Het afsluiten van een zakelijke reisverzekering is één manier om de gevolgen – financieel of anderszins – van onverwachte en negatieve gebeurtenissen in verband met zakenreizen te beperken, zodat jij en je medewerkers zonder zorgen op reis kunnen gaan.
Een zakelijke reisverzekering kan helpen om de stress bij plotselinge reiswijzigingen te verminderen en alle partijen tegen schade te beschermen.
Deze onverwachte wijzigingen gaan veel verder dan annuleringen van vluchten of vertragingen in de bagageafhandeling. Zonder een zakelijke reisverzekering vervallen alle niet-terugbetaalbare kosten die je al hebt betaald, ongeacht de oorzaak van de wijzigingen, bijvoorbeeld een bestaande medische aandoening waarvoor een arts je adviseert je reis te annuleren. Dit is vooral belangrijk voor kleine bedrijven.
Wat is een zakelijke reisverzekering?
Zakenreizigers kennen alle elementen van een zakenreis die fout kunnen gaan, zoals annuleringen van vluchten, zoekgeraakte bagage en vertragingen als gevolg van het weer. Of het nu gaat om binnenlandse of internationale reizen, het is essentieel dat reizigers op enig ongemak voorbereid zijn tijdens hun reis. Vooral voor zakenreizigers kan een vertraagde reis tot veel meer leiden dan alleen maar ongemak. Er kunnen zakelijke consequenties zijn, zoals gemiste verkoopkansen of teleurgestelde klanten.
Een zakelijke reisverzekering biedt dekking voor medische noodkosten, annuleringen en onderbrekingen van reizen in verband met werk en baanverlies, reisbijstand, schade aan en verlies van bedrijfsuitrusting, vertragingen in bagageafhandeling en nog veel meer. Polissen voor zakelijke reisverzekeringen omvatten doorgaans voorzieningen voor zowel medische zorg als verlies of beschadiging van eigendommen.
Als reisverstoringen leiden tot financiële lasten of wijzigingen in het reisschema, kunnen de meeste zakenreizigers erop vertrouwen dat hun werkgever deze kosten dekt en in eventuele bijkomende behoeften zal voorzien. Daardoor kunnen de verzekeringsbehoeften van zakelijke reizigers anders zijn dan die van de uitgebreide polis van de gemiddelde reiziger.
Hoe werkt een zakelijke reisverzekering?
Net als een reisverzekering voor vakanties kan een zakelijke reisverzekering eenmalig worden afgesloten voor een eenmalige reis of op algemene basis, wat betekent dat je verzekerd bent voor alle reizen die medewerkers van je bedrijf het hele jaar door maken.
Een algemene verzekering is de meest kosteneffectieve optie voor bedrijven waar veel medewerkers op zakenreis gaan. Met een algemene verzekeringspolis betaalt je bedrijf een maandelijkse of jaarlijkse premie gebaseerd op het risiconiveau.
Soorten zakelijke reisverzekeringen
Er zijn doorgaans twee categorieën commerciële reisverzekeringen waaronder polissen worden afgesloten. Deze categorieën zijn binnenlandse en internationale reizen.
Deze worden verder onderverdeeld in een eenmalige reisverzekering, die alleen een reis dekt vanaf de begindatum tot de einddatum van een eenmalige reis, en een verzekering voor meerdere reizen, die alle reizen van een bedrijf dekt die binnen een vast tijdsbestek zijn gemaakt, zoals zes maanden, een jaar, enz.
Een zakelijke reisverzekering moet het volgende dekken:
- Medische kosten
- Verlies of schade aan eigendommen
- Reisonderbrekingen, annuleringen en vertragingen
- Bagage
- Identiteitsdiefstal
- Levensverzekering
- Beveiliging
- Persoonlijke gadgets
Waarom heeft je bedrijf een zakelijke reisverzekering nodig?
Elke reiziger heeft wel eens te maken gehad met annuleringen en vertragingen in de bagageafhandeling. Een eenmalige reis kan in gevaar komen als er meerdere tussenstops zijn bij internationale reizen. Er zijn echter nog vele andere risico's die op zakenreizen van invloed kunnen zijn en bijgevolg een negatief effect kunnen hebben op zakelijk succes. Deze kunnen het volgende omvatten:
- Vertragingen en annuleringen van vluchten op het laatste moment waardoor reizigers belangrijke vergaderingen missen.
- Letsel of een andere medische aandoening waardoor reizigers een geplande reis moeten annuleren of verplaatsen.
- Slecht weer kan de reisroutes verstoren, waardoor reizigers niet op tijd op hun bestemming kunnen aankomen.
- Een ernstige ziekte tijdens de reis kan gepaard gaan met een spoedeisende medische evacuatie of zelfs een wijziging van de reis van een reiziger op het laatste moment om de reiziger uit het land en terug naar huis te krijgen.
- Ingecheckte bagage met belangrijke zakelijke apparatuur, presentatiemateriaal of persoonlijke spullen zoals creditcards komt niet op tijd aan of wordt gestolen.
Gezien de dynamische, onvoorspelbare aard van de reisbranche is het niet de vraag of dat zal gebeuren, maar wanneer het zal gebeuren. Een zakelijke reisverzekering kan niet-terugbetaalbare kosten vergoeden die zijn besteed aan vliegreizen of hotels. Het kan ook de kosten van medische spoedbehandelingen vergoeden wanneer je personeel onderweg is. Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat jij de juiste zakelijke reisverzekering hebt.
Wat moet je zakelijke reisverzekering dekken?
De specifieke zakelijke reisverzekeringspolis van je bedrijf moet alle niet-gedekte risico's dekken waaraan je medewerkers op reis kunnen worden blootgesteld. Dit verschilt sterk van bedrijf tot bedrijf. Kijk daarom bij het kiezen van een zakelijke reisverzekering voor je bedrijf naar een verzekeraar die flexibele, aanpasbare dekkingspakketten biedt.
Hieronder vind je een lijst met de meest voorkomende en belangrijke onderwerpen die je bedrijf in overweging moet nemen voor een zakelijke reisverzekering. Dit zijn doorgaans de gebieden die de bestaande werkgeversaansprakelijkheids- en ziektekostenverzekeringen van je bedrijf nog niet volledig dekken.
1. Aanvullende buitenlandse medische kosten - Met een zakelijke reisverzekering kun je medewerkers verzekeren tegen buitenlandse medische kosten die de normale verzekering van je bedrijf niet vergoedt. Deze omvatten hogere kosten voor medicijnen en gezondheidszorg voor medewerkers die gewond raken tijdens het werk in landen zoals de Verenigde Staten.
2. Aangewezen zorgverlener - Veel zakelijke reisverzekeraars werken samen met een zorgverlener voor noodgevallen of een netwerk van gescreende, lokale zorgprofessionals. Op deze manier hebben verzekerde medewerkers in geval van nood gemakkelijker toegang tot betrouwbare gezondheidszorg als ze in het buitenland werken. Deze service biedt gemoedsrust en zorgt ervoor dat medewerkers voldoende medische hulp krijgen wanneer ze die het meest nodig hebben.
3. Evacuatie - Als een medewerker plotseling naar huis moet terugkeren vanwege een medisch noodgeval, natuurramp of andere onvoorziene gebeurtenis, kunnen de reiskosten aanzienlijk zijn. Dit geldt met name als de medewerker van een afgelegen locatie moet worden geëvacueerd. Een zakelijke reisverzekering kan in dergelijke gevallen de kosten van speciale reisarrangementen dekken.
4. Repatriëring van een stoffelijk overschot - In het trieste geval dat een medewerker overlijdt terwijl de medewerker in het buitenland werkt, kan het terugbrengen van het stoffelijk overschot leiden tot aanzienlijke onkosten, waarvoor je bedrijf aansprakelijk kan zijn. Bij noodevacuaties kan de zakelijke verzekering van je bedrijf deze onverwachte kosten opvangen.
5. Bagage en bedrijfseigendommen - Diefstal of verlies van bagage, met inbegrip van dure bedrijfseigendommen zoals laptops, bedrijfsplannen of prototypes, kan leiden tot grote tegenslagen voor je bedrijf. Zorg ervoor dat je zakelijke reisverzekeraar dit vergoedt.
6. Kosten bij vertraagde reizen - Als de reis van een medewerker onverwacht vertraagd is, kan de zakelijke reisverzekering van je bedrijf de kosten van extra accommodatie, maaltijden en alternatieve transportkosten vergoeden.
7. Aanvullende verzekering voor gehuurde voertuigen - Als je medewerker een ongeluk krijgt in een huurauto, dekt een gemiddelde huurverzekering slechts een bepaald bedrag van de schade. De zakelijke reisverzekering van je bedrijf kan eventuele extra kosten dekken. Dit kan bijzonder gunstig zijn als je bedrijf regelmatig voertuigen huurt om medewerkers en materiaal in het buitenland te vervoeren.
8. Aansprakelijkheid - Als een medewerker tijdens het werk schade of letsel veroorzaakt (bijvoorbeeld tijdens het bedienen van een machine of een voertuig), kan je bedrijf aansprakelijk worden gesteld. Als deze schade optreedt terwijl de medewerker in het buitenland is, kan het zijn dat de reguliere aansprakelijkheidsverzekering van je bedrijf de kosten niet volledig dekt. Een zakelijke reisverzekering kan een aanvullende dekking bieden voor dergelijke hiaten in de reguliere aansprakelijkheidsbescherming van je bedrijf.
9. Annulering - Alternatief vervoer: Als een reis moet worden geannuleerd vanwege ziekte, een ongeluk of andere onverwachte situaties, kan het zijn dat je bedrijf voor grote onkosten komt te staan voor ongebruikte tickets en accommodaties. Net als bij een reisverzekering voor particulieren vergoedt een zakelijke reisverzekering je bedrijf in dergelijke gevallen. Als de vlucht of andersoortig vervoer van een medewerker wordt geannuleerd terwijl de medewerker op weg is naar een werkgerelateerd evenement, kan je zakelijke reisverzekeringsmaatschappij alternatief vervoer aanbieden.
10. Alternatief personeel - Als een reizende medewerker midden in een project vervangen moet worden, bijvoorbeeld vanwege een arbeidsongeval, kan de zakelijke reisverzekering van je bedrijf de kosten dekken voor het uitzenden van een vervangende medewerker.
11. Kosten van hervatting van een opdracht - Als een medewerker naar huis is teruggekeerd vanwege een medisch noodgeval, kan de bedrijfsverzekering van je bedrijf de extra kosten dekken om die medewerker weer aan het werk te zetten in het buitenland zodra de medewerker hersteld is.
12. Compensatie voor buitenlandse medewerkers - De wettelijke verplichtingen van een werkgever jegens zijn medewerkers kunnen van land tot land aanzienlijk verschillen. Als een medewerker gewond raakt terwijl de medewerker in het buitenland werkt, kunnen werkgevers aansprakelijk worden gesteld voor extra kosten of kunnen er juridische stappen worden ondernomen die niet van toepassing zouden zijn als de medewerker thuis was geweest. Een zakelijke reisverzekering kan werkgevers beschermen tegen deze extra kosten.
13. Zorg voor het gezin van zakenreizigers- Een zakelijke reisverzekering kan de verzekerde medewerker ook voordelen bieden als de medewerker op reis is terwijl hun huwelijkspartner overlijdt, of als er zich een medisch noodgeval voordoet in hun familie.
Hoe kies je een zakelijke reisverzekering
Wie regelmatig zakenreizen boekt, begrijpt als geen ander dat je bedrijf zorgplicht heeft voor al zijn medewerkers, waar ze zich ook bevinden.
Bij zorgplicht draait alles om het waarborgen van een veilige, gezonde werkomgeving, zelfs wanneer je medewerkers de hele wereld rondreizen. Internationale zakenreizen bieden bedrijven ongekende kansen voor groei en succes.
Het brengt echter ook unieke risico's met zich mee – zowel voor de gezondheid en veiligheid van de individuele medewerker als voor de financiële belangen van je bedrijf. Hoe kan onverwacht letsel bijvoorbeeld gevolgen hebben voor een collega die naar het buitenland reist waar medische voorzieningen mogelijk minder toegankelijk zijn dan thuis?
Of hoe een onverwachte reisvertraging kan leiden tot inkomstenderving voor je bedrijf. Het is cruciaal om rekening te houden met alle mogelijke negatieve gevolgen op basis van ervaringen uit het verleden van zakenreizigers in je bedrijf. Daarom is het belangrijk om onderzoek te doen door middel van enquêtes en om de ervaringen van reizigers uit het verleden te documenteren.
Let op deze 3 factoren bij het kiezen van je zakelijke reisverzekering:
- Wat is inbegrepen
- Offertes en prijzen
- Dekking
Houd rekening met de volgende factoren bij het kiezen van je commerciële reisverzekering:
- Reisfrequentie
- Bestemming
- Reisduur
- Leeftijd van de reiziger
- Gezondheid van de reiziger
- Omvang van de dekking
- Aanvullende aspecten
- Service- en claimgeschiedenis
Zakelijke reisverzekeringen zijn van groot belang voor bedrijven, met name de reisverzekeringen voor kleine bedrijven. Het dekken van deze risico's zorgt voor een extra beschermingslaag tegen financiële verliezen, wat op zijn beurt kan helpen om ernstige zakelijke gevolgen tijdens reizen te voorkomen.
