Świat zarządzania podróżami w 2023 roku jest bardzo złożony. Elementy takie jak należyta staranność, bezpieczeństwo i satysfakcja podróżujących, zarządzanie wydatkami, pozyskiwanie dostawców i wiele innych to tylko część terminów, z jakimi spotkasz się w związku z podróżami służbowymi.

Dzięki temu kompletnemu przewodnikowi dotyczącemu zarządzania podróżami służbowymi uzyskasz pełny przegląd nie tylko tego, jak zacząć, ale także jak zreorganizować lub zmodernizować własny program podróży.

  1. Co to jest zarządzanie podróżami i dlaczego jest ważne?
  2. Jak przygotować idealne zasady dotyczące podróży?
  3. Co to jest zgodność z zasadami dotyczącymi podróży?
  4. 7 głównych zadań menedżera ds. podróży służbowych
  5. Co to jest zarządzanie kosztami podróży?

1. Co to jest zarządzanie podróżami i dlaczego jest ważne?

Podróże służbowe są ważne dla interesów Twojej organizacji. Dają Twojej firmie szansę na bezpośredni kontakt z klientami i partnerami na całym świecie.

Jako osoba zajmująca się zarządzaniem podróżami służbowymi, pracujesz w czołówce szybko rozwijającej się branży wartej biliony dolarów. Wiąże się to z dużą odpowiedzialnością i dogłębną wiedzą na temat zarządzania podróżami służbowymi.

Główne obszary, na które będziesz mieć wpływ każdego dnia jako menedżer ds. podróży służbowych, to:

  • Tworzenie i aktualizowanie zasad dotyczących podróży
  • Monitorowanie zgodności z zasadami dotyczącymi podróży
  • Nadzorowanie wydatków na podróże/kosztów administracyjnych
  • Należyta staranność, co oznacza zapewnienie bezpieczeństwa podróżującemu
  • Współpraca z dostawcami usług turystycznych, w tym firmami zarządzającymi podróżami i systemami/narzędziami do rezerwacji online
  • Zapewnienie zadowolenia podróżującym, które może być bezpośrednio skorelowane z zadowoleniem pracowników i utrzymaniem ich w firmie

Jeśli zastosujesz się do każdego powyższego punktu, możesz efektywnie zarządzać kosztami, zwiększyć satysfakcję i bezpieczeństwo podróżujących oraz ulepszyć zasady.

Kompletny przewodnik po zarządzaniu podróżami służbowymi

Jak utworzyć idealne zasady dotyczące podróży?

Idealne zasady dotyczące podróży można przygotować metodą prób i błędów. Najlepszym punktem wyjścia jest przeprowadzenie analizy SWOT.

Po zebraniu informacji od pracowników i współpracowników przeprowadź analizę mocnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats: SWOT). Jest to przydatne narzędzie do uzyskania informacji o stanie obecnym i ustalenia, jakie kroki podjąć dalej. Oto przykład niektórych punktów, które może obejmować analiza SWOT dotycząca zarządzania podróżami:

faster
Mocne strony:
  • Masz jasne zasady dotyczące podróży.
  • Masz dobrze wynegocjowane umowy z dostawcami, takimi jak firmy zarządzające podróżami.
  • Potrzeby Twojej organizacji w zakresie podróży są bardzo przewidywalne, więc planowanie jest łatwe.
cursor-select-circle
Słabe strony:
  • Twoje potrzeby w zakresie podróży szybko się zmieniają, co utrudnia planowanie.
  • W Twojej organizacji brakuje infrastruktury informatycznej umożliwiającej efektywne raportowanie kosztów podróży.
  • Podróżujący w Twojej organizacji nie są przyzwyczajeni do przestrzegania ścisłych zasad dotyczących podróży.
analytics-graph-bar
Szanse:
  • Możesz liczyć, że kierownictwo Twojej firmy wesprze i wdroży nowy/ulepszony program podróży.
  • Twoja organizacja testuje partnerstwo z nowymi dostawcami usług turystycznych.
  • Twoja organizacja jest gotowa do zainwestowania w ulepszoną infrastrukturę raportowania wydatków.
streamline-icon-alert-triangle@140x140
Zagrożenia:
  • Działalność Twojej organizacji wymaga podróży do ryzykownych regionów geopolitycznych lub odległych lokalizacji.
  • Przestarzała technologia utrudnia śledzenie podróżujących.
  • Ceny dla jednego z kluczowych miejsc docelowych są niestabilne ze względu na sytuację polityczną.

Skonsoliduj swoje mocne strony

Po zakończeniu analizy SWOT będziesz wiedzieć, czy program zarządzania podróżami w Twojej organizacji działa już dobrze. Pamiętaj, aby opracować dalsze zasady, które wykorzystają Twoje mocne strony i szanse, jednocześnie próbując zrównoważyć słabości i zagrożenia.

Na przykład jeśli Twoja firma ma już bardzo skuteczne linie komunikacji między podróżującymi a domowym biurem, postaraj się tego nie zakłócać, wprowadzając zbyt skomplikowane nowe zasady raportowania. Jeśli natomiast potrzeby Twojej firmy w zakresie podróży są bardzo przewidywalne, wykorzystaj to jako okazję do negocjowania silniejszego partnerstwa z dostawcami.

W przypadku każdej wyżej wymienionej mocnej strony zastanów się nad sposobami dalszego wykorzystania jej do ulepszania programu podróży w Twojej organizacji. Jeśli na przykład masz na liście silnych stron pozycję „Mamy już skuteczne zasady dotyczące podróży”, rozważ współpracę z działem HR lub działem ds. szkoleń w swojej organizacji, aby w pełni przeszkolić pracowników w zakresie tych zasad i jeszcze bardziej poprawić zgodność z zasadami.

Zrównoważ swoje słabe strony

Słabe strony i zagrożenia wskazane w analizie SWOT pomagają określić obszary, które wymagają poprawy. W miarę możliwości wykorzystaj mocne strony programu podróży, aby zrównoważyć te problemy.

Na przykład jeśli jedną z Twoich szans jest to, że masz wsparcie ze strony kierownictwa swojej firmy, możesz to wykorzystać do zrównoważenia takich słabych stron jak brak zgodności z zasadami. W miarę możliwości wykorzystaj współpracę z wewnętrznymi interesariuszami.

Praca zespołowa jest kluczowa do stworzenia każdego udanego programu podróży. Jeśli Twoja organizacja zmaga się z nadmiernymi zagrożeniami podczas podróży (takimi jak niebezpieczne lub niestabilne miejsca docelowe), z pewnością będziesz potrzebować solidnych zasad dotyczących ubezpieczenia podróżnego, w tym usług podmiotu zapewniającego ochronę podczas podróży.

Pomyśl o wszystkich słabych stronach i szansach, które zostały zidentyfikowane. Teraz zobacz, czy możesz dopasować je do istniejących mocnych stron i szans w celu ich zrównoważenia. Jeśli nie, zastanów się, jakie kroki musisz podjąć, aby zrównoważyć i przezwyciężyć swoje mocne i słabe strony.

Jeśli Twoja organizacja zmaga się z nadmiernymi nieuczciwymi wydatkami na podróże, możesz podjąć następujące kroki:

  1. Przeprowadź ankietę wśród podróżujących lub porozmawiaj z nimi i zobacz, jak możesz poprawić zasady i procedury, aby lepiej odpowiadały ich potrzebom i preferencjom.
  2. Przejrzyj istniejące zasady, aby zobaczyć, co w nich nie sprawdza się.
  3. Rozeznaj się w alternatywach, w tym systemach do rezerwacji online.
  4. Przeprojektuj zasady dotyczące podróży tak, aby były bardziej realistyczne, a jednocześnie nadal zabezpieczały potrzeby biznesowe Twojej firmy. W przypadku każdego zidentyfikowanego kroku zawsze wracaj do swoich mocnych i słabych stron, aby zobaczyć, gdzie już masz potencjalne wsparcie.
Kompletny przewodnik po zarządzaniu podróżami służbowymi

Co to jest zgodność z zasadami dotyczącymi podróży?

Przestrzeganie reguł zapisanych w zasadach dotyczących podróży jest nazywane zgodnością z zasadami dotyczącymi podróży. Twoje obowiązki jako kierownika podróży są ważne przede wszystkim z dwóch powodów:

  1. Zarządzanie wydatkami – utrzymanie wydatków na podróże w ramach budżetu i obniżanie kosztów tam, gdzie to możliwe.
  2. Należyta staranność – zapewnienie przejrzystości działań związanych z podróżami, aby można było monitorować i zapewniać bezpieczeństwo oraz dobre samopoczucie podróżującym. Dotyczy to również kwestii ubezpieczenia podróżnego.

Aby zapewnić zgodność z zasadami dotyczącymi podróży, musisz być realistą i dostosować je do konkretnej sytuacji Twojej firmy. Najlepszym sposobem jest ustalenie elastycznych, realistycznych zasad dotyczących podróży służbowych.

Zasady dotyczące podróży w Twojej firmie będą zależeć od wielu różnych czynników: liczby podróżnych, budżetu i różnych klas podróżujących. Jako menedżer ds. podróży służbowych odpowiadasz za to, aby wydatki na podróże pracowników były zgodne z zasadami dotyczącymi podróży w Twojej firmie. Jak zobaczysz, najważniejsze jest zdefiniowanie skutecznych zasad dotyczących podróży.

7 głównych zadań menedżera ds. podróży służbowych

Menedżer ds. podróży służbowych ma na swoich barkach wiele obowiązków. Najważniejsze z nich to:

1. Bezpośrednie zaangażowanie w rezerwację

Menedżer ds. podróży może być bezpośrednio zaangażowany w rezerwację lub podróżujący mogą dzwonić do zewnętrznego dostawcy, takiego jak biuro podróży służbowych, bądź się z nim kontaktować w celu umówienia usług podróżniczych. Opcje te różnią się w zależności od wielkości firmy i kultury podróży służbowych. Niektóre firmy mają wysoce zdigitalizowaną/zautomatyzowaną kulturę podróży, podczas gdy inne organizują podróże przy użyciu bardziej tradycyjnych metod.

2. Określanie kosztów podróży

Menedżer ds. podróży służbowych musi mieć jasny przegląd tego, w jaki sposób pracownicy wydają pieniądze firmy, aby uzasadnione koszty podróży mogły zostać prawidłowo zwrócone, a wydatki dało się utrzymać w ramach budżetu.

3. Należyta staranność

Masz również obowiązki względem podróżujących. Zasadniczo należyta staranność oznacza prawne i finansowe zobowiązania pracodawcy do zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy. Zawierają się w tym zarówno zwykłe środki ostrożności w miejscu pracy, jak i profilaktyczne badania zdrowotne, szkolenia i odpowiednie ubezpieczenie.

4. Zarządzanie ryzykiem podróży

Podróżujący służbowo są narażeni na wiele różnych zagrożeń, które mogą nie dotykać pracowników niepodróżujących. To sprawia, że obowiązki menedżera ds. podróży z zakresu należytej staranności są szczególnie ważne. Na przykład niepokoje geopolityczne, terroryzm, uprowadzenia lub ekstremalne zjawiska pogodowe są zagrożeniami, które w nieproporcjonalnie dużym stopniu dotykają podróżujących służbowo w porównaniu z innymi pracownikami firmy.

Chronić podróżujących i ich pracodawców przed tymi zagrożeniami mają specjalne ubezpieczenie podróżne.

5. Obserwacja trendów w podróżach biznesowych

Monitorując wydatki na podróże służbowe jako menedżer ds. podróży służbowych, możesz dostrzegać w nich trendy i pomagać swojej firmie wydawać pieniądze bardziej strategicznie. To kolejny sposób, w jaki przyczyniasz się do sukcesu swojej organizacji jako menedżer ds. podróży.

Jeśli zauważysz konkretne trendy w podróżach (takie jak wzrost wydatków dla jakiegoś miejsca docelowego, wydarzenia lub pory roku), Twoja organizacja może to wykorzystać do negocjowania lepszych ofert z dostawcami, których potrzebują Twoi podróżujący.

Ta strategiczna rola zarządzania podróżami staje się coraz ważniejsza, ponieważ tradycyjne zadania zarządzania podróżami (takie jak zbieranie rachunków i zatwierdzanie wydatków) coraz bardziej automatyzuje oprogramowanie do zarządzania podróżami online.

6. Zapewnienie satysfakcji podróżującym i stałego kontaktu

Wiele firm zaczyna dostrzegać wartość podróży służbowych jako sposobu na zapewnienie satysfakcji pracownikom i zatrzymanie ich w firmie. Dodatkowo podróżujący służbowo postrzegają takie podróże jako nagrodę. Ważne jest jednak, aby pracodawcy zapewniali swoim podróżującym odpowiednią ochronę i system wsparcia. Oznacza to przygotowanie jasnych procedur dotyczących tego, co robić w nagłych wypadkach. To z kolei wiąże się z utrzymywaniem otwartych linii komunikacji. Gdy pełnisz stanowisko menedżera ds. podróży służbowych, może być od Ciebie oczekiwana dostępność do kontaktu po godzinach pracy na wypadek, gdyby podróżujący napotkał problem w miejscu docelowym oddalonym o wiele stref czasowych.

7. Przygotowanie planu i myślenie do przodu

Niezależnie tego, czy tworzysz nowy program zarządzania podróżami, czy aktualizujesz istniejący, ważne jest, aby mieć plan działania, w którym zostanie uwzględnione wszystko.

Wykonaj nasze kroki przedstawione tutaj, aby przygotować i wdrożyć możliwie najlepszy program podróży służbowych:

  1. Badania wstępne – dobrym pomysłem jest zebranie szczegółowych informacji, aby uzyskać jasny obraz kultury podróży w Twojej firmie. Oznacza to rozmowę ze współpracownikami i podróżującymi w organizacji w celu określenia, co się sprawdza, a co nie. Wybierz metodę badawczą, która jest skuteczna dla wielkości i struktury Twojej firmy. Narzędzia do przeprowadzania ankiet online to świetna opcja, jeśli chce się dotrzeć do dużej liczby pracowników znajdujących się w różnych lokalizacjach.
  2. Utworzenie lub zaktualizowanie zasad dotyczących podróży. Po zidentyfikowaniu właściwych środków do stworzenia lub ulepszenia zasad dotyczących podróży należy to zapisać. Zalecamy korzystanie z wygodnego narzędzia Visual Travel Policy Builder stworzonego przez Booking.com for Business. To przydatne narzędzie online pomoże Ci wprowadzić zasady w życie bez pomijania żadnych ważnych tematów.

Co to jest zarządzanie kosztami podróży?

Kontrola kosztów jest ważną częścią Twojej pracy jako menedżera ds. podróży służbowych. W wielu organizacjach menedżerowie ds. podróży pełnią nawet oficjalną podwójną rolę jako menedżerowie ds. podróży i wydatków. W zależności od wielkości i struktury organizacji często będziesz ściśle współpracować z innymi działami, takimi jak działy finansów, zaopatrzenia i HR, aby zarządzać sposobem, w jaki pracownicy wydają pieniądze firmy na organizację podróży służbowych.

Twoje zasady dotyczące podróży powinny obejmować reguły dotyczące tego, jak Twoi pracownicy mogą wydawać pieniądze firmy na podróże, jak mają otrzymywać zwrot kosztów podróży i jak Twoja firma śledzi pracowników podczas podróży.

Większość nowoczesnych programów podróży służbowych wykorzystuje oprogramowanie i usługi internetowe do śledzenia wydatków na podróże. Jest to zdecydowanie najskuteczniejsza metoda, a jeśli pracujesz dla dużej firmy, będzie wręcz niezbędna.

Kompletny przewodnik po zarządzaniu podróżami służbowymi

Liczba podróży służbowych w 2023 r. tylko rośnie. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz zarządzać podróżami służbowymi, czy już pracujesz z istniejącymi zasadami, zawsze dobrze jest mieć pod ręką kompletny przewodnik.

Sugerowane artykuły

19.12.22
15 min czytania
Kompletny przewodnik po zasadach dotyczących podróży

Poniższy przewodnik posłuży jako kompletna instrukcja krok po kroku po zasadach dotyczących podróży.

Zarządzanie podróżami służbowymi Rezerwujący / Administratorzy Właściciele małych firm
15.02.23
10 min czytania
Przewodnik po należytej staranności dla podróży służbowych

Zrozumienie należytej staranności dla podróży służbowych jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Przeczyta...

Należyta staranność Rezerwujący / Administratorzy
14.12.22
10 min czytania
Kim jest menedżer ds. podróży służbowych: przewodnik

Przewodnik opisuje rolę menedżera ds. podróży służbowych w optymalizacji podróży, zarządzaniu wydatk...

Zarządzanie podróżami służbowymi Rezerwujący / Administratorzy