Adquirir un seguro de viaje de negocios es una manera de mitigar los efectos –financieros o de otro tipo– de los sucesos inesperados y adversos relacionados con los viajes de negocios, lo que te aporta tranquilidad y se la aporta también a tus empleados cuando viajan.
El seguro para viajes de empresa o de negocios puede ayudar a rebajar el estrés de lidiar con cambios repentinos en los viajes y a proteger a todas las partes contra posibles pérdidas.
Estos cambios inesperados van mucho más allá de cancelaciones de vuelos o retrasos en la entrega del equipaje. Sin seguro de viajes de empresa, todo gasto no reembolsable que hayas pagado se perderá sin que importe cual sea la causa de los cambios, que puede ser, por ejemplo, que un médico te aconseje cancelar el viaje por un problema de salud existente. Eso es especialmente importante para pequeñas empresas.
¿Qué es un seguro de viaje de negocios?
Quienes viajan por negocios conocen bien todos los aspectos de un viaje de trabajo que pueden salir mal, como cancelaciones de vuelos, pérdida de equipaje y retrasos debidos al estado del tiempo. Tanto en los viajes nacionales como al extranjero, es fundamental que las personas que viajan estén preparadas para un cierto grado de contrariedad mientras lo hacen. Para quienes viajan por negocios en particular, un retraso en el viaje puede conllevar mucho más que simples molestias. Pueden darse consecuencias comerciales, como posibles ventas perdidas o clientes disgustados.
Un seguro para viajes de negocios puede cubrir gastos médicos de urgencia, cancelaciones e interrupciones de viajes relacionadas con el trabajo y la pérdida del empleo, servicios de asistencia en viaje, daños y pérdidas del equipamiento de la empresa, retrasos en la entrega del equipaje y muchos otros casos. Las pólizas de viaje de los seguros de empresa suelen incluir coberturas de atención médica y de pertenencias dañadas o perdidas.
Si las alteraciones del viaje generan costes económicos o cambios de horario, la mayoría de las personas cuentan con la tranquilidad de que su empresa cubrirá esos costes y se ocupará de cualquier necesidad adicional derivada de la situación. Por eso, las necesidades de un seguro para viajes de empresa pueden no ser las que cubra la póliza ampliada del viajero medio.
¿Cómo funciona un seguro de viaje de negocios?
Al igual que un seguro para viajes de placer, un seguro para viajes de negocios se puede adquirir para cubrir un solo viaje o todos los viajes que haga el personal de tu empresa a lo largo del año.
El seguro general es una opción más económica para empresas con muchas personas que viajen por negocios. Con un seguro general, tu empresa paga una prima mensual o anual determinada en función de su nivel de riesgo.
Tipos de seguro para viajes de negocios
Habitualmente, las pólizas se crean atendiendo a dos tipos de seguros para viajes comerciales. Esos tipos son los viajes nacionales y los internacionales.
La clasificación de esos tipos se divide, además, en seguro para un solo viaje, cubierto solamente desde la fecha de inicio hasta la del final; y seguro para múltiples viajes, que cubre todos los viajes efectuados por motivo de negocios dentro de un plazo fijo, como seis meses, un año, etc.
El seguro para viajes de negocios debería cubrir lo siguiente:
- Gastos médicos
- Pertenencias perdidas o dañadas
- Interrupciones, cancelaciones y retrasos durante el viaje
- Equipaje
- Usurpación de identidad
- Seguro de vida
- Seguridad
- Dispositivos personales
¿Por qué necesita tu empresa un seguro para viajes de negocios?
Todo el mundo ha sufrido retrasos en la entrega del equipaje y cancelaciones en algún momento. Un solo viaje puede verse en peligro si hay varias escalas en el extranjero. Pero hay muchos otros riesgos que pueden afectar negativamente a los viajes de negocios y, en consecuencia, al éxito comercial. Entre ellos:
- Retrasos de vuelos y cancelaciones en el último momento que impidan asistir a reuniones importantes.
- Una lesión u otro problema de salud que obligue a cancelar o aplazar un viaje planificado.
- El mal estado del tiempo puede alterar las rutas de viaje e impedir llegar a tiempo al destino.
- Una enfermedad grave durante el viaje puede conllevar una evacuación médica urgente o incluso un cambio de última hora en el viaje para sacar a la persona del país y llevarla de vuelta a casa.
- Retraso o robo del equipaje facturado que contenga equipamiento de negocios importante, materiales de presentación u objetos personales, como tarjetas de crédito.
Dado el carácter dinámico e imprevisible del sector viajes, la pregunta que hay que hacerse no es si ocurrirá, sino cuándo ocurrirá. El seguro para viajes de negocios puede rembolsarte dinero no reembolsable que hayas gastado en aviones o en hoteles. También puede cubrir los costes de tratamientos médicos de urgencia durante el viaje. La clave está en asegurarte de tener el seguro correcto para viajes de empresa.
¿Qué ha de cubrirte el seguro para viajes de empresa?
El seguro específico para viajes de negocios de tu empresa debe cubrir todos los riesgos no cubiertos que corre tu personal cuando está de viaje. Eso varía mucho de una empresa a otra. Por eso, cuando elijas un seguro de viajes de negocios para tu empresa, busca una aseguradora que ofrezca paquetes de cobertura flexibles y personalizables.
Más abajo verás una lista de los asuntos más comunes e importantes que tu empresa podrá plantearse incluir o no en su seguro para viajes de negocios. Estos suelen ser aspectos que las pólizas médicas y de responsabilidad existentes de tu empresa no cubrirán totalmente.
1. Gastos médicos suplementarios en el extranjero - Con un seguro para viajes de negocios puedes cubrir costes médicos en el extranjero que el seguro normal de tu empresa no cubrirá. Estos incluyen mayores gastos en medicinas y atención médica para lesiones ocurridas trabajando en países como Estados Unidos.
2. Atención médica con profesionales asociados - Muchas mutuas de seguros para viajes de negocios están asociadas con un prestador de servicios médicos de urgencia o con una red de profesionales sanitarios locales aprobados. De esa manera, las personas aseguradas disponen más fácilmente de atención médica fiable en caso de que haya una urgencia mientras están trabajando en el extranjero. Este servicio proporciona tranquilidad y asegura que las personas reciban atención médica adecuada cuando más la necesitan.
3. Evacuación - Si alguien de la empresa tiene que volver repentinamente a casa debido a una urgencia médica, un desastre natural u otro imprevisto, los costes del viaje pueden ser considerables. Eso es especialmente cierto si hay que evacuar a la persona desde un lugar lejano. En esos casos, el seguro para viajes de negocios puede cubrir costes de preparativos de viaje especiales.
4. Repatriación de fallecidos - En el lamentable caso de que una persona fallezca trabajando en el extranjero, llevar sus restos a casa puede conllevar considerables gastos inmediatos que podrían ser responsabilidad de tu empresa. Al igual que con las evacuaciones de urgencia, la póliza de seguros de la empresa podrá hacerse cargo de estos gastos inesperados.
5. Pertenencias de la empresa y equipaje. - El robo o la pérdida de equipaje, incluyendo bienes costosos de la empresa, como ordenadores portátiles, planificaciones empresariales o prototipos, pueden convertirse en un gran contratiempo para ella. Cerciórate bien de que tu aseguradora de viajes de negocios te los cubrirá.
6. Gastos por retraso del viaje - Si un viaje se retrasa inesperadamente, el seguro para viajes de negocios de tu empresa podrá pagar los costes adicionales de alojamiento, comidas y transporte.
7. Seguro complementario de vehículos de alquiler - Si se tiene un accidente en un vehículo alquilado, el seguro del alquiler normalmente solo cubre los daños hasta una determinada cantidad. El seguro de viaje de negocios de tu empresa puede cubrir cualquier coste adicional. Esto puede ser muy beneficioso si tu empresa alquila habitualmente vehículos para el traslado de personal o de materiales al extranjero.
8. Responsabilidad - Si alguien de la empresa causa daños o lesiones en el trabajo (por ejemplo, manejando maquinaria o conduciendo), pueden hacer responsable de ello a tu empresa. Si causa el daño estando en el extranjero, puede que el seguro de responsabilidad normal de tu empresa no cubra todos los costes. El seguro de viajes de negocios puede incluir cobertura adicional para todas esas lagunas del seguro normal de tu empresa.
9. Cancelación - Transporte alternativo: si hay que cancelar un viaje por enfermedad, accidente u otro imprevisto, tu empresa podría sufrir serias pérdidas económicas por los billetes y alojamientos no utilizados. Igual que un seguro de viaje de placer para particulares, el seguro de viaje de negocios cubre económicamente a tu empresa en tales casos. Si cancelan el vuelo u otro medio de transporte de alguien de la empresa cuando va a un evento de trabajo, tu aseguradora de viajes de negocios puede conseguirte otro medio de transporte.
10. Personal suplente - Si a una persona que está de viaje hubiera que sustituirla en mitad de un proyecto a causa de, por ejemplo, una lesión en el lugar de trabajo, el seguro de viajes de negocios de tu empresa puede cubrir los costes de enviar a una persona suplente.
11. Gastos de asignación o reanudación - Si alguien ha vuelto a casa debido a una urgencia médica, el seguro de tu empresa puede cubrir los gastos de llevarle de nuevo a trabajar al extranjero cuando se haya recuperado.
12. Compensación de empleados extranjeros - Las obligaciones legales de un empresario hacia su plantilla pueden variar bastante de un país a otro. Si una persona se lesiona trabajando en el extranjero, los empresarios pueden ser responsables de costes adicionales o estar sujetos a acciones legales que no se darían si la persona estuviera en su país. El seguro de viajes de negocios puede proteger a los empresarios frente a esos costes adicionales.
13. Cobertura para la familia de quien viaja por negocios - El seguro de viajes de negocios puede incluir también ventajas para la persona asegurada en caso de que, estando de viaje, su cónyuge falleciera o en su familia se diera una urgencia médica.
Cómo elegir tu seguro de viaje de negocios
Quienes reservan habitualmente viajes de negocios entienden mejor que nadie que la empresa tiene un deber de asistencia hacia todo el personal, dondequiera que se encuentre.
El deber de asistencia consiste sobre todo en procurar a todo el mundo un entorno laboral seguro y saludable, incluso estando de viaje por el mundo. Los viajes de negocios internacionales ofrecen a las empresas oportunidades sin precedentes para el crecimiento y el éxito.
Sin embargo, también conllevan riesgos especiales, tanto para la salud y la seguridad del personal como para los intereses financieros de tu empresa. Por ejemplo, cómo puede afectar una lesión inesperada a una persona que está de viaje en un país extranjero con instalaciones médicas menos accesibles que las del suyo,
o cómo un retraso inesperado en un viaje puede terminar siendo una pérdida de ingresos para tu empresa. Es fundamental tener en cuenta todo resultado adverso posible que conozcas por experiencias pasadas en viajes de negocios. Por eso, es importante documentar e investigar mediante encuestas las experiencias vividas quienes viajan por trabajo.
Ten en cuenta estos 3 factores cuando vayas a elegir el seguro para viajes de empresa:
- Qué se incluye
- Presupuestos y tarifas
- Cobertura
Ten en cuenta estos factores cuando vayas a elegir un seguro de viaje empresarial:
- Frecuencia de viaje
- Destino
- Duración del viaje
- Edad del viajero
- Problemas de salud del viajero
- Alcance de la cobertura
- Aspectos adicionales
- Historial de servicio y partes de siniestros
Tal es la importancia del seguro de viajes de negocios para las empresas, sobre todo del seguro de viajeros para empresas pequeñas. Tener estos riesgos cubiertos te asegura una protección adicional contra pérdidas económicas, lo que a su vez puede contribuir a evitar consecuencias empresariales graves durante el viaje.
