Souscrire une assurance voyages d'affaires permet d’atténuer l’impact, financier ou autre, des événements inattendus ou indésirables qui peuvent survenir dans le cadre de déplacements professionnels. Ainsi, vous gardez l’esprit tranquille et vos collaborateurs voyagent en toute sérénité.
L’assurance voyages d'affaires aide également à réduire le stress lié aux changements de programme de dernière minute et protège toutes les parties contre les pertes.
Ces imprévus ne se limitent pas aux annulations de vols ou aux retards de bagages. En l’absence d’assurance voyages d’affaires, tous les frais non remboursables déjà engagés sont perdus, quelle que soit la raison du changement. Il peut arriver, par exemple, qu’un médecin déconseille à une personne de voyager en raison d’une pathologie existante. Cette dimension est particulièrement importante pour les petites entreprises.
Qu’est-ce que l’assurance voyages d’affaires ?
Les voyageurs d’affaires connaissent bien les différents aspects d’un déplacement professionnel qui peuvent ne pas se passer comme prévu, des annulations de vols aux bagages perdus, en passant par les retards dus aux conditions météo. Qu’ils se déplacent dans leur pays ou à l’étranger, il est important que les voyageurs se préparent à connaître certains aléas au cours de leurs voyages. Pour les voyageurs d'affaires tout particulièrement, les retards peuvent représenter bien plus qu’un simple désagrément. Ils peuvent avoir des ramifications commerciales telles que des opportunités de ventes manquées ou des clients déçus.
Une assurance voyages d’affaires peut couvrir les frais médicaux d’urgence, les annulations ou interruptions de voyage liées à une perte d’emploi ou à l’arrêt d’une mission, l’assistance voyage, les dommages ou pertes d’équipements professionnels, les retards de livraison des bagages, et bien plus encore. Une assurance voyages d’affaires comprend généralement des dispositions relatives aux soins médicaux ainsi qu’aux pertes ou dommages matériels.
Dans l’éventualité où des perturbations affectant le voyage engendreraient des dépenses ou des changements de programme, la plupart des voyageurs d’affaires peuvent rester sereins, car ils savent que leur employeur couvrira leurs frais et s’occupera des aménagements nécessaires. Ainsi, les voyageurs d’affaires ont besoin d’une assurance voyage différente de la police d’assurance générale proposée aux voyageurs de loisirs.
Comment fonctionne l’assurance voyages d'affaires ?
À l’instar de l’assurance pour les voyages de loisirs, l’assurance voyages d’affaires peut être souscrite de façon ponctuelle, afin de couvrir un voyage spécifique, ou de façon globale, afin de couvrir tous les voyages effectués par les salariés au cours de l’année.
L’assurance globale est l’option la plus rentable pour les sociétés dont les salariés voyagent beaucoup. Dans le cadre d’une police d’assurance globale, l’entreprise paie une prime mensuelle ou annuelle dont le montant dépend du niveau de risque.
Les différents types d’assurance voyages d’affaires
De façon générale, les polices d’assurance voyages d’affaires commerciales se divisent en 2 catégories. Il s’agit des voyages nationaux et internationaux.
Au sein de chaque catégorie, on trouve les assurances pour un voyage, qui couvrent un seul et unique voyage de son début à sa fin, et les assurances pour voyages multiples, qui couvrent une société pour tous les voyages effectués au cours d’une période définie (6 mois, 1 an, etc.).
Une assurance voyages d’affaires doit couvrir :
- Les frais médicaux
- Les pertes ou dommages matériels
- Les interruptions, annulations et retards de voyage
- Les bagages
- L’usurpation d’identité
- L’assurance-vie
- La sécurité
- Les effets personnels
Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’une assurance voyages d’affaires ?
Tous les voyageurs ont dû faire face, un jour ou l’autre, à une annulation ou à un retard de leurs bagages. Cela peut compromettre tout un voyage s’il s’agit d’un déplacement international avec plusieurs correspondances. Cependant, il existe de nombreux autres risques qui peuvent avoir une incidence sur les voyages d’affaires et par conséquent, un effet négatif sur la réussite commerciale de l’entreprise. Il peut notamment s’agir de :
- Retards de vol et annulations de dernière minute, qui font manquer des rendez-vous importants aux voyageurs.
- Blessures ou autres conditions médicales nécessitant que le voyageur annule ou retarde son déplacement.
- Conditions météo extrêmes, qui peuvent perturber les itinéraires de voyage et empêcher les voyageurs d'arriver à temps à leur destination.
- Maladies graves survenant au cours d’un voyage, qui peuvent nécessiter une évacuation médicale d'urgence ou même une modification d’itinéraire de dernière minute pour rapatrier le voyageur dans son pays d’origine.
- Bagages en soute contenant des équipements professionnels importants, des supports pour une prise de parole ou des effets personnels tels que des cartes de crédit, qui font l’objet d’un vol ou d’un retard de livraison.
Étant donné la nature mouvementée et imprévisible du voyage, la question n’est pas de savoir si cela va se produire, mais quand. Une assurance voyages d’affaires peut vous rembourser des dépenses autrement non remboursables, telles que des billets d’avion et des chambres d’hôtel. Elle peut également rembourser les frais médicaux d'urgence de vos collaborateurs lors de leurs déplacements. L’essentiel est de veiller à souscrire une police d’assurance adaptée.
Que doit couvrir votre police d’assurance voyages d'affaires ?
Votre police d’assurance dédiée aux voyages d’affaires doit couvrir tous les risques auxquels vos collaborateurs sont exposés durant leurs voyages et pour lesquels ils ne sont pas déjà couverts. Cela peut varier grandement d’une entreprise à l’autre. Lorsque vous recherchez une assurance voyages d’affaires pour votre entreprise, veillez donc à choisir un assureur qui propose des offres de couverture personnalisables et flexibles.
Nous avons compilé ci-dessous les dispositions les plus répandues et qu’il est important de prendre en compte et éventuellement d’intégrer dans la police d’assurance voyages d’affaires de votre entreprise. Il s'agit généralement de domaines que vos polices d'assurance responsabilité civile et maladie ne couvrent pas entièrement.
1. Les frais médicaux supplémentaires à l'étranger - Avec une assurance voyages d'affaires, vous pouvez assurer vos collaborateurs pour les frais médicaux engendrés à l'étranger que votre assurance classique ne prend pas en charge. Il peut notamment s’agir de tarifs plus élevés pour les soins et médicaments que nécessitent les collaborateurs victimes d’un accident du travail dans un pays comme les États-Unis.
2. La désignation d’un prestataire médical - De nombreuses compagnies d’assurance de voyages d’affaires collaborent avec un prestataire médical d’urgence ou avec un réseau local de professionnels de santé agréés. Ainsi, les personnes assurées ont plus facilement accès aux soins de santé si une urgence survient lors de leur déplacement professionnel à l’étranger. Ce service procure la tranquillité d’esprit et garantit aux collaborateurs de recevoir des traitements médicaux adéquats lorsqu’ils en ont le plus besoin.
3. L’évacuation - Lorsqu’un collaborateur doit soudainement rentrer chez lui en raison d’une urgence médicale, d’une catastrophe naturelle ou de tout autre événement imprévu, les frais liés au voyage peuvent être conséquents. C’est d’autant plus vrai si la personne doit être évacuée depuis un emplacement isolé. Dans ce genre de situation, l’assurance voyages d’affaires peut prendre en charge les frais liés aux modalités particulières de ce voyage.
4. Le rapatriement de corps - Dans l’hypothèse malheureuse où un collaborateur décéderait pendant un déplacement à l’étranger, la société peut être responsable du rapatriement du corps, ce qui peut représenter une dépense conséquente. Comme pour les évacuations d'urgence, l’assurance voyages d’affaires de votre entreprise peut alors absorber ces dépenses imprévues.
5. Les bagages et les biens de l’entreprise - Le vol ou la perte de bagages, y compris de biens de valeur appartenant à la société (tels que des ordinateurs portables, des business plans ou des prototypes), peut provoquer un sérieux revers pour votre entreprise. Veillez à ce que l’assureur choisi pour vos voyages d’affaires vous rembourse ces coûts.
6. Les dépenses liées aux retards de voyage - Si le déplacement de l’un de vos salariés subit un retard inattendu, votre assurance voyages d’affaires pourra prendre en charge les frais d’hébergement supplémentaires, les repas et les frais de transport de remplacement engendrés.
7. L’assurance complémentaire pour les véhicules de location - Si votre collaborateur a un accident avec une voiture de location, une assurance de location classique ne couvrira les dommages que jusqu’à un certain montant. Votre assurance voyages d’affaires peut quant à elle couvrir les éventuels surcoûts. Cela peut être extrêmement utile si votre société loue régulièrement des véhicules pour le transport de ses salariés et équipements à l’étranger.
8. La responsabilité civile - Si un salarié cause des dommages ou des blessures au travail (en opérant des équipements ou en conduisant, par exemple), la responsabilité de votre entreprise peut être engagée. Si les dommages ont lieu alors que le salarié se trouve à l’étranger, votre assurance responsabilité civile habituelle ne couvrira pas nécessairement la totalité des coûts. Une assurance voyages d’affaires peut comprendre une couverture supplémentaire qui permet de compléter les dispositions de votre assurance classique.
9. Les annulations - Les transports de remplacement : Si un déplacement doit être annulé pour cause de maladie, d’accident ou d’autres circonstances imprévues, votre société pourrait subir des pertes importantes liées aux billets et hébergements inutilisés. À l’instar de l’assurance voyage pour les particuliers, l’assurance voyages d’affaires rembourse votre entreprise dans de telles situations. En cas d’annulation du vol (ou de tout autre moyen de transport) devant assurer le transport de votre salarié vers un événement professionnel, votre assurance voyages d’affaires pourra lui fournir un transport de remplacement.
10. Le remplacement d’un salarié - Si un collaborateur en déplacement doit être remplacé en cours de mission, en raison d’un accident de travail par exemple, votre assurance voyages d’affaires pourra prendre en charge les frais liés au déploiement sur place d’un autre salarié.
11. Les frais liés à la reprise d’une mission - Si un salarié a dû rentrer chez lui en raison d’une urgence médicale, votre assurance voyages d’affaires couvrira les frais supplémentaires générés pour qu’il retourne travailler à l’étranger une fois rétabli.
12. L’indemnisation des travailleurs à l’étranger - Les obligations légales d’un employeur envers ses salariés peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre. Si un collaborateur se blesse alors qu’il travaille à l’étranger, son employeur peut faire face à des frais supplémentaires ou à des poursuites judiciaires qui ne s’appliquent pas dans le pays du travailleur. L’assurance voyages d’affaires peut protéger les employeurs de ces dépenses supplémentaires.
13. La prise en compte de la famille des voyageurs - L’assurance voyages d’affaires peut également prévoir des dispositions si le conjoint ou la conjointe d’un salarié en déplacement décède, ou si un membre de sa famille est touché par une urgence médicale.
Comment choisir votre assurance voyages d’affaires ?
Les personnes qui réservent régulièrement des voyages d’affaires savent mieux que quiconque que chaque entreprise a une obligation de diligence envers ses salariés, où qu’ils se trouvent.
L’obligation de diligence exige de l’employeur de garantir un environnement de travail sûr et sain, même quand les salariés se trouvent de l’autre côté de la planète. Avec les voyages d’affaires à l’international, des possibilités de croissance et de réussite sans précédent s’offrent aux entreprises.
Néanmoins, ces déplacements comportent également des risques inédits pour la santé et la sécurité des collaborateurs, ainsi que pour les intérêts financiers de votre société. Quelles conséquences pour un salarié qui se blesserait lors d’un déplacement dans un pays avec un accès aux soins moins développé que chez lui, par exemple ?
Ou encore, imaginez les pertes de revenus que pourraient engendrer un retard de voyage inattendu. Il est essentiel d’envisager tous les scénarios défavorables qui pourraient survenir, en vous basant sur les expériences passées de votre entreprise en matière de déplacements professionnels. N’hésitez donc pas à mener des sondages et à conserver des traces des expériences vécues lors de voyages d'affaires précédents.
Vérifiez ces 3 éléments avant de sélectionner votre assurance voyages d’affaires :
- Ce qui est inclus
- Le devis et les tarifs
- La couverture
Gardez également les aspects suivants à l'esprit lorsque vous choisissez une assurance pour voyages professionnels :
- Fréquence des déplacements
- Destinations
- Durée des voyages
- Âge des voyageurs
- État de santé des voyageurs
- Niveau de couverture
- Dispositions supplémentaires
- Historique en matière de services et de réclamations
L'assurance pour les déplacements professionnels est extrêmement importante, notamment pour les petites entreprises. En étant couverts pour ces risques, vous profitez d’une protection supplémentaire contre les dommages financiers, ce qui peut aider à éviter de graves répercussions commerciales pendant les voyages d’affaires.
