De complete gids voor naleving van het reisbeleid

Wat is een reisbeleid?

Een reisbeleid is een geheel van regels die specifiek aangeven hoe zakenreizen moeten worden uitgevoerd. Meestal is de reismanager, HR-manager, het juridische team of de officemanager van een bedrijf verantwoordelijk voor het opstellen van het reisbeleid van een bedrijf.

De sleutel tot het maken van een goed beleid is het vinden van de optimale balans tussen de belangen van het bedrijf en de behoeften van de werknemers.

Wat moet er in een reisbeleid staan?

Een reisbeleid moet gaan over de gehele zakenreis – van het boeken van vervoer tot accommodatie, budgetten en reiskostenvergoedingen.

Een veelgemaakte misvatting is dat het reisbeleid alleen gaat over kosten. Hoewel het een belangrijk element is, moet je er rekening mee houden dat het succes van een zakenreis van veel meer afhangt.

Meestal bevat het reisbeleid de volgende regels:

• Hoe je vluchten, accommodaties, luchthaventransfers en huurauto's kunt boeken voordat je vertrekt
• Hoe je van carsharing gebruik kunt maken als je eenmaal op locatie bent
• Wat het dagbudget is voor eten en incidentele kosten
• Wat de gedragsregels zijn tijdens een zakenreis
• Van welke personen er toestemming nodig is voor het organiseren van een zakenreis
• Wat je moet voorbereiden voor wanneer je op de plaats van bestemming bent, zoals bijvoorbeeld documenten, geschenken of het boeken van vergaderzalen
• Wat de verantwoordelijkheden van de reizende werknemer zijn, bijvoorbeeld het activeren van roaming of het afsluiten van een reisverzekering

Na het opstellen van een zakelijk reisbeleid, is de volgende stap het stimuleren van medewerkers om hieraan te voldoen. Hieronder hebben we een lijst samengesteld met de best practices die je kunt volgen om ervoor te zorgen dat het reisbeleid wordt nageleefd.

7 manieren om te zorgen voor naleving van het reisbeleid

Na het opstellen van het reisbeleid, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen binnen het bedrijf zich aan dit beleid houdt. Hieronder vind je zeven adviezen over hoe je ervoor kunt zorgen dat je medewerkers het reisbeleid naleven.

1. Wees je bewust van je zorgplicht

Je verantwoordelijkheden moeten beginnen bij je zorgplicht. Een van de belangrijkste regels bij het naleven van het reisbeleid is er zeker van te zijn dat je het welzijn van je werknemers in gedachten hebt en dat je ze nooit in gevaar brengt.

Zorgplicht omvat veel elementen. Van mensen niet blootstellen aan gevaren tijdens zakenreizen – door ze bijvoorbeeld niet naar risicovolle locaties te sturen – tot ervoor zorgen dat je je mensen niet onder druk zet om kosten te besparen – door bijvoorbeeld niet aan te dringen om een langere vlucht te nemen omdat dat goedkoper is.

2. Communicatie is zeer belangrijk

De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat mensen je reisbeleid naleven, is door het zo duidelijk mogelijk te communiceren. Dit doe je door gebruik te maken van gemakkelijk te begrijpen taal en door juridisch jargon te vermijden.

Een paar eenvoudige oplossingen die we aanbevelen zijn:

1. Houd elk kwartaal een sessie met het hele bedrijf om hun kennis op te frissen
2. Plan voorbereidende vergaderingen met degene die op zakenreis gaat
3. Voeg de nodige informatie toe in je onboarding-programma

3. Maak een gemakkelijk te volgen checklist

Soms is de gemakkelijkste manier om verschillende regels te volgen, een eenvoudige checklist samen te stellen.

Het maken van een stapsgewijze lijst en het definiëren van de limieten voor een budget moedigt niet alleen de naleving van het reisbeleid aan, maar stelt je werknemers ook in staat om hun eigen zakenreizen goed te regelen. Dit kan dan ook weer bijdragen aan een meer onafhankelijke werkomgeving.

4. Definieer de limieten en maak een lijst met aanbieders

Het definiëren van de budgetlimiet per nacht en de hotelcategorie helpt ervoor te zorgen dat het reisbeleid wordt nageleefd. Maak duidelijk dat je medewerkers een hotel van minimaal 3* kunnen boeken en geef bijvoorbeeld een dagelijks budget aan.

Ook zijn sommige bedrijven bereid om te onderhandelen en om specifieke aanbiedingen voor je zakelijke zakenreizen te creëren. Maak een lijst met partners waarmee het bedrijf een samenwerking heeft, zodat het besluitvormingsproces eenvoudiger wordt.

5. Wees flexibel in je reisbeleid

Zelfs met een reisbeleid heb je niet altijd alles onder controle. Door je beleid flexibel te houden, haal je niet alleen de druk weg bij de werknemers, maar zorg je er ook voor dat je voorbereid bent op eventuele wijzigingen in het reisschema.

Je moet rekening houden met de mogelijkheid dat boekingen worden geannuleerd, het hotel overboekt is of een medewerker gezondheidsklachten krijgt in het buitenland.

6. Luister naar feedback

Open de discussie over het reisbeleid voor het hele bedrijf en luister naar feedback van alle belanghebbenden.

Het wordt aanbevolen om je beleid altijd up-to-date te houden en indien nodig te verbeteren. Naarmate de tijd verstrijkt en je bedrijf meer ervaring opdoet met zakenreizen, kunnen er makkelijker oplossingen worden gevonden voor problemen.

7. Stimuleer werknemers voor een goede naleving van het reisbeleid

Stimulansen zijn een goede manier om werknemers aan te moedigen om een reisbeleid te volgen en na te leven. Je kunt overwegen om het overtollige reisbudget te verdelen als een jaarlijkse bonus of om bijvoorbeeld de beste reismethodes van werknemers te delen, of de leukste bestemmingen waar werknemers op zakenreis naartoe zijn geweest.

Naleving van het reisbeleid meten en de gevolgen als het niet nageleefd wordt

Je kunt de naleving van het reisbeleid meten door naar de cijfers te kijken van bijvoorbeeld de kostenbegroting, en door werknemers die op zakenreis zijn geweest bij terugkeer een vragenlijst te sturen.

Maar naleving van het reisbeleid is in alle opzichten een belangrijk element. De voordelen van het stimuleren ervan zijn:

1. De zorgplicht wordt zichtbaar. Als werknemers je reisbeleid naleven, kan dat zelfs in hun eigen belang zijn. De regels zijn er voor hun eigen veiligheid. Door werknemers zich eraan te laten houden, zorg je dus voor ze.
2. Er is transparantie en je kunt betere prognoses maken. Als je op voorhand weet dat je beleid zal worden gerespecteerd, kun je onaangename verrassingen voorkomen en prognoses voor budget en planning maken.
3. Te hoge uitgaven worden vermeden. Reisbeleid is er specifiek om richtlijnen te bieden voor budgetuitgaven. Als je je medewerkers niet aanmoedigt zich aan het reisbeleid te houden, bestaat het risico dat zij te veel uitgeven aan hun zakenreizen.
4. Een solide manier van werken. Door zich aan het reisbeleid te houden, kunnen mensen hun zakenreis makkelijker en op een meer gestructureerde manier organiseren. Je helpt ze niet alleen bij het nemen van de beslissing bij het boeken van hun reis, maar geeft ze ook de kans om zich te concentreren op het zakelijke deel van de reis.