La preparación es esencial cuando eres responsable de un equipo que viaja por motivos profesionales. Por eso, hay que tener muy en cuenta la gestión de riesgos de viajes y aprender a coordinarlos de manera experta.

¿Qué es la gestión de riesgos de viajes?

La gestión de riesgos de viajes es el proceso utilizado por muchas empresas para proteger de cualquier riesgo eventual a sus empleados en viaje de trabajo. La gestión de viajes incluye desde analizar los posibles riesgos hasta saber cómo actuar en caso de que se presenten; pero no es solo prevención, también abarca el seguimiento y dar una respuesta adecuada.

Las empresas con empleados que viajan por trabajo deben contar con una política de riesgos de viajes elaborada por especialistas en Recursos Humanos y temas legales. Esta política debería estar establecida incluso antes del primer viaje de empresa y actualizarse continuamente en función de lo aprendido en cada experiencia previa de viaje corporativo.

Pero ¿cuál es la mejor manera de gestionar los riesgos de viaje y qué debes tener en cuenta para la planificación de dichos riesgos?

7 puntos clave en la gestión de riesgos de viaje

La seguridad en los viajes de trabajo puede ser un proceso muy extenso. Siguiendo estos 7 puntos, abarcarás los aspectos más importantes.

1. Evaluar el riesgo antes del viaje de trabajo

La gestión de riesgos de viaje comienza mucho antes de que el empleado se desplace por trabajo. Si te preparas y creas una planificación de riesgos de viajes, tendrás menos complicaciones en el futuro.

A la hora de evaluar los riesgos de viaje, ten en cuenta los siguientes aspectos:

Todo lo relacionado con seguridad: ¿estará seguro tu empleado en el destino teniendo en cuenta su religión, identidad de género u orientación sexual?

  • Situación general de salud: ¿hay alguna vacuna obligatoria o epidemia de la que deban estar al tanto?
  • Situación política en el destino: ¿hay manifestaciones en las calles, cambios de gobierno o alguna agitación política?
  • Medios de transporte seguros: ¿supondría algún riesgo llegar al destino final?

Solución: activa alertas de noticias y controla las amenazas en el destino al que viajará tu empleado y así podrás adaptarte a cada situación.

2. Mitigar el riesgo existente

Algunos destinos presentarán mayores riesgos que no podrás evitar. Sin embargo, lo que puedes hacer es esforzarte al máximo para minimizar los peligros que pueda encontrar tu empleado.

Siempre habrá que priorizar su bienestar: desde incluir una mejor póliza en el seguro de viaje de trabajo hasta encontrar rutas alternativas en caso de vuelos cancelados o disponer de un contacto que pueda acompañar a tu empleado a reuniones importantes.

Solución: ten en cuenta las necesidades de tu empleado en función de los peligros inminentes que podrían surgir y piensa en soluciones originales para satisfacerlas.

3. Comunicación con tus empleados

La comunicación adecuada es clave en la gestión de riesgos de viajes. No basta con informar a tus empleados de la política existente antes de que viajen, sino que también debes estar presente o disponible durante su viaje de negocios para poder responder a sus necesidades de manera oportuna. Para ello, puede haber una persona de contacto o un asesor de seguridad para viajes de negocios que tengan una línea directa o un chat para ofrecer soluciones rápidas y adecuadas.

Solución: crea una dirección de e-mail específica o un número directo para cualquier riesgo de viaje que los empleados puedan tener.

4. Estar al día de las últimas regulaciones y leyes

Las leyes y regulaciones, como todo lo demás, tienden a evolucionar con el tiempo. Por eso, si no estás constantemente al día, cualquier política que hayas establecido puede quedar obsoleta.

El equipo legal de tu empresa debe mantener actualizada la política de riesgos de viajes y asegurarse de que los viajes de trabajo cumplan con la normativa. Además, tus empleados deben estar informados de las normas de seguridad pertinentes para viajes de negocios.

Solución: anima a tuequipo de planificación de riesgos de viajes a colaborar con empresas legales y asistir a conferencias sobre las últimas tendencias para estar al día.

5. Tener en cuenta el deber de asistencia

El deber de asistencia es la responsabilidad legal de cuidar de los empleados y no exponerlos a daños. Esto significa que no debes exponer a tu equipo a ninguna situación que pueda ser peligrosa o que le provoque perjuicios, incluso si has tomado todas las precauciones necesarias.

Solución: vela por la comodidad de tus empleados y no los pongas en una situación peligrosa. Encuentra soluciones o alternativas para ese viaje de negocios, como buscar otro lugar más seguro o intentar hacerlo todo en remoto.

6. Personalizar y adaptar cada caso

La gestión de riesgos de viajes debe cubrir muchos escenarios y casos, pero no siempre se puede estar preparado para todo.

Por eso, debes ser capaz de adaptarte y superar cualquier situación que surja. Es importante ser flexible y poder adaptar tu gestión de riesgos de viajes a cada situación.

Solución: a la vuelta, pregunta a los empleados cómo les fue su viaje y analiza sus experiencias, ya sea a través de encuestas o de reuniones personales. De ese modo, puedes crear una base de datos más amplia de incidentes y experiencias que te permitirá avanzar.

7. Formar a tus empleados en las buenas prácticas

La gestión de riesgos de viajes suele ser un tema propio del departamento jurídico y de Recursos Humanos, pero no necesariamente del resto de los empleados. Es importante formar a tu equipo para que comprenda sus derechos y sus responsabilidades.

Solución: ya que conoces bien a tus empleados, usa el estilo de comunicación que mejor os funcione (una reunión, un e-mail, una presentación) y hazles saber que la empresa siempre les respaldará si algo sucede durante un viaje de negocios.

Un viaje de trabajo exitoso y seguro también depende de lo bien organizado que esté. En un viaje de negocios, cada momento cuenta. Si te aseguras de establecer una conexión perfecta entre el vuelo, el alojamiento y la oficina, la organización será más fácil y el empleado podrá tener una experiencia de viaje sin complicaciones.

Con Booking.com for Business, puedes gestionarlo todo. Nuestra herramienta te permite encontrar alojamientos fabulosos, coches de alquiler de confianza y billetes de avión asequibles para tus viajes de empresa.

Artículos sugeridos

04/11/22
6 min de lectura
Planificación de viajes de trabajo para pequeñas empresas

Averigua cómo puedes ahorrar tiempo y dinero simplificando tu proceso de planificación de viajes de...

Gestión de viajes de trabajo Pymes Personas que reservan / Administradores
19/12/22
15 min de lectura
Guía completa de la política de viaje

La siguiente guía te servirá como un manual completo paso a paso de política de viaje.

Gestión de viajes de trabajo Personas que reservan / Administradores Propietarios de pequeñas empresas