Wenn Sie ein Team leiten, das aus beruflichen Gründen reisen muss, kann die Vorbereitung gar nicht gut genug sein. Aus diesem Grund ist das Reiserisikomanagement ein so wichtiger Bestandteil, der Beachtung und einen gekonnten Umgang erfordert.

Was ist Reiserisikomanagement?

Reiserisikomanagement ist der Prozess, mit dem viele Unternehmen ihre reisenden Mitarbeiter vor möglichen Risiken schützen. Von der Analyse potenzieller Risiken bis hin zum Wissen, wie man sich im Falle eines Falles verhält, geht es beim Reisemanagement nicht nur um Prävention, sondern auch um Kontrolle und angemessene Reaktion.

Unternehmen, deren Teammitglieder häufig auf Geschäftsreisen sind, sollten über Reiserisikorichtlinien verfügen, die von Personal- und Rechtsexperten ausgearbeitet wurden. Diese Richtlinien sollten bereits vor der ersten Geschäftsreise erstellt sein und auf Grundlage gewonnener Erkenntnisse aus bisherigen Geschäftsreisen kontinuierlich aktualisiert werden.

Aber auf welche Art und Weise geht man am besten mit dem Reiserisiko um und was sollten Sie bei der Reiserisikoplanung berücksichtigen?

7 wichtige Punkte beim Reiserisikomanagement

Die Sicherheit von Geschäftsreisen kann ein sehr umfangreicher Prozess sein. Wenn Sie jedoch diese 7 Punkte beachten, haben Sie die wichtigsten Aspekte schon im Griff.

1. Risikobeurteilung vor der Geschäftsreise

Das Reiserisikomanagement beginnt lange, bevor der Mitarbeiter seine Geschäftsreise antritt. Wenn Sie sich mit der Reiserisikoplanung und -vorbereitung beschäftigen,werden Sie später weniger Probleme haben.

Achten Sie bei der Erstellung einer Reiserisikobewertung auf die folgenden Aspekte:

Alle Sicherheitsaspekte — Sind Ihre Mitarbeiter an diesem Zielort unter Berücksichtigung ihrer Religion, Geschlechtsidentität oder sexuellen Orientierung sicher?

  • Allgemeinmedizinische Situation — Gibt es obligatorische Impfungen oder Epidemien, über die sie Bescheid wissen sollten?
  • Das politische Klima am Reiseziel — Gibt es Straßendemonstrationen, Machtwechsel oder politische Unruhen?
  • Sichere Transportmittel — Ist das Erreichen des Reiseziels mit Risiken verbunden?

Lösung: Richten Sie Nachrichtenwarnungen und Bedrohungsmonitoring für die Reiseziele Ihrer Mitarbeiter ein und führen Sie entsprechende Anpassungen durch.

2. Minderung des bestehenden Risikos

Einige Reiseziele bergen höhere Risiken, die Sie nicht vermeiden können. Sie können jedoch Ihr Bestes tun, um die Risiken zu minimieren, denen Ihre Mitarbeiter ausgesetzt sein könnten.

Vom Abschluss einer umfassenderen Geschäftsreiseversicherung über die Suche nach alternativen Reiserouten im Falle einer Flugstornierung, bis hin zur Suche nach einer Kontaktperson vor Ort, die Ihre Mitarbeiter zu wichtigen Besprechungen begleiten kann – Sie sollten stets deren Wohlbefinden in den Vordergrund stellen.

Lösung: Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter auf der Grundlage der möglichen Risiken, denen sie ausgesetzt sein könnten, und finden Sie kreative Lösungen, um diese zu erfüllen.

3. Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern

Die richtige Kommunikation ist entscheidend, wenn es um das Reiserisikomanagement geht. Sie müssen Ihre Mitarbeiter nicht nur vor der Reise über die bestehenden Richtlinien informieren, sondern auch während der Geschäftsreise anwesend oder verfügbar sein, um rechtzeitig auf ihre Bedürfnisse reagieren zu können. Alles, von einer festen Kontaktperson bis hin zu einem Sicherheitsberater für Geschäftsreisen, der über eine Hotline oder einen Chat erreichbar ist, kann dazu beitragen, schnelle und relevante Lösungen bereitzustellen.

Lösung: Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse oder Hotline für mögliche Reiserisiken ein, denen Ihre Mitarbeiter ausgesetzt sein könnten.

4. Bleiben Sie über die neuesten Vorschriften und Gesetze auf dem Laufenden

Gesetze und Vorschriften entwickeln sich, wie alles andere auch, im Laufe der Zeit weiter. Deshalb kann jede Richtlinie, die Sie einmal erstellt haben, veralten, wenn Sie sie nicht ständig auf dem neuesten Stand halten.

Das Team für Rechtsfragen Ihres Unternehmens sollte Ihre Reiserichtlinien auf dem neuesten Stand halten und sicherstellen, dass Ihre Geschäftsreisen den Vorschriften entsprechen. Ihre Mitarbeiter sollten ebenfalls über die entsprechenden Sicherheitsvorschriften für Geschäftsreisen informiert sein.

Lösung: Ermutigen Sie Ihr Reiserisikoplanungsteam, mit Rechtsberatungsunternehmen zusammenzuarbeiten und an Konferenzen teilzunehmen, auf denen die neuesten Entwicklungen erörtert werden, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

5. Beachten Sie die Sorgfaltspflicht

Die Sorgfaltspflicht ist die gesetzliche Verantwortung, sich um Mitarbeiter zu kümmern und sie keiner Gefahr auszusetzen. Das bedeutet, dass Sie Ihr Team keinen Situationen aussetzen sollten, die gefährlich sein oder zu ihrem Schaden führen könnten, auch wenn Sie alle notwendigen Vorsichtsmaßnahmen getroffen haben.

Lösung: Respektieren Sie den angemessenen Sicherheitsrahmen für Ihre Mitarbeiter und schicken Sie sie nicht in eine gefährliche Situation. Finden Sie stattdessen Lösungen oder Alternativen für diese Geschäftsreise wie z. B. einen anderen, sichereren Standort oder Treffpunkt, oder versuchen Sie, alles online zu erledigen.

6. Passen Sie Ihre Lösung von Fall zu Fall individuell an

Das Reiserisikomanagement sollte eine Vielzahl von Szenarien und Fällen abdecken, aber es gibt keine Garantie, dass man stets auf alles vorbereitet ist.

Deshalb müssen Sie flexibel sein und sich auf jede Situation einstellen können. Es ist wichtig, flexibel zu bleiben und bereit zu sein, Ihr Reiserisikomanagement der jeweiligen Situation anzupassen.

Lösung: Fragen Sie zurückkehrende Mitarbeiter, wie ihre Reise verlaufen ist, und analysieren Sie ihre Erfahrungen, entweder im Rahmen von Umfragen oder Einzelgesprächen. So können Sie eine größere Sammlung mit Vorfällen und Erfahrungen anlegen, die Ihnen künftig weiterhelfen können.

7. Die Schulung Ihrer Mitarbeiter über beste Praktiken

Reiserisikomanagement ist in der Regel ein Begriff, mit dem sich Personal- und Rechtsabteilungen auseinandersetzen, aber nicht unbedingt der Rest Ihrer Mitarbeiter. Es ist wichtig, dass Ihr Team über seine Rechte und Pflichten informiert wird.

Lösung: Da Sie Ihre Mitarbeiter am besten kennen, passen Sie den Kommunikationsstil so an, dass er für Sie am effektivsten ist — ein Meeting, eine E-Mail, eine Präsentation — und lassen Sie sie wissen, dass Ihr Unternehmen immer hinter ihnen steht, wenn während der Geschäftsreise etwas passiert.

Eine erfolgreiche und sichere Geschäftsreise hängt auch davon ab, wie gut sie organisiert ist. Auf einer vollgepackten Geschäftsreise zählt jeder Moment. Eine nahtlose Verbindung zwischen Flug, Unterkunft und Büro ermöglicht Ihnen einen leichtere Vorbereitung und Ihren Mitarbeitern eine reibungslosere Reise.

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