Leitfaden zur Geschäftsreiseversicherung

Der Abschluss einer Geschäftsreiseversicherung ist eine Möglichkeit, die finanziellen und sonstigen Folgen unerwarteter oder unerwünschter Ereignisse im Zusammenhang mit Geschäftsreisen zu mindern und Ihnen und Ihren Teams Sicherheit auf Reisen zu geben.

Eine Geschäftsreiseversicherung kann dazu beitragen, den mit plötzlichen Reiseänderungen verbundenen Stress zu verringern, und alle Beteiligten vor Verlusten schützen.

Diese unerwarteten Änderungen gehen weit über Flugstornierungen oder Gepäckverspätungen hinaus. Ohne eine Geschäftsreiseversicherung gehen alle nicht erstattungsfähigen Gebühren, die Sie bereits bezahlt haben, verloren, unabhängig von der Ursache der Änderungen, z.B. einer bestehenden Erkrankung, bei der ein Arzt zur Stornierung der Reise rät. Dies ist besonders wichtig für kleine Unternehmen.

Was ist eine Geschäftsreiseversicherung?

Geschäftsreisende sind mit den Elementen einer Geschäftsreise, die schief gehen können, wie Flugstornierungen, verlorenes Gepäck und wetterbedingte Verspätungen, bestens vertraut. Unabhängig davon, ob es sich um eine Inlands- oder Auslandsreise handelt, sollten Reisende auf ein gewisses Maß an Unannehmlichkeiten während der Reise vorbereitet sein. Vor allem für Geschäftsreisende kann eine Verspätung weit mehr als nur Unannehmlichkeiten bedeuten. Sie kann geschäftliche Auswirkungen haben, wie z.B. verpasste Verkaufschancen oder enttäuschte Kunden.

Eine Geschäftsreiseversicherung kann medizinische Notfälle, Reisestornierungen und -unterbrechungen, die zu arbeitsbedingten Verlusten führen, Reiseassistenzleistungen, Beschädigung und Verlust von Firmeneigentum, Gepäckverspätungen und vieles mehr abdecken. Reiseversicherungen für Unternehmen beinhalten in der Regel Bestimmungen sowohl für die medizinische Versorgung als auch für den Verlust oder die Beschädigung von Eigentum.

Sollten Reiseunterbrechungen zu finanziellen Belastungen oder Flugplanänderungen führen, können sich die meisten Geschäftsreisenden darauf verlassen, dass ihr Arbeitgeber diese Kosten übernimmt und sich um alle damit verbundenen zusätzlichen Bedürfnisse kümmert. Daher kann sich der Versicherungsbedarf von Geschäftsreisenden von dem des durchschnittlichen Reisenden mit einer umfassenden Police unterscheiden.

Wie funktioniert eine Geschäftsreiseversicherung?

Wie die Urlaubsreiseversicherung kann die Geschäftsreiseversicherung einmalig abgeschlossen werden, um eine einzelne Reise abzudecken, oder auf Pauschalbasis, d.h. Sie sind für alle Reisen versichert, die die Mitarbeiter Ihres Unternehmens im Laufe des Jahres unternehmen.

Eine Pauschalversicherung ist die kostengünstigere Variante für Unternehmen, die viele Mitarbeiter auf Geschäftsreisen schicken. Bei einer Pauschalversicherung zahlt Ihr Unternehmen je nach Risikoniveau eine monatliche oder jährliche Prämie.

Arten von Geschäftsreiseversicherungen

In der Regel gibt es zwei Kategorien von Geschäftsreiseversicherungen, unter denen Policen abgeschlossen werden. Bei diesen Kategorien handelt es sich um Inlands- und Auslandsreisen.

Diese sind weiter unterteilt in Einzelreiseversicherungen, die nur eine einzelne Reise von deren Startdatum bis zum Enddatum abdecken, und eine Multi-Trip-Versicherung, die alle Reisen abdeckt, die innerhalb eines festen Zeitrahmens wie sechs Monate, ein Jahr usw. für Unternehmen unternommen werden.

Eine Geschäftsreiseversicherung sollte Folgendes abdecken:

• Medizinische Kosten
• Verlust oder Beschädigung von Eigentum
• Reiseunterbrechungen, Stornierungen und Verspätungen
• Gepäck
• Identitätsdiebstahl
• Lebensversicherung
• Sicherheit
• Persönliche Gegenstände

Warum benötigt Ihr Unternehmen eine Geschäftsreiseversicherung?

Alle Reisenden sind schon einmal mit Stornierungen und Gepäckverspätungen konfrontiert worden. Bei internationalen Reisen kann eine einzelne Reise durch mehrere Zwischenstopps negativ beeinträchtigt werden. Es gibt jedoch noch viele andere Risiken, die sich auf Geschäftsreisen und folglich negativ auf den Geschäftserfolg auswirken können. Dazu zählen zum Beispiel:

1. Flugverspätungen und -stornierungen in letzter Minute, die dazu führen können, dass Reisende wichtige Meetings verpassen.
2. Eine Verletzung oder ein anderes medizinisches Problem, das dazu führt, dass Reisende eine geplante Reise stornieren oder verschieben müssen.
3. Unwetter können Reiserouten stören und Reisende daran hindern, ihr Ziel pünktlich zu erreichen.
4. Eine schwere Erkrankung während der Reise kann eine medizinische Notfallevakuierung oder sogar eine kurzfristige Änderung der Reise erfordern, um die betreffende Person aus dem Land und zurück nach Hause zu bringen.
5. Aufgegebenes Gepäck, das wichtiges Firmeneigentum, Präsentationsmaterial oder persönliche Gegenstände wie Kreditkarten enthält, kommt nicht rechtzeitig an oder wird gestohlen.

Angesichts der Dynamik und Unvorhersehbarkeit der Reisebranche geht es nicht darum, ob es passieren wird, sondern wann es passieren wird. Durch eine Geschäftsreiseversicherung können Sie die nicht erstattungsfähigen Kosten zurückerhalten, die Sie für Flugreisen oder Hotels ausgegeben haben. Sie kann auch die Kosten für medizinische Notfallbehandlungen für Ihre Mitarbeiter unterwegs erstatten. Das Wichtigste ist, dass Sie die richtige Geschäftsreiseversicherung abschließen.

Was sollte Ihre Geschäftsreiseversicherung abdecken?

Die Geschäftsreiseversicherung für Ihr Unternehmen muss alle ungedeckten Risiken einschließen, denen Ihre Mitarbeiter auf Reisen ausgesetzt sind. Diese sind von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Suchen Sie daher bei der Auswahl einer Geschäftsreiseversicherung für Ihr Unternehmen nach einem Versicherer, der flexible, anpassbare Deckungspakete anbietet.

Nachfolgend finden Sie eine Liste der häufigsten und wichtigsten Elemente, die Ihr Unternehmen in seine Geschäftsreiseversicherung aufnehmen sollte. Dies sind in der Regel Bereiche, die die bestehenden Arbeitgeberhaftpflicht- und Krankenversicherungen Ihres Unternehmens noch nicht vollständig abdecken.

1. Zusätzliche medizinische Kosten im Ausland - Mit einer Geschäftsreiseversicherung können Sie Ihre Mitarbeiter gegen Krankheitskosten im Ausland versichern, die die normale Versicherung Ihres Unternehmens nicht erstattet. Dazu gehören in Ländern wie den USA höhere Kosten für Medikamente und Gesundheitsversorgung für am Arbeitsplatz verletzte Arbeitnehmer.

2. Zuständiger Gesundheitsdienstleister - Viele Geschäftsreiseversicherungen arbeiten mit einem Anbieter medizinischer Notfallversorgung oder einem Netzwerk von geprüften, lokalen Gesundheitsfachkräften zusammen. Auf diese Weise haben versicherte Arbeitnehmer einen einfacheren Zugang zu einer zuverlässigen Gesundheitsversorgung, falls während ihrer Arbeit im Ausland ein Notfall eintritt. Dieser Service bietet Sicherheit und stellt sicher, dass Mitarbeiter angemessen medizinisch versorgt werden, wenn sie dies am meisten brauchen.

3. Evakuierung - Wenn Mitarbeiter aufgrund eines medizinischen Notfalls, einer Naturkatastrophe oder eines anderen unvorhergesehenen Ereignisses plötzlich nach Hause zurückkehren müssen, können die Reisekosten erheblich sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Person von einem abgelegenen Standort evakuiert werden muss. Eine Geschäftsreiseversicherung kann in solchen Fällen die Kosten für spezielle Reisearrangements decken.

4. Rückführung im Todesfall - In dem traurigen Fall, dass ein Mitarbeiter während der Arbeit im Ausland stirbt, kann die Rückführung der verstorbenen Person nach Hause zu erheblichen Auslagen führen, für die Ihr Unternehmen möglicherweise haftbar ist. Wie bei Notfallevakuierungen kann die Versicherung Ihres Unternehmens diese unerwarteten Kosten auffangen.

5. Gepäck und Firmeneigentum - Der Diebstahl oder Verlust von Gepäck, darunter teures Firmeneigentum wie Laptops, Geschäftspläne oder Prototypen, kann zu erheblichen Rückschlägen für Ihr Unternehmen führen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Geschäftsreiseversicherer Ihnen dies erstattet.

6. Kosten im Zusammenhang mit Verspätungen - Wenn sich die Reise eines Mitarbeiters unerwartet verzögert, kann die Geschäftsreiseversicherung Ihres Unternehmens die Kosten für zusätzliche Unterkunft, Verpflegung und alternative Transportkosten übernehmen.

7. Zusätzliche Mietfahrzeugversicherung - Wenn Ihr Mitarbeiter einen Unfall mit einem Mietfahrzeug hat, deckt die typische Mietwagenversicherung Schäden nur bis zu einer bestimmten Höhe ab. Die Geschäftsreiseversicherung Ihres Unternehmens kann alle zusätzlichen Kosten decken. Dies kann äußerst vorteilhaft sein, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Fahrzeuge mietet, um Mitarbeiter und Materialien im Ausland zu befördern.

8. Haftpflicht - Wenn Mitarbeiter bei der Arbeit Schäden oder Verletzungen verursachen (z.B. beim Bedienen von Maschinen oder Fahrzeugen), kann Ihr Unternehmen haftbar gemacht werden. Tritt der Schaden während eines Auslandsaufenthalts des Arbeitnehmers ein, deckt die reguläre Haftpflichtversicherung Ihres Unternehmens die Kosten möglicherweise nicht vollständig ab. Eine Geschäftsreiseversicherung kann solche Lücken im regulären Haftpflichtschutz Ihres Unternehmens zusätzlich abdecken.

9. Stornierung - Alternative Verkehrsmittel: Wenn eine Reise aufgrund von Krankheit, Unfall oder anderen unerwarteten Umständen abgesagt werden muss, könnte das aufgrund von ungenutzten Tickets und Unterkünften einen erheblichen finanziellen Verlust für Ihr Unternehmen bedeuten. Wie bei der Urlaubsreiseversicherung für Privatpersonen erstattet die Geschäftsreiseversicherung Ihrem Unternehmen in solchen Fällen die Kosten. Wenn der Flug oder ein anderes Beförderungsmittel eines Mitarbeiters auf dem Weg zu einer beruflichen Veranstaltung gestrichen wird, kann Ihre Geschäftsreiseversicherung für eine alternative Beförderung sorgen.

10. Ersatzpersonal - Wenn ein reisender Mitarbeiter mitten in einem Projekt ersetzt werden muss, beispielsweise aufgrund eines Arbeitsunfalls, kann die Geschäftsreiseversicherung Ihres Unternehmens die Kosten für die Entsendung einer Ersatzperson decken.

11. Kosten für die Wiederaufnahme des Einsatzes - Wenn ein Mitarbeiter aufgrund eines medizinischen Notfalls nach Hause zurückgekehrt ist, kann die Versicherung Ihres Unternehmens die zusätzlichen Kosten für die Wiederaufnahme der Arbeit im Ausland nach der Genesung dieses Mitarbeiters übernehmen.

12. Entschädigung von Arbeitnehmern im Ausland - Die gesetzlichen Verpflichtungen eines Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern können von Land zu Land erheblich variieren. Wenn ein Arbeitnehmer bei der Arbeit im Ausland verletzt wird, können die Arbeitgeber ggf. für zusätzliche Kosten haftbar gemacht oder gerichtlich belangt werden, was im Heimatland nicht der Fall wäre. Eine Geschäftsreiseversicherung kann Arbeitgeber vor diesen zusätzlichen Kosten schützen.

13. Betreuung der Familie von Geschäftsreisenden - Eine Geschäftsreiseversicherung kann dem versicherten Arbeitnehmer auch Leistungen bieten, falls er verreist ist, während sein Ehepartner stirbt, oder wenn in seiner Familie ein medizinischer Notfall eintritt.

So wählen Sie Ihre Geschäftsreiseversicherung

Diejenigen, die regelmäßig Geschäftsreisen buchen, wissen besser als jeder andere, dass Ihr Unternehmen eine Sorgfaltspflicht gegenüber all seinen Mitarbeitern hat, egal wo sie sich aufhalten.

Bei der Sorgfaltspflicht geht es vor allem darum, ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld zu gewährleisten, auch wenn Ihre Mitarbeiter rund um den Globus unterwegs sind. Internationale Geschäftsreisen bieten Unternehmen beispiellose Möglichkeiten für Wachstum und Erfolg.

Sie bergen jedoch auch einzigartige Risiken – sowohl für die Gesundheit und Sicherheit des einzelnen Mitarbeiters als auch für die finanziellen Interessen Ihres Unternehmens. Wie könnte sich beispielsweise eine unerwartete Verletzung auf ein Teammitglied auswirken, das in ein fremdes Land reist, in dem medizinische Einrichtungen möglicherweise weniger zugänglich sind als zu Hause?

Oder wie eine unerwartete Reiseverspätung zu Umsatzeinbußen für Ihr Unternehmen führen kann. Es ist wichtig, alle möglichen negativen Folgen auf der Grundlage früherer Erfahrungen von Geschäftsreisenden in Ihrem Unternehmen zu berücksichtigen. Daher ist es ratsam, durch Umfragen zu recherchieren und die bisherigen Erfahrungen der Reisenden zu dokumentieren.

Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Geschäftsreiseversicherung auf diese drei Faktoren:

1. Was ist inbegriffen
2. Angebote und Preise
3. Versicherungsschutz

Beachten Sie bei der Auswahl Ihrer gewerblichen Reiseversicherung die folgenden Faktoren:

• Häufigkeit der Reisen
• Reiseziel
• Reisedauer
• Alter des Reisenden
• Gesundheitszustand des Reisenden
• Deckungsumfang
• Zusätzliche Leistungen
• Service- und Schadenverlauf

Versicherungen für Geschäftsreisen sind für Unternehmen von immenser Wichtigkeit, dies gilt besonders für Geschäftsreiseversicherung für kleine Unternehmen. Die Absicherung dieser Risiken gewährleistet zusätzlichen Schutz vor finanziellen Verlusten und kann dazu beitragen, schwerwiegende geschäftliche Auswirkungen während der Reise zu vermeiden.