Guida al duty of care nei viaggi di lavoro
Nel tema delle trasferte di lavoro, capire il duty of care è più importante che mai. Leggi la guida al duty of care per i datori di lavoro.
I viaggi d’affari offrono un’opportunità per entrare in contatto con i colleghi, acquisire nuove prospettive e interagire di persona con i clienti. Ma, nonostante tutti i loro vantaggi, questi viaggi comportano anche rischi specifici per dipendenti e aziende. Come parte dei loro obblighi generali di assistenza (il cosiddetto duty of care), sia le piccole imprese che le grandi aziende devono adottare misure ragionevoli per proteggere i dipendenti e sostenerli durante i viaggi.
Ma cos'è esattamente il duty of care? Quali sono le sfide del duty of care per i viaggiatori d’affari? E come puoi adempiere a questo obbligo quando i dipendenti vanno all'estero?
Leggi la nostra guida sul duty of care e scopri cosa significa per la tua azienda.
Il duty of care definisce la responsabilità di un’azienda di proteggere i propri dipendenti e prevenire con misure ragionevoli i danni a loro carico. Da un punto di vista legale, il duty of care è uno standard utilizzato dai tribunali per determinare la responsabilità ultima di un soggetto.
Il duty of care può includere le seguenti azioni:
In pratica, il duty of care può riguardare una serie di aspetti a seconda del contesto e della situazione. Inoltre, il duty of care può variare a seconda del Paese in cui ti trovi, quindi assicurati di consultare un legale per avere la definizione più accurata per il tuo caso.
Sebbene costituisca un requisito standard legale, è importante anche da un punto di vista morale ed etico. Un solido programma aziendale di duty of care può giovare alla salute mentale dei dipendenti, facendoli sentire supportati dal loro datore di lavoro e migliorando la loro produttività durante le trasferte.
Il mancato adempimento del duty of care può comportare conseguenze legali, come ad esempio vere e proprie cause, e costi aggiuntivi per l’azienda. Il duty of care nei confronti dei dipendenti è un dovere quotidiano, che si tratti di prevenire gli infortuni sul lavoro o di fornire una formazione adeguata in materia di sicurezza. Ed è ancora più importante nell’ambito dei viaggi di lavoro, per via dei rischi specifici che questi comportano. I dipendenti in trasferta, infatti, potrebbero trovarsi ad affrontare disastri naturali, violenza, malattia o altre emergenze all’estero, e le aziende hanno la responsabilità di aiutarli a superare queste situazioni.
In breve: elaborare un programma di duty of care può far risparmiare denaro, stress e forse anche salvare vite umane.
L’ufficio o il posto di lavoro quotidiano è un ambiente relativamente sicuro e controllato. Ma i viaggi di lavoro introducono una serie di rischi e incognite che rendono il duty of care aziendale più importante che mai. Gli obblighi di ogni azienda sono diversi a seconda del settore, delle destinazioni delle trasferte e altro ancora. Ecco perché è fondamentale creare una politica o un programma per i viaggiatori d’affari già prima di organizzare qualsiasi spostamento.
Le politiche di viaggio tendono a trattare argomenti come:
La tua politica di viaggio è il documento ideale per delineare gli obblighi del duty of care e promuovere la salute e la sicurezza dei dipendenti all’estero. Potresti avere già una politica o un programma di viaggio che tratta i vari aspetti della duty of care, ma in caso contrario assicurati di crearla e tenerla aggiornata. Anche le aziende affermate possono trarre vantaggio da una rivalutazione delle proprie politiche di viaggio e dalla creazione di un programma di duty of care.
La collaborazione tra i vari dipartimenti dell’azienda è la chiave per un solido programma di assistenza, e sia i datori di lavoro sia i dipendenti stessi hanno un preciso ruolo da svolgere.
Chi detiene la proprietà del programma di duty of care dipenderà dalle dimensioni dell’azienda. Le aziende più grandi possono avere una persona o un intero team che si dedichi alla salute e alla sicurezza, mentre nelle piccole e medie imprese se ne occuperà probabilmente l’ufficio del personale.
Indipendentemente dalle dimensioni o dall’organigramma dell’azienda, il duty of care è in ultima analisi una responsabilità di tutti. Creare un programma di duty of care per i lavoratori in trasferta è inutile se non gli viene data la giusta priorità dal management e se non viene comunicato efficacemente ai dipendenti.
Per creare e far rispettare il programma, bisognerebbe coinvolgere:
Creare una cultura basata sulla sicurezza richiede il contributo dei dipendenti a tutti i livelli. Le aziende stesse sono responsabili dei propri programmi di duty of care, ma anche i dipendenti hanno un ruolo da svolgere. Prima di partire per una trasferta, infatti, devono informarsi sulle politiche di viaggio dell’azienda, sui programmi di sicurezza e su tutti gli aspetti del viaggio. I dipendenti sono inoltre responsabili del rispetto della politica prima, durante e dopo i viaggi.
Ciò significa che è necessario incoraggiarli a rispettare la normativa in materia di viaggi di lavoro.
Che si decida di chiamarlo duty of care, obbligo di assistenza o politica sulla sicurezza dei viaggi, ogni azienda dovrebbe avere un tale programma dedicato ai propri viaggiatori. Per essere preparati, è necessario tenere in considerazione anche gli scenari peggiori.
Chi viaggia per lavoro infatti può imbattersi in una serie di situazioni, tra cui:
Esistono molti approcci diversi per creare la tua strategia, ma vogliamo suggerirti tre passaggi per iniziare.
Prima di poter istituire un programma di duty of care, è necessario comprendere i viaggi di lavoro nella propria azienda. Si può iniziare valutando i rischi delle trasferte, sia quelli generali sia quelli di ciascun singolo viaggio.
In generale, chiediti:
Prima di ogni singolo viaggio, poniti queste domande:
Rispondere a queste domande ti aiuterà a determinare quali sono i rischi per la tua azienda. Puoi usarle come punto di partenza per discutere della sicurezza dei viaggi nella tua azienda e per iniziare a pianificare una politica di viaggio che includa il duty of care.
Tieni presente che diversi viaggiatori affrontano rischi diversi. Ad esempio, alcune destinazioni potrebbero essere più pericolose per le donne o i viaggiatori LGBTQ+, oppure alcune malattie possono avere un impatto diverso in base alla persona (ad esempio il virus Zika è asintomatico per molti, ma pericoloso in gravidanza). È bene consultare il team e ascoltare i diversi punti di vista per assicurarsi un quadro completo di valutazione del rischio.
Una volta completata la valutazione del rischio, è il momento di elaborare la strategia. Il programma duty of care di ogni azienda varia a seconda dei rischi specifici a cui risponde. Ma ci sono alcuni principi unificanti da tenere a mente:
Dopo aver valutato i rischi a cui sono esposti i viaggiatori e messo a punto una solida strategia per proteggere e sostenere i dipendenti, c’è ancora del lavoro da fare. Rispettare il duty of care, infatti, richiede impegno costante. Le aziende sono responsabili di comunicare le politiche di viaggio e formare i dipendenti sul tema della sicurezza in viaggio.
Oltre alla formazione continua, crea delle occasioni di aggiornamento regolari e puntuali per informare i viaggiatori business su tutti gli aspetti della sicurezza nei viaggi. Rendi ben visibili le politiche quando i dipendenti pianificano i loro viaggi, fornisci loro delle risorse a cui fare riferimento durante il viaggio e chiedigli di riflettere e dare feedback quando rientrano dalla trasferta di lavoro.
Comunicando in modo chiaro con i dipendenti, puoi assicurarti che le tue politiche di viaggio siano efficaci e adempiano al tuo duty of care.
Comprendere il proprio duty of care può essere complicato, e la natura imprevedibile dei viaggi di lavoro non fa che renderlo ancora più complesso. Se lo fai nel modo giusto, il duty of care è molto più che solo un termine legale astratto: significa curarsi della sicurezza e della salute del tuo team e fornirgli un supporto costante. Con una valutazione approfondita del rischio, una solida pianificazione e una comunicazione costante, tu e il tuo team potrete dirvi pronti a tutto.
La seguente guida è un manuale dettagliato e completo per le politiche di viaggio.
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