Votre guide sur l’obligation de diligence pour les voyages d’affaires

Les voyages d’affaires sont l’occasion idéale pour tisser des liens avec ses collègues, pour obtenir de nouvelles perspectives et pour rencontrer son réseau de clients en face à face. Mais malgré tous leurs avantages, les déplacements comportent également certains risques particuliers pour les entreprises et leur personnel. Dans le cadre de leur obligation de diligence, les petites entreprises tout comme les multinationales doivent prendre des mesures raisonnables pour assurer la sécurité de leurs équipes et les soutenir pendant leurs déplacements.

Que désigne exactement la notion d’obligation de diligence ? Quels sont les difficultés liées à l’obligation de diligence pour les voyageurs d’affaires ? Comment remplir son obligation de diligence quand vos collaborateurs partent à l’étranger ?

Parcourez notre guide consacré à l’obligation de diligence pour mieux en comprendre les conséquences pour votre entreprise.

Qu’est-ce que l’obligation de diligence ?

L’obligation de diligence désigne la responsabilité qu’ont les entreprises de protéger leurs employé(e)s et de prévenir tout préjudice dans la mesure du raisonnable. Lors de procédures judiciaires, l’obligation de diligence est une notion utilisée par les tribunaux pour déterminer qui est responsable.

L’obligation de diligence peut inclure les responsabilités suivantes :

• S'assurer que le lieu de travail est sécurisé
• Respecter la réglementation et les normes du secteur
• Protéger la santé mentale des employé(e)s en leur fournissant des ressources et des conditions de travail adéquates
• Protéger les employé(e)s contre la discrimination et le harcèlement

Dans la pratique, l’obligation de diligence peut prendre diverses formes en fonction du contexte et de la situation. Elle varie aussi selon les pays : pensez à demander une expertise juridique locale pour en avoir la définition la plus précise pour votre société.

Pourquoi l’obligation de diligence est-elle importante pour les voyageurs d’affaires ?

L’obligation de diligence est une responsabilité juridique, mais c’est aussi une notion importante d’un point de vue moral et éthique. Disposer d’un programme robuste dédié à l'obligation de diligence peut être bénéfique pour la santé mentale de vos collaborateurs, qui se sentiront soutenus par leur employeur et seront plus productifs lors des déplacements professionnels.

À l’inverse, ne pas remplir votre obligation de diligence peut entraîner des conséquences juridiques telles que des poursuites judiciaires et des coûts supplémentaires pour votre entreprise. Votre obligation de diligence envers vos collaborateurs est quotidienne. Elle peut passer par la prévention des accidents de travail ou par une sensibilisation à la sécurité, par exemple. En outre, la notion d’obligation de diligence est particulièrement pertinente face aux défis des voyages d’affaires. En déplacement à l’étranger, vos collaborateurs peuvent être exposés à des catastrophes naturelles, à des violences, à la maladie ou à d’autres types de crises. Leur employeur a la responsabilité de les aider à faire face à ces situations incertaines.

En résumé : mettre en place un programme d’obligation de diligence pour les voyages d’affaires dès maintenant peut vous permettre d’économiser de l’argent, vous éviter du stress, et peut-être même sauver des vies à l’avenir.

Quelle est votre obligation de diligence envers les voyageurs d’affaires ?

Votre bureau ou lieu de travail quotidien est un environnement relativement sûr et maîtrisé. En revanche, les déplacements professionnels comportent des risques et des inconnues qui renforcent l’importance de l’obligation de diligence. Celle-ci varie d’entreprise en entreprise, selon le secteur, les destinations, etc. C'est pourquoi il est essentiel de créer un programme ou une politique de voyage d’affaires, bien avant que vos collaborateurs ne fassent leurs valises.

Les politiques de voyage comprennent généralement :

• Des instructions relatives à la réservation de vols, d'hébergements et de transports
• Des budgets quotidiens pour la nourriture et les frais accessoires
• Des règles de conduite en voyage
• Les approbations nécessaires pour réserver un voyage
• Les responsabilités des voyageurs

Votre politique de voyage est la plateforme idéale pour aborder l’obligation de diligence et protéger activement la santé et la sécurité de vos collaborateurs à l’étranger. Vous disposez peut-être déjà d'une politique de voyage ou d'un programme qui couvre certains aspects de votre obligation de diligence. Si ce n’est pas le cas, pensez à l’y ajouter et à maintenir ces recommandations à jour. Même les sociétés les plus établies peuvent gagner à réévaluer leur politique de voyage et à créer un programme dédié à l’obligation de diligence.

À qui revient la responsabilité de l’obligation de diligence envers les voyageurs d’affaires ?

La collaboration entre les différents départements de votre société est la clé d’un programme robuste d’obligation de diligence. Employeurs et employé(e)s ont tous deux leur rôle à jouer.

Obligation de diligence pour les employeurs

La personne responsable de votre programme d’obligation de diligence dépend de la taille de votre société. Les grandes entreprises peuvent charger une personne ou une équipe de la santé et de la sécurité du personnel, tandis que les petites et moyennes entreprises s’appuient en général sur le département des ressources humaines pour gérer cet aspect.

Quelle que soit la taille ou la structure de votre entreprise, l’obligation de diligence est la responsabilité de tous et toutes. Créer un programme dédié à l’obligation de diligence pour les voyages d'affaires ne sert à rien si ce programme n'est pas une priorité pour vos managers, et s’il n’est pas communiqué efficacement à vos équipes.

Créer et appliquer un programme d’obligation de diligence demande de l’implication de la part des acteurs suivants :

1. La direction et les managers La direction de votre société doit être impliquée dans l’élaboration d’une stratégie relative aux voyages. Elle doit aussi, et c’est un point à ne pas négliger, faire du prosélytisme auprès des équipes.
2. Les ressources humaines Les ressources humaines peuvent jouer un rôle clé dans le partage de votre programme d’obligation de diligence avec l’entreprise. La politique de voyage doit faire partie de l’expérience d’intégration des nouvelles recrues. Elle doit être disponible sur l’intranet de votre société et présente quand les voyageurs d’affaires réservent leurs voyages. Pourquoi ne pas organiser des formations à ce sujet quelques fois par an ?
3. Les experts juridiques Il est judicieux de faire examiner votre politique à votre équipe ou à vos consultants juridiques pour vous assurer que toutes vos obligations sont respectées.
4. Les voyageurs d’affaires expérimentés Vos collaborateurs peuvent représenter une précieuse source d’informations et vous informer sur la réalité actuelle des déplacements professionnels dans votre société. Ils peuvent également vous faire des retours en continu pour vous aider à perfectionner votre politique.

Obligation de diligence pour les employé(e)s

Mettre en place une culture de la sécurité nécessite la contribution du personnel à tous les niveaux. Les sociétés sont responsables de leur programme d’obligation de diligence, mais les collaborateurs ont aussi leur rôle à jouer. Avant tout déplacement professionnel, ceux-ci doivent se tenir informés de la politique de voyage de leur entreprise, des programmes de sécurité en place, et de toutes autres informations pertinentes pour leur voyage. Les employé(e)s sont aussi responsables du respect de la politique de voyage avant, pendant et après leur déplacement.

Vous devez donc les encourager à agir en conformité avec votre politique de voyage d'affaires.

Comment mettre en place un programme pour encadrer l’obligation de diligence ?

Toute société doit disposer d’un règlement, d’une politique, de lignes directrices, bref d’un programme dédié aux voyages d’affaires, quel que soit son nom. Vous devez envisager tous les pires scénarios et vous y préparer.

Les voyageurs d’affaires peuvent se retrouver dans diverses situations, notamment :

Perturbations affectant leur déplacement

• Catastrophes naturelles
• Conditions météorologiques extrêmes
• Épidémies et urgences sanitaires
• Criminalité et terrorisme
• Troubles politiques ou sociaux
• Nouvelles réglementations liées aux voyages

Pour créer votre stratégie, il existe de nombreuses approches. Voici 3 étapes pour vous aider à démarrer.

1. L'évaluation des risques

Avant de pouvoir mettre en place un programme d’obligation de diligence, vous devez appréhender la place des voyages d'affaires au sein de votre société. Vous pouvez commencer par évaluer les risques liés aux voyages d'affaires de manière générale ou pour chaque voyage.

Pour l’approche généraliste, posez-vous les questions suivantes :

• Quelles sont les destinations les plus courantes de vos collaborateurs ?
• Quelle est la nature de ces déplacements professionnels ? En effet, une rencontre avec un client dans ses bureaux ne comporte pas les mêmes risques que l’inspection d’un chantier à l’étranger.

Pour l’approche par voyage :

• S'agit-il d'un voyage national ou international ?
• La personne qui voyage est-elle en possession d’un passeport, d’un visa valide, des autres documents nécessaires ?
• Votre gouvernement a-t-il émis des avertissements relatifs aux voyages vers cette destination ?
• Un conflit ou des troubles politiques sont-ils en cours dans la destination ?
• Y a-t-il un risque accru de maladies liées à la nourriture ou à l’eau ?
• Y a-t-il des épidémies ou des maladies qui affectent la région ? Si oui, existe-t-il des vaccins ou d’autres mesures préventives ?
• Des soins médicaux seront-ils disponibles rapidement si nécessaire ?

Répondre à ces questions vous aidera à mieux cerner les risques auxquels s’expose votre entreprise. Vous pouvez partir de ces questions pour aborder la sécurité des voyages dans votre société et commencer à élaborer une politique de voyage qui introduit l’obligation de diligence.

Rappelez-vous que différents voyageurs d’affaires peuvent faire face à différents risques. Par exemple, certaines destinations peuvent être moins sûres pour les femmes ou pour les personnes LGBTQ+. De plus, certaines maladies ont des effets qui varient selon les personnes : par exemple, le virus Zika, généralement asymptomatique, est dangereux pour les femmes enceintes. Consultez votre équipe et prenez en compte différents points de vue pour que votre évaluation des risques ne laisse rien de côté.

2. Planification et prévention

Une fois que vous avez terminé votre évaluation des risques, il est temps d’élaborer votre stratégie. Le programme d’obligation de diligence de chaque société dépend des risques auxquels elle est confrontée. Toutefois, il existe quelques principes généraux qui s’appliquent dans tous les cas.

• Votre stratégie doit soutenir les voyageurs avant, pendant et après leur déplacement.
• Vous devez mettre en place des mesures visant à promouvoir le bien-être de vos équipes et à éviter le burn-out. Par exemple, privilégiez la réservation d’hébergements d'une certaine qualité, ou encouragez votre personnel à prévoir des emplois du temps gérables lors des déplacements.
• Quelle que soit la destination, vous devez avoir un plan pour gérer les situations d'urgence telles que les catastrophes naturelles ou les attaques terroristes.
• Les risques liés aux voyages changent et évoluent avec le temps. Vous devez prévoir de relire, de vérifier et de réviser régulièrement votre programme d’obligation de diligence, en plus de vous adapter aux actualités internationales quand cela est nécessaire.

3. Communication et formation

Vous avez donc évalué les risques auxquels vos voyageurs d'affaires sont confrontés et élaboré une stratégie solide pour protéger et soutenir vos équipes. Mais votre travail n’est pas fini ! L’obligation de diligence est un projet qui s’inscrit dans le temps. Les sociétés sont responsables de la communication des politiques de voyage et de la formation des employé(e)s à la sécurité lors des voyages.

Parallèlement à une formation continue, prévoyez des prises de contact aux moments opportuns, pour informer sur les sujets liés à la sécurité lors des déplacements professionnels. Rendez votre politique de voyage visible au moment où vos collaborateurs planifient leurs voyages ; fournissez-leur des ressources qui pourront leur servir lors de leur déplacement ; demandez-leur des retours après leur expérience de voyage d'affaires.

En communiquant clairement avec vos employé(e)s, vous vous assurez que votre politique de voyage est efficace et que vous respectez votre obligation de diligence.

Conseils sur l’obligation de diligence

• Gardez le contrôle sur l’organisation : enregistrez les itinéraires de voyage de vos collaborateurs à un endroit accessible, pour toujours savoir où ils se trouvent lors de leurs voyages. Vous devez également avoir à portée de main les coordonnées des voyageurs, l’hôtel ou l’hébergement où ils logent et les personnes à contacter en cas d'urgence.
• Gérez vos propres archives : l’obligation de diligence est un devoir juridique. Vous devrez peut-être justifier de la manière dont vous avez rempli vos obligations. Faire un vrai travail d’archivage lors de l’élaboration de votre programme peut vous faire gagner du temps et vous éviter du stress en cas de procès.
• Ne négligez pas la santé mentale : les risques liés à la sécurité physique sont les plus évidents, mais ils ne doivent pas éclipser l'impact des voyages d'affaires sur la santé mentale. Les déplacements professionnels engendrent des situations stressantes. Abordez donc la santé et la sécurité d’un point de vue holistique.

L’obligation de diligence peut être une notion complexe, a fortiori étant donné la nature imprévisible des voyages d’affaires. Bien exécutée, l’obligation de diligence est plus qu’une notion juridique abstraite : elle traite de la sécurité et de la santé de vos équipes, et de votre soutien envers elles. En évaluant les risques, en élaborant une stratégie robuste et en communiquant en continu, vous et vos équipes pouvez vous préparer à toute éventualité.