Nonostante il crescente successo delle videoconferenze, i viaggi aziendali restano ancora molto importanti. Ma organizzare un viaggio di lavoro può essere stressante. Non si tratta solo di trovare il volo e l'hotel giusti, ma anche di garantire che il soggiorno rientri nel budget, secondo la politica di viaggio e molto altro.

Se ti occupi di organizzare viaggi aziendali per una piccola o media impresa, probabilmente non avrai risorse paragonabili a quelle di aziende più grandi. Ma non preoccuparti: esistono modi per semplificare l’organizzazione dei viaggi di lavoro. Ecco alcuni suggerimenti, trucchi e strumenti per semplificare l’organizzazione dei viaggi aziendali.

1. Guida all’organizzazione dei viaggi aziendali

Una guida all’organizzazione dei viaggi aziendali è estremamente utile per semplificare tutta la fase di pianificazione per il personale addetto, per i dipendenti e per i manager. Una guida è un modo efficace per fissare aspettative chiare per i viaggi aziendali, per stabilire i fornitori preferiti e la politica di viaggio della tua azienda.

Creare una guida è un processo relativamente semplice, ma ci sono alcune cose da tenere a mente per assicurarti che risulti utile e istruttiva. Ecco cosa dovresti includere per creare una guida all’organizzazione dei viaggi aziendali,che renderà la prenotazione facile e senza stress.

  • Processi di approvazione - hai bisogno dell'approvazione del senior management prima di prenotare una camera? O puoi prenotare in autonomia?
  • Fornitori preferiti, hotel e servizi di viaggio - c'è una buona probabilità che i dipendenti debbano viaggiare spesso verso le stesse destinazioni, quindi è comodo salvare i dettagli degli hotel e dei servizi di trasporto. In questo modo non perderai tempo a cercare le migliori tariffe e recensioni.

2. Prenota in anticipo

Non è un segreto che prenotare in anticipo fa risparmiare denaro. Quindi assicurati di prenotare voli e hotel non appena le date del viaggio sono confermate. Ci sono tuttavia altri due vantaggi chiave nell'organizzare il viaggio in anticipo. In primo luogo, avrai più scelta: prenotare in anticipo potrebbe fare la differenza se hai delle preferenze sull'orario del volo o sulla posizione dell'hotel, soprattutto in caso di un grosso evento in una città piccola. In secondo luogo, potresti essere in grado di assicurarti la struttura con un deposito e pagare gradualmente man mano che il viaggio si avvicina, rendendolo più conveniente.

3. Scegli l’assicurazione

Organizzare i viaggi aziendali per una piccola impresa può essere difficile. Hai meno risorse a tua disposizione e un margine di errore inferiore, il che significa che non puoi permettere che le cose vadano male. Ecco perché è importante non dimenticare l'assicurazione di viaggio.

Che tu stia organizzando un viaggio d'affari per un dipendente o un raduno aziendale, l'assicurazione di viaggio è essenziale per proteggere le tue attività da eventuali problemi che potrebbero sorgere. Dal bagaglio smarrito ai voli cancellati e alle emergenze mediche, l'assicurazione di viaggio può aiutarti a evitare qualsiasi difficoltà finanziaria che potrebbe sorgere.

Esistono molte polizze assicurative di viaggio diverse, quindi è importante fare una ricerca e trovare quella giusta per la tua azienda. Ma una volta trovata la polizza più adatta, l'assicurazione di viaggio può darti la tranquillità di cui hai bisogno per concentrarti sulla gestione delle tue attività.

Il costo dell’assicurazione varia in base al luogo, al periodo, al numero di tappe e a molti altri aspetti. Potresti anche ottenere una tariffa scontata se hai bisogno dell’assicurazione per un gruppo numeroso.

4. Assicurati che i dipendenti siano preparati

Crea un itinerario per i tuoi viaggiatori e fissa un meeting per illustrarlo. In questo modo puoi assicurarti che il viaggio di lavoro sia destinato al successo.

Ricordati di non includere solo i dettagli di base, come voli e hotel. A seconda della destinazione, potrebbero essere necessari altri passaggi come la necessità di valuta estera, visti, vaccinazioni e una sim card che funzioni all'estero.

E trattandosi di un viaggio aziendale, è essenziale fare in modo che i dipendenti siano pronti per lavorare fuori dall'ufficio. Assicurati che tutti i loro meeting siano nel calendario e che sappiano esattamente come muoversi in città.

È utile fornire ai dipendenti un itinerario di viaggio sia digitale che cartaceo, e metterli a conoscenza della politica di viaggio.

5. Utilizza gli strumenti tecnologici per i viaggi di lavoro

Puoi avere a disposizione un certo numero di strumenti tecnologici per l’organizzazione dei viaggi d'affari, che ti supporteranno con la pianificazione e la gestione. Questi possono aiutarti a cercare e prenotare viaggi, tenere traccia delle spese e assicurarti l’organizzazione durante il viaggio.

Usare uno strumento per la pianificazione dei viaggi aziendali può farti risparmiare tempo e denaro, e garantire che l’esperienza sia efficace e ben organizzata. Ricorda, tuttavia, che sono disponibili tanti strumenti diversi e non tutti sono adatti a ogni azienda. Quindi prenditi del tempo per considerare le tue esigenze e il tuo budget. È anche importante assicurarsi di leggere le recensioni e confrontare le caratteristiche per facilitare la scelta. Ecco tre strumenti consigliati per l’organizzazione dei viaggi:

  1. Spendesk è una piattaforma semplice ed efficiente per la gestione delle spese. Questo software per l’organizzazione dei viaggi consente ai dipendenti di richiedere fondi, pagare in modo sicuro e inviare ricevute in un istante. Inoltre, la visibilità in tempo reale offre alle aziende la possibilità di tenere tutto sotto controllo e di rispettare il budget.
  2. Booking.com for Business ti consente di prenotare e gestire l’intero viaggio, con la più ampia scelta di strutture, voli e auto a noleggio in tutto il mondo, senza abbonamenti o costi per il servizio.
  3. TripIt è una soluzione che semplifica tutta la gestione e le possibili complicazioni dei viaggi aziendali. Puoi condividere piani di viaggio con i dipendenti e ricevere avvisi riguardanti i voli, mappe interattive, avvisi di ritiro bagagli e molto altro.

6. Crea un questionario post-viaggio

La chiave per l’organizzazione dei viaggi aziendali? Approfondire. Quando il viaggio è completo, non è ancora finita. Crea un questionario da far compilare ai dipendenti al loro ritorno. Fai domande sull’hotel: è stato facile raggiungerlo? Il Wi-Fi funzionava bene? Il trasporto è stato rapido? In questo modo puoi perfezionare le procedure per la volta successiva.

Anche se l’organizzazione dei viaggi aziendali per una piccola impresa può essere impegnativa, esistono modi per renderla più semplice ed efficiente. Seguendo questi suggerimenti mirati, stai preparando te e la tua azienda al successo. Quindi non dimenticare di pianificare in anticipo, di utilizzare la migliore tecnologia a tua disposizione e di continuare a perfezionare le procedure.

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