Los viajes de trabajo son oportunidades para conectar con otras personas del equipo, conocer nuevas ideas e interactuar con la clientela cara a cara. Sin embargo, a pesar de todas sus ventajas, también entrañan riesgos específicos para el personal y las empresas. Como parte de sus obligaciones del deber de asistencia, las empresas pequeñas y grandes deben tomar medidas para velar por la seguridad de su personal y prestar asistencia de viaje.

¿Qué es el deber de asistencia exactamente? ¿Qué dificultades presenta el deber de asistencia para quienes viajan por trabajo? ¿Y cómo puedes cumplir con tu deber de asistencia cuando el personal viaja?

Te contamos todo esto en detalle en nuestra guía sobre el deber de asistencia para que puedas entender qué significa para tu negocio.

¿Qué es el deber de asistencia?

El deber de asistencia es la responsabilidad de una empresa de proteger a su personal y evitar daños en la medida de lo razonable. En cuestiones legales, el deber de asistencia es un estándar que usan los tribunales para determinar la responsabilidad.

El deber de asistencia puede incluir:

  • Asegurarse de que el entorno físico de trabajo sea seguro
  • Cumplir con las regulaciones y los estándares de la industria
  • Cuidar de la salud mental del personal con recursos y condiciones laborales adecuadas
  • Proteger al personal de la discriminación y el acoso

En la práctica, el deber de asistencia puede incluir una variedad de aspectos según el contexto y la situación. El deber de asistencia también puede variar según el país, así que es mejor consultar con un experto legal local para conocer la definición exacta aplicable en cada caso.

Guía del deber de asistencia en viajes de trabajo

¿Por qué el deber de asistencia es importante para quienes viajan por trabajo?

Aunque el deber de asistencia es un estándar legal, también es importante desde el punto de vista ético y moral. Un sólido programa del deber de asistencia puede tener un efecto positivo en la salud mental del personal, que sentirá que cuenta con el apoyo de la empresa, con lo que la productividad en los viajes de trabajo será mayor.

El incumplimiento del deber de asistencia puede tener consecuencias legales, como demandas y costes extras para la empresa. El deber de asistencia es un requisito diario, ya sea para prevenir accidentes en el lugar de trabajo o para facilitar formación relevante sobre seguridad. Pero el deber de asistencia cobra especial importancia en materia de viajes de trabajo, debido a los desafíos específicos que estos presentan. Las personas que viajan por trabajo pueden enfrentarse a desastres naturales, violencia, enfermedades u otras crisis mientras están en el extranjero, y las empresas tienen la responsabilidad de ayudar a superar estas situaciones inciertas.

En resumen: crear ahora un programa del deber de asistencia para viajes de trabajo puede ahorrar dinero, estrés y tal vez incluso vidas en el futuro

¿Cuál es tu deber de asistencia con respecto al personal que viaja?

El lugar de trabajo o la oficina habituales son entornos relativamente seguros y controlados. Pero los viajes de negocios implican riesgos e imprevistos que hacen que el deber de asistencia de las empresas sea más importante que nunca. El deber de asistencia de cada empresa varía según la industria, los destinos de viaje y otros factores. Por eso es vital crear una política o un programa para viajes de negocios antes de que el personal haga las maletas.

Las políticas de viaje suelen tratar temas como estos:

  • Instrucciones para reservar vuelos, alojamiento y transporte
  • Presupuesto diario para comida y gastos imprevistos
  • Normas de conducta durante el viaje
  • Aprobaciones necesarias
  • Responsabilidades de quien viaja

La política de viajes es el sitio ideal para explicar las obligaciones del deber de asistencia y proteger la salud y la seguridad del personal cuando está de viaje. Es posible que ya tengas un programa o una política de viaje que aborde algunos aspectos de las obligaciones del deber de asistencia, pero si no, asegúrate de añadir esta información y mantenerla actualizada. Incluso las empresas consolidadas pueden beneficiarse de una revisión de sus políticas de viaje y de la creación de un programa específico para el deber de asistencia.

¿Quién es responsable del deber de asistencia en materia de viajes de trabajo?

La colaboración entre diferentes áreas de la empresa es la clave de un buen programa del deber de asistencia, y tanto la empresa como el personal tienen un papel que desempeñar.

El deber de asistencia desde el punto de vista de la empresa

De quién es la responsabilidad del programa del deber de asistencia depende del tamaño de la empresa. Las más grandes pueden contar con una persona o un equipo dedicados a la salud y la seguridad, mientras que las pequeñas y medianas empresas dependerán de Recursos Humanos para estos temas con mayor probabilidad.

Independientemente del tamaño o la estructura organizativa, el deber de asistencia es, en última instancia, responsabilidad de todo el mundo. Crear un programa del deber de asistencia para viajes de trabajo no sirve de nada si la directiva no lo prioriza y si no se comunica de forma efectiva al personal.

En la creación y aplicación del programa del deber de asistencia, deberían participar las siguientes personas:

  1. La directiva y el management con personas a su cargo. Los altos cargos de la empresa deberían implicarse en la definición de la estrategia de viajes de trabajo y, lo que es más importante, en la visibilización de las políticas entre sus equipos.
  2. RR. HH.. Recursos Humanos puede desempeñar un papel clave en la comunicación del programa del deber de asistencia a toda la empresa. Las políticas de viaje deberían incluirse en el proceso de incorporación de nuevo personal, estar disponibles en la intranet de la empresa y estar claramente presentes cuando alguien reserva un viaje de trabajo. Incluso se podrían organizar sesiones formativas un par de veces al año.
  3. Especialistas en temas legales. El equipo o la consultoría especializados en temas legales deberían revisar el plan para garantizar que recoge todas las obligaciones.
  4. Personas que llevan tiempo viajando por trabajo. El personal puede ser un valioso recurso, ya que puede aportar información sobre el estado actual de los viajes de negocios en la empresa. También puede dar su opinión para ayudar a mejorar las políticas.

El deber de asistencia desde el punto de vista del personal

Crear una cultura de seguridad requiere la participación del personal en todas las etapas. Si bien las empresas son responsables de sus programas del deber de asistencia, el personal también tiene un papel que desempeñar. Antes de viajar por trabajo, debe conocer las políticas de viaje de su empresa, los programas de seguridad y cualquier información relevante para su viaje. El personal también es responsable del cumplimiento de la política antes, durante y después del viaje.

Esto significa que es necesario animar al personal a cumplir la política de empresa relativa a los viajes de trabajo.

Guía del deber de asistencia en viajes de trabajo

¿Cómo se crea un programa del deber de asistencia?

Tanto si se denomina programa del deber de asistencia, política del deber de asistencia o política de seguridad en materia de viajes, cada empresa debería contar con un plan específico para viajes de trabajo. Es necesario considerar las peores situaciones que pueden surgir para prepararse.

El personal que viaja por trabajo puede verse en una variedad de situaciones, entre las que se incluyen las siguientes:

  • Interrupción del viaje
  • Desastres naturales
  • Condiciones climáticas extremas
  • Brotes de enfermedades y emergencias sanitarias
  • Crimen y terrorismo
  • Inestabilidad política o social
  • Nuevas leyes de viaje

Hay muchos enfoques que puedes adoptar para crear tu estrategia, pero a continuación te explicamos los tres pasos que te recomendamos dar para empezar.

1. Evaluación de riesgos

Antes de implementar un programa del deber de asistencia, es necesario comprender los viajes de negocios en tu empresa. Puedes empezar por evaluar los riesgos de los viajes de negocios en general y de cada viaje.

En general, pregúntate:

  • ¿Cuáles son los destinos a los que se viaja con mayor frecuencia?
  • ¿En qué consisten estos viajes de trabajo? Por ejemplo, reunirse con un cliente en su oficina conlleva riesgos diferentes que inspeccionar una obra en el extranjero.

Antes de cada viaje, pregunta:

  • ¿Se trata de un viaje nacional o internacional?
  • ¿La persona que viaja tiene el visado correcto, el pasaporte en regla y cualquier otro documento necesario?
  • ¿Existe actualmente alguna advertencia de viaje del gobierno relativa a ese destino?
  • ¿Hay algún conflicto o inestabilidad política en el destino?
  • ¿Existe un mayor riesgo de enfermedades transmitidas por la comida o el agua?
  • ¿Hay alguna epidemia o enfermedad que afecte a la región? En caso de que sí, ¿hay vacunas u otras medidas preventivas disponibles?
  • ¿Las personas que viajan podrán acceder a servicios de atención médica a tiempo, en caso de necesitarlo?

Responder a estas preguntas te ayudará a encontrar los riesgos a los que se enfrenta tu empresa. Puedes usarlos como punto de partida para hablar de la seguridad en materia de viajes de trabajo y empezar a elaborar una política de viaje que incluya el deber de asistencia.

Recuerda que no todas las personas que viajan por trabajo corren los mismos riesgos. Por ejemplo, algunos destinos pueden ser más inseguros para las mujeres o el colectivo LGBTQ+. Además, el impacto de algunas enfermedades puede ser diferente según la persona (p. ej., el virus del zika es asintomático en mucha gente, pero es peligroso para las mujeres embarazadas). Consulta con tu equipo e incluye diferentes puntos de vista para que la evaluación de riesgos se base en una visión integral.

2. Planificación y prevención

Una vez finalizada la evaluación de riesgos, es hora de definir la estrategia. El programa del deber de asistencia de cada empresa variará según los riesgos a los que tenga que responder. Pero hay algunos principios unificadores a tener en cuenta.

  • Tu plan debe prestar ayuda antes, durante y después del viaje.
  • Debes contar con medidas para promover el bienestar del personal y evitar posibles burnouts. Por ejemplo, puedes establecer estándares para los alojamientos que reservan o animarles a organizar sus calendarios para el viaje de forma razonable
  • Independientemente del destino, deberías contar con un plan para situaciones de emergencia, como desastres naturales o ataques terroristas.
  • Los riesgos de viaje cambian y evolucionan con el tiempo. Tu plan debería incluir revisiones regulares del programa del deber de asistencia, además de responder a las situaciones globales que puedan surgir.

3. Comunicación y formación

Después de evaluar los riesgos de los viajes de empresa y de diseñar una robusta estrategia para proteger y ayudar al personal, aún queda trabajo por hacer. Cumplir con las obligaciones del deber de asistencia es una tarea continua. Las empresas tienen la responsabilidad de comunicar las políticas de viaje y formar al personal en temas de seguridad relativa a los viajes.

Además de esta formación continua, busca ocasiones para ponerles al día sobre estas cuestiones. Visibiliza las políticas en la fase de planificación del viaje, ofrece recursos que puedan ser útiles durante el viaje y pide la opinión de las personas que viajan cuando hayan vuelto.

Si la comunicación es clara, te asegurarás de que tus políticas de viaje son efectivas y de cumplir con el deber de asistencia.

Consejos sobre el deber de asistencia

  • Organízate bien: guarda los planes de viaje en un lugar accesible para saber dónde está el personal en cada momento. También deberías tener a mano los datos de contacto de la persona que viaja, del hotel o alojamiento y de los servicios de emergencia.
  • Lleva tus propios registros: el deber de asistencia es un estándar legal, por lo que puede que tengas que presentar alguna documentación que demuestre que has cumplido con tus obligaciones. Dejar constancia de todo a medida que trabajas en el programa puede ahorrarte tiempo y estrés en el futuro, en caso de tener que hacer frente a alguna demanda.
  • No olvides la salud mental: es fácil centrarse en los riesgos para la seguridad física y olvidar el impacto que los viajes de trabajo pueden tener en la salud mental. Viajar pone a la gente en situaciones estresantes, así que asegúrate de abordar la seguridad y la salud desde un punto de vista holístico.

Entender tu deber de asistencia puede ser complicado, y la naturaleza impredecible de los viajes de trabajo solo añade dificultad. Cuando lo haces bien, el deber de asistencia es algo más que un término legal abstracto. Es el mecanismo para velar por la seguridad y la salud del personal. Con una evaluación de riesgos exhaustiva, una sólida planificación y una comunicación continuada, tú y tu equipo podréis hacer frente a lo que surja.

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