Wdrożenie ubezpieczenia podróży służbowych jest jednym ze sposobów na złagodzenie skutków finansowych lub innych nieoczekiwanych i niekorzystnych zdarzeń związanych z podróżami służbowymi, zapewniając spokój ducha Tobie i Twoim pracownikom podczas podróży.
Ubezpieczenie podróży biznesowych lub służbowych może pomóc złagodzić stres związany z nagłymi zmianami w podróży i ochronić wszystkie strony przed ewentualnymi stratami.
Te nieoczekiwane zmiany wykraczają daleko poza odwołanie lotu czy opóźnienie dotarcia bagażu. Bez ubezpieczenia podróży służbowych wszelkie bezzwrotne opłaty, które zostały już uiszczone, zostaną utracone niezależnie od przyczyny zmian, na przykład istniejącej choroby, z powodu której lekarz zalecił odwołanie podróży. Jest to szczególnie ważne dla małych firm.
Czym jest ubezpieczenie podróży służbowych?
Podróżujący w interesach dobrze znają wszystkie elementy podróży służbowej, które mogą pójść nie tak, jak na przykład odwołanie lotu, zagubienie bagażu czy opóźnienia związane z pogodą. Niezależnie od tego, czy jest to podróż po kraju, czy za granicę, podróżujący muszą być przygotowani na pewne niedogodności podczas podróży. Szczególnie z punktu widzenia podróżujących służbowo opóźnienie w podróży może oznaczać coś więcej niż tylko niedogodności. Może to mieć konsekwencje biznesowe, takie jak niewykorzystane możliwości sprzedaży lub rozczarowani klienci.
Ubezpieczenie podróży służbowych może obejmować koszty leczenia w nagłych wypadkach, odwołanie i przerwanie podróży związane z pracą lub jej utratą, usługi pomocy w podróży, uszkodzenie i utratę sprzętu firmowego, opóźnienie dostarczenia bagażu i wiele innych. Ubezpieczenia podróży służbowych zazwyczaj zawierają zapisy dotyczące zarówno opieki medycznej, jak i utraty lub uszkodzenia mienia.
Jeśli utrudnienia w podróży spowodują obciążenia finansowe lub zmiany w harmonogramie, większość podróżujących ma pewność, że ich pracodawcy pokryją te koszty i zadbają o wszelkie dodatkowe potrzeby. W związku z tym potrzeby ubezpieczeniowe podróży służbowych mogą różnić się od potrzeb przeciętnego podróżującego.
Jak działa ubezpieczenie podróży służbowej?
Podobnie jak ubezpieczenie turystyczne, ubezpieczenie podróży służbowych można wykupić jednorazowo, na pojedynczą podróż, lub na zasadzie polisy ogólnej wykupionej przez firmę na wszystkie podróże w ciągu roku.
Polisa ogólna jest bardziej opłacalną opcją dla firm, które wysyłają wielu pracowników w podróże służbowe. W przypadku ogólnych polis ubezpieczeniowych Twoja firma płaci miesięczną lub roczną składkę w zależności od poziomu ryzyka.
Rodzaje ubezpieczeń podróży służbowych
Zazwyczaj istnieją dwie kategorie ubezpieczeń podróży służbowych, w ramach których zawierane są polisy. Te kategorie to podróże krajowe i międzynarodowe.
Są one dalej podzielone na ubezpieczenie pojedynczej podróży, obejmujące jedynie podróż od daty rozpoczęcia do daty zakończenia pojedynczej podróży, oraz ubezpieczenie na wiele podróży, obejmujące wszystkie podróże odbywane w ustalonych ramach czasowych, takich jak sześć miesięcy, rok itp. dla firm.
Ubezpieczenie podróży służbowych powinno obejmować następujące elementy:
- Koszty leczenia
- Utrata lub uszkodzenie mienia
- Przerwy w podróży, odwołania i opóźnienia
- Bagaż
- Kradzież tożsamości
- Ubezpieczenie na życie
- Bezpieczeństwo
- Gadżety osobiste
Dlaczego Twoja firma potrzebuje ubezpieczenia podróży służbowych?
Każdy podróżujący w pewnym momencie spotkał się z odwołaniem lotu i opóźnieniem dostarczenia bagażu. W przypadku wyjazdów międzynarodowych pojedyncza podróż może być zagrożona, jeśli obejmuje ona kilka międzylądowań. Istnieje jednak wiele innych zagrożeń, które mogą mieć wpływ na podróże służbowe i w konsekwencji negatywnie oddziaływać na biznes. Mogą one obejmować:
- Opóźnienia lotów i odwołania w ostatniej chwili powodują, że podróżujący nie zdążą na ważne spotkania.
- Kontuzja lub inny problem zdrowotny, który zmusza podróżujących do odwołania lub przełożenia planowanej podróży.
- Trudne warunki pogodowe mogą zakłócić przebieg podróży i uniemożliwić podróżującym dotarcie na czas do celu.
- Poważna choroba podczas podróży może wiązać się z koniecznością zorganizowania ewakuacji medycznej w nagłych wypadkach lub nawet zmianą trasy podróży w ostatniej chwili, aby podróżujący mógł wyjechać z kraju i wrócić do domu.
- Bagaż rejestrowany zawierający ważny sprzęt biznesowy, materiały do prezentacji lub przedmioty osobiste, takie jak karty kredytowe, nie dociera na czas lub zostaje skradziony.
Biorąc pod uwagę dynamiczną, nieprzewidywalną naturę branży turystycznej, nie jest to kwestia tego, czy to się stanie, ale kiedy to nastąpi. Ubezpieczenie podróży służbowych może zwrócić Ci pieniądze wydane na podróż samolotem lub hotele, które nie podlegają zwrotowi. Może również pokryć koszty leczenia w nagłych wypadkach, kiedy Twoi ludzie są w drodze. Kluczem jest upewnienie się, że posiadasz odpowiedni rodzaj ubezpieczenia podróży służbowej.
Co powinno obejmować ubezpieczenie podróży służbowych?
Specjalna polisa ubezpieczeniowa Twojej firmy na czas podróży służbowej musi obejmować wszystkie rodzaje ryzyka, na które narażeni są pracownicy podczas podróży. Różni się to znacznie w zależności od firmy. Dlatego wybierając ubezpieczenie podróży służbowej dla swojej firmy, szukaj ubezpieczyciela, który oferuje elastyczne, dostosowane do potrzeb firmy pakiety ubezpieczeń.
Poniżej znajduje się lista najczęstszych i najważniejszych zagadnień, które Twoja firma będzie chciała uwzględnić w polisie ubezpieczeniowej na podróż służbową. Są to zazwyczaj kwestie, których nie obejmują w pełni istniejące polisy ubezpieczeniowe Twojej firmy od odpowiedzialności cywilnej pracodawcy ani ubezpieczenia zdrowotne.
1. Uzupełnienie kosztów leczenia za granicą- Dzięki polisie ubezpieczeniowej na czas podróży służbowej możesz ubezpieczyć pracowników od kosztów leczenia za granicą, których nie pokryje normalne ubezpieczenie firmy. W krajach takich jak Stany Zjednoczone koszty leków i opieki zdrowotnej dla pracowników poszkodowanych w pracy są wyższe.
2. Wyznaczona placówka medyczna- Wiele firm ubezpieczeniowych oferujących ubezpieczenia podróży służbowych współpracuje z placówkami świadczącymi usługi medyczne w nagłych wypadkach lub z siecią sprawdzonych, lokalnych pracowników służby zdrowia. W ten sposób ubezpieczeni pracownicy mają łatwiejszy dostęp do niezawodnej opieki zdrowotnej w razie nagłego wypadku podczas pracy za granicą. Ta usługa zapewnia spokój ducha i gwarantuje, że pracownicy otrzymają odpowiednią pomoc medyczną wtedy, kiedy jej najbardziej potrzebują.
3. Ewakuacja- Jeśli pracownik musi nagle wrócić do domu z powodu nagłego wypadku (medycznego), klęski żywiołowej lub innego nieprzewidzianego zdarzenia, koszty podróży mogą być wysokie. Jest to szczególnie ważne, gdy pracownik musi być ewakuowany z odległego miejsca. Ubezpieczenie podróży służbowych może w takich przypadkach pokryć koszty specjalnego przygotowania podróży.
4. Sprowadzenie zwłok- W przypadku smutnej sytuacji, gdy pracownik umrze podczas pracy za granicą, sprowadzenie jego zwłok do kraju może wiązać się ze znacznymi kosztami, za które może odpowiadać Twoja firma. Podobnie jak w przypadku ewakuacji, polisa ubezpieczeniowa Twojej firmy może pokryć te niespodziewane wydatki.
5. Bagaż i własność firmy- Kradzież lub zagubienie bagażu, w tym kosztownej własności firmy, takiej jak laptopy, biznesplany czy prototypy, może spowodować poważne komplikacje dla Twojej firmy. Upewnij się, że Twój ubezpieczyciel podróży służbowej zwróci Ci za to pieniądze.
6. Koszty opóźnienia podróży - Jeśli podróż pracownika zostanie nieoczekiwanie opóźniona, ubezpieczenie podróży służbowej Twojej firmy może pokryć koszty jego dodatkowego zakwaterowania, posiłków oraz koszty alternatywnego transportu.
7. Dodatkowe ubezpieczenie wynajmu pojazdu - Jeśli Twój pracownik ulegnie wypadkowi w wynajmowanym pojeździe, typowe ubezpieczenie wynajmu pokryje tylko pewną część szkód. Wszelkie dodatkowe koszty może pokryć firmowe ubezpieczenie podróży służbowej. Może to być bardzo korzystne, jeśli Twoja firma regularnie wynajmuje pojazdy do transportu swoich pracowników i materiałów za granicą.
8. Odpowiedzialność - Jeśli pracownik spowoduje szkody lub obrażenia podczas wykonywania pracy (na przykład podczas obsługi maszyn lub pojazdów), Twoja firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności. Jeśli szkoda zostanie wyrządzona podczas pobytu pracownika za granicą, zwykłe ubezpieczenie firmy od odpowiedzialności cywilnej może nie pokryć wszystkich kosztów. Ubezpieczenie podróży służbowych może obejmować dodatkową ochronę przed takimi lukami w regularnej ochronie firmy przed odpowiedzialnością.
9. Odwołanie - Transport alternatywny: Jeśli wyjazd musi zostać odwołany z powodu choroby, wypadku lub innych nieprzewidzianych okoliczności, Twoja firma może zostać poważnie obciążona kosztami niewykorzystanych biletów i noclegów. Podobnie jak w przypadku ubezpieczenia turystycznego dla osób indywidualnych, ubezpieczenie podróży służbowych zapewnia firmie zwrot kosztów w takich przypadkach. Jeśli lot lub inna forma przewozu pracownika zostanie odwołana w drodze na wydarzenie związane z pracą, ubezpieczyciel może zapewnić mu alternatywny transport.
10. Zastępstwo - Jeśli podróżujący pracownik musi zostać zastąpiony w środku projektu, na przykład z powodu wypadku przy pracy, ubezpieczenie podróży służbowych Twojej firmy może pokryć koszty wysłania pracownika zastępczego.
11. Koszty wznowienia pracy - Jeśli pracownik wrócił do domu z powodu nagłego wypadku (medycznego), ubezpieczenie biznesowe Twojej firmy może pokryć dodatkowe koszty powrotu tego pracownika do pracy za granicą, gdy wróci do zdrowia.
12. Odszkodowania dla pracowników zagranicznych - Zobowiązania prawne pracodawcy wobec pracowników mogą się znacznie różnić w zależności od kraju. Jeśli pracownik ulegnie wypadkowi podczas pracy za granicą, pracodawca może być odpowiedzialny za dodatkowe koszty lub może zostać pociągnięty do odpowiedzialności prawnej, która nie miałaby zastosowania, gdyby pracownik był w kraju. Ubezpieczenie podróży służbowych może uchronić pracodawcę przed tymi dodatkowymi kosztami.
13. Opieka nad rodziną podróżującego - Ubezpieczenie podróży służbowych może również zapewnić ubezpieczonemu pracownikowi świadczenia na wypadek, gdy podróżuje on w czasie, gdy umiera jego współmałżonek lub gdy w jego rodzinie wystąpi nagły wypadek (medyczny).
Jak wybrać ubezpieczenie podróży służbowej
Osoby, które regularnie rezerwują podróże służbowe, lepiej niż ktokolwiek inny rozumieją, że firma powinna wykazać należytą staranność, aby dbać o wszystkich swoich pracowników, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
Należyta staranność polega na zapewnieniu bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy, nawet gdy pracownicy przemierzają świat. Międzynarodowe podróże służbowe dają firmom bezprecedensowe możliwości rozwoju i sukcesu.
Jednak wiążą się również z wyjątkowym ryzykiem – zarówno dla zdrowia i bezpieczeństwa poszczególnych pracowników, jak i dla interesów finansowych Twojej firmy. Jak na przykład niespodziewana kontuzja może wpłynąć na kolegę, który podróżuje do obcego kraju, gdzie placówki medyczne są trudniej dostępne niż w domu?
Albo jak niespodziewane opóźnienie w podróży może spowodować utratę przychodów Twojej firmy. Kluczowe jest rozważenie wszystkich możliwych negatywnych skutków w oparciu o doświadczenia z przeszłości osób podróżujących służbowo w Twojej firmie. Dlatego ważne jest, by badać je za pomocą ankiet i dokumentować dotychczasowe doświadczenia podróżujących.
Sprawdź te 3 czynniki przy wyborze ubezpieczenia podróży służbowej:
- Co jest wliczone
- Kwoty i ceny
- Ubezpieczenie
Należy pamiętać o następujących czynnikach przy wyborze ubezpieczenia podróży służbowej:
- Częstotliwość podróży
- Cel podróży
- Długość podróży
- Wiek podróżującego
- Warunki zdrowotne podróżującego
- Zakres ubezpieczenia
- Dodatkowe opcje
- Historia obsługi i roszczeń
Ubezpieczenie podróży służbowych jest bardzo ważne dla firm, zwłaszcza dla małych firm. Ubezpieczenie od tego ryzyka zapewnia dodatkową ochronę przed stratami finansowymi, co z kolei może pomóc uniknąć poważnych szkód biznesowych podczas podróży.
