. Planifica con antelación. Evita recargos de última hora y tómate un momento para mirar hacia el futuro. Si tu empresa suele asistir siempre a la misma conferencia o tiene una relación con un cliente que requiere encuentros presenciales regulares, reservar vuelos y alojamiento con anticipación puede ayudarte a conseguir ofertas.
2. Apuesta por la flexibilidad a la hora de reservar. A veces vale la pena pagar un poco más por la flexibilidad. Las cosas pueden cambiar rápidamente, así que, a largo plazo, es posible que ahorres dinero si reservas vuelos y alojamiento que puedas modificar sin cargos. Para tener la máxima flexibilidad, puedes optar por reservas que se puedan cancelar y sean reembolsables.
3. Fíjate en los servicios del alojamiento. Al elegir un hotel u otro alojamiento, echa un vistazo a los servicios que ofrece. La wifi gratis es esencial en un viaje de negocios. Otros servicios que pueden ahorrarte algo de dinero son el desayuno gratis, el acceso a salas de reuniones o conferencias y el aparcamiento gratuito.
4. Aprovecha las ventajas de las tarjetas de crédito. Algunas tarjetas de crédito de empresa aplican un cargo inferior por cambio de moneda, ofrecen incentivos de reembolso o tienen ofertas en coches de alquiler, vuelos, seguros y salas VIP de aeropuerto.
5. Usa los programas de fidelización. A veces, elegir la misma cadena hotelera o aerolínea puede resultar rentable a largo plazo. Busca tarifas especiales para empresas y programas de fidelización que puedan reducir los costes cuando se hacen múltiples reservas.
6. Negocia con los proveedores: no dudes en negociar los contratos con los proveedores para conseguir un descuento. Tu empresa podría beneficiarse de tarifas especiales, ya sea con proveedores de alojamiento, empresas de alquiler de coches o aerolíneas.

Buenas prácticas para la gestión de los gastos de viajes de negocios

La mejor estrategia de gestión de gastos de viajes de empresa es la que se adapta a ti, a tu organización y a tu equipo. Invita al personal a reflexionar e intercambiar feedback con regularidad para crear un proceso de gestión de gastos que funcione para tu empresa y sus especificidades.

Estas son algunas buenas prácticas aplicables a todas las organizaciones:

1. Usa la tecnología para tenerlo todo organizado

Hay muchas opciones de software de viajes y gastos para agilizar el proceso de solicitar reembolsos y tener todo organizado. También puedes pedir a los viajeros de negocios que hagan una foto de los recibos y las facturas de inmediato, y que las suban a carpetas compartidas sobre la marcha. Esto evitará que pierdan recibos y les ahorrará tiempo cuando vayan a solicitar el reembolso.

2. Establece plazos

Es fácil dejar que las tareas administrativas se acumulen, especialmente al volver de un ajetreado viaje de negocios. Asegúrate de que el personal tiene plazos claros para enviar los informes de gastos y solicitar reembolsos.

3. Ajusta tus presupuestos a la situación

Incluso dentro de un mismo país, los costes pueden ser radicalmente diferentes. Establece presupuestos realistas para viajes de negocios y plantéate adaptar los límites de gasto a la ubicación. También deberías revisar la política de viaje al menos una vez al año para comprobar que el presupuesto se ajusta a la inflación y las fluctuaciones locales en destinos de viaje frecuentes.

4. Comunica bien tu política de viaje

Intenta que la política de viaje sea fácil de entender para todo el mundo. A la hora de redactar la política, usa un lenguaje sencillo y asegúrate de que no haya ambigüedades acerca de los gastos reembolsables. Una vez creada la política, es importante contar con un plan de comunicación para que todo el mundo la conozca y enviar recordatorios cada cierto tiempo para que tengan la información fresca.

Las tareas administrativas como la gestión de viajes y gastos pueden quedar relegadas a un segundo plano cuando el trabajo aumenta. Pero un poco de planificación, organización y comunicación ayuda mucho. Una estrategia clara no solo supone mayor eficiencia administrativa y financiera, sino que también reduce la confusión y la ansiedad. Así, el equipo puede centrarse en lo que importa: lograr los objetivos de su viaje de negocios.