Los viajes de trabajo son tan importantes para las pequeñas empresas como para las grandes. La posibilidad de asistir a eventos y ferias, así como reunirse con clientes, colaboradores, proveedores, inversores y otras personas cara a cara refuerza las relaciones y favorece el intercambio de conocimientos e ideas. Esto es algo fundamental para las pequeñas y medianas empresas (pymes), sobre todo después de meses de confinamiento y dificultades económicas.

La pandemia golpeó especialmente a los negocios más pequeños y, aunque las videoconferencias y las herramientas de colaboración cumplieron bastante bien su papel de sustitutos, no se puede subestimar la importancia del contacto personal. Por lo tanto, los viajes de negocios son una parte fundamental de cualquier plan de recuperación y actividad comercial de una pyme.

A qué nos referimos exactamente cuando hablamos de los viajes de trabajo de las empresas pequeñas

En las pymes puede ser necesario viajar por diferentes razones. Estos son algunos ejemplos de viajes de trabajo de empresas pequeñas:

  • Asistir a eventos y conferencias
  • Hacer entrevistas de trabajo o hablar con la prensa
  • Asistir a seminarios o reuniones
  • Participar en ferias comerciales
  • Dar charlas o hacer presentaciones en persona
  • Obtener productos y reunirse con proveedores
  • Asistir a actividades didácticas y de formación
  • Participar en eventos de empresa.

La diferencia entre los viajes de trabajo de las pequeñas empresas y los de las grandes

En empresas globales, varias personas pueden irse de viaje de trabajo al mismo tiempo, mientras que en una pyme normalmente se van solo una o dos. Las grandes empresas suelen tener más presupuesto, centrarse más en la gestión de riesgos y contar con una agencia o un gestor que les reserva los viajes de trabajo.

Aunque, en general, las pymes tienen menos presupuesto para estos viajes, al final suelen acabar gastando más que las grandes empresas, en comparación con lo que ganan. Por lo tanto, es esencial que las pymes conozcan lo último en planificación de viajes de empresa, cuenten con una política de gastos en viajes de negocios y deber de asistencia, y usen una herramienta de gestión de viajes de trabajo que les ayude a ahorrar dinero y maximizar sus beneficios.

Además de gestionar el presupuesto, otro reto al que se enfrentan las pymes en este ámbito es tener una visión general de dónde se encuentra su personal, y cuáles son las implicaciones de seguridad y las normativas sanitarias de cada lugar. Las organizaciones tienen que cumplir con el deber de asistencia que les corresponde para garantizar la seguridad y el bienestar del personal, tanto en la oficina como de viaje. Las pequeñas empresas deben cumplirlo tanto como las grandes.

Si hay una emergencia o un imprevisto cuando sus empleados están trabajando en otro lugar, las pymes tienen que poder reaccionar rápidamente y prestar asistencia. Pero si no saben exactamente dónde están en todo momento y cuál es su plan de viaje, puede ser difícil. Si no pueden acceder a toda la información necesaria sobre los viajes de trabajo de forma fácil y en un único lugar, las pequeñas empresas pueden perderle la pista a su personal y poner en riesgo su seguridad y bienestar sin quererlo.

¿Qué otras dificultades pueden tener las pymes si no usan una solución de gestión de viajes de trabajo?

Reservar un viaje de negocios puede requerir bastante tiempo y dinero. Una persona puede tardar una media de 45 minutos en reservar uno de principio a fin, buscando opciones de alojamiento y vuelos adecuadas que se ajusten al presupuesto.

Además de la posibilidad de incumplir su deber de asistencia mientras los empleados están de viaje, las pymes se arriesgan a que el personal gaste más de lo debido en hoteles, coches de alquiler y vuelos, o a que surjan dudas sobre lo que constituye un gasto de viaje y lo que puede ser objeto de reembolso. El personal puede reservar sus viajes de trabajo como quiera y luego subir los recibos, que pueden incluir importes superiores a lo esperado.

Todo esto puede suponer un coste importante para la empresa, en términos de tiempo, dinero y recursos administrativos. Por este motivo, empresas grandes y pequeñas recurren a diferentes soluciones de viajes de trabajo con fines organizativos. Estas soluciones pueden ser caras (como una empresa de gestión de viajes o una agencia especializada en viajes de trabajo) o gratuitas, como la plataforma de Booking.com for Business.

Ventajas de usar una plataforma digital de gestión de viajes de trabajo

Recurrir a una solución especializada en la gestión de viajes reduce considerablemente el tiempo necesario para reservarlos, ya que el agente o la plataforma en cuestión actúa como solución todo en uno para todos los proveedores de servicios de viaje (aerolíneas, hoteles, coches de alquiler, etc.). Tener normas de viaje claras en la empresa, como una política de viaje, garantiza un enfoque responsable y profesional hacia los viajes de negocios.

Aunque recurrir a una empresa de gestión de viajes (TMC) o una agencia son opciones viables para las pymes, a veces los costes de estos servicios pueden resultar prohibitivos. Con una plataforma de gestión de viajes digital y gratuita, las empresas pequeñas pueden ahorrar dinero, controlar el gasto y hacer un seguimiento de lo que invierten en cosas como hoteles, vuelos y coches de alquiler para un viaje de negocios, todo en una sola herramienta online. Pueden consultar todos los datos necesarios y llevar un registro online transparente y preciso de todos los elementos de un viaje.

Las soluciones online de gestión de viajes son fáciles de usar y no se necesita la ayuda de un agente para configurarlas, por lo que los usuarios pueden empezar a utilizarlas en cuestión de minutos. La plataforma reúne todos los datos de la empresa relacionados con los viajes, con lo que reduce los costes administrativos y las reclamaciones, y puede sincronizarse en múltiples dispositivos (móvil, portátil, ordenador de mesa y tablet).

Se pueden configurar permisos especiales para que otra persona pueda acceder a la plataforma, como el director de Finanzas, la persona encargada de organizar los viajes, el gerente de oficina, el CEO o el asistente personal, así como los propios empleados.

Además, gracias a las plataformas de viajes, las empresas ya no tienen que negociar precios, pues la tecnología aprovecha el volumen colectivo para acceder a descuentos y programas de fidelización en nombre de la empresa. Lo único que tienen que hacer es darse de alta en la plataforma de viajes adecuada para conseguir los mejores precios y las ofertas más convenientes en hoteles, vuelos y coches.

Con una plataforma de viajes de trabajo, las pymes también pueden reservar un viaje entero fácilmente, en solo unos clics (hotel, vuelo y coche). No necesitan buscar las mejores ofertas y reservarlas por separado. Eso lo hace la plataforma, ya que aprovecha su volumen de búsquedas para acceder a todos los descuentos disponibles. Esto supone un ahorro de tiempo y dinero, y una mayor productividad del personal.

Las soluciones de viajes de trabajo online también reúnen toda la información sobre la ubicación de los empleados, accesible en un clic. Saber dónde se encuentran los empleados significa que, si las circunstancias cambian o hay algún imprevisto, las empresas pueden localizarlos y modificar las reservas según convenga en su nombre.

El uso de plataformas de viajes digitales tiene muchas más ventajas para las empresas pequeñas. Por ejemplo:

  • Poder reservar y gestionar un viaje entero en un solo lugar (alojamiento, vuelos, trenes, coches de alquiler, espacio para trabajar, etc.), además de acceder a todas las mejores ofertas a la vez
  • Garantizar la seguridad y reforzar el cumplimiento de la política de viaje
  • Ahorrar dinero: muchas plataformas digitales son más baratas que las agencias o los organizadores de viajes. Algunas son totalmente gratuitas
  • Poder compartir el plan de viaje de un empleado y coordinarse con otras personas que hacen el mismo viaje
  • Reducir los costes administrativos que resultan de hacer informes de gastos
  • La posibilidad de combinar trabajo y ocio en un viaje (nomadismo digital, viajes "bleisure")

La mejor forma de ahorrar dinero en viajes de trabajo con Booking.com for Business

Si la idea es ahorrar dinero en viajes de negocios, elegir una solución online de gestión de viajes corporativos de confianza es la mejor opción para una empresa pequeña. Booking.com for Business es totalmente gratis: no hay que pagar por darse de alta y tampoco se aplican cargos de gestión. Es una solución integral que permite a las pymes satisfacer todas sus necesidades en materia de viajes de negocios en un solo lugar. En solo unos clics, el personal puede reservar viajes de trabajo enteros con las mejores ofertas en hoteles, coches de alquiler y vuelos. No es necesario buscar por separado.

Booking.com for Business tiene una amplia selección de alojamientos y servicios de viaje para pymes, además de millones de comentarios transparentes de clientes reales. Los usuarios pueden acceder a descuentos Genius y añadir tarjetas de fidelización o programas de viajero frecuente a la herramienta para ahorrar dinero. También pueden elegir fácilmente hoteles que adoptan medidas sostenibles, gracias al programa y a la etiqueta de Viajes sostenibles, un marco de sostenibilidad líder en la industria.

La interfaz de Booking.com for Business es fácil de usar y ayuda a ganar tiempo. Los usuarios pueden empezar a utilizarla en menos de cinco minutos y no necesitan que les ayude un agente de viajes. La tecnología de aprendizaje automático en la que se basa ayuda al personal a elegir las mejores opciones según sus necesidades, destacando los mejores precios y considerando la política de viaje de la empresa y sus elecciones previas.

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