Avere un'assicurazione sui viaggi di lavoro è un modo per mitigare gli impatti, economici o di altro tipo, degli eventi imprevisti e avversi associati a questo tipo di viaggi, garantendo la massima tranquillità a te e ai tuoi dipendenti quando viaggiano.

L'assicurazione per i viaggi di lavoro o aziendali può contribuire ad alleviare lo stress di dover affrontare cambiamenti improvvisi in viaggio e proteggere tutte le parti da eventuali perdite.

Queste modifiche impreviste vanno ben oltre la cancellazione del volo o il ritardo nella consegna dei bagagli. Senza l'assicurazione viaggi aziendale, tutte le spese non rimborsabili già pagate andranno perse indipendentemente dalla causa delle eventuali modifiche, come per esempio una condizione medica esistente per la quale un medico consiglia di annullare il viaggio. Ciò è particolarmente importante per le aziende piccole.

Cos'è l'assicurazione per viaggi di lavoro?

I viaggiatori business sanno bene quanti aspetti di un viaggio di lavoro possono andare storti, come la cancellazione del volo, lo smarrimento dei bagagli e i ritardi dovuti alle condizioni meteorologiche. Che si tratti di viaggi nazionali o internazionali, è essenziale che i viaggiatori siano preparati a un certo livello di disagio durante i loro viaggi. In particolare, per chi viaggia per lavoro i ritardi possono comportare molto più di semplici disagi. Infatti, possono esserci anche conseguenze a livello di business, come opportunità di vendita mancate o clienti delusi.

L’assicurazione per i viaggi di lavoro può coprire le spese mediche di emergenza, le cancellazioni e le interruzioni dei viaggi legate al lavoro e alla perdita del lavoro, i servizi di assistenza di viaggio, i danni e lo smarrimento delle apparecchiature aziendali, i ritardi nella consegna dei bagagli e molto altro ancora. Le polizze di viaggio assicurative aziendali in genere includono disposizioni sia per l'assistenza medica che per la perdita o i danni alla proprietà.

Se le interruzioni dei viaggi comportano oneri finanziari o modifiche agli orari, la maggior parte dei viaggiatori business ha la certezza che il proprio datore di lavoro coprirà tali costi e si occuperà di eventuali esigenze aggiuntive correlate. Infatti, le esigenze assicurative dei viaggiatori aziendali possono differire da quelle della normale polizza completa del viaggiatore singolo.

Come funziona l'assicurazione per i viaggi d'affari?

Come l'assicurazione per i viaggi di svago, quella per i viaggi business può essere acquistata una tantum, per coprire un singolo viaggio, o su base “globale”, per assicurare tutti i viaggi effettuati dai dipendenti dell’azienda durante l'intero anno.

L'assicurazione globale è l'opzione più conveniente per le aziende che inviano molti dipendenti in viaggio di lavoro. Con una polizza assicurativa globale, la tua azienda paga un premio mensile o annuale in base al suo livello di rischio.

Tipi di assicurazione per i viaggi di lavoro

In genere, esistono due categorie di assicurazioni per viaggi business in base alle quali vengono stipulate le polizze. Queste categorie sono relative a viaggi nazionali e internazionali.

Queste sono ulteriormente suddivise in assicurazioni singole, che coprono solo un viaggio dalla data di inizio alla data di fine, e assicurazioni per viaggi multipli, che coprono tutti i viaggi effettuati entro un periodo di tempo prestabilito, come sei mesi, un anno, ecc.

L'assicurazione per i viaggi di lavoro dovrebbe coprire quanto segue:

  • Spese mediche* Perdita o danni alla proprietà
  • Interruzioni, cancellazioni e ritardi nei viaggi
  • Bagagli
  • Furto d’identità
  • Assicurazione sulla vita
  • Sicurezza
  • Gadget personali

Perché la tua azienda ha bisogno di un'assicurazione per i viaggi di lavoro?

Ogni viaggiatore prima o poi ha a che fare con cancellazioni e ritardi nella consegna dei bagagli. Un singolo viaggio può essere compromesso se ci sono più scali internazionali. Tuttavia, esistono molti altri rischi che possono influire sui viaggi di lavoro e di conseguenza avere un impatto negativo anche sul successo aziendale. Questi potrebbero includere:

  1. I ritardi dei voli e le cancellazioni dell'ultimo minuto, che possono far perdere riunioni importanti.
  2. Un infortunio o un'altra condizione medica che porti alla cancellazione o alla riprogrammazione del viaggio.
  3. Condizioni meteorologiche avverse, che possono interrompere il percorso del viaggio, impedendo ai viaggiatori di arrivare a destinazione in tempo.
  4. Una malattia grave durante il viaggio, che potrebbe portare a un trasferimento medico di emergenza o anche a una modifica dell'ultimo minuto per far uscire dal Paese la persona coinvolta e riportarla a casa.
  5. Il furto o il ritardo nella consegna del bagaglio da stiva contenente importanti attrezzature aziendali, materiali di presentazione o oggetti personali, come carte di credito.

Data la natura dinamica e imprevedibile del settore dei viaggi, non è questione di se accadrà, ma di quando accadrà. L'assicurazione per viaggi di lavoro può rimborsarti le spese non rimborsabili per aerei o hotel. Può anche rimborsare i costi delle cure mediche di emergenza durante il viaggio. La cosa più importante è assicurarsi di avere il giusto tipo di piano assicurativo per i viaggi aziendali.

Cosa dovrebbe coprire l’assicurazione per i viaggi aziendali?

La polizza assicurativa specifica per i viaggi di lavoro della tua azienda deve coprire tutti i rischi scoperti a cui sono esposti i dipendenti quando viaggiano. La copertura varia notevolmente da un'azienda all'altra. Quindi, quando scegli una polizza assicurativa per i viaggi di lavoro per la tua azienda, cercane una che offra pacchetti di copertura personalizzabili e flessibili.

Di seguito è riportato un elenco degli argomenti più comuni e importanti che la tua azienda deve considerare nella sua polizza assicurativa per i viaggi di lavoro. Si tratta in genere di aree che le attuali polizze di assicurazione sanitaria e di responsabilità del datore di lavoro non coprono già completamente.

1. Spese mediche estere supplementari - Con una polizza assicurativa per i viaggi di lavoro puoi assicurare i dipendenti per le spese mediche all’estero che la normale assicurazione della tua azienda non rimborserà. Queste includono l'aumento dei costi dei farmaci e dell'assistenza sanitaria per i dipendenti infortunati sul lavoro in paesi come gli Stati Uniti.

2. Fornitore sanitario - Molte compagnie di assicurazione per i viaggi di lavoro collaborano con un fornitore di assistenza sanitaria di emergenza o con una rete di professionisti sanitari locali controllati. In questo modo, i dipendenti assicurati hanno un accesso più facile a un'assistenza sanitaria affidabile in caso di emergenza mentre lavorano all'estero. Questo servizio offre tranquillità e garantisce che i dipendenti ricevano cure mediche adeguate quando ne hanno più bisogno.

3. Trasferimento - Se un dipendente deve tornare improvvisamente a casa per un'emergenza medica, un disastro naturale o un altro evento imprevisto, i costi di viaggio possono essere considerevoli. Ciò è particolarmente vero se il dipendente deve essere trasferito da una località remota. In questi casi, l'assicurazione per i viaggi di lavoro può coprire i costi per accordi di viaggio speciali.

4. Rimpatrio della salma - Nel triste caso in cui un dipendente muoia mentre lavora all'estero, la restituzione della salma al paese di origine può comportare notevoli costi di cui l'azienda potrebbe dover farsi carico. Come per i trasferimenti di emergenza, la polizza assicurativa dell’azienda può assorbire queste spese impreviste.

5. Bagagli e proprietà aziendali - Il furto o lo smarrimento dei bagagli, compresi costosi beni aziendali (come computer portatili, business plan o prototipi), può comportare gravi problemi per l'azienda. Verifica che la tua assicurazione per i viaggi di lavoro rimborsi anche questi costi.

6. Spese per ritardi durante il viaggio - Se il viaggio di un dipendente subisce un ritardo inaspettato, l'assicurazione per i viaggi di lavoro della tua azienda può coprire i costi aggiuntivi per alloggio, pasti e trasporto.

7. Assicurazione supplementare per veicoli a noleggio - Se un dipendente ha un incidente a bordo di un veicolo a noleggio, di solito l'assicurazione dell’auto a noleggio copre solo fino a un determinato importo dei danni. L'assicurazione per i viaggi di lavoro della tua azienda può coprire eventuali costi aggiuntivi. Ciò può essere estremamente utile se la tua azienda noleggia regolarmente veicoli per trasportare dipendenti e materiali all'estero.

8. Responsabilità civile aziendale - Se un dipendente causa danni o lesioni ad altri durante il lavoro (per esempio, mentre utilizza macchinari o un veicolo), la tua azienda può essere ritenuta responsabile. Se questo danno si verifica mentre il dipendente è all'estero, la normale assicurazione di responsabilità civile dell’azienda potrebbe non coprire completamente i costi. L'assicurazione per i viaggi di lavoro può includere una copertura aggiuntiva per eventuali lacune nella normale protezione di responsabilità civile dell’azienda.

9. Cancellazione - Trasporto alternativo: Se un viaggio deve essere annullato per malattia, incidente o altre circostanze impreviste, l’azienda potrebbe pagare biglietti e alloggi che poi non verranno utilizzati. Come per l'assicurazione per i viaggi di svago per privati, quella per i viaggi di lavoro rimborsa l'azienda in tali casi. Se il volo o un altro trasporto usato da un dipendente viene cancellato mentre si reca a un evento di lavoro, la tua compagnia assicurativa per i viaggi di lavoro può fornire un mezzo di trasporto alternativo.

10. Personale alternativo - Se un dipendente in viaggio deve essere sostituito nel bel mezzo di un progetto, a causa per esempio, di un infortunio sul lavoro, l'assicurazione per i viaggi business dell’azienda può coprire i costi per inviare un dipendente sostitutivo.

11. Ripresa delle spese di incarico - Se un dipendente è tornato a casa per un'emergenza medica, l'assicurazione aziendale può coprire i costi aggiuntivi del rimpatrio dall'estero dopo la guarigione.

12. Retribuzione dei lavoratori stranieri - Gli obblighi legali nei confronti dei propri dipendenti possono variare notevolmente da un Paese all'altro. Se un dipendente subisce un infortunio mentre lavora all'estero, i datori di lavoro possono essere responsabili di costi aggiuntivi o essere oggetto di azioni legali che non si applicherebbero se accadessero nel Paese di origine. L'assicurazione per i viaggi business può proteggere i datori di lavoro da questi costi aggiuntivi.

13. Assistenza alla famiglia dei dipendenti in viaggio di lavoro - L'assicurazione per i viaggi business può anche fornire supporto al lavoratore assicurato nel caso in cui durante il viaggio di lavoro si verifichi il decesso del coniuge o un'emergenza medica in famiglia.

Come scegliere l’assicurazione per i viaggi di lavoro

Chi prenota regolarmente viaggi di lavoro capisce meglio di chiunque altro che la propria azienda è responsabile per ilDuty of Care di tutti i dipendenti, ovunque si trovino.

Il Duty of Care consiste nel garantire un ambiente di lavoro sano e sicuro, anche quando i dipendenti sono in giro per il mondo. I viaggi di lavoro internazionali offrono alle aziende opportunità di crescita e successo senza precedenti.

Tuttavia, comportano anche rischi specifici, sia per la salute e la sicurezza del singolo dipendente, che per gli interessi economici dell'azienda. Per esempio, che impatto può avere un infortunio imprevisto su un collega che viaggia in un paese straniero dove le strutture mediche potrebbero essere meno accessibili rispetto a quelle di casa?

Oppure, in che modo un ritardo imprevisto può comportare una perdita di entrate per la tua azienda? È fondamentale considerare ogni possibile esito negativo sulla base delle esperienze passate di chi viaggia per lavoro. Pertanto, è importante saperne di più tramite sondaggi e documentare le esperienze passate dei viaggiatori.

Controlla questi 3 fattori quando scegli la tua assicurazione per i viaggi aziendali:

  1. Cosa è incluso
  2. Preventivi e tariffe
  3. Copertura

Tieni a mente questi fattori quando scegli l’assicurazione per i viaggi business:

  • Frequenza del viaggio
  • Destinazione
  • Durata del viaggio
  • Età del viaggiatore
  • Condizioni di salute del viaggiatore
  • Portata della copertura
  • Opzioni aggiuntive
  • Cronologia dei servizi e dei sinistri

L’assicurazione per i viaggi di lavoro è di grande importanza per le aziende, in particolare per quelle di piccole dimensioni. La copertura di questi rischi garantisce un ulteriore livello di protezione contro le perdite economiche, e può aiutare a evitare gravi ripercussioni aziendali durante i viaggi.

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