Les voyages d’affaires font partie intégrante des opérations de nombreuses sociétés, mais reposent souvent sur une organisation complexe impliquant plusieurs parties prenantes et nécessitant de la planification financière. C’est pourquoi les entreprises disposent de services d’achats, dans lesquels certaines personnes sont responsables spécifiquement des achats liés aux voyages d’affaires. Leur rôle est de s’assurer que les employé(e)s voyagent dans les meilleures conditions et aux meilleurs tarifs.

Les équipes achats utilisent souvent des outils de gestion des voyages d’affaires pour rationaliser leur processus d’achat et centraliser toutes les informations liées aux déplacements professionnels.

En quoi consistent les achats liés aux voyages d’affaires, et quels sont les éléments les plus importants à inclure dans une stratégie d’achats dédiée aux voyages ?

En quoi consistent les achats liés aux voyages d’affaires ?

Il s’agit du processus permettant aux entreprises de gérer toutes les opérations en lien avec les voyages d’affaires : trouver des prestataires, négocier des contrats et s’assurer du respect de la politique de voyage de la société, tout en développant et en entretenant de bonnes relations avec les prestataires.

Ce processus peut être géré par un(e) responsable des achats ou par une équipe dédiée. Pour que le processus soit le plus fluide possible, ces personnes ont souvent recours à des outils de gestion des déplacements ou à des agences de voyages externes. Un processus d’achat bien piloté permet aux personnes concernées de partir en déplacement, leurs vols, billets de train, voitures de location et hébergements ayant été réservés à l’avance.

Les responsables des achats doivent rechercher les meilleurs prestataires (compagnies aériennes, hôtels ou encore sociétés de location de voitures) et négocier des contrats avantageux, afin que chaque déplacement soit rentable et efficace. Cela implique d’effectuer des analyses détaillées afin de s’assurer que chaque employé(e) se trouve dans les meilleures conditions de travail possible à son arrivée dans sa destination.

Pour les collaborateurs et collaboratrices, pouvoir choisir le vol le plus adapté ou l’hébergement idéal contribue fortement à rendre un déplacement professionnel confortable et fructueux. L’analyse détaillée doit également s’intéresser aux dépenses liées aux voyages d’affaires afin de s’assurer que les solutions les plus rentables sont retenues.

Les différents types d’achats

En fonction de ses besoins, une société peut effectuer différents types d’achats. Ceux-ci peuvent être répartis en 4 catégories principales.

1. Les achats directs

Cette catégorie correspond aux matières premières et aux produits dont une entreprise a besoin pour fabriquer, commercialiser et vendre ses produits finis.

2. Les achats indirects

Il s’agit des biens et services nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, mais qui ne contribuent pas directement à la fabrication des produits. Frais et services liés aux déplacements professionnels, campagnes marketing et services de conseil sont autant d’exemples d’achats indirects. Dans le cadre des voyages d’affaires, les achats indirects peuvent désigner les billets d’avion, les hébergements ou les voitures de location. En effet, ces dépenses ne sont pas directement liées aux activités de production de la société, mais sont essentielles pour soutenir son activité.

3. Les achats de biens

Cette catégorie inclut l’achat de biens matériels et les abonnements aux logiciels. L’efficacité de la chaîne d’approvisionnement est essentielle à la bonne gestion des achats de biens. Ce type d’achat peut se superposer aux achats directs et indirects.

4. Les achats de services

Il s’agit de recruter et de gérer les prestataires de services, les contractuels ou les fournisseurs qui travaillent pour l’entreprise. Cette catégorie concerne les ressources humaines, les agences marketing, les cabinets juridiques et comptables, etc. Le recours à une agence de voyages pour prendre en charge les déplacements professionnels entre dans cette catégorie. Ce type d’achat peut également coïncider avec les achats directs et indirects.

Tous les types d’achats requièrent des processus et stratégies solides.

Le processus pour les achats liés aux voyages d’affaires

La gestion des achats liés aux voyages d’affaires se compose de différentes étapes qu’une entreprise doit accomplir pour acquérir les biens et services nécessaires aux déplacements de ses employé(e)s.

Ce processus peut être décomposé en 6 étapes distinctes :

1. Évaluation des besoins

Lors de cette étape, le service achats identifie les besoins de l’entreprise en matière de voyages d’affaires.

2. Étude de marché

Les spécialistes des achats comparent différents prestataires sur la base de critères tels que le prix, la réputation, les technologies utilisées, etc. Le prestataire peut être une agence de voyages ou bien un outil.

3. Négociation et achat

À cette étape, le prestataire a déjà été choisi, et la négociation commence. En effet, certaines clauses du contrat doivent être négociées, notamment le budget, la durée d’engagement et les conditions générales de prestation.

4. Intégration

La société intègre le nouveau prestataire dans son flux de travail et à ses processus internes.

5. Paiement

L’entreprise paie pour les biens et services à l’aide d’un système de traitement des factures qui assure le suivi des commandes, des factures et des règlements.

6. Évaluation de la performance

Le service achats évalue la performance du prestataire ainsi que la qualité des biens et des services fournis.

Stratégie en matière d’achats liés aux voyages d’affaires

Pour être efficaces, les achats liés aux voyages d’affaires doivent reposer sur une stratégie solide. Et une stratégie solide repose principalement sur des outils de gestion des déplacements ou sur une agence de voyages. En s’appuyant sur des outils de gestion des voyages ou en faisant appel à une agence de voyages, les sociétés peuvent rationaliser leur processus d’achat, prendre des décisions éclairées et proposer une meilleure expérience de voyage d’affaires à leurs équipes.

Comment choisir un outil de gestion des voyages d’affaires ?

Les outils de gestion des voyages d’affaires jouent un rôle essentiel dans la stratégie d’achat des entreprises, tout en centralisant les divers éléments liés à l’organisation des déplacements. Leurs fonctionnalités permettent de soutenir la stratégie en matière d’achats liés aux voyages en automatisant et en rationalisant certains aspects de la gestion des déplacements. Un outil de gestion des voyages adapté peut faire gagner un temps précieux aux entreprises, en simplifiant l’organisation des déplacements et en centralisant toutes les informations pertinentes.

Voici quelques critères qu’il est important d’avoir en tête pour choisir un outil de gestion des voyages d’affaires :

1. L’intégration

Lorsqu’elles cherchent un outil de gestion des voyages, les sociétés doivent s’assurer qu’il s’intégrera avec leur infrastructure, leur plateforme et leurs outils existants. Ainsi, le processus d’achat pourra se dérouler sans accroc.

2. L’accessibilité

L’interface de l’outil est-elle intuitive et simple d’utilisation ? Ou pourrait-elle poser des difficultés d’utilisation à l’équipe achats ou à d’autres employé(e)s ? L’outil doit également être compatible avec les appareils mobiles afin de pouvoir être utilisé à tout moment.

3. La fonction réservation

L’outil doit proposer un large choix de prestataires et d’options de réservation. Cela permettra d’obtenir des tarifs plus avantageux et de retenir les options les plus adaptées.

4. L’intégration de la politique de voyage

L’outil doit également permettre l’intégration d’une politique de voyage, afin de garantir que la stratégie d’achat en respecte les clauses.

5. Gestion des notes de frais

Une fonctionnalité d’envoi et de gestion des notes de frais doit être intégrée à l’outil. Ainsi, le service achats pourra accéder au big data lié aux voyages d’affaires de la société. En effet, l’analyse de ce big data peut faire émerger des schémas et des tendances de dépenses ainsi que des opportunités d’effectuer des économies.

6. L’assistance

L’outil dispose-t-il d’un service intégré d’assistance voyages d’affaires pour vous aider en cas de besoin ? L’accès à un service d’assistance joignable à tout moment est primordial. En effet, un problème technique pourrait avoir d’importantes répercussions sur votre entreprise. Le service d’assistance doit également aider à gérer les alertes de sécurité et à clarifier les consignes de santé et de sécurité, afin de faciliter les déplacements professionnels.

7. La sécurité des données

Étant donné que l’outil aura accès à des données confidentielles, vous devez impérativement savoir s’il a recours au cryptage, à des protocoles de transmission sécurisés ou à d’autres mesures de sécurité, et s’il est en conformité avec les exigences en matière de protection des données.

8. L’obligation de diligence

Toute entreprise doit assurer la sécurité de son personnel en cas de déplacement professionnel. Les outils de voyages d’affaires doivent contribuer à la sécurité des voyageurs et des voyageuses en diffusant des informations importantes telles que les alertes de sécurité.

Comment choisir une agence responsable des achats liés aux voyages d’affaires ?

En complément d’un outil de gestion des voyages d’affaires adéquat, la collaboration avec une agence spécialisée peut encore simplifier les achats liés aux voyages d’affaires. Les agences de voyages peuvent prendre en charge de nombreux aspects des achats liés aux voyages d’affaires, notamment la recherche de prestataires et la négociation de contrats.

Voici quelques-uns des critères à garder en tête pour sélectionner une agence de voyages d’affaires

1. Expertise et réseau

L’agence doit être spécialisée dans les achats pour voyages d’affaires et pouvoir puiser dans un réseau étendu de prestataires. Elle doit aussi posséder une bonne réputation en matière de négociation de tarifs et de réductions, et être connue pour respecter les politiques de voyages. Ainsi, vous aurez l’assurance que votre entreprise sera traitée avec respect.

2. Technologie

Les outils et la technologie qu’utilisent l’agence doivent impérativement présenter certaines fonctionnalités : un système de réservation pour une gestion optimisée, un système de gestion des notes de frais et une fonction d’analyse pour accompagner votre entreprise dans ses prises de décisions.

3. Assistance

L’agence doit proposer un service d’assistance permanent et personnalisé. Elle doit également diffuser des informations relatives aux voyages, des alertes de sécurité et des directives en matière de santé et de sécurité, pour faciliter les déplacements professionnels et améliorer l’expérience de voyage globale des employé(e)s.

Quels sont les défis en matière d’achats liés aux voyages d’affaires ?

La gestion des achats liés aux voyages d’affaires est une tâche complexe qui présente des défis particuliers.

En raison des fluctuations du marché des voyages et du dynamisme de la tarification dans ce secteur, le montant des dépenses liées aux voyages peut varier du tout au tout. Les prix des hébergements ou des billets d’avion et de train peuvent varier selon la période de l’année, l’actualité ou la croissance de la demande. Les spécialistes des achats doivent connaître les tendances du marché et être en mesure de négocier avec les prestataires pour obtenir les meilleures offres. Le secteur des achats pour les voyages d’affaires est extrêmement dynamique, contrairement à d’autres secteurs, et doit s’adapter à un monde en perpétuelle évolution.

Si les tarifs sont souvent au cœur des décisions d’achat, les équipes doivent néanmoins veiller à ce que les employé(e)s se trouvent dans de bonnes conditions de travail et respectent la politique de voyage de l’entreprise. Le premier vol du matin ou le dernier vol du soir, bien que moins chers, sont-il nécessairement le meilleur choix pour la personne concernée ? Probablement pas. S’assurer que tout le monde arrive à destination dans de bonnes dispositions et avec l’envie de travailler est tout aussi important que de trouver un vol rentable. De même, réserver un hébergement paisible et bien situé peut s’avérer plus important que de trouver l’hôtel ou l’appartement le moins cher de la ville.

La difficulté première pour les équipes qui gèrent les achats liés aux voyages d’affaires est donc de trouver le bon équilibre entre faire des économies et booster la satisfaction du personnel.

Pour les entreprises, l’efficacité en matière d’achats liés aux voyages d’affaires est un composant essentiel de la bonne gestion des déplacements professionnels dans leur ensemble. Avec une stratégie solide, les entreprises peuvent optimiser leurs dépenses liées aux voyages d’affaires, rationaliser les processus pour gagner en productivité et s’assurer de la satisfaction des collaborateurs et des collaboratrices.

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