Quando se gere uma equipa que tem de se deslocar por motivos profissionais, a preparação é essencial É por isso que se deve ter em mente e dominar plenamente os princípios da gestão de riscos em viagem.

O que é a gestão de riscos em viagem?

A gestão de riscos em viagem é o processo que muitas empresas usam para proteger os seus funcionários que viajam de quaisquer perigos que possam surgir. Desde a análise de potenciais perigos até ao saber como agir caso estes aconteçam, a gestão de viagens não diz respeito apenas à prevenção, mas também à monitorização e a uma resposta adequada.

As empresas com equipas que realizam viagens de negócios devem ter uma política de riscos em viagem criada por especialistas de RH e jurídicos. Esta política deveria ser criada antes mesmo da primeira ocorrência de viagens corporativas e deve ser continuamente atualizada com base nas aprendizagens de cada experiência anterior de viagens corporativas.

Mas, qual é a melhor forma de gerir os riscos em viagem e quais os elementos que deve ter em consideração para planear os riscos em viagem?

7 pontos-chave na gestão de riscos em viagem

A segurança em viagens de negócios pode ser um processo muito extenso. Mas, se seguir estes 7 pontos, abordará os aspetos mais importantes.

1. Avaliação do risco antes da viagem de negócios

A gestão de riscos em viagem começa muito antes do momento em que o seu funcionário parte numa viagem de negócios. Com uma boa preparação e a criação de um plano de riscos em viagem, terá menos complicações no futuro.

Ao avaliar os riscos da viagem, tenha em mente o seguinte:

Qualquer aspeto relacionado com a segurança: o seu funcionário estará seguro no destino com base na sua religião, identidade de género ou orientação sexual?

  • Situação geral de saúde: existem vacinas obrigatórias ou epidemias de que deve estar ciente?
  • Situação política no destino: há manifestações nas ruas, mudanças de governo ou algum tumulto político?
  • Meios de transporte seguros: haveria algum risco para chegar ao destino final?

Solução: ative alertas de notícias e controle as ameaças no destino para onde o seu funcionário irá viajar para que se possa adaptar a cada situação.

2. Mitigar os riscos existentes

Alguns destinos apresentarão riscos maiores que não pode evitar. O que pode fazer, no entanto, é minimizar o perigo que a sua equipa possa enfrentar.

Desde adicionar uma apólice de seguro de viagem empresarial mais forte até encontrar rotas alternativas em caso de voos cancelados ou encontrar um contacto que possa acompanhar o seu funcionário nas principais reuniões – deve sempre priorizar o seu bem-estar.

Solução: considere as necessidades da sua equipa, com base nos perigos iminentes que possam surgir, e pense em soluções inovadoras para contorná-los.

3. Comunicação com os seus funcionários

Uma comunicação adequada é fundamental quando se trata de gerir de riscos em viagens. Não só precisa de comunicar a sua política existente aos funcionários antes de viajarem, mas também estar presente ou disponível durante a viagem de negócios, para poder responder às suas necessidades em tempo hábil. Para isso, pode optar por uma pessoa de contacto dedicada ou um consultor em segurança de viagens de negócios, que possa ter uma linha direta ou um chat, funcionaria para fornecer soluções rápidas e relevantes.

Solução: crie um endereço de e-mail dedicado ou uma linha direta para quaisquer riscos que os funcionários possam enfrentar em viagem.

4. Mantenha-se a par dos regulamentos e leis mais recentes.

As leis e os regulamentos, tal como tudo, têm tendência a evoluir com o tempo. Por este motivo, qualquer política que tenha criado pode tornar-se obsoleta se não a mantiver constantemente atualizada.

A equipa jurídica da sua empresa deve manter a sua política de riscos em viagem atualizada, bem como garantir que a sua viagem de negócios esteja de acordo com a norma. Os seus funcionários também devem ser informados sobre os regulamentos adequados de segurança em viagens de negócios.

Solução: incentive a sua equipa de planeamento de riscos de viagens a colaborar com empresas jurídicas e participar em conferências para discutir as últimas tendências para estar sempre informada.

5. Esteja ciente do dever de cuidado

O dever de cuidado é a responsabilidade legal que as empresas têm de cuidar dos seus funcionários e não colocá-los em risco. Isto significa que não deve expor a sua equipa a nenhuma situação que possa ser perigosa ou resultar em danos, mesmo que tenha tomado todas as precauções necessárias.

Solução: zele pelo conforto dos seus funcionários e não os coloque numa situação perigosa. Encontre soluções ou alternativas para essa viagem de negócios, como encontrar outro local mais seguro ou tentar fazer tudo remotamente.

6. Personalize e adapte caso a caso

A gestão de riscos em viagens deve abranger uma série de cenários e circunstâncias, mas não pode garantir que se está preparado para tudo.

É por isso que precisa ser capaz de se adaptar e superar qualquer situação que possa enfrentar. É importante manter a flexibilidade e estar a postos para adaptar a sua gestão de riscos em viagem de uma situação para outra.

Solução: pergunte aos funcionários que regressaram como correu a viagem e analise as suas experiências, seja através de questionários ou de reuniões individuais. Desta forma, pode construir uma base de dados de incidentes e experiências maior que será útil de futuro.

7. Formar os seus funcionários sobre as melhores práticas

A gestão de riscos em viagem geralmente é um termo familiar para os departamentos jurídico e de RH, mas não necessariamente para o resto dos seus funcionários. É importante formar a sua equipa para que esta entenda os seus direitos e responsabilidades.

Solução: como conhece melhor os seus funcionários, adapte adequadamente o seu estilo de comunicação — uma reunião, um e-mail, uma apresentação — e mencione que a sua empresa sempre estará à disposição se algo acontecer durante uma viagem de negócios.

Uma viagem de negócios bem-sucedida e segura também depende de quão bem organizada é. Numa viagem de negócios, todos os momentos contam. Garantir que existe uma ligação perfeita entre o seu voo,alojamento e escritório significa que poderá preparar-se com mais facilidade e que a sua equipa terá uma experiência de viagem mais tranquila.

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