Produktywna podróż służbowa może dać Twojej firmie nowe informacje, umocnione relacje biznesowe i wiele więcej. Chociaż korzyści mogą być bezcenne, każda podróż firmowa wiąże się jednak z kosztami. Na szczęście dzięki planowaniu, organizacji i przejrzystej komunikacji możesz zoptymalizować proces związany z kosztami podróży służbowych, aby zaoszczędzić czas i pieniądze.

Czym są koszty podróży służbowych?

Koszty podróży służbowych obejmują większość wydatków poniesionych podczas podróży służbowej – w szczególności koszty produktów i usług, które są niezbędne do osiągnięcia celów podróży. Z reguły osoby podróżujące służbowo mogą zwykle ubiegać się o zwrot kosztów, które związane są z ich podstawowymi potrzebami lub które umożliwiają im wykonywanie pracy za granicą. Te koszty utrzymania podróżującego mogą mieć konsekwencje podatkowe, dlatego też ważne jest, aby wszyscy w Twojej organizacji wiedzieli, jakie koszty się kwalifikują.

Najczęstsze koszty podróży służbowych:

  • Bilety lotnicze
  • Zakwaterowanie
  • Wyżywienie
  • Wynajem samochodów
  • Paliwo do wynajmowanych samochodów lub pojazdów prywatnych
  • Dodatek za przejechane kilometry w przypadku korzystania z pojazdu prywatnego do podróży służbowej
  • Opłaty parkingowe i drogowe
  • Transport publiczny
  • Koszty związane ze spędzaniem czasu z partnerami oraz ze stałymi lub potencjalnymi klientami Inne różne koszty biznesowe – wszystko od materiałów drukarskich na stoiska targowe przez rekwizyty do sesji zdjęciowych po wynajem sprzętu do prezentacji.

Choć istnieje szeroki zakres wydatków kwalifikujących się do zwrotu, istnieją również ograniczenia. Koszty podróży służbowych na ogół nie pokrywają takich rzeczy jak dojazdy do lokalnego biura, odzież lub koszty prywatnej rozrywki podczas podróży służbowej.

Czym jest zarządzanie podróżami i wydatkami?

Zarządzanie podróżami i wydatkami to proces ustalania zasad dotyczących podróży, a także zapewnienie, że pracownicy prowadzą ewidencje w podróży i prawidłowo składają raporty po powrocie z niej. Solidne zarządzanie podróżami i wydatkami jest ważne, aby zapewnić pracownikom przejrzystość, znaleźć oszczędności w podróżach służbowych i zadbać o poprawną księgowość.

W mniejszych firmach zadania te mogą podlegać Twojemu zespołowi prawnemu, kadrom, menedżerom biura lub zostać zlecone firmie zarządzającej podróżami. W większych firmach może istnieć dedykowany menedżer ds. podróży służbowych, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie planowania podróży, ustalanie i egzekwowanie zasad dotyczących podróży oraz zarządzanie budżetami i wydatkami.

Bez względu na wielkość Twojej firmy osoby podróżujące służbowo również mają do odegrania ważną rolę. Są odpowiedzialne za zagwarantowanie, że rozumieją i przestrzegają zasad dotyczące podróży, prowadzą ewidencję swoich wydatków i terminowo składają wnioski o zwrot kosztów.

Jak zarządzać procesem związanym z podróżami i wydatkami

Każda firma powinna mieć zasady dotyczące podróży i wydatków, które obejmują zarządzanie wydatkami, aby pracownicy rozumieli, jak składać wnioski o zwrot, które wydatki są odpowiednie i czego oczekiwać po procesie zwrotu kosztów.

Istnieje kilka sposobów zarządzania podróżami służbowymi i wydatkami, a każdy z nich niesie korzyści i wyzwania:

1. Osoby podróżujące służbowo rezerwują i płacą za wszystko samodzielnie, a później otrzymują zwrot kosztów.

  • Korzyści: podróżujący mają najwyższą elastyczność w podejmowaniu własnych decyzji i dokonywaniu zmian w trakcie podróży. Takie podejście wymaga również mniejszych nakładów pieniężnych lub mniejszej infrastruktury, aby skonfigurować proces.
  • Wyzwania: podróżujący muszą czekać na zwrot kosztów – co może prowadzić do trudnych sytuacji w zależności od sytuacji finansowej danej osoby. Istnieje również większe obciążenie administracyjne spoczywa na podróżujących służbowo w celu monitorowania wszystkich własnych wydatków i prowadzenia ewidencji.

2. Osoby podróżujące służbowo rezerwują i płacą za wszystko za pomocą firmowej karty podróżniczej

  • Korzyści: posiadanie wszystkich wydatków na jednej karcie jest proste, przejrzyste i zapobiega tymczasowym obciążeniom finansowym pracowników płacących z własnej kieszeni. Wybierając odpowiednią firmową kartę kredytową, możesz również skorzystać z nagród.
  • Wyzwania: firmy muszą mieć duże zaufanie do swoich pracowników, aby zapewnić, że korzystają oni z kart firmowych w odpowiedni sposób. Jeśli kilka osób korzysta z tej samej fizycznej karty firmowej, rozdzielenie wydatków i przygotowanie wniosków o zwrot może być trudne. Ponadto fizyczną kartą kredytową można zgubić lub może ona zostać skradziona.

3. Podróżujący służbowo, menedżerowie podróży lub pomoc administracyjna rezerwują i płacą za pośrednictwem platformy do podróży służbowych

  • Korzyści: elastyczność zarówno pod względem tego, kto może zarezerwować podróż, jak i dostępnych opcji. Odpowiednia platforma może również pomóc w egzekwowaniu zasad dotyczących podróży i zapewnić przejrzystość rezerwacji podróży w całej organizacji.
  • Wyzwania: platformy do zarządzania podróżami są zwykle używane do rezerwacji lotów, zakwaterowania i ewentualnie transportu, więc nadal będziesz musiał korzystać z kart firmowych lub zwracać podróżującym koszty naliczone podczas podróży.

Why is travel and expense management important?

Travel and expense management is particularly important for companies as it addresses the typical pain points that come with business travel planning:

  1. Better compliance with the company’s travel policy – whether you decide to use a T&E management solution to automatically flag any non-compliant expense or you prefer to go for a more manual process, having an expense management system in place will require a very clear and well-communicated travel policy that business travellers must respect.
  2. Accurate reimbursement of the expenses – a solid T&E management process will ensure that expense reports are easy to submit and process and that business travellers get their money back as soon as possible if they had to pay upfront.
  3. Cost control and financial stability – the goal of T&C should be for you to control the costs of business travel and understand in which areas you’re potentially overspending. A robust T&C management system can help you achieve financial stability.

How can business travel platforms help manage expenses?

Business travel platforms are one-stop-shop software solutions that allow you to book the different legs of your trip. They help to streamline and manage the different aspects of business travel, including managing expenses.

Here are the main features and benefits that business travel platforms can offer:

  1. One-stop-shop solution – you can book flights, accommodation and rental cars all in the same place. Business travel platforms support multiple travel service providers and you don’t have to struggle to collect invoices from different vendors. You can also get an overview of the entire trip and itineraries are accessible on mobile devices for convenience.
  2. Expense tracking and reporting – integration with travel expense solutions is possible for efficient expense reconciliation. Expenses are visible in real-time and business travellers can capture their expense receipts automatically in the tool, reducing the need for manual paperwork. Some platforms include an analytics dashboard to have a better understanding of travel expenses and where you can spend less money to make informed decisions about the budget.
  3. Integrated travel policy – business travel solutions allow you to integrate your business travel policy and get automated notifications in case of violation. You can set up customisable approval workflows both for travel requests and expenses.
  4. Negotiated discounts – when using a business travel platform, your company can negotiate deals with travel service providers and save money.

Using such a solution can make both the business traveller and the finance or HR team’s life easier as some tasks are automated.

T&E management process

The optimal way to track business travel expenses and submit claims will vary depending on business travellers’ preferences and your corporate travel policy. Here are the four main steps of a travel and expense management process:

1. Issue a travel request

This process starts with an employee making a travel request, usually subject to the manager’s approval. The manager may approve, reject or ask clarifying questions. At this stage, if your company is using a T&E management solution with a built-in travel policy, any violations of the policy will be flagged.

2. Spend

Once the travel request has been approved, parts of the employee’s trip such as hotel and plane tickets can be booked in advance. Other expenses such as meals or transportation will occur during the trip. These can be paid for with a corporate card or the employee can be asked to pay for them out of pocket and be reimbursed later on.

3. Report expenses

Now is the time for business travellers to submit the receipts of all their expenses. To be successful, expense reporting should rely on:

  • An expense management tool – the best way to streamline your processes is to use a spend management app. There are lots of options available depending on the size of your team, but look for one that offers features like receipt scanning, mileage tracking and approval workflows. Travel expense management solutions can be included in business travel platforms.
  • Organised records – this is the most important aspect of tracking business travel expenses. Be sure that every expense has been categorised based on its type so that you managers can file taxes correctly and have insight into where the company is spending the most money. This can be automated if you rely on a business travel platform with a built-in expense tracker.
  • Clear processes – whatever method you choose, your travel policy should set clear expectations of how business travellers should track expenses, what needs to be submitted and timelines for when expense reports need to be submitted.

4. Expense reimbursement

Reimbursement is the final stage of the T&E management process. Depending on what your expense reimbursement policy says, employees can be reimbursed directly on their payslip or via bank transfer. Asking for feedback is also part of the process and it’s important to gather employees’ thoughts at the end of every trip to understand where you can improve your process.

Jak ustalić limity wydatków

Ogólnie rzecz biorąc, osoby podróżujące służbowo i menedżerowie podróży służbowych mają ten sam cel: zmaksymalizować produktywność podróży służbowych przy jednoczesnym zminimalizowaniu wydatków.

Kluczem do ustalenia limitów wydatków jest uzyskanie równowagi między ograniczeniami i swobodą. Każdy ma różne rutyny, diety, potrzeby i preferencje. Dla niektórych osób posiadanie siłowni w hotelu może być cennym udogodnieniem, podczas gdy inni mogą priorytetowo traktować przebywanie w określonym miejscu. Niektórzy mogą potrzebować dużego śniadania, a inni wolą kilka mniejszych posiłków w ciągu całego dnia. Zachowanie elastyczności umożliwia podróżującym służbowym dokonywanie wyborów, które poprawiają ich produktywność w trasie – co jest korzystne dla wszystkich.

Aby osiągnąć właściwą równowagę, oto kilka sugestii dotyczących ustalania zasad w przypadku kluczowych kategorii wydatków:

  • Wyżywienie: ustal dzienną dietę, ale pozwól podróżującym decydować, w jaki sposób chcą podzielić otrzymane środki na śniadanie, obiad, kolację i przekąski.
  • Zakwaterowanie: ustal parametry dotyczące rodzaju pokoju, liczby gwiazdek hotelu i/lub maksymalnej ceny za noc, ale pozwól pracownikom wybrać własny hotel zgodnie z tymi wytycznymi.
  • Transport: udzielaj jasnych porad dotyczących wyboru opłacalnych metod transportu, ale pamiętaj o czasie przeznaczonym na podróż. Na przykład warto zapłacić nieco więcej za bezpośredni lot, niż tracić cały dzień roboczy na wiele przesiadek.

Jak zmniejszyć koszty podróży służbowych

Nie brakuje wskazówek i porad na utrzymanie kosztów podróży służbowych na niskim poziomie – oto kilka sposobów na rozpoczęcie ograniczania wydatków firmowych:

  1. Planuj z wyprzedzeniem. Unikaj podwyższonych cen spowodowanych płaceniem w ostatniej chwili i poświęć chwilę na spojrzenie w przyszłość. Jeśli Twoja firma wyjeżdża na konferencję, w której zawsze bierze udział, lub ma klienta, z którym należy regularnie spotykać się osobiście, to rezerwacja lotów i zakwaterowania z wyprzedzeniem może pomóc w uzyskaniu korzystnych ofert.
  2. Zadbaj o elastyczność rezerwacji. Czasami warto zapłacić trochę więcej za elastyczność. Rzeczy mogą się szybko zmieniać, więc w dłuższej perspektywie możesz zaoszczędzić pieniądze, rezerwując loty i zakwaterowanie, które możesz zmieniać bez dodatkowych opłat. Aby zyskać pełną elastyczność, możesz nawet poszukać rezerwacji, które można odwołać lub za które można uzyskać zwrot.
  3. Szukaj udogodnień podczas zakwaterowania. Wybierając hotel lub inne zakwaterowanie, koniecznie zapoznaj się z oferowanymi udogodnieniami. W przypadku podróży służbowych niezbędne jest bezpłatne Wi-Fi. Inne udogodnienia, które mogą zaoszczędzić trochę pieniędzy, to bezpłatne śniadania, dostęp do sal konferencyjnych oraz bezpłatny parking.
  4. Skorzystaj z korzyści płynących z kart kredytowych. Niektóre karty kredytowe dla firm mają niższe opłaty za wymianę walut, zachęty do korzystania z usługi cashback lub oferty wynajmu samochodów, lotów, ubezpieczeń i poczekalni lotniskowych.
  5. Korzystaj z programów lojalnościowych. Czasami trzymanie się jednej sieci hotelowej lub linii lotniczej może się opłacić na dłuższą metę. Zwracaj uwagę na specjalne ceny dla firm, członkostwa i programy lojalnościowe, które mogą obniżyć koszty wielu rezerwacji.

Najlepsze praktyki związane z zarządzaniem kosztami podróży służbowych

Najlepsza strategia do zarządzania kosztami podróży służbowych to taka, która jest dostosowana do Ciebie, Twojej organizacji i Twojego zespołu. Zachęć swoich pracowników do regularnych przemyśleń i informacji zwrotnych, aby stworzyć proces zarządzania wydatkami, który będzie pasował do Twojej niepowtarzalnej firmy.

Oto kilka najlepszych praktyk, które mają zastosowanie do wszystkich organizacji:

1. Korzystaj z technologii, aby utrzymać porządek

Istnieje wiele oprogramowań przeznaczonych do podróży i wydatków, które usprawniają proces składania wniosków o zwrot i dbania o organizację. Możesz także poprosić podróżujących służbowo o natychmiastowe zrobienie zdjęć rachunków i faktur oraz przesyłanie ich na bieżąco do udostępnionych folderów – zapobiega to gubieniu rachunków i zaoszczędzi czas przy późniejszym tworzeniu wniosków o zwrot.

2. Wyznaczaj terminy

Łatwo jest pozwolić na nagromadzenie się obowiązków administracyjnych – zwłaszcza po powrocie do domu z pracowitej podróży służbowej. Upewnij się, że Twoi pracownicy mają wyznaczone jasne terminy na złożenie raportów wydatków w celu zwrotu kosztów.

3. Dostosuj swoje budżety do sytuacji

Koszty mogą się diametralnie różnić nawet w obrębie jednego kraju. Ustaw realistyczne budżety na podróże służbowe i rozważ dostosowanie limitów wydatków do lokalizacji. Należy również przeglądać swoje zasady dotyczące podróży przynajmniej raz w roku, aby upewnić się, że budżet nadąża za inflacją i lokalnymi wahaniami cen w przypadku częstych podróży.

4. Odpowiednio powiadom pracowników o zasadach dotyczących podróży

Postaraj się o to, aby zasady dotyczące podróży były łatwe do zrozumienia dla wszystkich w Twojej organizacji. Tworząc zasady, zachowaj prosty język i upewnij się, że są one jednoznaczne w zakresie wydatków, o których zwrot można się ubiegać. Po utworzeniu zasad należy również mieć plan na przedstawienie ich w swojej firmie i regularnie przypominać ludziom, aby zaglądali do nich, by odświeżyć wiedzę.

Obowiązki administracyjne, takie jak zarządzanie podróżami i wydatkami, mogą wydawać się mniej priorytetowe, gdy mamy do czynienia z natłokiem pracy. Natomiast odrobina planowania, organizacji i komunikacji znaczenie pomaga. Jasna strategia nie tylko zwiększa efektywność administracyjną i finansową, ale również redukuje zamieszanie i niepokój, dzięki czemu Twój zespół może skupić się na tym, co ważne: osiąganie celów podróży służbowej.

Sugerowane artykuły

31.08.22
5 min czytania
Kompletny przewodnik po przestrzeganiu zasad dotyczących podróży

Z tego obszernego przewodnika dowiesz się, czym są zasady dotyczące podróży, jak pilnować ich przest...

Zarządzanie podróżami służbowymi Rezerwujący / Administratorzy
20.01.23
8 min czytania
Jak zoptymalizować koszty podróży służbowych

Podróż służbowa może być droga. Tańsze podróże służbowe wymagają wysiłku ze strony wszystkich pracow...

Zarządzanie wydatkami i kontrola budżetu MŚP Zespoły finansowe Właściciele małych firm