Kiedy zarządzasz zespołem, który musi podróżować w celach służbowych, nie istnieje coś takiego jak przesadne przygotowanie. Dlatego właśnie zarządzanie ryzykiem związanym z podróżami jest tak ważnym elementem, o którym należy pamiętać i który należy doskonale opanować.

Czym jest zarządzanie ryzykiem?

Zarządzanie ryzykiem związanym z podróżami to proces, który wiele firm wykorzystuje w celu ochrony swoich podróżujących pracowników przed wszelkimi zagrożeniami, które mogą pojawić się na ich drodze. Od analizy wszelkich potencjalnych zagrożeń do wiedzy o tym, jak postępować w przypadku ich wystąpienia, zarządzanie podróżami to nie tylko zapobieganie, ale także monitorowanie i odpowiednie reagowanie.

Firmy, których zespoły odbywają podróże służbowe, powinny mieć opracowaną przez specjalistów z dziedziny HR i zasady dotyczące ryzyka związanego z podróżami. Zasady te powinny zostać stworzone jeszcze przed pierwszą podróżą służbową i powinny być stale aktualizowane w oparciu o wnioski z każdej zrealizowanej podróży służbowej.

Jaki jest jednak najlepszy sposób zarządzania ryzykiem związanym z podróżami służbowymi i jakie elementy należy wziąć pod uwagę przy opracowaniu działań związanych z zagrożeniami w podróży?

7 kluczowych elementów zarządzania ryzykiem w podróży

Zapewnianie bezpieczeństwa w podróży może być bardzo rozbudowanym procesem. Jednak jeśli będziesz działać zgodnie z tymi 7 elementami, uwzględnisz najważniejsze aspekty.

1. Ocena ryzyka przed podróżą służbową

Zarządzanie ryzykiem związanym z podróżą rozpoczyna się na długo przed wyjazdem pracownika w podróż służbową. Jeśli przygotujesz się i zaangażujesz w opracowanie planu zarządzania ryzykiem w podróży, będziesz musiał później zmierzyć się z mniejszą liczbą problemów.

Sporządzając ocenę ryzyka związanego z podróżą, pamiętaj o następujących aspektach:

Każdy aspekt bezpieczeństwa – czy Twój pracownik byłby bezpieczny w tym miejscu docelowym, biorąc pod uwagę jego religię, tożsamość płciową lub orientację seksualną?

  • Ogólna sytuacja sanitarna – czy są jakieś obowiązkowe szczepionki lub trwają jakieś epidemie, o których powinni wiedzieć?
  • Nastroje polityczne w miejscu docelowym – czy odbywają się jakieś manifestacje uliczne, zmiana władzy lub odnotowuje się niepokoje polityczne?
  • Bezpieczne środki transportu – czy dotarcie do miejsca docelowego wiązałoby się z jakimkolwiek ryzykiem?

Rozwiązanie: ustaw alerty i monitorowanie zagrożeń w miejscu, do którego udaje się pracownik, i odpowiednio dostosuj swoje działania do sytuacji.

2. Zmniejszanie istniejącego ryzyka

Podróż do niektórych miejsc wiąże się z większym ryzykiem, którego nie da się uniknąć. Możesz jednak dołożyć wszelkich starań, aby zminimalizować niebezpieczeństwo, na jakie może natrafić Twój pracownik.

Od wprowadzenia lepszej polisy ubezpieczeniowej na podróże służbowe do znalezienia alternatywnych tras w przypadku odwołanych lotów lub znalezienia osoby, która może towarzyszyć Twojemu pracownikowi na kluczowych spotkaniach – zawsze powinieneś traktować priorytetowo kwestię dobrostanu pracownika.

Rozwiązanie: rozważ potrzeby swojego pracownika, opierając się na tym, jakie bezpośrednie zagrożenia mogą go spotkać i pomyśl o nieszablonowych rozwiązaniach, aby je zaspokoić.

3. Komunikacja z pracownikami

Właściwa komunikacja jest kluczowa, jeśli chodzi o zarządzanie ryzykiem w podróży. Należy nie tylko poinformować pracowników o obowiązujących zasadach przed podróżą, ale także być obecnym lub dostępnym podczas ich podróży służbowej, aby móc w porę zareagować na ich potrzeby. Wszystko, od wyznaczonej osoby kontaktowej po doradcę ds. bezpieczeństwa podróży służbowych, który może obsługiwać infolinię lub czat, sprawdzi się w zapewnieniu szybkich i odpowiednich rozwiązań.

Rozwiązanie: utwórz specjalny adres e-mail lub infolinię dla wszelkich zagrożeń związanych z podróżami, z jakimi mogą spotkać się pracownicy.

4. Bądź na bieżąco z najnowszymi przepisami i regulacjami

Prawa i przepisy, jak wszystko inne, mają tendencję do ciągłego ewoluowania. Z tego powodu każde opracowane przez Ciebie zasady mogą stać się przestarzałe, jeśli nie będziesz ich regularnie aktualizować.

Zespół prawny Twojej firmy powinien aktualizować zasady dotyczące zarządzania ryzykiem w podróży, jak również upewnić się, że Twoje podróże służbowe są zgodne z przepisami. Twoi pracownicy powinni również zostać poinformowani o właściwych przepisach dotyczących bezpieczeństwa podróży służbowych.

Rozwiązanie: zachęcaj swój zespół ds. zarządzania ryzykiem w podróży do współpracy z firmami prawniczymi i uczestniczenia w konferencjach poświęconych najnowszym trendom, aby być na bieżąco.

5. Pamiętaj o należytej staranności

Należyta staranność to odpowiedzialność prawna za dbanie o pracowników i nienarażanie ich na szkody. Oznacza to, że nie powinieneś narażać swojego zespołu na sytuacje, które mogą być niebezpieczne lub skutkować ich krzywdą, nawet jeśli podjąłeś wszystkie niezbędne środki ostrożności.

Rozwiązanie: nie wykraczaj poza granice komfortu swoich pracowników i nie wysyłaj ich w niebezpieczne miejsca. Znajdź rozwiązania lub alternatywy dla tej podróży służbowej, takie jak znalezienie innej, bezpieczniejszej lokalizacji lub próba wykonania wszystkich zadań zdalnie.

6. Personalizuj rozwiązania i dostosowuj się do każdego przypadku

Zarządzanie ryzykiem w podróży powinno obejmować wiele scenariuszy i przypadków, ale nie można zagwarantować, że będzie się przygotowanym na wszystko.

Dlatego musisz być w stanie dostosować się i poradzić sobie z każdą sytuacją, z którą możesz się spotkać. Ważne jest, aby zachować elastyczność i być gotowym do dostosowania zarządzania ryzykiem w podróży w zależności od sytuacji.

Rozwiązanie: zapytaj powracających pracowników, jak przebiegała ich podróż i przeanalizuj ich doświadczenia za pomocą ankiet lub spotkań indywidualnych. W ten sposób można stworzyć obszerniejszą bazę incydentów i doświadczeń, które mogą pomóc w dalszym rozwoju.

7. Szkolenie pracowników w zakresie najlepszych praktyk

Zarządzanie ryzykiem związanym z podróżami to zazwyczaj termin, z którym spotykają się działy HR i prawne, ale niekoniecznie reszta pracowników. Ważne jest, aby edukować swój zespół w zakresie zrozumienia ich praw, a także obowiązków.

Rozwiązanie: biorąc pod uwagę, że znasz swoich pracowników najlepiej, dostosuj styl komunikacji, aby był najefektywniejszy – spotkanie, e-mail, prezentacja – i daj im znać, że Twoja firma zawsze będzie ich wspierać, jeśli cokolwiek wydarzy się podczas podróży służbowej.

Udany i bezpieczny wyjazd służbowy zależy również od tego, jak dobrze jest zorganizowany. Podczas podróży służbowej liczy się każda chwila. Upewniając się, że masz bezproblemowe połączenie między lotem, zakwaterowaniem i biurem, ułatwisz przygotowanie się do podróży i sprawisz, że doświadczenie z wyjazdu Twojego pracownika będzie przyjemniejsze.

Z Booking.com for Business możesz zadbać o wszystkie te elementy. Nasze narzędzie umożliwi Ci znajdowanie wspaniałych obiektów, niezawodnych wypożyczalni samochodów i biletów lotniczych w przystępnej cenie na podróże służbowe.

Sugerowane artykuły

04.11.22
6 min czytania
Planowanie podróży służbowych dla małych firm

Dowiedz się, jak możesz zaoszczędzić czas i pieniądze, usprawniając proces planowania wyjazdów służb...

Zarządzanie podróżami służbowymi MŚP Rezerwujący / Administratorzy
19.12.22
15 min czytania
Kompletny przewodnik po zasadach dotyczących podróży

Poniższy przewodnik posłuży jako kompletna instrukcja krok po kroku po zasadach dotyczących podróży.

Zarządzanie podróżami służbowymi Rezerwujący / Administratorzy Właściciele małych firm