Kompletny przewodnik po przestrzeganiu zasad dotyczących podróży
Z tego obszernego przewodnika dowiesz się, czym są zasady dotyczące podróży, jak pilnować ich przestrzegania i zachęcać do ich egzekwowania.
Zasady dotyczące podróży to zasady, które szczegółowo określają, w jaki sposób należy realizować podróże służbowe. Zazwyczaj za tworzenie firmowych zasad dotyczących podróży odpowiedzialny jest menedżer ds. podróży, kierownik ds. HR, zespół prawny lub kierownik biura.
Kluczem do stworzenia dobrych zasad jest znalezienie równowagi pomiędzy interesem firmy a potrzebami pracowników.
Powinny one obejmować całość podróży służbowej – od rezerwacji transportu po budżety na zakwaterowanie i dodatków z tytułu kosztów podróży.
Powszechnym błędem jest przekonanie, że zasady dotyczące podróży dotyczą wyłącznie kosztów. Choć koszty są istotnym elementem, należy pamiętać, że sukces podróży służbowej zależy od wielu innych czynników.
Następnym krokiem po utworzeniu firmowych zasad dotyczących podróży jest zachęcenie pracowników do ich przestrzegania. Opracowaliśmy listę najlepszych praktyk, aby zapewnić zgodność z zasadami Twojej firmy dotyczącymi podróży.
Po utworzeniu zasad dotyczących podróży należy upewnić się, że wszyscy pracownicy będą ich przestrzegać. Poniżej znajdziesz siedem wskazówek, jak upewnić się, że Twoi pracownicy przestrzegają zasad dotyczących podróży.
Twoje obowiązki powinny zaczynać się od należytej staranności. Jedną z głównych zasad jest upewnienie się, że masz na uwadze dobro swoich pracowników i nigdy nie narażasz ich na ryzyko.
Należyta staranność obejmuje wiele elementów. Od nienarażania ludzi na niebezpieczeństwa podczas podróży służbowych – takich jak wysyłanie ich do miejsc wysokiego ryzyka – po upewnianie się, że nie wywierasz presji na swoich ludzi, aby obniżali koszty – na przykład nalegając na dłuższy lot, ponieważ jest tańszy.
Najłatwiejszym sposobem na zapewnienie przestrzegania przez pracowników zasad dotyczących podróży jest przekazywanie ich w jak najbardziej jasny sposób, używając łatwego do zrozumienia języka i unikając języka prawniczego.
Oto kilka prostych rozwiązań, które polecamy:
Czasami najłatwiejszym sposobem przestrzegania zasad jest sporządzenie prostej listy.
Tworząc listę kontrolną krok po kroku i ustalając limity budżetowe, zachęcisz do przestrzegania swojej polityki podróżniczej, a jednocześnie pozwolisz swoim pracownikom odpowiednio zorganizować własne podróże służbowe. To z kolei może pomóc w promowaniu bardziej niezależnego środowiska pracy.
Zapewnij zgodność z zasadami dotyczącymi podróży, ustalając limity budżetu na noc i preferowane kategorie hoteli. Jasno wytłumacz swoim pracownikom, że mogą zarezerwować obiekt co najmniej 3-gwiazdkowy i, na przykład, ustal dzienny budżet.
Pamiętaj też, że niektóre firmy chętnie negocjują i tworzą oferty dostosowane do Twoich podróży służbowych. Aby ułatwić podejmowanie decyzji, sporządź listę tych partnerów.
Nawet jeśli masz jasno określone zasady dotyczące podróży, nie zawsze możesz wszystko kontrolować. Oferując elastyczność, nie tylko odciążasz pracowników, ale także przygotowujesz się na wszelkie zmiany w planach podróży.
Musisz liczyć się z możliwością odwołania rezerwacji, przepełnienia hotelu lub problemami zdrowotnymi pracownika za granicą.
Rozpocznij dyskusję na temat zasad dotyczących podróży w całej firmie i wysłuchaj opinii wszystkich zainteresowanych stron.
Zalecamy ciągłe aktualizowanie zasad i ulepszanie ich w razie potrzeby. W miarę upływu czasu i zdobywania przez firmę doświadczenia w podróżach służbowych łatwiej będzie znaleźć rozwiązania problemów.
Zachęty to świetny sposób na motywowanie pracowników do przestrzegania zasad dotyczących podróży. Możesz rozważyć dystrybucję nadwyżki budżetu na podróże jako roczną premię lub nagradzanie najlepszych praktyk w zakresie podróży i miejsc docelowych odwiedzonych dzięki podróżom służbowym
Zgodność z zasadami dotyczącymi podróży można mierzyć za pomocą liczb — takich jak szacunki budżetowe — oraz wysyłając podróżującym pracownikom kwestionariusz po ich powrocie.
Jednak przestrzeganie zasad dotyczących podróży jest kwestią ważną pod każdym względem. Oto korzyści wynikające z zachęcania przestrzegania tych zasad:
Jak wykorzystanie rozwiązania do zarządzania podróżami służbowymi może zmienić sposób rezerwacji prz...
Przewodnik opisuje rolę menedżera ds. podróży służbowych w optymalizacji podróży, zarządzaniu wydatk...
Poniższy przewodnik posłuży jako kompletna instrukcja krok po kroku po zasadach dotyczących podróży.