Se préparer est essentiel lorsque l’on est responsable d’une équipe qui doit voyager pour des raisons professionnelles. C’est pourquoi il est primordial d’avoir à l’esprit et de maîtriser à la perfection les différents principes de la gestion des risques liés au voyage.

Qu’est-ce que la gestion des risques liés au voyage ?

La gestion des risques liés au voyage est la procédure à laquelle de nombreuses entreprises ont recours pour protéger leurs employé(e)s en déplacement de tout risque éventuel. Qu'il s'agisse de passer en revue les risques potentiels ou de savoir comment réagir en cas de danger, la gestion des risques liés au voyage n'est pas qu’une question de prévention ; Il est également important de garder un œil sur la situation pour pouvoir apporter une réponse adéquate lorsque c’est nécessaire.

Les sociétés dont les équipes participent à des voyages d'affaires doivent avoir mis en place une politique de risques liés au voyage élaborée par des spécialistes des ressources humaines et des juristes. Cette politique doit avoir été mise en place avant le premier voyage d'affaires et doit être constamment mise à jour en fonction des enseignements tirés suite à chaque voyage.

Mais quelle est la meilleure façon de gérer les risques liés au voyage et quels éléments devez-vous prendre en compte pour anticiper ces risques ?

7 points clés pour la gestion des risques liés au voyage

Assurer la sécurité des collaborateurs en voyages d'affaires peut s’avérer complexe. Toutefois, si vous appliquez ces 7 principes, vous en couvrirez les principaux aspects.

1. Évaluez les risques avant le voyage d'affaires

La gestion des risques liés au voyage commence bien avant le moment où vos employé(e)s partent en voyage d'affaires. Si vous vous préparez et que vous vous impliquez dans la gestion des risques liés au voyage, vous aurez moins de problèmes à résoudre par la suite.

Lors de l’évaluation des risques liés au voyage, gardez à l'esprit les aspects suivants :

Chaque aspect de la sécurité : vos employé(e)s seront-ils en sécurité dans cette destination, compte tenu de leur religion, de leur identité de genre ou de leur orientation sexuelle ?

  • La situation sanitaire globale : y a-t-il des vaccins obligatoires ou des épidémies dont vos employé(e)s doivent être au courant ?
  • Le climat politique de la destination : y a-t-il des mouvements sociaux, des changements de pouvoir en cours ou des troubles politiques ?
  • Les moyens de transport sûrs : sera-t-il risqué d’atteindre la destination finale ?

Solution : configurez des alertes pour vous tenir au courant de l’actualité, surveillez les menaces qui pourraient toucher vos employé(e)s dans la destination dans laquelle ces derniers doivent se rendre et adaptez-vous à la situation en conséquence.

2. Atténuez les risques existants

Certaines destinations présentent des risques plus élevés et inévitables. Ce que vous pouvez faire, cependant, c'est vous atteler à la réduction du danger auquel vos employé(e)s pourraient être exposé(e)s.

Que ce soit en souscrivant une assurance voyage d'affaires avec une couverture plus importante, en optant pour des itinéraires alternatifs en cas de vols annulés ou en trouvant un contact qui pourra accompagner vos employé(e)s sur place à des réunions décisives, vous devez toujours faire passer leur bien-être avant tout le reste.

Solution : tenez compte des besoins de vos employé(e)s, en fonction des dangers imminents qui pourraient les menacer, et pensez à des solutions originales pour y répondre.

3. Communiquez avec vos employé(e)s

Communiquer correctement est essentiel en matière de gestion des risques liés au voyage. Vous devez non seulement communiquer votre politique existante à vos employé(e)s avant qu'ils ne voyagent, mais vous devez également être présent ou disponible pendant leur voyage d'affaires, afin de pouvoir répondre à leurs besoins aussi vite que possible. Que ce soit par le biais d’un point de contact dédié, ou d’un conseiller en sécurité dans le domaine des voyages d’affaires qui communiquerait via une assistance téléphonique ou un chat, il faut pouvoir fournir des réponses rapides et pertinentes aux employé(e)s.

Solution : créez une adresse e-mail dédiée ou un numéro d’assistance téléphonique pouvant être utilisé par vos employé(e)s en cas de risque au cours de leur voyage.

4. Tenez-vous au courant des dernières lois et réglementations

Les lois et les réglementations, comme tout le reste, ont tendance à évoluer au fil du temps. Pour cette raison, toute politique que vous pourriez avoir élaborée peut devenir obsolète si vous ne la mettez pas constamment à jour.

L'équipe juridique de votre société doit tenir à jour votre politique de risques liés au voyage et s'assurer que vos voyages d'affaires sont conformes aux réglementations en vigueur. Vos employé(e)s doivent également être informé(e)s des réglementations de sécurité applicables aux voyages d'affaires.

Solution : encouragez votre équipe de gestion des risques à se tenir au courant des dernières tendances en la matière en assistant à des conférences et en collaborant avec des sociétés juridiques.

5. Respectez l’obligation de diligence

L’obligation de diligence correspond à la responsabilité juridique en matière de sécurité qui incombe aux sociétés : celles-ci doivent prendre soin de leurs employé(e)s et ne leur faire courir aucun risque. Cela signifie que vous ne devez pas mettre votre équipe dans des situations qui pourraient être dangereuses pour elle ou lui causer du tort, même si vous avez pris toutes les précautions nécessaires.

Solution : préservez le confort de vos employé(e)s et ne les exposez pas à des situations dangereuses. Trouvez des solutions ou des alternatives pour le prochain voyage d'affaires. Par ex., trouvez un autre emplacement plus sûr ou essayez de tout faire à distance.

6. Personnalisez chaque voyage et adaptez-vous au cas par cas

La gestion des risques liés au voyage doit couvrir une multitude de scénarios et de cas, mais vous ne pouvez pas garantir que vous serez prêt(e) à parer à toute éventualité.

C'est pourquoi vous devez être capable de vous adapter à toutes les situations auxquelles vous pourriez être confronté(e) et de les surmonter. Il est important de rester flexible et d'être prêt(e) à adapter sa gestion des risques liés au voyage d’une situation à l’autre.

Solution : demandez aux employé(e)s comment s'est passé leur voyage lorsqu’ils reviennent et analysez leurs expériences, soit par le biais d'enquêtes, soit avec des entretiens individuels. De cette façon, vous pouvez créer une liste d'incidents potentiels et d'expériences qui vous servira à l’avenir.

7. Formez vos collaborateurs aux bonnes pratiques

La gestion des risques liés au voyage est généralement un terme qui est familier aux services RH et juridiques, mais pas forcément au reste de vos employé(e)s. Il est impératif que vous sensibilisiez votre équipe afin qu’elle soit consciente de ses droits, ainsi que de ses responsabilités.

Solution : étant donné que c’est vous qui connaissez le mieux vos employé(e)s, adaptez votre méthode de communication de sorte qu’elle soit la plus efficace possible (réunions, e-mails, présentations, etc.). Faites-leur savoir que votre entreprise sera toujours à leurs côtés si quelque chose devait arriver au cours du voyage d'affaires.

Un voyage d'affaires sûr et réussi dépend également de la qualité de son organisation. Lors d'un voyage d'affaires au programme chargé, chaque instant compte. Assurez-vous que les déplacements entre l’aéroport, l’hébergement et le bureau se déroulent sans accroc. Cela vous permettra de vous préparer plus facilement à toute éventualité et garantira une expérience de voyage plus fluide à vos employé(e)s.

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