Ondanks de opkomst van videocalls blijven zakenreizen uiterst belangrijk. Het plannen van een zakenreis veroorzaakt echter veel stress. Je moet namelijk niet alleen de juiste vlucht en hotel vinden, maar ook zorgen dat het verblijf binnen het budget valt, aan het reisbeleid voldoet, en nog veel meer.

Als je een zakenreisplanner bent voor een klein of middelgroot bedrijf, dan beschik je waarschijnlijk niet over de middelen van grotere bedrijven. Je hoeft je echter geen zorgen te maken — er zijn manieren om makkelijker een planning te maken voor zakenreizen. Hier zijn enkele tips, trucs en tools om zakenreizen eenvoudiger te plannen.

1. Gids voor het plannen van zakenreizen

Het ontwikkelen van een gids voor het plannen van zakenreizen is uiterst nuttig om dit proces te stroomlijnen voor zakenreisplanners, werknemers en managers. Een gids is een effectieve manier om duidelijke verwachtingen op te stellen voor zakenreizen, met een overzicht van de favoriete leveranciers en het reisbeleid van je bedrijf.

Een gids is relatief eenvoudig samen te stellen, maar er zijn een paar dingen waar je rekening mee moet houden om ervoor te zorgen dat deze zowel nuttig als informatief is. Dit dien je toe te voegen om een gids te maken voor het plannen van zakenreizen waarmee reizen gemakkelijk en stressvrij geboekt kunnen worden.

  • Goedkeuringsprocedures — heb je goedkeuring nodig van het senior management voordat je een kamer boekt? Of heb je de autonomie om zelf te boeken?
  • Voorkeursleveranciers, hotels en reisdiensten – de kans is groot dat werknemers vaak naar dezelfde plaats reizen en daarom is het verstandig om de gegevens van hotels en vervoersdiensten op te slaan. Zo verspil je geen tijd aan het zoeken naar de beste tarieven en beoordelingen.

2. Vroeg boeken

Het is geen geheim dat je met vroeg boeken geld bespaart. Zorg er dus voor dat je vluchten en hotels boekt zodra je reisdata bevestigd zijn. Daarbij heb je nog twee andere belangrijke voordelen als je je reis van tevoren regelt. Ten eerste heb je meer keuze: door vroeg te boeken kun je misschien je gewenste vluchttijd of hotellocatie binnenslepen, vooral als er een grote conferentie wordt gehouden in een kleine stad. Ten tweede kun je je accommodatie wellicht garanderen met een aanbetaling om vervolgens geleidelijk te betalen naarmate je reis nadert, waardoor het betaalbaarder wordt.

3. Veilige verzekering

Zakenreisplanners voor kleine bedrijven hebben het niet makkelijk. Je hebt minder middelen om mee te werken en een kleinere foutmarge – dat betekent dat je je niet kunt veroorloven dat er iets misgaat. Daarom is het belangrijk om de reisverzekering niet over het hoofd te zien.

Of je nu werknemers op een zakenreis stuurt of een bedrijfsuitje aan het plannen bent, reisverzekering is essentieel om je bedrijf te beschermen tegen mogelijke problemen. Een reisverzekering kan je helpen eventuele financiële problemen te vermijden die voort kunnen komen uit medische noodgevallen, zoekgeraakte bagage, geannuleerde vluchten en meer.

Er zijn veel verschillende reisverzekeringen en het is dan ook van belang dat je je huiswerk doet om de juiste voor jouw bedrijf te kiezen. Als je de ideale polis eenmaal hebt gevonden, dan kan een reisverzekering je de gemoedsrust geven die je nodig hebt om je te focussen op het runnen van je bedrijf.

De kosten van een verzekering hangen af van de locatie, de tijd, een enkele of meerdere reizen en vele andere afwegingen. Misschien lukt het je ook om een kortingstarief te bedingen als je dekking nodig hebt voor een grote groep.

4. Zorg ervoor dat de medewerkers voorbereid zijn

Stel een reisplanning op voor je reizigers en maak een afspraak om het samen met hen door te lopen. Op die manier kun je erop vertrouwen dat je zakenreis een succes zal zijn.

Let er wel op dat het niet voldoende is om alleen basiszaken te regelen, zoals vluchten en hotel. Afhankelijk van de bestemming kan de reiziger vreemde valuta, visa, vaccinaties en een simkaart die in het buitenland werkt nodig hebben.

En omdat dit tenslotte een zakenreis betreft, is het van het grootste belang ervoor te zorgen dat werknemers volledig voorbereid zijn om buiten het kantoor te werken. Zorg ervoor dat ze alle vergaderingen in hun agenda hebben staan en precies weten hoe ze in een nieuwe stad van A naar B kunnen komen.

Het is handig om werknemers een digitale en uitgeprinte reisplanning mee te geven en hen vertrouwd te maken met je reisbeleid.

5. Gebruik technologische tools voor zakenreizen

Er zijn een aantal technologische tools voor het plannen van zakenreizen beschikbaar om je te helpen bij het plannen en beheren. Deze kunnen je ondersteunen bij het zoeken en boeken van reizen, je uitgaven bijhouden en alles op orde houden terwijl je onderweg bent.

Het gebruik van een tool voor het plannen van zakenreizen kan je helpen tijd en geld te besparen en je zakenreizen georganiseerd en efficiënt te houden. Houd er wel rekening mee dat er een aantal verschillende tools beschikbaar zijn en dat ze niet allemaal geschikt zijn voor elk bedrijf. Neem dus de tijd om goed na te denken over je behoeften en je budget. Het is ook belangrijk dat je tijd vrijmaakt om beoordelingen te lezen en functionaliteiten te vergelijken om je keuze te verfijnen. Hier zijn drie aanbevolen tools voor het plannen van reizen:

  1. Spendesk is een eenvoudig en efficiënt platform voor het beheren van uitgaven. Met deze reisplanningssoftware kunnen werknemers in een oogwenk geld aanvragen, veilig betalen en bonnetjes indienen. Daarbij geeft realtime zichtbaarheid bedrijven de mogelijkheid om de touwtjes in handen te houden en binnen het budget te blijven.
  2. Booking.com for Business biedt je de mogelijkheid om complete zakenreizen te boeken en beheren met het grootste aanbod aan accommodaties, vluchten en autoverhuur uit de hele wereld — nooit extra kosten of abonnementskosten.
  3. TripIt is een oplossing voor het beheer van reisplanningen waarmee je makkelijker de moeilijkheden van het zakelijk reizen kunt navigeren. Je kunt reisplannen delen met reizigers en daarbij vluchtmeldingen, interactieve kaarten, bagageclaimmeldingen en nog veel meer ontvangen.

6. Maak een vragenlijst na de reis

De sleutel tot het plannen van zakenreizen? Onderzoek. En dat stopt niet zodra de reis voorbij is. Maak een vragenlijst die werknemers kunnen invullen wanneer ze terugkomen. Vraag hen naar het hotel – was het makkelijk te bereiken? Was de WiFi goed? Was het vervoer snel? Op die manier kun je het proces verfijnen voor de volgende keer.

Het plannen van zakenreizen voor een klein bedrijf kan een uitdaging zijn, maar er zijn manieren om het zowel eenvoudiger als efficiënter te maken. Als je deze tips voor reisplanning opvolgt, dan zorg je ervoor dat zowel jijzelf als je bedrijf succes zullen hebben. Vergeet daarom niet om vooruit te plannen, de beste technologie te gebruiken en je proces voortdurend te verfijnen.

Aanbevolen artikelen

22-06-22
8 minuten lezen
Hoe kleine en middelgrote ondernemingen kunnen profiteren van het beheer van zakenreizen

Hoe onze tool voor zakenreisbeheer voor u als mkb'er zakelijk reizen kan veranderen.

MKB Eigenaren van kleine bedrijven