Un viaje de trabajo productivo puede significar para la empresa nuevos conocimientos, mejores relaciones y más. Sin embargo, aunque estos beneficios pueden no tener precio, todo viaje de negocios tiene unos costes asociados. Por suerte, con algo de planificación, organización y buena comunicación, puedes optimizar el proceso de gestión de los gastos de viajes de trabajo para ahorrar tiempo y dinero.

¿Qué son los gastos de viajes de trabajo?

Los gastos de viajes de trabajo incluyen la mayoría de los costes en los que se incurre durante un viaje de negocios. Más concretamente, los costes de los productos y servicios necesarios para alcanzar los objetivos del viaje. Como norma general, las personas que viajan por trabajo pueden solicitar el reembolso de los gastos relacionados con sus necesidades básicas o con todo aquello que les permite hacer su trabajo mientras están fuera. Estos gastos pueden tener implicaciones fiscales, así que es fundamental que todo el personal de tu empresa entienda qué puede ser objeto de reembolso.

Los gastos de viajes de trabajo más comunes son los siguientes:

  • Billetes de avión
  • Alojamiento
  • Comida
  • Alquiler de coches
  • Combustible para el coche de alquiler o el propio
  • Kilometraje, en caso de que se use el vehículo propio
  • Peajes y gastos de aparcamiento
  • Transporte público
  • Costes asociados al ocio con clientes, prospectos y socios
  • Otros costes: impresión de materiales para un expositor en una feria, accesorios para una sesión de fotos, alquiler de tecnología para una presentación, etc.

Si bien el abanico de gastos por los que se puede pedir un reembolso es amplio, también hay límites. Los gastos de viajes de trabajo no suelen cubrir cosas como desplazamientos a una oficina local, ropa o costes de ocio personal durante un viaje de negocios.

¿Qué es la gestión de gastos y viajes?

La gestión de gastos y viajes es el proceso por el cual se establecen políticas de viaje, y se garantiza que el personal guarda los registros pertinentes mientras está fuera y envía los informes correspondientes tras su regreso. Una buena gestión de los gastos y los viajes se traduce en mayor claridad para el personal, ahorro y una contabilidad precisa.

En las empresas más pequeñas, esta tareas suelen recaer en el equipo jurídico, en el de Recursos Humanos, en los gerentes de oficina o en una empresa externa de gestión de viajes. En las empresas más grandes, puede haber una persona encargada de la gestión de los viajes corporativos, que es la responsable de supervisar la planificación de los viajes, establecer las políticas de viaje y velar por su cumplimiento, y gestionar los gastos y los presupuestos.

Independientemente del tamaño de tu empresa, las personas que viajan también desempeñan un papel importante. Deben asegurarse de comprender y seguir la política de viaje, llevar un registro de sus gastos y solicitar reembolsos según corresponda.

Cómo gestionar los gastos y los viajes

Toda empresa debería tener una política de viaje y gastos que aborde la gestión de los gastos, de forma que el personal entienda cómo solicitar reembolsos, qué gastos se pueden hacer y cómo funciona el proceso de reembolso.

Los gastos y los viajes de empresa pueden gestionarse de varias formas, cada una de las cuales tiene sus ventajas e inconvenientes:

1. Las personas que viajan por trabajo reservan y pagan todo, y luego reciben un reembolso.

  • Ventajas: los viajeros tienen flexibilidad para tomar sus propias decisiones y hacer cambios sobre la marcha. Esta forma requiere menos inversión o infraestructura para establecer el proceso.
  • Inconvenientes: los viajeros tienen que esperar por el reembolso, lo que puede dar lugar a situaciones difíciles, según las finanzas de cada persona. Además, esto supone una mayor carga administrativa para quien viaja, que debe llevar un registro de todos sus gastos.

2. Las personas que viajan por trabajo reservan y pagan todo con una tarjeta de viajes de empresa

  • Ventajas: tener todos los gastos en una única tarjeta es sencillo y claro y, como el personal no tiene que pagar todo de su bolsillo, el viaje no le supone una carga financiera temporal. Si además eliges la tarjeta de empresa adecuada, puedes tener más ventajas.
  • Inconvenientes: la empresa debe confiar en que el personal hará un uso adecuado de las tarjetas. Si varias personas comparten una tarjeta corporativa física, puede ser difícil separar los gastos y preparar los informes. Además, una tarjeta de crédito física se puede perder o la pueden robar.

3. Las personas que viajan, las que gestionan los viajes o las que se encargan de las tareas administrativas reservan y pagan a través de una plataforma de viajes de empresa

  • Ventajas: la flexibilidad, tanto en lo que respecta a quién puede reservar como a las opciones disponibles. Además, la plataforma adecuada también puede favorecer el cumplimiento de la política de viaje y ofrecer transparencia sobre las reservas de viajes que se hacen en toda la organización.
  • Inconvenientes: las plataformas de gestión de viajes suelen usarse para reservar vuelos, alojamiento y, a veces, transporte, así que también es necesario usar tarjetas de empresa o reembolsar a los viajeros los costes incurridos durante su viaje.

Why is travel and expense management important?

Travel and expense management is particularly important for companies as it addresses the typical pain points that come with business travel planning:

  1. Better compliance with the company’s travel policy – whether you decide to use a T&E management solution to automatically flag any non-compliant expense or you prefer to go for a more manual process, having an expense management system in place will require a very clear and well-communicated travel policy that business travellers must respect.
  2. Accurate reimbursement of the expenses – a solid T&E management process will ensure that expense reports are easy to submit and process and that business travellers get their money back as soon as possible if they had to pay upfront.
  3. Cost control and financial stability – the goal of T&C should be for you to control the costs of business travel and understand in which areas you’re potentially overspending. A robust T&C management system can help you achieve financial stability.

How can business travel platforms help manage expenses?

Business travel platforms are one-stop-shop software solutions that allow you to book the different legs of your trip. They help to streamline and manage the different aspects of business travel, including managing expenses.

Here are the main features and benefits that business travel platforms can offer:

  1. One-stop-shop solution – you can book flights, accommodation and rental cars all in the same place. Business travel platforms support multiple travel service providers and you don’t have to struggle to collect invoices from different vendors. You can also get an overview of the entire trip and itineraries are accessible on mobile devices for convenience.
  2. Expense tracking and reporting – integration with travel expense solutions is possible for efficient expense reconciliation. Expenses are visible in real-time and business travellers can capture their expense receipts automatically in the tool, reducing the need for manual paperwork. Some platforms include an analytics dashboard to have a better understanding of travel expenses and where you can spend less money to make informed decisions about the budget.
  3. Integrated travel policy – business travel solutions allow you to integrate your business travel policy and get automated notifications in case of violation. You can set up customisable approval workflows both for travel requests and expenses.
  4. Negotiated discounts – when using a business travel platform, your company can negotiate deals with travel service providers and save money.

Using such a solution can make both the business traveller and the finance or HR team’s life easier as some tasks are automated.

T&E management process

The optimal way to track business travel expenses and submit claims will vary depending on business travellers’ preferences and your corporate travel policy. Here are the four main steps of a travel and expense management process:

1. Issue a travel request

This process starts with an employee making a travel request, usually subject to the manager’s approval. The manager may approve, reject or ask clarifying questions. At this stage, if your company is using a T&E management solution with a built-in travel policy, any violations of the policy will be flagged.

2. Spend

Once the travel request has been approved, parts of the employee’s trip such as hotel and plane tickets can be booked in advance. Other expenses such as meals or transportation will occur during the trip. These can be paid for with a corporate card or the employee can be asked to pay for them out of pocket and be reimbursed later on.

3. Report expenses

Now is the time for business travellers to submit the receipts of all their expenses. To be successful, expense reporting should rely on:

  • An expense management tool – the best way to streamline your processes is to use a spend management app. There are lots of options available depending on the size of your team, but look for one that offers features like receipt scanning, mileage tracking and approval workflows. Travel expense management solutions can be included in business travel platforms.
  • Organised records – this is the most important aspect of tracking business travel expenses. Be sure that every expense has been categorised based on its type so that you managers can file taxes correctly and have insight into where the company is spending the most money. This can be automated if you rely on a business travel platform with a built-in expense tracker.
  • Clear processes – whatever method you choose, your travel policy should set clear expectations of how business travellers should track expenses, what needs to be submitted and timelines for when expense reports need to be submitted.

4. Expense reimbursement

Reimbursement is the final stage of the T&E management process. Depending on what your expense reimbursement policy says, employees can be reimbursed directly on their payslip or via bank transfer. Asking for feedback is also part of the process and it’s important to gather employees’ thoughts at the end of every trip to understand where you can improve your process.

Cómo establecer límites de gasto

En general, las personas que viajan por trabajo y las que gestionan los viajes de este tipo comparten el mismo objetivo: lograr que el viaje sea lo más productivo posible minimizando el gasto.

La clave para establecer límites de gasto es buscar el equilibrio entre restricciones y libertad. Cada persona tiene diferentes rutinas, dietas, necesidades y preferencias. Algunas agradecen tener un gimnasio en el hotel, mientras que otras priorizan la ubicación. Hay quien necesita un desayuno abundante y quien prefiere hacer varias comidas pequeñas a lo largo del día. La flexibilidad permite a los viajeros de negocios tomar decisiones que mejoren su productividad durante el viaje, lo que beneficia a todas las partes.

Estas son algunas sugerencias útiles para definir condiciones aplicables a categorías de gastos clave y lograr así el equilibrio adecuado:

  • Comida: establece una asignación diaria de comida, pero deja que quien viaja decida cómo quiere dividirla entre el desayuno, el almuerzo, la cena y los snacks.
  • Alojamiento: establece criterios para el tipo de habitación, las estrellas del hotel o el precio máximo por noche, pero deja que elijan el hotel dentro de esos criterios.
  • Transporte: da consejos claros sobre cómo elegir medios de transporte rentables, pero ten en cuenta el tiempo que se invierte en el viaje. Por ejemplo, puede que valga la pena pagar un poco más por un vuelo directo en lugar de perder todo un día de trabajo haciendo escalas.

Cómo reducir el gasto en viajes de trabajo

Hay muchos consejos y trucos para controlar el gasto en viajes. Estas son algunas maneras de comenzar a reducir el gasto:

  1. Planifica con antelación. Evita recargos de última hora y tómate un momento para mirar hacia el futuro. Si tu empresa suele asistir siempre a la misma conferencia o tiene una relación con un cliente que requiere encuentros presenciales regulares, reservar vuelos y alojamiento con anticipación puede ayudarte a conseguir ofertas.
  2. Apuesta por la flexibilidad a la hora de reservar. A veces vale la pena pagar un poco más por la flexibilidad. Las cosas pueden cambiar rápidamente, así que, a largo plazo, es posible que ahorres dinero si reservas vuelos y alojamiento que puedas modificar sin cargos. Para tener la máxima flexibilidad, puedes optar por reservas que se puedan cancelar y sean reembolsables.
  3. Fíjate en los servicios del alojamiento. Al elegir un hotel u otro alojamiento, echa un vistazo a los servicios que ofrece. La wifi gratis es esencial en un viaje de negocios. Otros servicios que pueden ahorrarte algo de dinero son el desayuno gratis, el acceso a salas de reuniones o conferencias y el aparcamiento gratuito.
  4. Aprovecha las ventajas de las tarjetas de crédito. Algunas tarjetas de crédito de empresa aplican un cargo inferior por cambio de moneda, ofrecen incentivos de reembolso o tienen ofertas en coches de alquiler, vuelos, seguros y salas VIP de aeropuerto.
  5. Usa los programas de fidelización. A veces, elegir la misma cadena hotelera o aerolínea puede resultar rentable a largo plazo. Busca tarifas business especiales y programas de fidelización que puedan reducir los costes cuando se hacen múltiples reservas.

Buenas prácticas para la gestión de los gastos de viajes de negocios

La mejor estrategia de gestión de gastos de viajes de empresa es la que se adapta a ti, a tu organización y a tu equipo. Invita al personal a reflexionar e intercambiar feedback con regularidad para crear un proceso de gestión de gastos que funcione para tu empresa y sus especificidades.

Estas son algunas buenas prácticas aplicables a todas las organizaciones:

1. Usa la tecnología para tenerlo todo organizado

Hay muchas opciones de software de viajes y gastos para agilizar el proceso de solicitar reembolsos y tener todo organizado. También puedes pedir a los viajeros de negocios que hagan una foto de los recibos y las facturas de inmediato, y que las suban a carpetas compartidas sobre la marcha. Esto evitará que pierdan recibos y les ahorrará tiempo cuando vayan a solicitar el reembolso.

2. Establece plazos

Es fácil dejar que las tareas administrativas se acumulen, especialmente al volver de un ajetreado viaje de negocios. Asegúrate de que el personal tiene plazos claros para enviar los informes de gastos y solicitar reembolsos.

3. Ajusta tus presupuestos a la situación

Incluso dentro de un mismo país, los costes pueden ser radicalmente diferentes. Establece presupuestos realistas para viajes de negocios y plantéate adaptar los límites de gasto a la ubicación. También deberías revisar la política de viaje al menos una vez al año para comprobar que el presupuesto se ajusta a la inflación y las fluctuaciones locales en destinos de viaje frecuentes.

4. Comunica bien tu política de viaje

Intenta que la política de viaje sea fácil de entender para todo el mundo. A la hora de redactar la política, usa un lenguaje sencillo y asegúrate de que no haya ambigüedades acerca de los gastos reembolsables. Una vez creada la política, es importante contar con un plan de comunicación para que todo el mundo la conozca y enviar recordatorios cada cierto tiempo para que tengan la información fresca.

Las tareas administrativas como la gestión de viajes y gastos pueden quedar relegadas a un segundo plano cuando el trabajo aumenta. Pero un poco de planificación, organización y comunicación ayuda mucho. Una estrategia clara no solo supone mayor eficiencia administrativa y financiera, sino que también reduce la confusión y la ansiedad. Así, el equipo puede centrarse en lo que importa: lograr los objetivos de su viaje de negocios.

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