La gestione del rischio nei viaggi è un aspetto importante da considerare e da conoscere con padronanza.
Quando gestisci un team che deve viaggiare per lavoro, l’organizzazione non è mai troppa. Per questo la gestione del rischio nei viaggi è un aspetto importante da considerare e da conoscere con padronanza.
La gestione del rischio nei viaggi è un processo adottato da molte aziende per tutelare i propri dipendenti dagli eventuali rischi che potrebbero correre durante il viaggio. Permette di analizzare i potenziali pericoli e di sapere come agire qualora si verificassero, quindi oltre a prevenire i rischi, consente di monitorarli ed eventualmente di rispondere in modo adeguato.
Le aziende con team che viaggiano per lavoro dovrebbero avere una politica sui rischi di viaggio, realizzata da specialisti legali e dal personale addetto alle risorse umane. Questa politica dovrebbe essere creata prima del viaggio e aggiornata regolarmente in base alle esperienze di viaggio precedenti.
Qual è il modo migliore per gestire il rischio nei viaggi e quali elementi bisogna considerare per pianificare questi rischi?
Assicurarsi che i viaggi aziendali si svolgano in sicurezza può richiedere molto tempo. I 7 punti elencati qui sotto ti aiutano a individuare gli aspetti più importanti.
La gestione dei rischi dovrà cominciare molto prima del viaggio stesso. Se ti prepari e ti occupi seriamente della pianificazione dei rischi del viaggio, in seguito dovrai affrontare meno problemi.
Durante la valutazione dei rischi, tieni presente i seguenti aspetti:
Sicurezza, a 360°: i tuoi dipendenti saranno al sicuro in quella destinazione, considerando la loro religione, l’identità di genere e l’orientamento sessuale?
Soluzione: attiva notifiche per ricevere notizie sulla destinazione e sistemi per il monitoraggio delle minacce, e adatta il viaggio di conseguenza.
Alcune destinazioni presenteranno rischi maggiori che non puoi evitare. Tuttavia, puoi fare il possibile per ridurre al massimo il pericolo a cui andrebbero incontro i tuoi dipendenti.
Per esempio, puoi aggiungere una polizza assicurativa migliore, trovare un itinerario alternativo se il volo viene cancellato o rivolgerti a qualcuno che accompagni i dipendenti ai meeting più importanti: in ogni caso, dovrai mettere il loro benessere al primo posto.
Soluzione: considera le esigenze dei viaggiatori in base ai pericoli imminenti che potrebbero incontrare, e pensa a soluzioni fuori dagli schemi.
Avere una comunicazione efficace è fondamentale per gestire i rischi nei viaggi. Oltre a mettere i dipendenti al corrente della politica dei rischi, devi essere presente o disponibile anche quando viaggiano, per rispondere alle loro esigenze in modo tempestivo. Puoi scegliere tra varie soluzioni veloci e apposite, come per esempio una persona di riferimento o un consulente per la sicurezza dei viaggi business, che gestisca una linea telefonica o una chat.
Soluzione: crea un indirizzo e-mail o un numero di telefono per gli eventuali rischi di viaggio che i dipendenti potrebbero incontrare.
Le leggi e le normative, come tanti altri aspetti, tendono a evolversi e cambiare nel tempo. Per questo motivo, ogni politica può diventare obsoleta se non viene aggiornata regolarmente.
Il team che si occupa delle questioni legali nella tua azienda dovrebbe mantenere aggiornata la politica sui rischi di viaggio e assicurarsi che i viaggi business siano a norma. Inoltre, i tuoi dipendenti dovrebbero conoscere le corrette norme di sicurezza relative ai viaggi di lavoro.
Soluzione: incoraggia il team che si occupa della pianificazione dei rischi di viaggio a collaborare con società legali e a partecipare a eventuali conferenze sulle ultime tendenze.
Per “duty of care” si intende l’obbligo legale di tutelare i dipendenti e di non esporli a danni. Questo significa che non dovresti mettere il tuo team in situazioni che potrebbero essere pericolose o causare danni, anche se hai preso tutte le precauzioni necessarie.
Soluzione: tutela il benessere dei dipendenti e non esporli a situazioni pericolose. Eventualmente, trova soluzioni alternative, come farli lavorare da remoto o mandarli in una destinazione più sicura.
La gestione del rischio nei viaggi dovrebbe tenere in considerazione casi e scenari diversi, ma non puoi prevedere tutte le situazioni.
Per questo devi saperti adattare e superare qualsiasi problema. È importante garantire flessibilità e poter adattare prontamente la gestione del rischio nei viaggi in base a ogni caso specifico.
Soluzione: chiedi ai dipendenti com'è andato il viaggio e analizza le loro esperienze, tramite sondaggi o confronti individuali. Questo ti permette di avere una visione più ampia delle casistiche e degli eventuali incidenti, e quindi di lavorare meglio in futuro.
Di solito, la gestione del rischio nei viaggi è un argomento affrontato da chi si occupa di questioni legali e di risorse umane, ma non necessariamente dal resto dei dipendenti. Tuttavia, è importante che il tuo team conosca i propri diritti e le proprie responsabilità.
Soluzione: scegli lo stile di comunicazione più efficace (per es. riunione, e-mail, presentazione) in base alle preferenze dei tuoi dipendenti e informali del fatto che possono sempre contare sul supporto dell’azienda, se dovesse succedere qualcosa durante il viaggio.
Un viaggio di lavoro sicuro ed efficace dipende anche da quanto è ben organizzato. Se il viaggio prevede un’agenda molto intensa, è importante che tutto vada per il meglio. Se garantisci collegamenti perfetti tra volo, struttura e ufficio, per te sarà più facile organizzare il viaggio e i dipendenti vivranno un’esperienza più piacevole.
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La seguente guida è un manuale dettagliato e completo per le politiche di viaggio.
