I viaggi business costituiscono una parte essenziale delle operazioni di molte aziende, ma spesso richiedono un'organizzazione complessa che coinvolga diverse parti e una pianificazione finanziaria. Per questo le aziende ricorrono a team addetti al procurement, che si occupano dell'approvvigionamento del viaggio e si assicurano che i dipendenti possano usufruire delle condizioni migliori e alle tariffe migliori.

I team di procurement si avvalgono spesso di strumenti per i viaggi business, per semplificare il processo e avere tutte le informazioni in un unico posto.

Ma cosa si intende esattamente per procurement dei viaggi aziendali, e quali aspetti chiave dovrebbero considerare le aziende per la propria strategia di procurement?

Cosa si intende per procurement nei viaggi business?

Il procurement è il processo attraverso il quale le aziende gestiscono tutte le proprie attività relative ai viaggi business. Prevede l'approvvigionamento dei fornitori e la negoziazione dei contratti, e garantisce la conformità alla politica di viaggio dell'azienda, così come lo sviluppo e il mantenimento di un buon rapporto con i fornitori.

Questo processo può essere gestito da una persona addetta al procurement o da un vero e proprio team, che di solito utilizza strumenti per i viaggi business o agenzie esterne di viaggio per garantire una gestione semplice e fluida. Una facile gestione del processo permette ai dipendenti di partire per il viaggio e avere voli, treni, auto a noleggio e alloggi prenotati a tempo debito.

Le persone addette al procurement devono cercare i fornitori migliori (per es. le compagnie aeree, gli hotel e le società di noleggio auto) e negoziare i contratti migliori, per consentire ai dipendenti dell'azienda viaggi economici ed efficienti. Questo processo prevede un'analisi approfondita che permetta ai dipendenti di essere nelle condizioni migliori per lavorare una volta raggiunta la destinazione.

Avere a disposizione il volo giusto e l'alloggio ideale è fondamentale per i dipendenti, che così potranno viaggiare in modo comodo ed efficace. Questa analisi dovrebbe concentrarsi anche sulle spese, per garantire la scelta delle soluzioni più convenienti per l'azienda.

Tipi di procurement

A seconda delle proprie esigenze, un'azienda può scegliere tra vari tipi di procurement. Di solito è possibile scegliere tra quattro categorie principali:

1. Procurement diretto

Riguarda le materie prime e i prodotti di cui un'azienda ha bisogno per realizzare, vendere e vendere al dettaglio un prodotto finale.

2. Procurement indiretto

Si riferisce all'acquisizione di prodotti e servizi necessari per le operazioni di un'azienda, ma che non costituiscono un contributo diretto al prodotto dell'azienda. Tra gli esempi di procurement indiretto rientrano i costi e i servizi per i viaggi business, così come i servizi di marketing e di consulenza. Il procurement indiretto per i viaggi aziendali può includere i voli, gli alloggi e il noleggio auto, perché questi servizi non sono collegati direttamente alle principali attività produttive dell'azienda, ma sono essenziali per supportare l'attività complessiva.

3. Procurement di beni

Riguarda l'acquisizione di articoli fisici e abbonamenti software. Un'efficiente catena di fornitura è fondamentale per garantire una buona gestione del procurement di beni. Questa tipologia può sovrapporsi al procurement diretto e indiretto.

4. Procurement di servizi

Consiste nell'assunzione e nella gestione di fornitori, appaltatori e venditori che lavorano per l'azienda. Coinvolge servizi di risorse umane, agenzie di marketing, studi legali e contabili, ecc. Rientra in questa categoria anche l'assunzione di un'agenzia di viaggi business per soddisfare le esigenze per i viaggi dell'azienda. Anche questa tipologia può sovrapporsi al procurement diretto e indiretto.

Per qualsiasi tipo di procurement sono necessarie delle buone procedure e strategie.

Processo di procurement per i viaggi business

La gestione del procurement dei viaggi prevede una serie di passaggi con cui l'azienda può acquisire i beni e i servizi necessari ai dipendenti per viaggiare.

Questo processo può essere suddiviso in sei fasi:

1. Valutazione delle esigenze

In questa fase, il team di procurement identifica le esigenze per il procurement dei viaggi dell'azienda.

2. Analisi del mercato

La persona incaricata del procurement confronta vari fornitori sulla base di criteri come prezzo, reputazione, tecnologia utilizzata, ecc. Il fornitore può essere un'agenzia o uno strumento per i viaggi business.

3. Negoziazione e acquisto

Dopo la scelta del fornitore, inizia la negoziazione. Di solito, alcuni dei termini contrattuali da negoziare sono il budget dell'azienda, la durata del contratto e i termini e le condizioni.

4. Integrazione

L'azienda integra il nuovo fornitore nel proprio flusso di lavoro e nei processi interni.

5. Pagamento

L'azienda paga beni e servizi grazie a un sistema di elaborazione delle fatture che tiene traccia di ordini, fatture e pagamenti.

6. Valutazione delle prestazioni

Il team di procurement esamina le prestazioni del fornitore e valuta la qualità dei beni e dei servizi acquistati.

Strategia del procurement dei viaggi

Per essere efficace, il procurement dei viaggi business deve essere basato su strategie molto solide. Il successo di queste strategie dipenderà in larga misura dagli strumenti per la gestione dei viaggi o dalle agenzie di viaggio. Lavorando insieme a strumenti per la gestione dei viaggi o a una agenzia di viaggi, le aziende possono semplificare il processo di procurement, prendere decisioni aziendali più informate e offrire ai dipendenti una migliore esperienza.

Come scegliere uno strumento per i viaggi business per il procurement?

Gli strumenti per i viaggi business svolgono un ruolo chiave nella strategia del procurement dei viaggi di un'azienda e contribuiscono a centralizzare tutta l'organizzazione in un unico posto. Supportano la strategia tramite funzionalità in grado di automatizzare e semplificare diversi aspetti della gestione dei viaggi. Scegliere lo strumento giusto farà risparmiare all'azienda del tempo prezioso, perché semplificherà l'organizzazione del viaggio e permetterà di avere tutto in un solo posto.

Ecco alcuni criteri da considerare per la scelta dello strumento di gestione dei viaggi business:

1. Integrazione

Quando cerca uno strumento per la gestione dei viaggi business, un'azienda dovrebbe assicurarsi che questo si integri con la propria infrastruttura, i propri tool e le proprie piattaforme. Questo permetterà di svolgere un processo di procurement più semplice.

2. Accessibilità

L'interfaccia dello strumento è intuitiva e facile da usare? O i dipendenti e le persone addette al procurement hanno difficoltà a usarla? Lo strumento dovrebbe essere anche compatibile con i dispositivi mobili, per poter essere usato da qualsiasi posto.

3. Funzionalità di prenotazione

Le opzioni di prenotazione dovrebbero essere sufficientemente flessibili, con la possibilità di contare su una rete abbastanza ampia di fornitori. Questo garantisce tariffe più vantaggiose e opzioni di viaggio più comode.

4. Integrazione della politica di viaggio

Lo strumento dovrebbe consentire l'integrazione di una politica di viaggio, per garantire che la strategia del procurement rispetti i termini della politica di viaggio dell'azienda.

5. Gestione delle spese

Lo strumento dovrebbe avere una funzionalità integrata per la gestione e la rendicontazione delle spese, permettendo alla persona addetta di accedere a tutti i megadati (grande raccolta dati) relativi ai viaggi business dell'azienda. L’analisi dei megadati può aiutare a identificare schemi e tendenze nelle spese di viaggio, e opportunità di risparmio.

6. Assistenza

Lo strumento è dotato di un'assistenza integrata per i viaggi business da fornire in caso di bisogno? È fondamentale poter contattare l'assistenza in qualsiasi momento, dato che un problema tecnico potrebbe avere un grande impatto sull'azienda. L'assistenza dovrebbe aiutare con avvisi di sicurezza di viaggio e chiarire le linee guida in materia di salute e sicurezza, per semplificare i viaggi dei dipendenti.

7. Sicurezza dei dati

Poiché lo strumento tratterà dati riservati, è essenziale sapere se utilizza misure di sicurezza come crittografia o protocolli di trasmissione sicuri, e se rispetta i requisiti di protezione dei dati.

8. Duty of care

L'azienda deve garantire la sicurezza dei dipendenti che sono in viaggio. Gli strumenti per i viaggi business dovrebbero contribuire a garantire la sicurezza dei viaggiatori, condividendo informazioni importanti come gli avvisi di viaggio.

Come scegliere un'agenzia per i viaggi business per il procurement?

Oltre a individuare lo strumento giusto per la gestione dei viaggi, anche la collaborazione con un'agenzia di viaggi business può semplificare il procurement. Le agenzie sono d'aiuto in merito a molti aspetti del procurement, tra cui l'approvvigionamento dei fornitori e la negoziazione dei contratti.

Ecco alcuni criteri da considerare durante la scelta dell'agenzia di viaggi business:

1. Esperienza e rete

L'agenzia dovrebbe avere esperienza nel procurement dei viaggi e un'ampia rete per la scelta dei fornitori. Dovrebbe avere una buona reputazione per quanto riguarda la negoziazione di tariffe e sconto con i fornitori, e anche in merito alla conformità con le politiche di viaggio, per garantire che l'azienda venga rispettata.

2. Tecnologia

Gli strumenti e la tecnologia dell'agenzia devono essere dotati di varie funzionalità, come un sistema per gestire le prenotazioni in modo efficiente, un sistema per la gestione delle spese, e una funzionalità di analisi, per supportare le decisioni dell'azienda.

3. Assistenza

L'agenzia dovrebbe offrire un'assistenza clienti costante e personalizzata. Inoltre, dovrebbe condividere informazioni di viaggio, avvisi di sicurezza e linee guida su salute e sicurezza, per semplificare gli spostamenti e l'esperienza complessiva dei dipendenti.

Le sfide del procurement nei viaggi business

La gestione del procurement può rivelarsi complessa e comportare sfide specifiche.

In seguito alle fluttuazioni nel mercato dei viaggi e ai prezzi dinamici di questo settore, le spese dei viaggi aziendali possono variare notevolmente. Fattori come il periodo dell'anno, eventi specifici o una domanda maggiore possono causare modifiche alle tariffe di voli, treni e alloggi. Le persone che si occupano di procurement devono conoscere le tendenze del mercato e saper negoziare con i fornitori per garantire le offerte migliori. A differenza del procurement in altri settori, quello relativo ai viaggi è altamente dinamico, quindi i team incaricati devono adattarsi a un mondo in continua evoluzione.

I prezzi sono spesso un aspetto chiave nel procurement, ma gli addetti al procurement devono prestare particolare attenzione anche alle capacità dei dipendenti di svolgere i propri compiti, e assicurarsi che rispettino la politica di viaggio. Prenotare il volo più economico con partenza di mattina presto o di sera tardi è la scelta migliore per i dipendenti? Probabilmente no. Assicurarsi che i dipendenti raggiungano la destinazione riposati e pronti a lavorare è importante tanto quanto trovare un volo conveniente. Allo stesso modo, prenotare un alloggio tranquillo in una posizione comoda può essere più importante che trovare la camera o l’appartamento più economici della città.

La difficoltà principale per un team di procurement dei viaggi business è trovare un equilibrio tra risparmio economico e soddisfazione dei dipendenti.

Un procurement efficace dei viaggi business è fondamentale per la gestione dei viaggi di un'azienda. Sviluppando una strategia solida, le aziende possono ottimizzare le proprie spese relative ai viaggi, semplificare le procedure per migliorare la produttività e avere dipendenti più soddisfatti.

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