Il settore dei viaggi business è importante tanto per le piccole imprese quanto per le organizzazioni più grandi. La possibilità di partecipare a eventi e fiere e di incontrare faccia a faccia clienti, partner, fornitori, investitori e stakeholder rafforza le relazioni e favorisce la condivisione di idee e conoscenze. Soprattutto dopo mesi di lockdown e incertezze economiche, tutto ciò è fondamentale per le piccole e medie imprese (PMI).

La pandemia ha infatti colpito particolarmente le piccole imprese e, sebbene gli strumenti di videoconferenza e collaborazione siano stati dei sostituti di successo (ancorché fino a un certo punto), l'importanza del tempo trascorso insieme di persona non può essere sottovalutata. I viaggi sono quindi una parte cruciale delle operazioni commerciali e del piano di ripresa per le piccole e medie imprese.

Cosa intendiamo esattamente quando parliamo di viaggi e piccole imprese

Per le PMI, viaggiare può essere necessario per svariati motivi. Ecco alcuni esempi:

  • Per partecipare a eventi e conferenze
  • Per tenere conferenze stampa o colloqui di lavoro
  • Per partecipare a seminari e riunioni
  • Per esporre a fiere
  • Per tenere presentazioni o conferenze di persona
  • Per reperire prodotti e incontrare i fornitori
  • Per partecipare a corsi di formazione e altre attività educative
  • Per partecipare a eventi aziendali.

La differenza tra i viaggi di lavoro delle piccole imprese e quelli delle grandi aziende

Se le organizzazioni di portata globale possono avere più dipendenti contemporaneamente in viaggio d'affari, le PMI possono inviarne solo uno o due. Le grandi aziende tendono ad avere budget più elevati, si concentrano maggiormente sulla gestione del rischio e hanno un travel manager dedicato o un'agenzia di viaggi specializzata per prenotare i viaggi di lavoro.

Sebbene le PMI dispongano di solito di budget inferiori per i viaggi, spesso finiscono per spendere di più, in relazione ai profitti, rispetto alle aziende più grandi. È quindi fondamentale che le PMI si occupino della pianificazione dei viaggi d’affari, che implementino una politica sulle spese e il “duty of care”, e che utilizzino uno strumento dedicato per la gestione dei viaggi business, che le aiuti a risparmiare e a massimizzare i profitti.

Oltre a gestire il budget, un'altra sfida relativa ai viaggi di lavoro che le PMI devono affrontare è sapere sempre dove si trovano i propri dipendenti e quali sono le implicazioni in materia di sicurezza e le normative sanitarie in ogni luogo che questi visitano. Le organizzazioni hanno l’obbligo di prestare attenzione alla sicurezza e al benessere dei propri dipendenti (duty of care), che essi siano in ufficio o in viaggio. Le piccole imprese devono rispettare quest’obbligo tanto quanto le grandi aziende.

In caso di emergenza o di interruzione del viaggio quando i dipendenti lavorano fuori casa, le PMI devono essere in grado di intervenire rapidamente e fornire supporto al proprio personale. Se non sanno esattamente dove si trovano i propri dipendenti e quali sono i loro itinerari in un dato momento, questo può rivelarsi difficile. Se non hanno un facile accesso a tutti i dati necessari sui viaggi in un unico posto, le piccole imprese possono perdere di vista la posizione dei propri dipendenti e mettere involontariamente a rischio la loro sicurezza e il loro benessere.

Quali altri rischi devono affrontare le PMI che non utilizzano una soluzione dedicata per la gestione dei viaggi di lavoro?

Prenotare un viaggio di lavoro può essere un processo dispendioso in termini di tempo e denaro. Un dipendente può impiegare in media 45 minuti per prenotare un intero viaggio di lavoro, dovendo considerare le opzioni di volo e alloggio adeguate che rientrano nel proprio budget.

Oltre a non rispettare il duty of care nei confronti dei dipendenti in viaggio, le PMI potrebbero rischiare che il personale spenda troppo in hotel, autonoleggio e voli, o che si confonda su ciò che costituisce una spesa di viaggio e quali siano i requisiti per il rimborso. I dipendenti possono prenotare i loro viaggi di lavoro come preferiscono e inviare le ricevute alla fine, a volte con prezzi più alti del previsto.

Tutto ciò può costare a un'azienda tempo, denaro e risorse amministrative. È per questo motivo che le aziende grandi e piccole utilizzano svariate soluzioni per i viaggi d'affari per organizzare i loro viaggi. Si può optare per soluzioni costose (come una società di gestione dei viaggi o un’agenzia di viaggi specializzata) o per una piattaforma gratuita per i viaggi di lavoro, come Booking.com for Business.

I vantaggi di usare una piattaforma digitale per la gestione dei viaggi di lavoro

Se si utilizza una soluzione dedicata alla gestione dei viaggi, il tempo necessario per prenotare è notevolmente ridotto, in quanto l'agenzia o la piattaforma fungono effettivamente da soluzione completa per tutti i fornitori di servizi di viaggio: compagnie aeree, hotel, autonoleggio, ecc. Disporre di politiche chiare in materia, come una politica di viaggio aziendale, garantisce un approccio professionale e responsabile ai viaggi di lavoro.

Sebbene l'impiego di una società di gestione dei viaggi dedicata o di un'agenzia di viaggi siano opzioni praticabili per le PMI, a volte i costi per l'utilizzo di questi servizi possono essere proibitivi. Utilizzando una piattaforma digitale gratuita per la gestione dei viaggi, le piccole imprese possono risparmiare denaro, monitorare i costi e conservare online, in un unico posto, le spese per hotel, voli e autonoleggi associate a un viaggio aziendale. Diventa così possibile tenere traccia di tutti i dati necessari e mantenere un archivio online accurato e trasparente di tutto ciò che riguarda un viaggio.

Le soluzioni di gestione dei viaggi online dispongono di dashboard f

acili da usare e da navigare e che non richiedono alcun supporto aggiuntivo da parte di un'agenzia di viaggi per la configurazione, in modo che gli utenti possano iniziare a usarle in pochi minuti. La piattaforma registra tutti i dettagli di viaggio dell'azienda, alleviando i costi amministrativi e le controversie relative ai reclami, e può essere sincronizzata su numerosi dispositivi: telefono, computer fissi e portatili e tablet.

È inoltre possibile configurare autorizzazioni speciali in modo che alla piattaforma possano accedere altri membri del personale, come il responsabile finanziario, il responsabile dei viaggi, il responsabile dell'ufficio, il CEO o l'assistente personale, nonché i membri dello staff stesso.

Le piattaforme di viaggio eliminano inoltre la necessità per un'azienda di negoziare autonomamente i prezzi, poiché la tecnologia sfrutta i grandi volumi per accedere a sconti e programmi di fidelizzazione per conto dell'azienda. Tutto quello che l’azienda deve fare è iscriversi alla giusta piattaforma di viaggi business per ottenere i prezzi migliori e le migliori offerte su hotel, voli e auto.

Utilizzando una piattaforma per i viaggi d'affari, le PMI possono anche prenotare facilmente un viaggio completo (volo, hotel e auto) in pochi click. Le aziende non hanno quindi bisogno di cercare tutte le migliori offerte e prenotarle separatamente. È la piattaforma a farlo per conto loro, sfruttando i suoi volumi di ricerca per accedere a tutti gli sconti di viaggio disponibili. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro e aumenta la produttività dei dipendenti.

Le soluzioni online per i viaggi d'affari  contengono anche tutte le informazioni relative all'ubicazione dei dipendenti, disponibili con un semplice click. Sapere dove si trovano i dipendenti significa che, se le circostanze cambiano o si verifica un evento imprevisto, le aziende possono localizzare il personale e apportare le modifiche necessarie alla prenotazione per conto loro.

Ci sono molti altri vantaggi per le piccole imprese che utilizzano una piattaforma digitale per organizzare i propri viaggi di lavoro. Tra questi:

  • Poter prenotare e gestire un viaggio completo (alloggio, voli, treni, noleggio auto, uffici, ecc.) in un unico posto e accedere a tutte le migliori offerte contemporaneamente
  • Garantire la sicurezza e aumentare la conformità alla politica di viaggio aziendale
  • Risparmiare: molte piattaforme di viaggio digitali sono più economiche delle agenzie o dei travel manager. E alcune sono completamente gratuite
  • Poter condividere l'itinerario di un dipendente e coordinarsi con altri membri del personale durante lo stesso viaggio
  • Ridurre i costi amministrativi associati alla compilazione delle note spese
  • Poter combinare il lavoro con i viaggi personali, ad esempio con il nomadismo digitale o i viaggi bleisure

Il modo migliore per le piccole imprese per risparmiare sui viaggi utilizzando la piattaforma Booking.com for Business

Per le piccole aziende, utilizzare una soluzione online affidabile che gestisca i viaggi aziendali è il modo migliore per risparmiare sui viaggi. Usare Booking.com for Business è completamente gratuito: non ci sono costi di registrazione né di prenotazione. Si tratta di una soluzione chiavi in mano per consentire alle PMI di soddisfare in un unico posto tutte le loro esigenze riguardo ai viaggi business. In pochi click, i dipendenti possono prenotare viaggi di lavoro completi, ottenendo tutte le migliori offerte su hotel, noleggio auto e voli. Non è necessario cercare ciascun segmento del viaggio separatamente.

Booking.com for Business offre un'ampia selezione di servizi di alloggio e di viaggi per le PMI, insieme a milioni di recensioni trasparenti provenienti da clienti reali. Gli utenti possono accedere agli sconti Genius (articolati su più livelli) e aggiungere carte fedeltà o programmi frequent flyer, per risparmiare di più. Tramite il Programma Viaggi Sostenibili e la relativa icona è possibile scegliere facilmente anche strutture che attuano iniziative di sostenibilità.

L'interfaccia di Booking.com for Business è intuitiva, facile da navigare e veloce da usare. Gli utenti possono configurare un account in meno di cinque minuti e non hanno bisogno dell'assistenza di un agente di viaggio. La tecnologia di apprendimento automatico li aiuta a scegliere le opzioni più adatte alle loro esigenze, evidenziando tutti i prezzi migliori, in base alla politica di viaggio della loro azienda e alle selezioni precedenti.

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